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第 9 章 事務組織
【到達目標】
①組織の充実 ②教学組織との連携の充実 ③法人事務組織との連携、協力 ④事務職 員の研修と資質の向上
2006（平成 18）年度に実施した大学基準協会による認証評価、加盟判定審査においては、
概ね良好との評価を受けたところであるが、2007（平成 19）年度に実施した自己評価にお いても、4 段階の 3 の評価という結果であることから、現状を踏まえながら、細部において 一層きめ細やかな運営を心がける必要があるものと考えている。
なお、本学の事務組織は、弘前学院大学組織運営規程に基づいているが、2006（平成 18）
年度に本規程の改正が行われ、入試広報センター及び電子機器管理センターを総務課から 独立させ、それぞれの業務について教学組織との連携を一層明確にしたところである。
また、事務組織は、事務長を中心に 7 つの課、センター、附属図書館事務室からなり、
毎週月曜日に事務職員全員による朝会及び管理職による打合せを行うことにより、各部署 の業務取り組み状況の相互理解とともに、情報の共有化とスムーズな連携に貢献している ところであるが、これを柱に更に一層業務の充実を図るよう努めたい。
（ａ）事務組織の構成
a) 事務組織の構成と人員配置
【現状】
本学の事務組織は章末の図に示す通りである。事務職員は専任職員と非専任職員（契約 職員、派遣職員）から構成されている。契約職員の待遇面については、給料が多少下がる ものの、他については専任職員と同じである。従って、担当業務についても専任と非専任 で分け隔てなく人員を配置している。
【点検評価】
教育研究を支援するという事務組織各部門の業務遂行については、概ね適切に行われて いる。しかし、職員の年齢構成において、50 歳以上の職員数と 30 歳以下の職員の職員数に おいて、2 つの山に分かれており、その中間層がほとんどいなく、職員の年齢構成にバラン スを欠いており、今後の適切な事務組織運営に影を投げかけていることは否めない。
【改善方策】
職員の年齢構成のバランスを適切に保つよう採用計画の改善が望まれると同時に、人事 配置について、固定化を避けながら、各部署の業務に精通しうる人材の育成が望まれる。
（ｂ）事務組織と教学組織との関係
a) 事務組織と教学組織との間の連携協力関係の確立状況
【現状】
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事務組織は、教育研究を支援する組織である。事務組織と教学組織は相互に独立した組 織でありながら、相互に扶助し合う、いわば車の両輪の関係にあるといえる。
図に示したとおり、教学組織における各種委員会、教授会および大学協議会等、いずれ にも事務組織上の職員が何らかの形で参画している。
研究支援のための独立した組織はないが、科学研究費補助金の関係事務が相当量増加し ているので、事務室総務課の業務分担のみでは困難を来たしつつある。
大学院研究科に関わる事務は、文学部及び社会福祉学部の学部事務が兼務している。ま た、大学院の教学支援体制としては、大学事務室の学務課と学生課が学部と大学院の両方 をカバーしている。
【点検評価】
本学における事務組織と教学組織は、相互に連携し、協力しうる関係にあると言える。
大学院研究科の事務については、独立した組織はないが、学部事務及び大学事務室各担 当課との連絡により、特段の不都合は生じていない。
【改善方策】
現状の関係を更に推進するために、相互に他の業務内容に対する理解を一層深め合うこ とが必要である。このため、人事配置について、固定化を避けながら、各部署の業務に精 通しうる期間を確保するという配慮が必要であり、任命権者である法人本部との間の意思 疎通を図りながら進めているところである。
科学研究費補助金など、競争的資金の獲得が次第に増えてきており、現在、総務課職員 が対応しているが、将来的には、教育研究支援部門として独立した組織を夢見ている。
b) 大学運営における、事務組織と教学組識との有機的一体性を確保させる方途の適切性
【現状】
組織図に示すように、大学協議会には事務長が、学部教授会には事務長のほか各課長が 出席することにより、教学組織と事務組織の意思疎通を図る仕組みが整っている。この関 係を具体的に実現するため、各学部には「学部事務」を置き、学務課所属事務職員を配置 している。また、教学に組織された各種委員会に、事務職員が参加して庶務を担当すると ともに、必要に応じて意見を述べ、教学・事務両組織の相互理解に努めている。各委員会 と事務組織上の関係課との連携・担当関係は、学務委員会と学務課、学生委員会と学生課、
就職委員会と就職課、入試委員会と入試広報センター、図書館運営委員会と図書館事務室、
予算委員会と総務課などであり、円滑な運営に努めている。
【点検評価】
相互の独自性を発揮しながら、共通の目的のために相互の意思を尊重し、その意思疎通 を図るという努力は、大学がその機能を十分に発揮するために、必要不可欠なことである。
この観点から、本学の教学、事務両組織は有機的な一体性を持つものと評価できる。
両者の構成員の資質により、完全に満足しあう関係というのは実質的に困難であること
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はいうまでもないが、そのような中で、相互に努力し、欠点を認め、これを修正、補完す る立場を取り合う関係は、今後とも維持したいものである。
【改善方策】
事務組織としての課題としては、時代の進展に加え、教学と事務両組織の係わり合いの 深まりとともに、事務量の増加と業務の多様化が進行していることから、事務職員の量的、
質的充実およびいわゆるプロとしての意識能力の向上が尚一層望まれるところである。こ のため、人材の採用、適材適所のスタッフの配置が実現される必要がある。また、現状の 日本私立大学協会東北支部主催の事務職員研修会への職員の派遣研修に加え、各種研修会、
研究会、勉強会等に積極的に参加させ、プロ意識を向上し、他大学の状況を理解すること を通して、将来、様々な提案の形となって大学の改革のために役立たせる必要がある。
（ｃ）事務組織の役割
【現状】
a) 教学に関わる企画・立案・補佐機能を担う事務組織体制の適切性
上述のように、教学組織の各委員会や会議等に、事務職員が委員や書記、陪席者として 参加し、資料及び原案作成に関わり各委員会に提案する役割を担っている。各委員会等に おける協議や審議を経て、最終的に教授会に提案し承認を得て実行される。
教育課程の編成に関わる企画・立案は学務委員会が所管し、最終的な決定権は教授会に あるが、「学務委員会」に学務課事務職員の蓄積された知識・情報等を必要に応じて提供し、
教員組織と協力しながら業務に取り組んでいる。実際日常的に学生と接し、教学面の指導 助言に当たるだけでなく、学生の履修登録から成績管理までを行っている学務課が企画・
立案段階から参加し、実施にあたっている。
学生生活・厚生補導に関することは「学生委員会」が、学生募集・入試業務に関するこ とは「入試委員会」が、また、就職に関することは「就職委員会」が中心となって企画・
立案を行っており、学生課、入試広報センター、就職課の事務職員が委員会に参加し、学 生と直接的な関わりの中で得られる情報を提供し委員会での協議に関し、時に主導的、時 に補佐的機能を果たしている。
b) 学内の意思決定・伝達システムの中での事務組織の役割とその活動の適切性
学内の意思決定は主に学長運営会議、大学協議会および教授会（理事長・法人本部事務 長出席）であり、審議事項は、教育研究及び大学運営の重要事項に係る基本方針等を精選 して、審議を行っている。そこで決定された事項については、毎週（月曜日）行われる定 例の事務職員朝会で事務長より報告され、また各課から 1 週間のスケジュール、業務に関 する報告があり学内の円滑な連絡調整を取っている。その後、課長会議で事務長から詳細 な説明を行い、それを各課長が速やかに所属課職員に報告している。
学内の意志決定おいては、事務職員が各委員会に参画しており、事務職員の意向も反映 されるよう組織されている。「大学協議会｣、「教授会」、等については事務長が参画し意思
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決定は十分反映されている。また、情報の伝達は、事務長が各種委員会等に参画している ので、事務職員に情報は密に伝達されている。
c) 国際交流等の専門業務への事務組織の関与の状況
（国際交流）
国際交流は、教員と事務職員で構成される「国際交流委員会」が担当しており、留学・
海外研修先との事務手続や、研修内容、単位互換、生活指導等は、現地のコーディネータ ー（外部専門職員）と連携をとりながら主に教員が、また、経理関係や、海外からの語学 研修生の宿泊関係など、受け入れに関する事務的事項は、主に事務職員が担当して事業推 進に当たっている。
（学生募集・入試）
学生募集に係る広報活動の協議・検討並びに入学試験の実施及び合否判定の審議機関と して「入試委員会」を設け、委員会の検討を経て教授会が最終決定をしている。
学生募集及び入学者選抜に関する業務担当部署として「入試広報センター」を設置して いる。入試広報センターは、センター長と事務職員から構成されており、学生募集に係る 広報活動（大学案内作成、進学情報誌掲載、進学説明会・高校訪問、オープンキャンパス の実施等）の企画・立案・実施、入学者選抜に関する事務手続（願書受付処理・試験実施・
合否判定資料作成・入学手続処理等）を一元的に行っている。
なお、入学試験の実施に伴う受付・試験監督補助・受験生誘導案内等の業務は、センタ ー職員を核として全学的な協力体制の下に行われている。
入試業務については、単科大学から始まって 1999（平成 11）年学部増設を機会に「入試 センター」を設置し業務を遂行している。現在は 3 学部 4 学科、2 研究科になり入試結果等 を分析しながら、変化していく入試制度に入試業務が多様化しているなかで専門職の育成 をも進めている。
（就職）
就職については、学生主任を中心とした各学部の教員、及び就職課職員を以って「就職 委員会」を構成し、教職員が密接に連携して進路指導を行う体制をとっている。
学生の就職に関することを取り扱う窓口として「就職課」を設置している。就職課は、
就職課長と事務職員から構成されている。職業紹介（求人依頼・受付・開示、求職登録等）、 就職指導（個別面接、就職一般常識試験・職業適性検査等の実施等）、就職活動支援（ガイ ダンス・講演会等の実施、教員・公務員採用試験対策講座・模擬試験の実施等）は就職課 職員が中心となって実施されている。
就職業務は、就職ガイダンス、求人、求職、内定状況の把握および分析等多岐にわたり 業務を遂行しているが、反面人員が不足している現実もある。
d) 大学運営を経営面から支えうるような事務機能の確立状況
大学を運営面から支える組織としては、法人事務局と大学総務課が該当する。総務課が 庶務、文書、予算、経理、管財等の業務を担い、教学事務部門と法人事務局等と協議、調
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整しながら大学運営面における経営面の業務を担当している。
【点検評価】
通常業務における企画・立案・補佐機能は一応の対応はできている。各学科から選出さ れた教員と関連部署の事務職員で構成される各委員会での企画・立案について教員組織と 一体になり原案を提出している。以上の点から企画・立案・補助機能を担う事務組織とし て適切に機能している。ただし、委員会によっては教員組織や委員会の担当教員に委ねる 場合が多い委員会もある。また、事務組織の役割分担・機能分担が進んだ結果、横の連絡 が薄くなり各部署との連絡調整が必要な業務も増えてきている。
少子高齢化に伴い大学を取り巻く環境が変化していく今日、学生・父母のニーズや、社 会の変化に対応し、経営面や行政面から大学を支えるには、現在の事務組織の一層の充実 が必要である。
【改善方策】
大学運営について事務職員組織と教員組織とが密接な相互関係を保ちながら、一体とな って関わっていくことが重要である。このためには、教員組織と事務職員組織が共通の改 革意識を持って、改善・改革を進めていかなければならない。
今後、国際交流の拡大、入試制度の多様化、就職活動の多様化などの流れの中、あらゆ る要請に対応するために人材育成及び人員増強を含めた事務組織のあり方を構築する必要 がある。
このためには、より専門性の高い事務職員の育成・確保が必要であるが、大学を含む法 人全体の人件費等の検討の中で対応することになる。
（ｄ）大学院の事務組織
a) 大学院の充実と将来発展に関わる事務局としての企画・立案機能の適切性
【現状】
事務局としての企画・立案の機能は、大学事務室の関係部署で兼任している。
【点検評価】
概ね適切に運営されている。
【改善方策】
将来的には、現在の大学事務室の関係部署が独立して大学院事務室の設置が望まれる。
（ｅ）スタッフ・ディベロップメント（ＳＤ）
a) 事務職員の研修機会の確保の状況とその有効性
【現状】
現在、事務長の下に、総務課、学務課、学生課、就職課、入試広報センター、電子機器 管理センターおよび附属図書館事務室の 7 部門があり、それぞれ、専門の部門をカバーし
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ている。職員は、専任職員、契約職員および派遣職員からなり、契約職員は 3 年ごとに契 約を更新することになっている。担当業務については、任用形態を問わず職務に専念して いるところであり、本学組織運営規程の定める業務を行っている。業務の遂行に当たって は、規程に定めた事項を超えた詳細な処理が必要であり、経験を尊重しなければならない ことも多いことから、先輩職員のノーハウを生かし、専門性に明るくなるとともに、多く の部署を経験しうるよう、配置が検討されている。また、各課の課長を中心に、業務の点 検、処理の効率化の見直しなどが行われると同時に、忠告や指導が随時、適切に行われて いる。
また、本学の建学の精神や、教育目標の理解徹底を事務職員にも図る一環として、毎年 度春秋の 2 回、教職員研修会を外部講師を招聘するなどして実施しており、事務職員の積 極的な参加を促しながら、研修に努めている。
さらに、日本私立大学協会東北支部が実施している事務職員研修会に職員を派遣し、参 加者の専門的研修をさせるほか、参加しなかった職員にも報告を通じて間接的に研修を行 っている。
【点検評価】
事務組織としての課題としては、時代の進展に加え、教学、事務両組織の係わり合いの 深まりとともに、事務量の増加と業務の多様化が進行していることから、事務職員の量的、
質的充実、いわゆるプロとしての意識能力の向上が尚一層望まれるところである。このた め、人材の採用、適材適所のスタッフの配置が実現される必要がある。また、現状の日本 私立大学協会東北支部主催の事務職員研修会への職員の派遣研修に加え、各種研修会、研 究会、勉強会等に積極的に参加させ、プロ意識を向上し、他大学の状況を理解することを 通して、将来、様々な提案の形となって大学の改革のために役立たせる必要がある。
【改善方策】
事務職員の増員は、法人の人事計画と財務状況の如何にかかっており、ひとり大学のみ で解決できる課題ではないが、事務長を通じて課題を法人に伝え、理解を得る仕組みは整 っている。学内としては、現有職員の資質向上の努力を継続することとしており、その 1 つは、日本私立大学協会東北支部主催の事務職員研修会への職員の派遣であるが、これに は、参加者を固定せず、また、討議資料の作成には、各部署の情報を集約する作業を通じ て、全職員がかかわりを持つと同時に、問題意識を共有するよう努めており、これを継続 する。
また、2007（平成 19）年 10 月、弘前市内にある高等教育機関の長が集まり、「学園都市 ひろさき高等教育コンソーシアム」という組織を立ち上げた。これにより、事務職員相互 の情報交換や相互訪問などもスムーズになり、新たな研修の場となることが期待される。
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（ｆ）事務組織と学校法人理事会との関係 a) 事務組織と学校法人理事会との関係の適切性
【現状】
本学においては、学校法人弘前学院理事・評議員として、学長（1）、学部長（2）、学科 長（2）、宗教主任（1）、社会福祉学部教授（1）、大学事務長（1）が選任されており、理事 会、評議員会の議事に参画している。
大学の意思決定については、最終的に理事会の承認を必要とするものが少なくないが、
教学及び事務組織のメンバーが参画していることによって、大学の意思を反映し、理事会、
評議員会の意向を教学、事務にフィードバックする関係は確立しているといえる。
また、理事長が大学協議会、学長運営会議、学部教授会等に出席することを常としてい ることから、理事会の協議に先立って、大学の意思が理事長の意向も踏まえたものとなっ ていることもこれを裏付けるものとなっている。
【点検評価】
大学の意思といえども、大学の管理者である学校法人理事会が最終的な責任を負うとい う図式からは、その承認又は認可が必要となることは当然である。両者の意向が大きな食 い違いを生じないためには、日常的に大学と法人との意思疎通を図る必要があるが、大学 の管理運営に携わる立場の大学教職員が相当数法人理事を兼任していること、学院長を務 める理事長が、日常的に大学協議会や学部教授会に出席していることなどから、この関係 は良好であると言える。
【改善方策】
現状を推し進めたい。
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