情報リテラシー演習

情報リテラシー演習

第6週

Excelの使い方

• 一応シラバスでは • 先々週 – セル入力の基本操作 – 数式の記述法 – よく利用される関数 – 範囲指定とグラフの描画 – 表とグラフの作成演習 • 先週 – IF関数を用いた判定と表 示 – その他の関数 – 判定表の作成演習 – ヒストグラムの作成演習 • 今週 – 並び替えとオートフィルタ – グラフ表示の編集 – クロス集計 – 上記機能の演習

データの入力規則(1/6)

• データの誤入力防止に効果的 – 値の範囲指定 – 入力可能データをリストから選択 – 等々 • サンプルデータ(資料001)

データの入力規則(2/6)

• 規則を設定したい範囲を選択

データの入力規則(3/6)

• 別のワークシートから取ってくる場合 – 入力値の種類 • リスト – 元の値 • =性別!A:A

データの入力規則(4/6)

• 直接入力設定する場合 – 入力値の種類 • リスト – 元の値 • 男,女 • 列挙 – 半角カンマで

データの入力規則(5/6)

• 入力欄にプルダウンボタン

– リストから値を選択可能に – キーボード入力の時は

データの入力規則(6/6)

• 元の値 – どういうわけか • カーソルキーでの移動がセル移動 • クリックドラッグで範囲指定はできるが • 他のワークシートを選択できない – 多分バグですが • 使い難くて困るorz

クロス集計

• IT用語辞典e-Word「クロス集計」によると – 与えられたデータのうち、2つないし3つ程度の項 目に着目してデータの分析や集計を行なうこと。 – 1つ(ないし2つ)の項目を縦軸に、もう1つの項目を 横軸において表を作成して集計を行なう。 • Excelの場合 – ピボットテーブルの機能がこれに該当 – Pivot : 回転軸 – 詳しいことはヘルプ参照

ピボットテーブル(1/7)

• サンプル(資料002)

ピボットテーブル(2/7)

• フィールドを

ピボットテーブル(3/7)

• 行と列の交差部分の条件で集計される

ピボットテーブル(4/7)

• Σ値の集計方法を変えたい場合

ピボットテーブル(5/7)

• 表示順を変えたい場合は

ピボットテーブル(6/7)

• 元データを更新した場合

– 自動で変更されない – 手動で「更新」が必要

ピボットテーブル(7/7)

ソート順序のカスタマイズ(1/6)

• ソートで

ソート順序のカスタマイズ(2/6)

• 「Officeボタン」→「Excelのオプション」

ソート順序のカスタマイズ(3/6)

• 「新しいリスト」に

– 「不,可,良,優,秀」のように昇順に – カンマ区切りでリスト項目を「追加」 – 改行で区切っても良い

ソート順序のカスタマイズ(4/6)

• ソートしてみると

ソート順序のカスタマイズ(5/6)

• もし上手く並ばない時は

– 並べ替え規則を手動で設定する – 「その他の並べ替えオプション」 – →「その他のオプション」

ソート順序のカスタマイズ(6/6)

• 自動並べ替えのチェック外して • 並べ替え規則を設定

ピボットグラフ

• ピボットテーブルとやることは同じ

他のアプリとのデータ交換

• テキストのみのファイル形式を用いる

– CSV – Comma Separated Value – TSV – Tab Separated Value

• 「名前を付けて保存」で

– 「ファイルの種類」選ぶと保存できる

CSV

TSV

アドレス帳

連絡先

• メールアドレスのほか住所等が記録できる

アドレス帳のエクスポート(1/5)

アドレス帳のエクスポート(2/5)

• CSV選んでエクスポート

アドレス帳のエクスポート(3/5)

アドレス帳のエクスポート(4/5)

• エクスポートするフィールド

– 名、姓、自宅の番地、市区町村、都道府県 – 選択して「完了」

アドレス帳のエクスポート(5/5)

• 保存したCSVは他のアプリで利用可能 – たとえば「筆まめ」「筆王」等の年賀状ソフト – 携帯電話のアドレス帳の管理ソフト – 等々 • エクスポート結果のサンプル(資料101)

CSVをExcelで開く(1/5)

CSVをExcelで開く(2/5)

• 文字コードを適切に(通常は自動識別)

– 文字化けしてたら、適切なコードに – JIS,シフトJIS,UTF-8等

CSVをExcelで開く(3/5)

• 区切り文字を適切に

CSVをExcelで開く(4/5)

• 必要なら、各列にデータ形式を設定

CSVをExcelで開く(5/5)

• 正常に読めた場合

• 文字コードが合ってない場合とか

差し込み印刷(1/15)

• Wordの機能 • Excelなどのデータを定型に流しこめる – 宛名、あいさつ文(○○様)等 – 文面の大半は同じだが • 名前だけが異なるような大量の印刷に便利 • 例: はがきの宛名 – 「差し込み印刷」→「はがきの印刷」

差し込み印刷(2/15)

• はがきの場合は、ウイザード形式になってる

– 自分で作る場合

差し込み印刷(3/15)

• ウイザード形式の場合

– 質問に答えながらどんどん「次へ」

差し込み印刷(4/15)

• 宛名のフォント

差し込み印刷(5/15)

差し込み印刷(6/15)

• 「他の住所録ファイル」→「参照」

• 「デスクトップ」→「すべてのファイル」

差し込み印刷(7/15)

差し込み印刷(8/15)

• とりあえず出来たが

差し込み印刷(9/15)

• 「差し込み印刷」→「結果のプレビュー」OFFに

差し込み印刷(10/15)

• 「フィールドの対応」で対応付けする – 住所1 • 自宅の番地 – 郵便番号 • 自宅の郵便番号

差し込み印刷(11/15)

• 足らないフィールドは – 「差し込みフィールドの挿入」 • 自宅の都道府県 • 自宅の市区町村 – カーソル位置に • 挿入される

差し込み印刷(12/15)

差し込み印刷(13/15)

• ページを送って、他の人の結果も確認 • 問題なければ印刷

差し込み印刷(14/15)

• 必要ない人は

– 「アドレス帳の編集」から – チェック外す

差し込み印刷(15/15)

• 全く新規にひな形を起こしたい場合は

– 「差し込み印刷の開始」

– →「差し込み印刷ウイザード」から

一番便利な機能

• マクロ

– 操作を記録、再生できる – 記録内容はVBAになってる

– VBA(Visual Basic for Application)

• プログラミング言語 – プログラミングしてやることで自動操作が可能 – 関数を自分で作ったりもできる • とても便利だけど – 時間的に無理です – プログラミングの授業は半期くらい必要

マクロの記録(1/4)

• 記録開始したいセルに移動

• 「表示」→「マクロ」→「マクロの記録」 • 適当にマクロ名を付けて「OK」

マクロの記録(2/4)

• 必要に応じて

– ショートカットキー割り当て – 相対参照で記録

マクロの記録(3/4)

• マクロ割当可能なキー(CTRL+～) – 灰: 標準で割り当て済みのキー – 黒: 標準で未割当のキー(未割当だとベルが鳴る) 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 a b c d e f 40 A B C D E F G H I J K L M N O 50 P Q R S T U V W X Y Z 70 a b c d e f g h i j k l m n o 80 p q r s t u v w x y z

マクロの記録(4/4)

• 適当に一連の操作を行う

マクロの表示

• 実行 – 記録した操作を再現 • 編集 – 記録した操作を編集 • オプション – キー割り当ての変更

マクロの編集

• 記録した操作の調整ができる

マクロ記録の例

• 行う操作(カッコ書きは相対位置) – C列(初期列)とD列(1つ右の列)の入れ替え • 記録する操作の手順 – 初期状態: C1を選択 – マクロ記録開始 • D列(1つ右の列)の見出しを左クリックし選択 • カット • C列(１つ左の列)の見出しで左クリックし選択 • 切り取ったセルの挿入 – マクロ記録終了

絶対参照で記録した結果

Sub Macro1() ' Macro1 Macro Columns("D:D").Select Selection.Cut Columns("C:C").Select

Selection.Insert Shift:=xlToRight

Range("C1").Select

相対参照で記録した結果

Sub Macro2()

' Macro2 Macro

ActiveCell.Offset(0, 1).Columns("A:A").EntireColumn.Select Selection.Cut

ActiveCell.Offset(0, -1).Columns("A:A").EntireColumn.Select Selection.Insert Shift:=xlToRight

ActiveCell.Select

ユーザ定義関数

• マクロの編集画面に記述する

ユーザ定義関数の例

Function myFunc(x, y) myFunc = x + y