目次 1. 管理機能概要 ぐるりんメール 管理機能について ご利用上の注意 ログイン ホーム画面 学校情報の編集 アカウント管理 学年 / クラス設定 学年設定

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目次

1. 管理機能概要 ...2 1.1 「ぐるりんメール」管理機能について ... 2 1.2 ご利用上の注意 ... 2 2. ログイン ...3 3. ホーム画面 ...4 4. 学校情報の編集 ...5 5. アカウント管理 ...5 6. 学年／クラス設定 ...6 6.1 学年設定 ... 6 6.2 クラス設定 ... 7 7. メンバー管理 ...8 7.1 メンバー情報の一覧表示 ... 8 7.2 新規登録・編集 ... 9 7.3 登録用紙の発行 ... 10 8. 年次処理 ... 12 8.1 進級処理 ... 12 8.2 名簿一括登録 ... 13 8.3 クラス替え処理 ... 14 9. 新規メール作成 ... 15 10. 送信履歴 ... 17 10.1 メール送信履歴一覧 ... 17 10.2 開封状況確認 ... 18 11. 個別配信 ... 19 定型文管理 ... 20 12. エラーメールアドレス一覧 ... 21 13. インポート・エクスポート ... 22 13.1 エクスポート ... 22 13.2 インポート ... 23

14. よくある質問 ... 25 14.1 管理機能のご利用にあたって ... 25 14.2 お問い合わせへの対応 ... 25

1. 管理機能概要

1.1 「ぐるりんメール」管理機能について

「ぐるりんメール」メール連絡システムを利用するためのユーザー（アカウント）には、「担当者」 「管理者」の2 種類の権限があります。本マニュアルでは、各権限のユーザが操作することのできる 機能についてご説明しています。 権限の種類 ユーザーの持つ権限により、本システムにおいて操作可能な機能が異なります。 担当者 メールの配信・履歴閲覧・開封状況確認を行うことができます。 管理者 担当者の権限に加え、学校設定や年次処理などすべての機能を利用することができます。

1.2 ご利用上の注意

本システムをご利用の際は、以下の点にご注意ください。 推奨ブラウザは Internet Explorer（バージョン8.0以上）です 本システムは、Internet Explorer（バージョン8.0以上）の環境で快適にご利用いただく ことができます。それ以外の環境での動作は保証しておりません。 ブラウザの「戻る」ボタンは使わないでください 本システムのご利用中に、1つ前のページに戻りたい場合は、ページ左下に表示されてい る「<<戻る（<<メニューへ戻る）」ボタンをお使いください。 誤動作の恐れがありますので、ブラウザの「戻る」ボタン・右クリックから選択できる「戻 る」メニューは使わないでください。 CookieおよびJavaScriptが有効な環境でご利用ください 本システムは、CookieおよびJavaScriptが有効になっている状態でご利用ください。設定 の確認や変更の方法につきましては、お使いのブラウザのヘルプなどをご参照ください。

2. ログイン

「ぐるりんメール」メール連絡システムを利用する際は、システムにログインする必要があります。 管理画面のURLに、Webブラウザからアクセスしてください。 学校コード、ログインID、パスワードを所定の欄に入力し、［ログイン］ボタンをクリックしてく ださい。 学校コード： 学校コードを入力してください。 ログインID： ログインIDを入力してください。 パスワード： ログインIDに対応するパスワードを入力してください。 初めてログインする場合は、アカウント通知書に記載されているログインIDをお使いくださ い。ご利用開始後にご自身でパスワードを変更している場合は、変更後のパスワードをご入 力ください。セキュリティのため、入力した値は「●●●」で表示されます。 パスワードは、ご利用開始後に変更することができます。

3. ホーム画面

システムにログインすると、ホーム画面が表示されます。操作したいメニューを選択してくださ い。

①

サイドメニュー ユーザー（アカウント）権限によって利用できる機能が違います。 機能 _{担当者 学校管理者} メール配信 新規メール作成 ○ ○ 送信履歴 ○ ○ 定型文管理 ○ ○ 個別配信 ○ ○ 学校設定 学校情報の編集 ○ アカウント管理 ○ 学年／クラス設定 ○ メンバー管理 ○ ※一部情報は非表示 ○ エラーメールアドレス一覧 ○ インポート・エクスポート ○ 年次処理 進級処理 ○ 名簿一括登録 ○ クラス分け処理 ○

①

②

②

ヘッダーメニュー ホーム … ホーム画面を表示します。 ログアウト … ログアウト処理を行い、ログイン画面に戻ります。

4. 学校情報の編集

【サイドメニュー】→【学校情報の編集】 学校の基本情報を登録・編集します。 「学校情報」のフォームに入力後、更新ボタンをクリックすると学校情報が更新されます。

5. アカウント管理

【サイドメニュー】→【アカウント管理】 ユーザー（アカウント）の管理、ログインID、パスワードの編集をします。 ID： ログイン時に入力するIDを入力し てください。半角英数字2文字以上12文 字以内で、既存のアカウントのIDと重複 しないように設定してください。同じID 名を設定することはできません。 パスワード： このアカウント（ログイ ンID）でログインする際のパスワードを 設定します。半角英数字4文字以上12文 字以内で設定してください。 「アカウント情報」のフォームに入力後、［設定／更新］ボタンをクリックするとアカウント情 報が更新されます。

6. 学年／クラス設定

学年名やクラス名、利用の有無を設定します。 設定された内容は登録用紙や配信メールへの表記、クラス分けや配信先の選択に使用されます。

6.1 学年設定

【サイドメニュー】→【学年／クラス設定】 学年設定では学年名の編集と利用の有無を設定することができます。 また設定出来る学年グループには進級対象グループとその他グループがあります。 進級対象グループ： 学年番号1～10までの学年グループは進級処理の対象となります。 進級処理は学年番号にチェックが入っている有効な学年グループを対象行います。 例えば、学年番号2が無効、学年番号1と学年番号3が有効の時に進級処理を行った場合、 学年番号1 → 学年番号3の進級になります。 その他グループ： 進級対象外の学年グループです。 教職員やPTA連絡用などにお使いください。

①

学年番号： チェックを入れると有 効になります。有効化した学年グル ープはメンバーの配属が可能にな り、配信先として選択できるように なります。

②

学年名： 学年名を入力します。

③

クラス設定： クラス設定画面を表 示します。 学年設定を編集した場合は［設定／ 更新］ボタンをクリックしてからク ラス設定を行ってください。 ［設定／更新］ボタンをクリックすると、変更内容がシステムに保存されます。 ① ② ③

6.2 クラス設定

【サイドメニュー】→【学年／クラス設定】→【クラス設定】 学年設定では学年名の編集と利用の有無を設定することができます。

①

クラス番号： チェックを入れると 有効になります。有効化したクラス はメンバーの配属が可能になり、配 信先として選択できるようになりま す。

②

クラス名： クラス名を入力します。 ［設定／更新］ボタンをクリックすると、変更内容がシステムに保存されます。 ① ②

7. メンバー管理

メンバーの登録や編集を行います。 また、登録用紙の発行を行う際にも使用します。

7.1 メンバー情報の一覧表示

【サイドメニュー】→【メンバー管理】 対象学年のメンバー一覧を表示します。

①

学年選択： リストボックスから表示し たい学年を選択します。 ［表示］ボタンをクリックすると、クラス選択タブとメンバー一覧が表示されます。 管理者アカウントの場合

①

クラス選択タブ： クリックし てクラスを選択します。［未配 属］タブはクラス分け処理をさ れていないメンバーが表示され ます。

②

チェック欄： チェックを入れ て選択します。ヘッダー部分の チェック欄にチェックをいれる とすべての行が選択されます。

③

ID： メンバーのIDです。

④

名前： メンバーの名前が表示されます。

⑤

メールアドレス： 登録されているメールアドレスです。 複数のメールアドレスが登録されている場合はすべて表示されます。（3つまで登録可能） メールアドレスの登録がされていてもアイコンが になっている場合は、配信を停止してい るメールアドレスになります。（宛先不明等でエラーになった場合は自動的に配信停止します） 配信停止を解除する場合は［編集］をクリックしてください。

⑥

編集： 編集画面を表示します。

⑦

削除： メンバー情報を削除します。

⑧

備考： 備考が表示されます。

⑨

新規登録： 新規登録画面を表示します。 ① ① ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨

担当者アカウントの場合

①

クラス選択タブ： クリックして クラスを選択します。［未配属］ タブはクラス分け処理をされてい ないメンバーが表示されます。

②

ID： メンバーのIDです。

③

名前： メンバーの名前が表示さ れます。

④

メールアドレス： 登録されてい るメールアドレスです。 担当者アカウントの場合はメールアドレスは先頭3文字しか表示されません。 複数のメールアドレスが登録されている場合はすべて表示されます。（3つまで登録可能） メールアドレスの登録がされていてもアイコンが になっている場合は、配信を停止してい るメールアドレスになります。（宛先不明等でエラーになった場合は自動的に配信停止します） 配信停止を解除する場合は［編集］をクリックしてください。

⑤

備考： 備考が表示されます。

7.2 新規登録・編集

【サイドメニュー】→【メンバー管理】→【新規登録】または【編集】 メンバー一覧画面から新規登録ボタンまたは編集ボタンをクリックすると、登録・編集を行う画 面に進みます。 ログインID 自動付与されるので入力しません。 ログインパスワード パスワードを入力します。 ［パスワード生成］ボタンをクリックするとパスワードを自動生成する ことができます。 ① ① ② ③ ④ ⑤

名称 メンバー名（児童名）を入力します。 フリガナ フリガナを入力します。 全角カタカナのみ使用できます。 学年／クラス 所属するクラスを選択します。学年は変更できません。 メールアドレス メールアドレスは3 件まで登録可能です。 配信停止にチェックを入れると、メール配信を停止します。 エラーメール検知による自動停止がされた場合もチェックが入ります。 備考 備考です。 ［登録］ボタンまたは［更新］ボタンクリックすると、変更内容がシステムに保存されます。

7.3 登録用紙の発行

【サイドメニュー】→【メンバー管理】 メンバー一覧画面から利用者登録用紙の発行、印刷をします。 (1) 対象の学年、クラスを選択し、メンバー一覧を表示します。 未所属のメンバーは登録用紙の発行ができません。 (2) 発行するメンバーにチェックを入れて選択します。 ここにチェックを入れる とすべて選択されます。

①

②

(3) ページ下部の［登録用紙の発行］ボタンをクリックします。 (4) PDFファイルが表示されますので、印刷してください。 ご注意ください 印字する文字に外字は使えません。また機種依存文字や特殊記号、一部漢字も登録用紙に印字さ れない場合があります

8. 年次処理

利用初年度や新年度に登録データの一括処理を行う機能です。

8.1 進級処理

【サイドメニュー】→【進級処理】 進級対象学年グループに所属しているメンバー（児童）のデータを上位の学年に進級させます。 進級対象の学年を確認後、［はい］ボタンをクリックします。 進級処理を行うとメンバーの学年が上がりますが、所属クラスはクリアされます。 クラス替え処理を行ってください。 ご注意ください 進級処理を行った後に、元の状態に戻すことはできません。処理を実行する前に十分確認し、誤 って実行してしまわないように気をつけてください。 また同年度に複数回実行してしまわないように気をつけてください。 実行するにチェックを入れ て［実行］ボタンを押す

8.2 名簿一括登録

【サイドメニュー】→【名簿一括登録】 メンバー（児童）を学年単位で一括登録できます。 一括登録は生徒名の一覧を入力ボックスに貼り付けるだけで行えます。 名簿の内容を確認後、［はい］ボタンをク リックします。 ID、パスワードは自動的に付与されます。 登録されたメンバー（児童）はクラスが設定 されていませんので、クラス替え処理を行っ てください。 ご注意ください 一括登録を行うと、対象学年の既存データが失われます。誤って実行してしまわないように気を つけてください。 空行、フリガナの空白文字は削除されます。 登録する文字に外字は使えません。また機種依存文字や特殊記号、一部漢字も携帯電話で表示で きないことや登録用紙に印字されない場合があります。 転入者はメンバー管理画面から個別に新規登録を行ってください。 コピー、貼り付け Excel 等の名簿データ 学年を選択。 実行するにチェックを 入れて［実行］ボタ ンを押す コピー、貼り付け

8.3 クラス替え処理

【サイドメニュー】→【クラス替え処理】 対象学年のメンバーのクラス分け設定を一斉に行います。

①

学年選択： リストボックスから表示 したい学年を選択します。 ［表示］ボタンをクリックすると、メンバー一覧が表示されます。 ［更新］ボタンをクリックすると、変更内容がシステムに保存されます。 ① 該当するクラスにチェックを 入れる ①

9. 新規メール作成

【サイドメニュー】→【新規メール作成】 配信するメール内容を編集します。

①

定型文の選択 あらかじめ登録されている定型文を使う場合は、リストボックスから定型文を選択し、［貼り 付け］ボタンをクリックします。

②

配信内容 件名 メールの件名です。 本文 メールの本文です。 アンケート回答 受信者からのアンケート回答を希望する場合は、チェックを入れます。 アンケート回答は4 つまで設けることができます。 返信メッセージ 配信メールに受信者からの返信メッセージ欄を表示させます。 返信メッセージ欄には受信者が文章を入力することができます。 送信予定日時 日時を指定して自動送信することができます。 ［指定しない］を選択すると即時（1 分以内）に送信します。

③

送信先選択 配信を行うグループを指定します。 チェックボックスにチェックを入れて選択してください。 ［すべて選択］ボタンをクリックするとすべてのチェックボックスが選択されます。 「承認済み」欄にチェックを入れ、［送信］ボタンをクリックすると、確認画面が表示されます。 ご注意ください 入力する文字に外字は使えません。また機種依存文字や特殊記号、一部漢字も携帯電話で表示で きない場合があります。

送信確認 入力内容の確認画面が表示されます。 入力内容を確認後、［はい]ボタンをクリックします。 メール送信履歴一覧の画面が表示されます。 配信処理が完了するまで1 分程度かかる場合があります。 開封状況欄の表示が「未送信」から「○/○」という件数表示になれば配信完了です。 [最新を表示] をクリックすると一覧を最新の状態に更新します。

10. 送信履歴

【サイドメニュー】→【送信履歴】 作成したメール記事の履歴表示、配信済みメールの開封状況確認を行います。 開封状況確認画面では受信者からのアンケート回答や返信メッセージを確認することもできます。

10.1 メール送信履歴一覧

①

［新規作成］ボタン： クリックす ると新規メール作成画面を表示しま す。

②

［最新を表示］ボタン： クリック すると一覧を最新の状態に更新しま す。

③

送信予定日時： 送信日時です。予 約配信の場合は配信予定日時が表示 されます。

④

件名： 配信メールの件名です。ク リックすると記事内容が詳細表示されます。

⑤

開封状況： 配信メールの件名です。 送信待ちの記事は開封状況欄の表示が「未送信」となっています。送信が完了した記事の場合 は「開封メンバー数 / 送信メンバー数」と件数表示がされます。 クリックすると開封状況確認画面を表示します。 ③ ④ ⑤ ① ②

10.2 開封状況確認

【サイドメニュー】→【送信履歴】→【開封状況】 開封状況の確認、受信者からアンケート回答や返信メッセージの確認が行えます。 ① 表示タブ すべて … すべての配信メンバーを表示します。 未開封 … 未送信、未開封のメンバーを表示します。 開封済み … 開封済みのメンバーのみを表示します。 ② 開封日 メールが開封された日時を表示します。 開封されていない場合は、「未開封」と表示されます。 メールアドレスが登録されていないメンバーや、すべてのメールアドレスが配信停止になって いる場合は、送信処理は行われず「未送信」と表示されます。 ③ 回答・返信 受信者からのアンケート回答や返信メッセージがある場合は、内容が表示されます。

②

①

③

11. 個別配信

【サイドメニュー】→【個別配信】 任意のメンバーに個別に送信することができます。 送信先選択以外は通常の新規メール作成と同様です。 ※学年、クラス単位や全員に送信をおこなう場合は、通常の新規メール作成をお使いください。 ご注意ください 入力する文字に外字は使えません。また機種依存文字や特殊記号、一部漢字も携帯電話で表示 できない場合があります。

定型文管理

【サイドメニュー】→【定型文管理】 よく使う文面を、あらかじめ定型文として登録しておくことで、メール作成時の入力の手間を減ら すことができます。

①

［新規作成］ボタン： 新規登 録画面を表示します。

②

件名： 定型文の件名です。

③

作成日： 定型文の作成日です。

④

編集： 編集画面を表示します。

⑤

削除： 定型文を削除します。

⑥

表示順： クリックすると矢印 の方向へ移動します。 新規登録・編集 定型文一覧画面から新規登録ボタンまたは編集ボタンをクリックすると、登録・編集を行う画面 に進みます。 ［登録］ボタンまたは［更新］ボタンクリックすると、変更内容がシステムに保存されます。 件名 メールの件名です。 本文 メールの本文です。 アンケート回答 受信者からのアンケート回答を希望する場合は、チェックを入れます。 アンケート回答は4 つまで設けることができます。 返信メッセージ 配信メールに受信者からの返信メッセージ欄を表示させます。 返信メッセージ欄には受信者が文章を入力することができます。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥

12. エラーメールアドレス一覧

【サイドメニュー】→【エラーメールアドレス一覧】 宛先不明等でエラーになったメールアドレスは自動的に配信停止します。 エラーメールアドレス一覧画面では、現在、配信停止となっているメールアドレスを確認すること ができます。 配信停止の解除は、メンバー管理画面でおこなえます。

13. インポート・エクスポート

【サイドメニュー】→【インポート・エクスポート】

メンバー一覧のExcel ファイル出力やメンバー情報を Excel ファイルから取り込むことができます。

13.1 エクスポート

13.2 インポート

エクスポートしたExcel ファイルをシステムに読み込んでメンバー情報を更新することができます。 インポート機能の実行は次項-注意事項をご理解いただいた上で行ってください。

①

［参照］ボタンをクリックするとファイル選択ダイアログが表示されます。 インポートするExcelファイル（.xls）を選択します。

②

［参照］ボタンをクリックするとファイルがアップロードされ、確認画面が表示されます。

①

②

③

③

内容を確認し［はい］ボタンをクリックすると取り込みが完了します。 注意事項 （重要ですので必ずお読みください） インポートに使用するExcel ファイルは、必ず本システムからエクスポートしたファイルをお使 いください。 インポート可能なファイル形式はExcel2003 形式（拡張子.xls）です。 他の形式でのインポートはできません。 インポート機能によるメンバー追加はできません。既存メンバー情報の更新のみとなっておりま す。 現バージョンでの更新可能項目は「メンバー名」、「フリガナ」のみとなっております。 Excel ファイル上のそれ以外の項目を編集しないようにしてください。 「フリガナ」は全角カタカナのみ使用できます。 全角ひらがなは全角カタカナに変換されます。また空白は自動的に除去されます。 ご注意ください インポートできる文字に外字は使えません。また機種依存文字や特殊記号、一部漢字も携帯電 話で表示できない場合があります。

14. よくある質問

システムのご利用にあたって、トラブルや疑問点がありましたら、まずは本章をご参照ください。

14.1 管理機能のご利用にあたって

メール作成画面の送信先選択に学年やクラスが表示されない

「学年／クラス設定」での学年番号欄、クラス番号欄にチェックを入れて有効にしてくだ さい。

登録用紙に児童名の一部が表示されていない、または文字化けが起きている

名簿登録（またはメンバー新規登録）の児童名に外字は使えません。また機種依存文字や 特殊記号、俗字等の一部漢字が表示できないことがあります。 別の文字に置き換えるか、ひらがなや全角カタカナで入力してください。

転入があった場合はどうすればよいですか

「メンバー管理」から新規登録で追加してください。

転出があった場合はどうすればよいですか

「メンバー管理」から該当者を削除してください。

14.2 お問い合わせへの対応

保護者の方から、システムの利用に関する問い合わせがあった場合、以下をご参考にしてご対応く ださい。

「ID やパスワードを忘れてしまいました」

「登録用紙を紛失してしまいました」

メンバー管理画面からパスワードを忘れてしまった方の登録手順書を再発行、配布してくだ さい。

「メールアドレスを変更したい」

新規登録時と同様に登録用メールアドレスに空メールを送り登録処理を行ってください。 登録番号[1]～[3]を選択する際に、変更前のメールアドレスが登録されている番号を選択すれ ば新しいメールアドレスに更新されます。 メンバー管理機能を使えば学校側で編集可能ですが、入力間違い防止のため推奨しません。

「登録を解除したい」

新規登録時と同様に登録用メールアドレスに空メールを送り登録処理を行ってください。登 録済みのメールアドレスであれば、解除手続きがメールで案内されますので手順に従って解 除処理を行ってください。 メンバー管理機能を使えば学校側で削除可能です。