④紙
C． 当社は次の事項についても考慮の対象とする。
a.
当社とサプライヤーの関係の深さ。b.
当社における製品の重要性。c.
サプライヤーからの年間製品購入量または年間製品購入額。これらの全ての事項及び適切とみなされた他の要素は、リスク評価マトリックスの一部 とみなして各サプライヤー及び荷口を低リスク、中リスクまたは高リスクに指定し、各サプ ライヤーとの取引に関する具体的な制限を定める。高リスクと見なされる製品をサプライ ヤーが供給している場合、そのサプライヤーは自動的に高リスクとみなされる。ただし、上 記のＣ項に列挙された事項は、リスク評価マトリックスの構成割合で
10%を超えないもの
とする。最高法令遵守責任者は、サプライヤーが中リスクまたは高リスクと見なされる場合、製 品を購入する前または米国向け製品の出荷につながる取引が完了する前に判断をする必要 がある。最高法令遵守責任者は、書面による意思決定プロセスの記録を作成しなければな らない。
サプライヤーの評価は、低リスクのものについては３年ごとに、中リスクのものについ ては２年ごとに、高リスクのものについては毎年行う。これまで製品を購入した実績がな いサプライヤーについては、そのサプライヤーからの製品を米国に輸入する前に評価を行 う。
レイシーチームのメンバーもしくはレイシー検査手順の訓練を受けた最高法令遵守責任 者に対してフルタイムもしくはプロジェクトベースで報告する従業員、専門の業界専門知
識を持つ第三者監査人または適切な認証機関は、中リスク及び高リスクのサプライヤー並 びに中リスク製品を提供している低リスクサプライヤーの現地調査を四半期以内に行う。
現地調査の記録は、レイシーチームの米国に拠点を置くメンバーが保管する。
⑥ 売手の検証と評価
最高法令遵守責任者は、当社がレイシー法の要件に違反する可能性がある製品または活 動を行うサプライヤー及びベンダー（売手）と取引を行わないように設計された手順を実施 する責任を負う。レイシー法に準拠していない第三者との業務活動を回避するための重要 な要素は、そのようなベンダーを関与させないための第三者のデューデリジェンス手順の 確立にある。
レイシー法の要件に適合する活動を行う新しいサプライヤーまたはベンダーを新たに採 用するときは、レイシーチームは関連する業務部門と協力して一連の手順を完了し、サプラ イヤーまたはベンダーが当社の基準を満たすようにできる。これらの手順には次の事項が 含まれるが、こられに限定するものではない。
i.
この文書の⑤の項に掲げるリスク評価。ii.
この文書の⑦の項に掲げる発注確認の評価。iii.
レイシーチームのメンバー、適切な第三者認証機関または専門的な業界での経 験を持つ第三者監査人による面接監査。iv.
言語スキルの手配及び提出された木材の出所及び合法性の文書を評価する言語 スキルの使用。レイシーチームは、これらの手順を記録し、最高法令遵守責任者は書面により承認する。
⑦ 発注確認
レイシーチームには、発注書がレイシー法に準拠している保証をするためのリスクベー スアプローチを実施する責任がある。発注確認の目的は、発注書を監査するだけではなく、
2016
年６月１日までに、森林から製品の供給まで連続した検査済みのCoC
を文書により 確立することにある。木材製品をレビューする前に、レイシーチームの米国を拠点とするメンバーは、次を行う。
i.
各発注の履行のために使用する木材の伐採地、伐採の合法性及びCoC
を示す全 ての補足文書を確認してカタログ化する。ii.
市場価格及びオファー価格に関する確認する。iii.
補足文書が以前に使用されているか確認する。iv.
全ての補足文書が発注に含まれる木材の量をカバーできるか判断する。v.
全ての補足文書に一貫性があり合理的であるか判断する（例えば、全ての文書に おける樹種の整合性、大きな時間的ギャップの有無、その樹種が実際にその地域で成長している事実等）。
vi. PPQ 505
319輸入申告書を再確認し、その内容が補足文書の全ての情報と一致し、補足しているか判断する。
vii. PPQ 505
輸入申告書は、農務省動植物検疫局に提出するのではなく、輸入時に提出する320。
viii.
上記の要素並びに製品及びサプライヤーのリスクを考慮して、購入が合法的に調達されたとみなせるかを決定する文書を作成する。
発注書に合法性を補足するための十分な文書が添付されていない場合、または
PPQ 505
輸入申告書の内容が補足文書で補足できない場合は、不足している文書が提供するまで製 品の受領は行わない。文書が妥当な時間内に提供されないときは、製品を輸入しない。不備 が判明したときに既に製品が出荷されている場合は、当社はその製品を拒否し、サプライヤ ーに返送する。⑧ 監査及びモニタリング
最高法令遵守責任者は、内部または第三者の資源を利用して、レイシー法の遵守のための 適切な監査及びモニタリング活動の実施を保証する。これらの業務においては、当社の要件 への充足を確認するための現地調査及び内業監査、必要な是正措置の特定並びに継続的な モニタリングが当社の活動に組み込まれていることを確認する。
⑨ 改善及び緩和
最高法令遵守責任者は、レイシー法法令遵守プログラムの改善及び緩和を担当する。是正 措置計画及び検証手順は、監査によるモニタリング及び確認プロセスの中で手順の誤りが 検出された場合またはその他の場合に使用する。購入または発注サイクルのいずれかの時 点で、製品が当社の要件に適合しないと判断したときは、当社は発注を取下げ、製品の輸入、
返品及び受領を拒否する。さらに当社は、サプライヤーからの情報と製品を生産するために 使用される原料の属、種及び成育地域の整合性を確認するために、必要に応じて製品の
DNA
検査または同位体検査を必要とする場合がある。中リスクまたは高リスクの製品について は、不特定樹種同定プログラムが開発されたので、2016年１月１日以降、検査を継続的に 実施する。業務部門（商品部門など）は、レイシー法遵守プログラムに関係する主要な活動に従事し ている。最高法令遵守責任者はレイシー法遵守プログラムの承認責任者であり、各業務部門
319 レイシー法が定める書類提出用の輸入申告書様式。
320 この企業がレイシー法違反に問われたときに、PPQ 505輸入申告書の事後提出が発覚したため、その予防措置を規 定していると思われる。輸入申告書を事後に提出する場合は、動植物検疫局に書類を提出するようになるが、その ような提出方法は法令に違反するので、輸入時に税関国境警備局に提出するという意味であると思われる。
のリーダーはレイシー法の遵守に対応するために担当業務部門で働く従業員及び第三者が 確立した手順を遵守する責任を負う。これには製品のサプライヤーに履行したものを含む 特定の対象に必要な是正措置の実施とその後の確認が含まれる。
レイシーチームのメンバーまたは同チーム以外の従業員が、会社の内部組織にサプライ ヤーまたは製品を十分に監査または評価する能力がないと判断した場合、その懸念を適正 な経路を通じて最高法令遵守責任者に報告する必要がある。最高法令遵守責任者は、懸念事 項を記録し検討して、必要に応じて社内の能力を高めるか、社内で十分に完了できない活動 を第三者に依頼しなければならない。最高法令遵守責任者は、報告された懸念に根拠がない と判断した場合、その決定と根拠を記録する。
⑩ 訓練及びコミュニケーション
レイシー法に関連する事業部門のリーダーは、適切な訓練を必要とする全ての従業員が トレーニングを受けられる保証をする責任がある。最高法令遵守責任者は、レイシー法及び 関連規則並びに会社の方針及び手順の改正のための要求事項の改正に関係する訓練を提供 する責任がある。
レイシー法及び当社のレイシー法遵守プログラムに関する年次訓練は、レイシー法に関 係する従業員及び第三者に必要である。最高法令遵守責任者は、レイシー法の訓練を受ける 必要がある従業員と第三者を特定する。このような訓練の内容は、従業員または第三者の職 務がレイシー法に関わる程度により調整する。レイシーチームは、必要に応じて他の業務部 門と調整しながら、これらの訓練プログラムを開発する。
⑪ 法令順守違反に対する懲戒
当社のレイシー法遵守プログラムに含む手順への違反を行った従業員は、解雇の可能性 を含む懲戒処分の対象となる。
⑫ 記録の保管
レイシー法遵守に関する全ての記録を、少なくとも５年間保管する。
⑬ 違反の報告と報復の防止
取締役、役員、従業員及びエージェントは、法律またはレイシー法遵守プログラム及び その手順に違反する可能性があると誠実に確信できるときは、潜在的な不正行為を報告す るよう命ぜられている。報告は、電話及び電子メールのホットラインを介して、監督者、
経営陣、法務・法令遵守部門に匿名で行える。