❂ 個人情報保護法って？
「 個 人 情 報 保 護 法 」 は 、 個 人 の 権 利 と 利 益 を 保 護 す る こ と を 目 的 に
制 定 さ れ 、 平 成 １ ７ 年 ４ 月 １ 日 に 施 行 さ れ ま し た 。
こ の 法 律 の 対 象 は 、 ５ ， ０ ０ ０ 人 以 上 の
個 人 情 報 を 有 す る
民間の事業者
で す 。
❂ 自治会との関係は？
斜 里 町 内 の 自 治 会 は 、 ５ ， ０ ０ ０ 人 を 超 え る 世 帯 を 有 す る と こ ろ は
あ り ま せ ん の で 、
この法律の事業者にはあたりません。
し か し 、 個 人 情 報 を 保 護 す る と い う 点 で は 、 自 治 会 で も 法 律 に 準 じ
た 取 り 扱 い を す る こ と が 必 要 で す 。
個人情報保護法って？
自治会との関係は？
❂ 自治会における情報の取り扱い
個 人 情 報 保 護 法 で は 、 持 っ て い る 情 報 を 適 正 に 扱 う こ と を
規 定 し て い ま す 。
自 治 会 が 会 員 の 氏 名 や 住 所 ・ 電 話 番 号 な ど の 個 人 情 報 を 持 つ
こ と は 、 活 動 す る 上 で 不 可 欠 で す 。
こ れ か ら は 、 自 治 会 に お い て も 大 切 な 情 報 を 守 る た め 、 正 し
い 管 理 に 努 め ま し ょ う 。
【個人情報保護の取り扱い】
ステッ プ 1
自 治 会 は 会 員 個 人 の 情 報 を 持 ち 、 そ れ を 活 用 す る
こ と を 会 員 に 知 ら せ る ・ ・ ・ ３ ペ ー ジ 参 照
ステッ プ 2
取 得 し た 個 人 情 報 の 管 理 の 仕 方 を 文 書 に し て 整 理
す る ・ ・ ・ ４ ペ ー ジ 参 照
自治会では、どのように
取り扱ったらいいの
ですか？
ステップ 1
❂ 会員に利用目的を通知する
自 治 会 で 持 っ て い る 会 員 の 情 報 は 、 そ の 利 用 目 的 を 会 員 本 人 に
知らせる（通知する）
こ と が 必 要 で す 。
こ れ に よ り 、 自 治 会 で 情 報 を 利 用 （ 名 簿 作 成 な ど ） す る こ と に 対 し
て 本 人 の
「同意を得た」
こ と に な り ま す 。
ま た 、 行 政 や 自 治 会 連 合 会 、 学 校 な ど 公 共 目 的 の 団 体 へ の 名 簿 の 提
供 は こ れ ま で 通 り 行 う こ と が で き ま す 。
★ す で に 取 得 し て い る 会 員 情 報 の 利 用 目 的 は 、 回 覧 や 総 会 な ど で 、
早 め に
会員に通知
す る と よ い で し ょ う 。
《 通 知 例 》
当自治会では、皆さんから取得した個人
情報を自治会活動の推進や名簿・地図な
どの作成に利用し、適正に管理します。
ステップ 2
❂ 管理の仕方を文書にする
次 に 、 管 理 の 仕 方 を き ち ん と 決 め る 場 合 は 、 詳 細 を
「個 人 情報 取
扱方法 」
と し て 文 書 に ま と め 、 規 約 に 定 め ま す 。
「 規 約 （ 会 則 ） 改 正 」「 個 人 情 報 取 扱 方 法 」・ ・ ・ １ ０ ペ ー ジ ～
❂
「個人情報取扱方法」
を 作 る 場 合 は 、 次 に あ げ る ４ つ の 取 り
扱 い ポ イ ン ト を も と に 、 具 体 的 内 容 を 決 め ま し ょ う 。
❂ 取り扱いのポイント
自 治 会 に お い て 必 要 な 取 り 扱 い ポ イ ン ト は 次 の ４ つ で す 。
① 取得 する とき
取 得 す る 情 報 の 内 容 を 決 め て お き ま す 。 こ の と き 「 す べ き こ と 」
「 し て は な ら な い こ と 」 に 注 意 し ま す 。 ５ ペ ー ジ 参 照
② 利用 する にあ たっ て
そ の 情 報 を ど う 利 用 す る か を 決 め て お き ま す 。 こ の と き 主 な 使 途
や 内 容 を 周 知 し ま し ょ う 。 ６ ペ ー ジ 参 照
③ 管 理 の 方 法
情 報 の 安 全 な 管 理 の 仕 方 を 決 め て お き ま す 。 こ の と き 分 か り や
す い 文 章 に し て お き ま し ょ う 。 ７ ペ ー ジ 参 照
④ 提供 する 場合
情 報 の 提 供 先 （ 第 三 者 ） を 決 め て お き ま す 。 こ の と き 提 供 に 同 意
さ れ て い る こ と が 必 要 で す 。 ８ ペ ー ジ 参 照
① 取得するとき
会 員 か ら 情 報 を 取 得 す る と き は 、 氏 名 、 住 所 、 生 年 月 日 、 電 話
番 号 な ど の 自 治 会 活 動 に 必 要 な 内 容 を 決 め ま す 。 そ の 際 、「 す べ き
こ と 」 と 「 し て は な ら な い こ と 」 の 二 つ に 注 意 し ま し ょ う 。
【すべきこと！】
◆利用目的を本人に知らせる
「 こ の 情 報 は 自 治 会 活 動 に 利 用 し ま す 」 と い う 内 容 を
取 得 す る 会 員 （ 世 帯 ） カ ー ド に 書 い て 知 ら せ る
【してはならないこと！】
◆宗教・政治・本籍地にかかわる
情報をもらう
こ れ ら は 「 個 人 の 権 利 や 差 別 に か か わ る こ と 」 な の
で 、 も ら っ て は い け な い
○
×
② 利用するにあたって
自 治 会 が 取 得 し た 個 人 情 報 を ど の よ う に 利 用 す る の か 、そ の 内 容 ・
利 用 目 的 ・ 提 供 先 な ど を あ ら か じ め 自 治 会 で 決 め て 、 会 員 に 知 ら せ
て お く と よ い で し ょ う 。
【主な使途や内容】
1）自 治会 でど のよ うな 情報 を持 って いる か
（ 氏 名 、 住 所 、 電 話 番 号 、 生 年 月 日 な ど ）
2） ど のよ うに 利用 して いる か
（ 自 治 会 活 動 や 名 簿 ・ 地 図 の 作 成 の た め な ど ）
3） 提 供先 は
（ 行 政 、 自 治 会 連 合 会 、 学 校 な ど ）
4） 提 供の 目的 は
（ 緊 急 時 連 絡 先 の 通 知 の た め な ど ）
以 上 の 内 容 を
「個人情報取扱方法」
の 中 で 決 め て 、 会 員 に は
総 会 議 案 書 か 回 覧 で 年 1 回、また、新会員には提示することで周
知 し ま し ょ う 。
❇
「個人情報取扱方法」参照 11 ページ
③ 管理の方法
大 切 な 会 員 の 情 報 は 適 正 に 管 理 し ま し ょ う 。
自 治 会 で あ ら か じ め 、 会 員 （ 世 帯 ） カ ー ド な ど を 保 管 す る 人 を
決 め て お く こ と や 、 必 要 の な く な っ た 情 報 （ カ ー ド な ど ） を 廃 棄
す る 時 期 も 決 め て お き ま し ょ う 。
「個人情報取扱方法」参照
11 ページ
Ｑ：
自治会の総会議案書に会員名簿を添付しているが、
これは管理上問題ないものか？
Ａ：
総会議案書に添付することは問題ありませんが、
ステップ 1（３ページ）で述べたように、情報を
利用する旨を通知しておくとよいでしょう。
また、総会議案書に個人情報取扱方法を添付する
ことも周知になります。
名簿を作成して、総会議案書などに添付する時は、
名簿の欄外に下記のような注意書きをして、会員
に対しても情報保護を呼びかけるとよいでしょう。
《 例》
※
いただいた皆さんの個人情報は自治会で保管し、自治会
活動推進のために用います。会員は個人の義務として、
適正に管理しましょう。
④ 提供する場合
自 治 会 の 情 報 を 第 三 者 （ 行 政 や 自 治 会 連 合 会 、 学 校 な ど ） に 提 供
す る 場 合 は 、 あ ら か じ め
本人の同意
が 必 要 で す 。
こ こ で 言 う
「同意」
と は 、「 ① 取 得 す る と き 」（ ５ ペ ー ジ ） に あ る
よ う に 、 本 人 に 対 し て 利 用 目 的 を 事 前 に
知らせ る〈通知する〉
こ と
で 、 こ れ に よ り 、
「同意を得た」
こ と に な り ま す 。
他 の 機 関 に 提 供 す る 場 合 が あ る こ と か ら 、 自 治 会 活 動 に 利 用 す る 旨 と
「 個 人 情 報 取 扱 方 法 」 を 年 に １ 回 は 周 知 ・ 確 認 す る と よ い で し ょ う 。
た だ し 、 次 の 場 合 は 自 治 会 に お い て も
「例外」
に あ た り 、 本 人
の 同 意 を 得 な く て も か ま い ま せ ん 。
〈例外となるもの〉
① 国 、 地 方 自 治 体 及 び そ の 委 託 先 か ら の 要 請 が あ っ た 場 合
② 人 の 生 命 、 身 体 ま た は 財 産 の 保 護 の た め に 必 要 な 場 合
③ 本 人 の た め に な り 、 従 来 か ら お こ な わ れ て い る こ と で 、 本 人 も
反 対 す る は ず の な い こ と
〈黙示
も く じ
の同意〉
❂【黙示
も く じ
の同意】
に つ い て は 、 Ｑ ＆ Ａ （ 12 ペ ー ジ 参 照 ） を
ご 覧 く だ さ い 。
❂ 周知の時期は自治会で決める
文 書 で 通 知 す る 時 期 は い つ で も か ま い ま せ ん が 、 総 会 の 議 案 書 に
そ の 旨 を 掲 載 し た り 、 班 回 覧 す る 機 会 に 併 せ て 、 早 め に 通 知 す る と
よ い で し ょ う 。 ３ ペ ー ジ 参 照
❂ 取り組みの方法は自治会で決める
自 治 会 で 「 個 人 情 報 取 扱 方 法 」 を 作 成 し て お く こ と で 、
個人情
報の管理方法が明確
に な り 、
会員の理解と安心
も 得 ら れ る
も の で す 。
すぐには無理でも、自治会でぜひご検討ください。
周知はいつしたらいいので
すか？「取扱方法」はいつま
でに作ればいいのですか？
皆さ んで 話し 合っ て進 めま しょ う！
❂
自 治 会 に お い て 、 個 人 情 報 の 取 り 扱 い を 規 約 に 盛 り 込 み 、 具 体 的
内容を決めるためには下記のような手順になると思われますので、
参考にしてください。
〈規約への追加〉
規 約 に 追 加 す る 場 合 は 、 規 約 改 正 が 必 要 に な り ま す 。
文 言 の 追 加 は 、 本 文 、 附 則 の ど ち ら で も か ま い ま せ ん 。
〈個人情報取扱方法の作成〉
こ こ で 、 取 り 扱 い に 関 す る 詳 細 を 決 め ま す 。
①
自治会の規約（会則）改正の事例
❂
規 約の 本文 、ま たは 附則 に盛 り込 む場 合
（ 個 人 情 報 保 護 の 取 り 扱 い ）
第 ○ ○ 条 本 会 が 自 治 会 活 動 を 推 進 す る た め 必 要 と す る 個 人 情 報 の
取 得 、 利 用 、 提 供 お よ び 管 理 に つ い て は 、「 個 人 情 報 取 扱 方 法 」
に 定 め 、 適 正 に 運 用 す る も の と す る 。
※ 規 約 （ 会 則 ・ 附 則 ） だ け に 定 め る 場 合 は 『「 個 人 情 報 取 扱 方 法 」 に 定 め 、』 の
部 分 を 省 く ！
②
「個人情報取扱方法」の作成
❂個人情報を管理する方法を示した「個人情報取扱方法」の事例を次
ペ ー ジ の と お り 作 成 し ま し た の で 、 参 考 に し て く だ さ い 。
な お 、 詳 細 に つ い て は 各 自 治 会 で 実 情 に 合 わ せ て 決 め て く だ さ い 。
自 治 会 の 取 り 扱 い 事
（例）
○○○自治会 個人情報取扱方法
（ 平 成 ○ ○ 年 ○ 月 総 会 議 決 ）
（ 目 的 ）
第 １ 条 本 会 が 保 有 す る 個 人 情 報 の 適 正 な 取 り 扱 い と 事 業 の 円 滑 な 運 営 を 図 る
た め 、 個 人 の 権 利 利 益 を 保 護 す る こ と を 目 的 と す る 。
（ 責 務 ）
第 ２ 条 本 会 は 、 個 人 情 報 保 護 に 関 す る 法 令 等 を 遵 守 す る と と も に 、 自 治 会 活
動 に お い て 個 人 情 報 の 保 護 に 努 め る も の と す る 。
（ 周 知 ）
第 ３ 条 個 人 情 報 取 り 扱 い の 方 法 は 、総 会 資 料 、ま た は 回 覧 で 会 員 に 周 知 す る 。
（ 個 人 情 報 の 取 得 ）
第 ４ 条 前 条 の 個 人 情 報 と は 、「 会 員（ 世 帯 ）カ ー ド 」な ど と し て 会 長 に 提 出 さ
れ た 次 の 事 項 を 記 し た も の と す る 。
・ 氏 名 （ 家 族 、 同 居 人 を 含 む ）・ 生 年 月 日 ・ 性 別 ・ 住 所 ・ 電 話 番 号 ・ 勤 務 先
（必要に応じ）・通学校先（義 務教育）・その他、必要な事項で同意を 得 た事 項。
（ 利 用 ）
第 ５ 条 取 得 し た 個 人 情 報 は 、 次 の 目 的 に 沿 っ た 利 用 を お こ な う も の と す る 。
（ 1） 会 費 請 求 、 管 理 、 そ の 他 文 書 の 送 付 等
（ 2） 自 治 会 員 名 簿 の 作 成 及 び 地 図 の 作 成
（ 3） 緊 急 時 ・ 災 害 時 の 連 絡 網 及 び 要 支 援 者 リ ス ト の 作 成
（ 管 理 ）
第 ６ 条 個 人 情 報 は 会 長 ま た は 会 長 が 指 定 す る 役 員 が 保 管 す る も の と し 、 適 正
に 管 理 す る 。
2 不 要 と な っ た 個 人 情 報 は 会 長 立 会 い の も と で 、適 正 か つ 速 や か に 廃 棄 す る も
の と す る 。
（ 提 供 先 ）
第 ７ 条 個 人 情 報 は 次 に あ げ る 場 合 を 除 き 、 あ ら か じ め 本 人 の 同 意 を 得 な い で
第 三 者 に 提 供 し な い 。
（ 1） 法 令 に 基 づ く 場 合
（ 2） 人 の 生 命 、 身 体 又 は 財 産 の 保 護 の た め に 必 要 な 場 合
（ 3） 公 衆 衛 生 の 向 上 又 は 児 童 の 健 全 育 成 の 推 進 に 必 要 が あ る 場 合
（ 4）国 の 機 関 も し く は 地 方 公 共 団 体 又 は そ の 委 託 を 受 け た 者 が 法 令 の 定 め る
事 務 を 遂 行 す る こ と に 対 し て 協 力 す る 必 要 が あ る 場 合
（ 5） 自 治 会 連 合 会 、 学 校 、 こ れ ら に 準 じ る 公 共 目 的 の 団 体
（ 6） そ の 他 、 自 治 会 で あ ら か じ め 決 め た 提 供 先
