経費精算: 仮払

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経費精算: 仮払

Concur Standard Edition 設定ガイド

最終更新日: 2017 年 3 月 18 日

以下のコンカーソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Integrated with Standard Travel  Integrated with Standard Expense  Stand-alone

* 対象者限定 *

Concur 実装による

段階的アクティベーション

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改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2017 年 3 月 18 日設定ウィザードにアクセスするためのメニューオプション名が更新されました。

2016 年 12 月 15 日著作権を変更しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 11 月 22 日表紙から Concurforce を削除しました。内容の変更はありません。

2016 年 10 月 24 日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2015 年 11 月 20 日新しくなったステップ名と説明テキストについて、図を更新しました。

2015 年 7 月 10 日新旧インターフェースについての情報を削除しました。My Concur についての説明を削

除しました。部分的な手順の変更に合わせて、内容を更新しました。

2014年9月16日新旧インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありません。

2014年7月11日付録（仮払抽出ファイルのフィールド）を削除し、Concur Standard Edition ユーザーガイド「経費精算: 仮払抽出」へのすべての参照を更新しました。

2014 年 6 月 13 日初版

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経費精算: Concur Standard Edition 仮払設定ガイド 1 最終更新日: 2017年3月18日

仮払

Concur が有効に設定している場合にのみ、この機能の設定ページが表示されます。

セクション 1: 概要

仮払は、出張や購入を行う前に、従業員に現金資金を提供するための手段です。

会社が仮払機能を導入している場合、管理者は [仮払] ページで国別の仮払設定を構成できます。

この設定は、[仮払管理可能] ユーザーロールまたは [管理可能] ユーザーロールを持つユーザーには、[設定] ページに表示されます。

仮払の構成は、[設定] の複数のページで行います。詳細を本ガイドで説明します。

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仮払申請管理

管理者は、[仮払申請管理] 画面を使用して、従業員に仮払を発行し、従業員から手渡しで返納された金額を記録します。仮払管理画面について、本ガイドでは概要を説明します。詳しくは、

Concur Standard Editionユーザーガイド「仮払管理」をご参照ください。

仮払の手順

仮払管理者は、仮払を作成し、ユーザーに発行します。仮払管理者は、仮払申請管理画面を使用して仮払を作成し、対象のユーザーに発行します。仮払を受けるユーザーは [ユーザーアカウン ト] ページで仮払勘定科目コードを割り当てておく必要があります。

仮払管理者が仮払を発行すると、会社がその現金を従業員に支払います。最後に、従業員はその現金を報告するために経費精算レポートを（構成に応じて）1件以上作成する必要があります。

従業員は、仮払管理者に現金を直接返納することもできます。その場合は仮払管理者が、仮払管理画面で返納を記録します。

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セクション 2: ユーザーへの表示

仮払があるユーザーには、My Concur の [アクティブな作業] セクションに [仮払] タブが表示されます（表示可能なタブが複数あるユーザーは[仮払] タブが表示されない場合があります）。

[仮払を表示] には、そのユーザーの仮払と履歴が表示されます。

[仮払を表示] オプションは、[経費精算] メニューにもあります。

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ユーザーの経費精算レポートで、[詳細] メニューに2つの仮払オプションが表示されます:

• [使用可能] オプションでは、従業員が仮払申請と現在の経費精算レポートを関連付けるこ

とができます。

• [割り当て済] オプションでは、現在そのレポートに割り当てられているすべての仮払申請

がリスト表示されます。

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経費リストには、そのレポートに関連付けられている仮払の残金の合計が表示されます。

私用以外の経費であり、支払タイプが適切な経費がレポートに追加されると、合計は減っていきます。適切な支払タイプは、現金やクレジットカードなど、従業員に直接払戻されます。

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レポートに仮払が関連付けられている場合、[レポート総計] ページ（[詳細] ＞ [総計]（[レポ ート] 内））にも、仮払の使用金額が表示されます。

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仮払の使用と返納

従業員は（出張または購入で）仮払の全額または一部を使用した後、使用済みおよび未使用の仮払について経費精算レポートで説明する必要があります。システムには、発行済みの金額と基本金額が表示されるので（通貨が異なる場合）、ユーザーが差額を区別しやすくなっています。仮払申請がレポートに割り当て済みの場合、残額を返納すると、返納された額が表示されます。

設定した場合、仮払管理者が手渡しで返納された現金を受け取り、Expense に記録します。この調整は仮払申請の未処理の残高にすぐに反映され、従業員が処理しなければならない金額が減算されます。

NOTE: 会社の構成によっては、従業員は複数の経費精算レポートを使用できます。

2

つの仮払申請経費タイプ:

従業員は、仮払を報告するために、次のいずれかまたは両方の経費タイプを使用できます。

• 仮払の返納: 従業員が未使用の仮払を会社に返納するときに使用します。処理者は、仮 払を返納済としてマークできます（領収書を受領済としてマークする手順に似ています）。この処理は、通常、小切手と必須の物理的な領収書が経理部門に届いたときに行われます。

• 為替差損: 外国通貨を為替レートに従って変換して発生した差額の説明に使用します。

(201804時点日本未対応です。)

次の点に注意してください。

• レポートに関連付けられている仮払申請がない場合、これらの経費タイプは表示されません。

• 承認者は、これらの経費タイプを却下したり部分的に承認したりすることはできません。

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仮払申請の説明

ユーザーは、仮払申請について経費精算レポートで説明します。ユーザーが仮払申請を経費精算レポートに紐づける方法は2つあります:

1. レポートの作成時

2. レポートで [詳細] メニューを使用する

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発行済みおよび未処理の仮払がある場合、新しいレポートを作成するときに、その仮払をリンクするように、ユーザーにプロンプトが表示されます。ユーザーがレポートヘッダーを保存すると、[仮払] ページが表示されます:

ユーザーは、複数の仮払申請を1つの経費精算レポートにリンクできます。また、[詳細] メニューを使用して仮払申請をリンクすることもできます。

メニューで、[詳細] ＞ [使用可能] （[仮払] 内）、現在のレポートに関連付ける未処理の仮払を選択します。

支払タイプが現金またはIBIP（個人に請求／個人が支払）である私用以外の経費が経費精算レポートにある場合、その経費は仮払の相殺に使用されます。

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経費精算レポート内で仮払申請の詳細を確認する

未処理の仮払は、経費リストの一番下に表示されます。この総計は、ユーザーの払戻通貨で表示され、ユーザーが経費を追加すると更新されます。

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をクリックすると、関連付けられている仮払申請の完全な詳細が表示されます。

仮払申請金額が経費の総額/IBIPの経費未満の場合、従業員には差額が払戻されます。

仮払申請金額が経費の総額/IBIPの経費を超える場合、会社の構成に応じて、以下のように処理されます。

• 従業員は、差額について「仮払の返納」経費タイプで経費を作成し、残額を社内の担当者に現金で返納します（または、仮払管理者がこの情報を記録できます）。

• 仮払を複数の経費精算レポートに分割することが許可されている場合、従業員は、次回の経費精算レポートで仮払残高を「使い切る」ことができます。

例: Chris には未処理の仮払が100 USD あり、この仮払をレポートに関連付けます。Chris の経費精算レポートには、2つの現金経費があります。50 USD の食費と20 USD のタクシー代です。また、未処理の仮払残高が30 USD あります。

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会社の構成に応じて、Chris は次のいずれかの処理を行います。

• 30 USD分の「仮払の返納」経費を経費精算レポートに追加して、社内の担当者に現金

で返納する。

• 資金を仮払申請管理者に返し、その管理者が返納を記録する。

• 残りの30 USDを次回の経費精算レポートで使用する。

経費精算レポートを使用せずに仮払申請を手渡しで返納する

従業員が一部またはすべての仮払を仮払管理者に返納する場合、仮払管理者が仮払管理画面で返納を記録できます。この場合、システムによって監査証跡が作成され、そのユーザーが経費精算レポートを作成するときに利用可能な残金が更新されます。



詳しい情報は、Concur Standard Editionユーザーガイド「仮払管理」をご参照ください。

外貨と仮払申請

管理者は、外貨で仮払を発行できますが、ユーザーの払戻通貨で追跡されます。仮払申請管理者は、外貨の仮払申請に対する為替レートを入力する必要があります。

ユーザーに異なる通貨タイプを表示する(日本未対応)

ある通貨で発行され、別の通貨で払戻された仮払申請を操作するとき、ユーザーがレポートに関連付ける仮払申請を選択すると、両方の通貨が自動的に表示されます。

異なる通貨を表示するには、3つの条件を満たす必要があります:

1. 通貨タイプが異なる。

2. 仮払を通貨が一致する入力にのみ適用する設定を選択する。

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ユーザーへの表示

ユーザーには、発行済みの通貨と基本通貨両方が表示されます（発行済み通貨の下に、ユーザーが普段使用している基本通貨が表示されます）。

ユーザーが同じ通貨の仮払申請のみを照合できるように制限する

[設定] の [仮払] ページの設定で、仮払と通貨が一致しない経費エントリにユーザーが仮払申請 を照合できないように設定できます。このように設定することで、ユーザーが、通貨が同じ経費入力の仮払のみを照合するようにします。



詳しくは、本ガイドの「仮払オプション」をご参照ください。

為替差損経費タイプ(日本未対応)

従業員は、差損経費タイプを使用して、使用済みの現金と返納額の合計が発行済みの金額と一致しない、外貨の変換時の為替レートの問題を処理します。この問題は、以下の場合に発生します。

• 従業員が仮払を外貨で使用し、その後別の通貨で仮払を返納する場合。返納時の為替レートが仮払申請の発行時の為替レートと異なることがあります。これは、仮払申請金額に差異が生じる原因となります。

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• 仮払申請をある通貨で発行し、1種類以上の別の通貨ですべてまたは一部を使用した場合。複数の為替レートと端数処理が原因となって払戻の金額に不一致が生じます。

例: 従業員がヨーロッパに出張し、100 USDの仮払を申請しました。出張先でUSDをユーロに変換し、帰国前にユーロの残金をUSDに戻しました。経費の計算後、為替レートの違いによっ

て2 USDの差額が発生したことがわかりました。そこで、為替差損経費タイプを使用して、2

USD分の経費を経費精算レポートに追加しました。

為替差損経費は、状況に応じてプラス（差損）またはマイナス（差益）として入力できます。

• 従業員が仮払を全額使用しても為替レートが原因で残高がプラスの場合、従業員は、為替差損経費入力を使用して、その残額について説明することができます。この場合、入力は差損であり、従業員が入力する金額はプラスの値です。

• 従業員が仮払を返納し、為替レートの計算によって仮払残高がマイナスになった場合、

従業員は為替差損経費入力を使用して仮払残高をゼロにすることができます。この場合、

入力は差益であり、従業員が入力する金額はマイナスの値です。仮払残高がマイナスの場合、従業員が関連付けられたレポートを提出しようとするとエラーメッセージが表示されます。仮払残高がマイナスのままでは、レポートを提出できません。

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ユーザーへの表示

為替差損経費タイプを使用してレポートを作成しようとすると、下図のように為替差損経費タイプが表示されます:

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セクション 3: 仮払機能の構成

仮払機能の構成ステップは以下のとおりです。具体的な手順について、以降のページで説明します。

1. 仮払機能を有効化します。このステップは Concur が行います。

2. [仮払] ページで仮払の設定を指定します。

3. [ユーザーアカウント] ページですべてのユーザーの仮払管理者ユーザーロールを割り

当てます

4. [経費ファイルエクスポート] ページで、必要な払戻方法について、仮払のフィールド

を [経費ファイルエクスポート] に追加します。

5. （オプション）[従業員への支払] ページで仮払払戻方法を作成します。

ステップ 1: 仮払機能を有効化する

仮払機能は、Concur が [Concur 管理設定] ページで有効化します。

この機能のリクエストについては、Concur お客様サポートにお問い合わせください。

NOTE: 仮払機能は、QuickBooks Connector または IIF の統合環境ではサポートされていません。機能を使用することはできますが、統合したシステムに、仮払の発行や申請が個別には含まれません。従業員に支払うべき金額は、仮払の調整後の金額で表示されます。

仮払および関連する調整額の個別の会計取引は表示されません。Concur 勘定抽出または QuickBooks Connector の統合環境の外部で、仮払エントリを手動で説明する必要があります。

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ステップ 2: 仮払オプションを設定する

管理者は、国ごとに仮払の設定を2種類設定できます。

• 仮払を複数のレポートに分割できるかどうか。

• 仮払をすべての経費に適用するか、同一通貨の経費のみに適用するか。

(201804現在「同一通貨の経費のみ」にしか対応しておりません。)

NOTE: 仮払機能は、有効化すると、すべての国に対してアクティブになります。

複数のレポート用のオプション

レポートを作成するときに、発行済みの仮払を経費精算レポートに添付することができます。または、既存のレポートに仮払を添付することもできます。仮払をユーザーが複数のレポートに分割できるようにすると、仮払を前のレポートに添付する場合でも、（仮払残高がゼロでない限り）仮払をレポートに添付するときにすべての仮払がユーザーに表示されます。そのため、複数のレポートに、その仮払に対する経費を入力することができます。複数のレポートに分割していても、Concur には、仮払の残金の総額が表示されます。

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仮払をレポートに添付すると、レポート上の経費は、仮払残高がゼロになるまで残高に適用されます。仮払に適用される経費は、ユーザーには払戻されません。仮払残高がゼロになると、

（「私的」とマークされていない）追加経費は、ユーザーに払戻可能な通常の経費として扱われます。

通貨のオプション

仮払は、ユーザーの払戻通貨とは異なる通貨で発行することができます。管理者は、発行済みの通貨で経費を仮払に適用するか、別の通貨で適用可能かを構成できます。同一通貨のみを認めるように管理者が構成した場合、その通貨の経費のみが仮払残高に適用されます。他のすべての経費は、通常の払戻可能な経費として処理されます。



仮払のオプションを設定するには:

1. [管理] ＞ [経費の設定] または [経費および請求書処理の設定] ＞ [仮払] をクリックし

ます。

2. 国ごとに、[相殺できるレポート] 列で処理を選択します。

3. 国ごとに、[相殺できる経費] 列で処理を選択します。

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ステップ 3: 仮払申請勘定科目コードを入力してユーザーロールを割り当てる

ユーザーは、仮払を発行する前に、仮払申請勘定科目コードを設定しておく必要があります。こうすることで、エクスポート（抽出）ファイルの仮払が、システムにより適切に処理されるようになります。この勘定科目コードは、従業員の経費に適用されるまで仮払に適用される交換勘定科目コードです。

管理者は、Concur で仮払を発行する少なくとも1名のユーザーに仮払管理可能ユーザーロールを割り当てる必要もあります。

ユーザー勘定科目コードの更新

管理者は、以下の方法でユーザーを更新できます。

• [ユーザーアカウント] ページで手動で更新する

• ユーザーインポートを使用する



ユーザーを手動で更新するには:

1. [管理] ＞ [経費の設定] または [経費および請求書処理の設定] ＞ [ユーザーアカウン

ト] をクリックします。

2. ユーザーを選択します。

3. [ユーザーの作成/編集] をクリックします。

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4. 仮払勘定科目コードを入力します。

NOTE: このページでは、このフィールドは入力を省略することもできますが、仮払を受ける前に入力しておく必要があります。

5. [保存] をクリックします。

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

ユーザーインポートでユーザーを更新するには:

2. [ユーザーをインポート] をクリックします。

3. ユーザーテンプレートのスプレッドシートをダウンロードします。

4. [仮払勘定科目コード] 列にユーザーの値を入力します。

5. スプレッドシートをインポートします。



詳細については、設定ガイド「ユーザー（製品共通）」をご参照ください。

ユーザーロールの割り当て

仮払を発行および追跡するユーザーに仮払管理可能アクセス許可を割り当てる必要があります。

このアクセス許可を持つユーザーが、仮払を発行するために仮払管理画面にアクセスできます。



ユーザーロールを割り当てるには:

2. ユーザーを選択します。

3. [ユーザーの作成/編集] をクリックします。

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4. [仮払申請の管理が可能] チェックボックスを選択（有効化）します。



詳細については、設定ガイド「ユーザー（製品共通）」をご参照ください。

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ステップ 4: ファイルエクスポート構成に仮払フィールドを追加する

管理者は、経費に関連付けられている仮払を追跡する従業員払戻方法について、取引ファイルに仮払フィールドを追加できます。[ファイルエクスポート構成] には、管理者がバッチファイルに追加できる新しいフィールドが12個あります。

仮払取引がどの従業員への支払ファイルに表示されるのかは、ユーザーの払戻方法によって決まります。

例: Chris Miller は払戻方法を AP/小切手に設定しており、仮払を発行しました。Chris が仮払 に作成した経費エントリは、承認後に AP/小切手バッチファイルに表示されます。管理者は、

経費エントリの関連付けを表示するために、目的の仮払フィールドを AP/小切手エクスポートファイル構成に追加する必要があります。



仮払フィールドをバッチエクスポートファイルに追加するには:

1. [管理] ＞ [経費の設定] または [経費および請求書処理の設定] ＞ [経費ファイルエク

スポート] をクリックします。

2. [オプション 2] をクリックします。

4. [全般設定] ページで、目的のバッチを選択し、出力形式を設定します。

6. [詳細フィールド] ページで、目的のバッチを選択します。

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7. 目的の仮払フィールドを選択します。



詳しい情報は、ユーザーガイド「仮払抽出」をご参照ください。

8. [追加] をクリックします。

9. 必要に応じてフィールドを並び替えます。

詳細情報は、設定ガイド「会計ファイル出力」をご参照ください。

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ステップ 5: （オプション）仮払金支払方法を作成する

仮払機能を有効にした後、管理者は、[従業員への支払] で新しい仮払金支払定義バッチを作成できます。このバッチにより、仮払発行取引のみを含む別個のバッチファイルが作成されます。

このファイルには、それぞれスケジュールを設定し、会計情報を含めることができます。

要件およびシステム処理に基づいて、以下のいずれかを選択できます。

• 仮払バッチなし: Concur の外部のシステムで仮払発行を管理し、会計システムに送る場合、このデータのバッチを作成する必要はありません。

• 支払方法が Expense Pay の仮払バッチ: 仮払発行を Concur から従業員の銀行口座に口座振替で支払う場合、バッチが必要です。(日本未対応)

• 支払方法が AP/会社小切手の仮払バッチ: 仮払発行データを Concur から財務システムにインポートする必要がある場合、バッチが必要です。

管理者が仮払バッチを作成するかどうかに関わらず、通常の支払バッチに対して仮払の申請が勘定抽出に表示されます。

NOTE: 仮払支払バッチ取引ファイルには、発行済みの仮払がリスト表示されますが、どの経費が仮払に関連付けられているかという情報は含まれません。詳細情報については、本ガイドの「ファイルエクスポート構成」セクションをご参照ください。

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

仮払支払を構成するには:

1. [管理] ＞ [経費の設定] または [経費および請求書処理の設定] ＞ [従業員への支払] を

クリックします。

2. [新規の仮払金支払定義] をクリックしてください。

3. 目的のオプションを選択します。

NOTE: 仮払バッチは、AP/小切手または Expense Pay に対して設定できます。ADP Payroll は、仮払の支払方法には利用できません。



さらに詳しい情報は、設定ガイド「従業員への支払」をご参照ください。

経費精算: 仮払