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Hitachi Management Partner Corp. 1/13

EXselfworkplace 利用マニュアル

【ご担当者様向け年末調整データアップロード】

Vol.<6.0>

【目次】 EXselfworkplace 利用マニュアル ... 1 1．概要 ... 3 2．運用上の留意点 ... 3 2.1 データアップロード時に必要なもの ... 3 3．操作マニュアル ... 4 3.1 EXself より作成した提出書類のアップロード方法 ... 4 3.1.1 バーコードリーダーの設置 ... 4 3.1.2 バーコードの読み取り ... 4 3.1.3 バーコード読み取りファイルの保存 ... 4 3.1.4 読み取りファイルのアップロード ... 5 3.2 EXself 申請以外で作成された提出書類のアップロード方法 ... 7 3.2.1 用意していただくもの ... 7 3.2.2 保険料控除申告用データの登録 ... 8 3.2.3 配偶者控除等申告用データの登録 ... 9 3.2.4 住宅借入金特別控除申告用データの登録 ... 10 3.2.5 作成したテキストファイルのアップロード方法 ... 11 3.3 EXhumanimate より出力された保険料控除申告書のアップロード方法 ... 12 3.3.1 用意していただくもの ... 12 3.3.2 バーコードの読み取り ... 12 3.3.3 バーコードのアップロード ... 12 4．よくあるお問合せ ... 13

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■本マニュアルに記載されている、システム、製品名は一般に各社の商標もしくは、登録商標です。本マニュアル内では ™や©、®は記述しておりません。

■本マニュアル内の固有名称、ＵＲＬ等は予告無く変更される場合があります。 ■本マニュアル内で使用している画像等は実際のものと異なる場合があります。 ■本マニュアルを無断で複製、複写、転載することは固く禁じます。

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1．概要

本マニュアルは、年末調整担当者様向けの内容を記載しています。年末調整/再年末調整時に、社員様が EXself より出力した提出書類をバーコードリーダーにて読み取りを行い、年末調整(管理者)メニューよりデータをアップロードする方法と、EXself を利用しない社員様の提出書類を EXself へ登録する方法等について記載しています。

2．運用上の留意点

2.1 データアップロード時に必要なもの項目内容各種提出書類※ 社員様より提出いただいた書類(証明書添付台紙、保険料控除申告書等)が必要です。各種提出書類には右上にバーコードが印字されています。上記以外で作成した書類がある場合も、合わせてご用意ください。バーコードリーダー提出書類に印字されているバーコードを読み取る機械です。 ※保険料控除申告書、ならびに、扶養控除申告書等の帳票で利用しているバーコード体系は「ＣＯＤＥ３９」規格となっております。テキストエディタバーコードリーダーで読取ったデータを出力させます。Windows標準装備の「メモ帳」でも出力可能です。出力したデータ(テキスト形式)をEXselfにアップロードします。 ※EXself よりアップロードしたデータは、基幹システムに連携され年末調整計算の対象となります。バーコードを読み取る前に、提出書類のチェックを必ず行ってください。【提出書類サンプル】 EXself より作成した提出書類には、以下のように、右上にバーコードが印字されています。

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3．操作マニュアル 3.1 EXself より作成した提出書類のアップロード方法 3.1.1 バーコードリーダーの設置バーコードリーダーを USB 端子に接続します。接続後、赤い光がリーダーより出力されれば、設置は完了です。 3.1.2 バーコードの読み取りバーコードリーダーを接続したPCの、テキストエディタ(=メモ帳)を開きます。チェック済の提出書類のバーコードに、バーコードリーダーの赤い光を当てると自動的にテキストエディタにバーコードデータが反映されます。1件読み込むごとに自動的に改行されます。提出書類の印刷上の問題でバーコードの読み込みができない場合は、バーコードの下部にある半角英数字の文字列を手入力で登録してください。 3.1.3 バーコード読み取りファイルの保存バーコードの読み取りが完了しましたら、テキストファイル（拡張子『.csv』または『.txt』）に任意の名前を付けて保存をしてください。 ※バーコードの読み取り数、ファイル保存時の命名等に関して、システム上制限は無く、年末調整担当者様側で任意に設定できますが、提出書類(台紙)ごとに読み取り内容を保存する方法を、管理・運用の観点で推奨します。 <<読み取りとファイル保存の例>> ・一般生命保険の証明書ごとに、バーコード読み取りを実施。・ファイル名を「一般生命保険＿yyyymmdd(アップロード日).txt」として保存する。（テキストファイルまたはＣＳＶファイル形式にて作成してください）バーコードリーダーでバーコードを読み取るとテキストエディタに反映されます

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3.1.4 読み取りファイルのアップロードバーコードデータを読み込んだテキストファイルを、Exself に登録を行います。管理者ユーザーで Exself にログインしていただき、左メニューより「年末調整(管理者)」-「データアップロード」メニューをクリックし、データアップロード画面を表示します。データアップロード画面の「データアップロード」ボックスよりデータ種別を「バーコード読み取りデータ（台紙専用）」にチェックを入れ、「参照」ボタンより保存したテキストデータを指定して、「アップロード」ボタンをクリックすると、データのアップロードは完了です。データアップロードを行い、データ処理が行われる前に内容に不備がないかチェックを行います。データ種別が誤っている場合または、バーコードの読み取りに不備があった場合は、エラーが表示されます。

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データ連携処理が行われ、「ステータス一覧」欄に処理結果が反映されます。（更新タイミングは、１５：００頃と夜間の２回です）アップロードしたデータは、年末調整連携期間の夜間処理にて、基幹システムに連携されます。当日アップロードしたデータの連携結果は、システム稼動の翌朝に確認できます。ステータス一覧には、データの取込み結果が表示されます。ステータスが「一部エラー」「異常終了」の場合、リンクをクリックすると、取り込みデータのエラー情報が表示されます。取り込み処理は、アップロードしたテキストファイルの行ごとに判断を行います。詳細ログの行番号のデータのみ修正し、別ファイルにて再度アップロード処理を実施してください。正常に取り込まれたデータを、再度取り込む必要はありません。 ※取り込みエラーについては、「メッセージ一覧」を参照してください。配偶者控除等データ

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3.2 EXself 申請以外で作成された提出書類のアップロード方法ここでは、EXself 以外で年末調整の各種提出書類を提出される社員様がいる場合の、データアップロード方法について説明いたします。 ※EXself 以外で申請を行うケースが無い場合は、ここでの作業は必要ありません。 3.2.1 用意していただくもの EXself 年末調整(管理者用)メニューにある「データアップロード」画面の「初めにお読みください」より、 Excel バッチシートをダウンロードしてください。保険料控除申告用、配偶者控除等申告用、住宅借入金特別控除申告用のバッチシートがございますので、該当する申告に合わせてご利用ください。

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3.2.2 保険料控除申告用データの登録「保険料控除申告用」を開いて、下記B列～Ｏ列までの情報を記載します。 No. 列内容 1 B列更新区分を選択します。(新規・変更・削除) 2 C列帳票種別を選択します。 3 D列会社コード（数字6桁）を入力します。 4 E列従業員番号(ユーザID)を入力します。 5 F列保険料Noを入力します。 6 G列給与控除区分を選択します。（個人払い00のみ選択可） 7 H列申告額を入力します。 8 I列損保区分を選択します。(旧長期=L,地震=E) 9 J列保険料控除区分を選択します。 10 K列保険金受取人(姓)を入力します。 11 L列保険金受取人(名)を入力します。 12 M列保険金受取人の続柄を選択します。 13 N列保険会社等名称を入力します。（全角文字） 14 O列国民年金区分を入力します。 15 P列登録用データを自動生成します。 ※必要事項に全て入力いただくと、Ｐ列にカンマ区切りの文字列が生成されますのでその部分をコピーしテキストファイルに貼り付け、任意の名前で保存してください。 ※小規模企業等共済掛金のデータは「変更」のみ有効です。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬ ⑭ ⑮

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3.2.3 配偶者控除等申告用データの登録「配偶者控除等申告用」を開いて、下記 B 列～H 列までの情報を記載します。 No. 列内容 1 B列更新区分を選択します。(新規・変更・削除) 2 C列帳票種別を選択します。 3 D列会社コード（数字6桁）を入力します。 4 E列従業員番号(ユーザID)を入力します。 5 F列連番を入力します。 6 G列配偶者の給与収入を入力します。 7 H列配偶者の所得額(その他所得)を入力します。 8 I列本人の給与収入を入力します。 9 J列本人の所得額(その他所得)を入力します。 10 K列登録用データを自動生成します。 ※必要事項に全て入力いただくと、K 列にカンマ区切りの文字列が生成されますのでその部分をコピーしテキストファイルに貼り付け、任意の名前で保存してください。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩

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3.2.4 住宅借入金特別控除申告用データの登録「住宅借入金特別控除申告用」を開いて、下記 B 列～AＷ列までの情報を記載します。 No. 列内容 1 B列更新区分を選択します。(新規・変更・削除) 2 C列帳票種別を選択します。 3 D列会社コード（数字6桁）を入力します。 4 E列従業員番号(ユーザID)を入力します。 5 F列「01」を入力します。 6 G列居住開始年月日を入力します。 7 H列家屋取得対価額を入力します。 8 I列家屋総面積を入力します。 9 J列家屋居住用面積を入力します。 10 K列土地等取得対価額を入力します。 11 L列土地等総面積を入力します。 12 M列土地等居住用面積を入力します。 13 N列住宅借入金等特別控除額の基となる年末残高を入力します。 14 O列増改築の費用を入力します。 15 P列増改築の居住部分の費用を入力します。 16 Q列居住用部分に係る年末残高を入力します。 17 R列証明書残高1を入力します。 18 S列連帯債務割合1を入力します。 19 T列内訳1を入力します。 20 U列借換前借入残高1を入力します。 21 V列借換後当初金額1を入力します。 22 W列借入金年末残高1を入力します。 23 X～AU列 R～Wまでの内容の証明書2枚目～5枚目までの内容を入力します。 24 AV列特別控除額を入力します。 25 AW列住宅借入金控除区分を入力します。 26 AX列登録用データを自動生成します。

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※必要事項に全て入力いただくと、AＸ列にカンマ区切りの文字列が生成されますのでその部分をコピーしテキストファイルに貼り付け、任意の名前で保存してください。 3.2.5 作成したテキストファイルのアップロード方法管理者ユーザーで EXself にログインし、左メニューより「年末調整(管理者)」-「データアップロード」メニューをクリックし、データアップロード画面を表示します。データアップロード欄のデータ種別より、取り込みたいデータ種別を選んでいただき、「参照ボタン」をクリックして、作成したファイルを選択します。「アップロード」ボタンをクリックしていただくことで、データのアップロードは完了します。バーコード読み取りデータ同様、取り込んだ日の夜間処理にて取り込み処理を実施します。取込まれたデータは、ステータスが「バーコード読み取り済み」となり、EXhumanimate へ連携されると「完了」に更新されます。エラーの場合は、ステータス欄のリンクよりエラー詳細が確認できます。取り込みに失敗したデータのみ再度修正し、アップロードを実施してください。正常に取り込まれたデータを、再度登録する必要はありません。 ※取り込みエラーについては、「メッセージ一覧」を参照してください。配偶者控除等データ ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬ ⑭ ⑮ ⑯ ⑰ ⑱ ⑲ ⑳ ㉑㉒㉓㉓㉔㉕㉖

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3.3 EXhumanimate より出力された保険料控除申告書のアップロード方法ここでは、EXhumanimate より出力された保険料控除申告書のアップロード方法について説明します。保険料控除申告書をアップロードすることで給与天引き分のみ申告完了となります。 ※保険料控除申告について、” 申告がなければ反映しない”をご選択いただいている場合のみ。 3.3.1 用意していただくもの EXhumanimate より出力された保険料控除申告書 3.3.2 バーコードの読み取り保険料控除申告書の右上に記載されたバーコードを読み取り、テキストファイル（拡張子『.csv』または『.txt』）に名前を付けて保存をしてください。 3.3.3 バーコードのアップロードデータアップロード画面の「データアップロード」ボックスよりデータ種別を「保険料控除申告書専用」にチェックを入れ、「参照」ボタンより保存したテキストデータを指定して、「アップロード」ボタンをクリックすると、データのアップロードは完了です。バーコードリーダーでバーコードを読み取るとテキストエディタに反映されます配偶者控除等データ

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4．よくあるお問合せ

分類 No.

分類 No. Question Answer

1 住所扶養 1 EXself にて、再年末調整時に、住民登録住所を変更しましたが、EXhumanimate の住民登録住所が更新されません。再年調期間中 EXself から EXhumanimate への住所扶養の連携先は、「1 月 1 日住民登録住所（新）」になっているため、これを EXhumanimate にて「住民登録住所（新）」に変更していただく、または、本人に年末調整（再年調）画面の住所扶養画面から申告していただく必要があります。 2 家族の増減がありましたが、本年末調整までに登録できませんでした。再年末調整に反映するにはどうすればいいですか。本年末調整後に登録する場合は、本人基本情報からの登録に加え、再年末調整の住所扶養に登録が必要となります。 2 保険料控除申告 3 保険料控除申告のステータスを進めたにも関わらず、 EXhumanimate のステータスが未申告のままになっている。「完了」にしてしまいますと、EXhumanimate 連携済みと判定されてしまい、連携対象となりません。 EXhumanimate に連携するためには「PDF 読取り済」のステータスにする必要があります。 4 ステータスが「申告済」から「完了」に変わりません。一度目の申告は連携対象となりますが、一度完了になった内容の二度目以降の申告は、控除額にかかわる部分の変更でなければ連携の対象にはなりません。 5 申告データはいつ EXhumanimate に連携されますか？入力当日のデータは、翌朝に EXhumanimate へ連携されます。また、日中に EXhumanimate に登録したデータは、深夜に EXself に連携されます。 3 扶養控除申告 6 扶養控除申告のステータスを進めたにも関わらず、 EXhumanimate のステータスが「未申告」のままになっている。「完了」にしてしまいますと、EXhumanimate 連携済みと判定されてしまい、連携対象となりません。 EXhumanimate に連携するためには「PDF 読取り済」のステータスにする必要があります。 7 長欠者の扶養控除申告書を代理者で出力し、 EXhumanimate で申告歴を登録したものの、EXself のステータスが未申告となっている。代理者で出力し、EXhumanimate で申告歴をご登録いただいた場合、EXself のステータスは変更されません。 EXhumanimate で税額表区分が変更されていることをご確認ください。 8 EXself にて、扶養控除申告を行いましたが、EXself の本人税区分情報画面では乙欄のままになっています。申告したデータはデータ連携の都合上、翌々日に EXself に反映されます。（システム非稼働日を挟まない場合） 4 その他 9 バーコードが正しく読み込まれません。バーコードリーダーのキーボード設定を変更していないと、「+」が「~」に変換されて入力される可能性があります。日本語に設定を変更してご利用ください。 ※PC のキーボード設定ではなくバーコードリーダーの設定を変更してください。 10 バーコードリーダーの貸し出しはしてもらえないでしょうか。申し訳ございませんが、各社様でご用意をお願いいたします。何卒、ご理解ご協力のほど、宜しくお願いいたします。 11 バーコードのコード体系等の情報は何を利用しているのか。保険料控除申告書、ならびに、扶養控除申告書等の帳票で利用しているバーコード体系は「ＣＯＤＥ３９」規格となっております。