例）

• あなたは「料理の素人3人のチームで、イタリ アンのランチを、ランチタイム内に提供する」

というプロジェクトのマネジャーになりました。

• 「やるべきこと」を列挙し、上司に「報・連・相」

しながら、期日まで（時間内）に料理を出さな ければならない

プロジェクトの３つの

「決まっていること」

• 目的が定まっている

→ イタリアンのランチを提供する

• 期限が決まっている

→ 11～14時のランチタイム内

• 使える資源が決まっている

→メンバー「3人」、コンロ「2つ」、まな板「1 枚」

プロジェクトを管理するために必要なこと

1. やるべきタスクを洗い出す（網羅されている こと）

2. 上司や先輩に「本当にこのやり方で良いの か」事前にチェックしてもらう

3. タスクを分類する（管理しやすいようにまとめ る）

4. タスクにメンバーをアサインする（責任の所 在をはっきりさせる）

5. おのおののタスクに「開始日」と「完了日」を 設定する（そのうちはNG）

プロジェクトの管理手段

「タスク」を洗い出す

もう少し細かく

おそらくこれは 細かすぎ

ガントチャートの「タタキ」ができ，「ピザの生地作り」「ピザの盛り 付け→焼き」「サイドメニュー（サラダとスープ）の作成」という3つ の大きな流れが分かる

作業日程を割り振る

まとめ ガントチャート作成時の注意点

• タスクの粒度は細か過ぎず、荒過ぎず。項目 を眺めただけで全体像がイメージできる程度 を目安にする。

• 作業日程の割り振りは、最初からムリな計画 を立てない。

ガントチャートで使われる用語

• タスク

– 管理項目の最小単位。「開始日」「完了予定日」

が定義されている。

• タスクグループ

– 複数のタスクを束ねたもの。

– イタリアンランチプロジェクトでは、「ピザを作る」と いうタスクグループの中に「生地作り」「ソースを 作る」「焼く」「仕上げ」という4つのタスクが入って いる。複雑なチャートになると、この階層が複数 に何重にもなる。

• リンク

– タスクの依存関係。「タスクAで作成した成果物を 用いて、タスクBを作成する」などがある。

• ステータス

– タスクの状況を表すもの。「着手前」「着手」「順調」

「遅れ」「完了」などが代表的なステータス。

• アウトプット

– 成果物。プロジェクトやタスクグループ、ステータスご とに成果物がある。道路工事プロジェクトでれば、開 始時、途中、完了後に提出する写真などが成果物に 当たる。

• マイルストーン

– 進捗（しんちょく）を管理するために、途中に設定して いる目印。もともとは高速道路などで距離を表す標 識の意味。最終的なゴールへの重要な途中経過と考 えるとよい。

– 製品開発プロジェクトであれば「リリース会議」や「試 作品の判定会」などが設定される。

• リソース

– 管理する（される）項目。分かりやすいのは「人」。

「お金」であったり「設備」であったり「資材」であっ たりもする。「リソース管理」という言葉も使われる。

• クリティカルパス

– プロジェクト全体に関わる重要なタスク郡。イタリ アンランチプロジェクトであれば、「ピザ作成」の

「生地作り」の辺り。ここがコケると「ピザのないイ タリアンランチ」になりかねない。

– ガントチャートでプロジェクトを管理する肝は、「ク リティカルパス」を見える化し、全体のスケジュー ルが遅れないようにすることと言っても過言では ない。

Excel でガントチャート作成

• 基本のガントチャートをExcelで作る

1 タスクを洗い出す

2 タスクをグルーピングする

• 料理名「ピッツァ」「スープ」「サラダ」の三つが 大項目

• 大項目の下に中項目として料理の工程を設 定。大項目「ピッツァ」の中項目は、「生地作 り」「ソースを作る」「焼く」「仕上げ」の四つ。

• その後、洗い出したタスクを中項目にひも付 ける。例えば、タスク「生地をこねる」「生地を 伸ばす」は中項目「生地作り」にひも付く。

3 Excel にタスクと日付を記入する

• ExcelのA列に、タスクをグループごとに記入す る。

• インデントを操作して、タスクの階層を「見える 化」する

• 行1に「月」を、行2に「日」を記入

• セルの色を変更して、曜日の区別を付ける。

（ここでは、平日を灰色に、土曜日を薄い青色 に、日曜日を薄い赤い色に）

ツールバーの「インデント」ボタン

Sheet1

4 日程の割り振り

• 各タスクを実行するために必要な日程を割り 振り、割り振られた日程のセルの色を変更。

（ここでは、紺色に塗りつぶし）

5 マイルストーンの設定

• 最後にマイルストーン（目印）を入れる

• ピッツァ作成は生地の出来具合が重要

– 中盤に「生地ができているかの確認」というマイ ルストーンを追加

– ゴールとして、「テーブルに運んでフィニッシュ」と いうマイルストーンも追加

Sample

ここまで，Sheet2

関数とグラフで負荷状況を「見える化」する

• Excelの機能を使って、ガントチャートをさらに 便利にする

1 タスクの数（工数）を積算する

• Excelの「COUNTA」関数を使って、日別の工数 を積算できるようにする

（COUNTAは、指定した範囲に含まれるデータの合計を

計算する関数）

1) まず、タスクの入っているセルに何でもいい ので、文字を入力

• ここでは、見た目に分かりやすいように「■」と いう黒い四角の文字を使う

• 分かりやすいように文字を赤くするが、実際 に作成する場合は背景と同じ色で構わない

2) 次に、日にちの一番下のセルに、文字の入っ たセルをカウントする関数「COUNTA」を使った 式を記述する。

• これで、一日ごとのプロジェクト全体のタスク 数が計算できる。

• 例えば、セル「F44」に「=COUNTA（F9:F43）」と 記入すると、入力した範囲内の「■」の総数が 表示される。

2 プロジェクトの負荷状況を「見える化」する

• Excelの「スパークライン」機能（ワークシートのセ ル内でデータを視覚的に表現する小さな棒グラフ）

を使って、作成した日ごとのタスク数をグラフ 表示し、プロジェクトの負荷状況が一目で分 かるようにする（Excel 2010以降）

スパークラインの挿入手順

1. 対象期間の上にあるセルを全て選んで一つ に結合する（F～CA）

2. 結合したセルをクリックして、ツールバーより

「グラフ」→「スパークライン」を選択する

3. 「スパークラインの挿入」というボックスが出 てくるので、「データ範囲」をマウスでドラッグ して指定する（今回は積算されたタスク数を 表す「F45～CA45」→「配置する場所」で【1】 で結合したセルを指定する→「OK」ボタンを 押す

負荷状況を調整する

• 図のグラフを見ると、7月16日前後のタスクが 多過ぎることが分かる。タブを見ると、7月15

～17日の工数合計が「4」となっている。

（Ｅｘｃｅｌの条件付き書式を活用）

• 本プロジェクトの条件は、「メンバーは3人」

「1人が1度に処理できるタスクは1つまで＝4 つのタスクを同時進行させられない」なので、

工数合計がオーバーしている日のタスクを他 の日に割り振って、負荷を分散させなければ ならない。

• 全体のバランスを見ると、中項目「オニオン スープを作る」の日程を変更しても全体に支

障が出ないことが分かるので、これらを6日分、

後倒しする。

• 図の黄色い囲みにある「AS30～BU36」までの セルを選択し、それをドラッグして右にずらす。

• そうすると、一日当たりの工数が3以下になる

• 実際のプロジェクト運用では、工数の調整は 複雑な要因に依存し、「あちらを立てればコチ ラが立たず」になりがち。

• だからこそ、ガントチャートを作成する時点で、

できるだけタスク同士がかぶらないように設 計することが大切。