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別 紙 2 平 成 2 5 年 度 科 学 研 究 費 助 成 事 業( 科 学 研 究 費 補 助 金( 研 究 成 果 公 開 促 進 費 ))
を 申 請 す る に 当 た っ て の 留 意 事 項 等
1 . 事 業 遂 行 に 係 る 「 競 争 入 札 」 の 実 施
す で に 平 成 2 5 年 度 の 公 募 の 際 に 「 公 募 要 領 」 に お い て 示 し て い る と お り 、 一 定 額 を 超 え る 契 約 の 締 結 を 要 す る も の に つ い て は「 競 争 入 札 」に よ る こ と と し て い ま す 。
ま た 、「 補 助 条 件 」 で 定 め る 「 補 助 金 の 効 率 的 な 使 用 」 の 観 点 か ら も 、 当 該 契 約 の 相 手 方 を 選 定 す る 際 は 、 研 究 機 関 に お い て 必 要 な 手 続 き を と る こ と と し て く だ さ い 。
な お 、 以 下 の 要 件 を 満 た さ な い 課 題 に つ い て は 、 交 付 決 定 を 行 わ な い 場 合 が あ り ま す
( 交 付 決 定 後 に お い て は 、 交 付 決 定 を 取 り 消 す 場 合 が あ り ま す )。
補 足 ) 競 争 入 札 に 係 る 手 続 き の 柔 軟 化
研 究 成 果 公 開 促 進 費 に お い て は 、 複 数 年 度 の 契 約 に つ い て も 「 可 」 と し て い ま す 。
(「平 成 2 5 年 度 科 学 研 究 費 補 助 金 ( 研 究 成 果 公 開 促 進 費 )」 公 募 要 領 ( 1 3 頁 ) 抜 粋)
「 デ ー タ ベ ー ス 」 (5) そ の 他 の 留 意 点
入 力 作 業 委 託 業 者 、 CD-ROM又 は DVD-ROM等 作 成 委 託 業 者 の 選 定 に 際 し て は 、 事 前 に競 争 入 札 を 行 う か (注 )又 は複 数 の 業 者 か ら 見 積 書を 徴 し た 上 で 選 定 し て く だ さ い 。
(注 )平 成 2 5 年 度 の 事 業 を 遂 行 す る 上 で 、 下 記 に 示 し た 契 約 の 締 結 を 要 す る も の に つ い て は 、 競 争 入 札 に よ り 契 約 の 相 手 方 を 選 定 す る 必 要 が あ り ま す の で 、 こ れ に 係 る 事 務 手 続 き を 行 わ な け れ ば な り ま せ ん 。
[競 争 入 札 を 要 す る 契 約 ]
・「 入 力 作 業 委 託 」「 そ の 他 ( 複 写 費 、 現 像 ・ 焼 付 費 、 通 信 費 、 運 搬 費 等 )」
に 係 る 契 約 が 、 1 件 に つ き 1 0 0 万 円 を 超 え る 場 合 。
・「 消 耗 品 」 の 購 入 に 係 る 契 約 が 、 1 件 に 付 き 1 6 0 万 円 を 超 え る 場 合 。
・「 CD-ROM、 DVD-ROM等 作 成 委 託 」 に 係 る 契 約 が 、 1 件 に つ き 2 5 0 万 円 を 超 え る 場 合 。
(「補 助 条 件 」( 平 成 2 5 年 度 ) 抜 粋)
【 補 助 金 の 公 正 か つ 効 率 的 な 使 用 】
2-1 代 表 者 は 、 補 助 金 ( 補 助 事 業 の 遂 行 に 必 要 な 経 費 ) の 公 正 か つ 効 率 的 な 使 用 に 努 め な け れ ば な ら ず 、 他 の 用 途 へ の 使 用 及 び こ の 補 助 条 件 に 違 反 す る 使 用 を し て は な ら な い 。
2 .「 見 積 書 」 の 徴 収 及 び 提 出 部 数
「 見 積 書 」 は 、 補 助 金 の 効 率 的 な 執 行 の 観 点 か ら 、複 数 の 業 者 等 か ら 徴 し、 う ち 最 も 安 価 な も の に 基 づ い て 「 交 付 申 請 書 」 等 を 作 成 し て く だ さ い 。
ま た 、 必 要 と さ れ る 「 見 積 書 」 の 提 出 部 数 は 、 選 定 し た 業 者 (1 社 ) 分 の み と し 、 残 り は 機 関 に お い て 適 切 に 保 管 し て く だ さ い 。
○ 必 ず 「 見 積 書 」( 所 定 様 式 ) の 添 付 が 必 要 な も の
① 【 学 術 図 書 】:「 学 術 図 書 刊 行 用 」、「 学 術 図 書 翻 訳 ・ 校 閲 用 」
※ 「 学 術 図 書 翻 訳 ・ 校 閲 用 」 は 、 平 成 2 5 年 度 中 に 翻 訳 ・ 校 閲 を 行 う 課 題 の み が 対 象 。
② 【 デ ー タ ベ ー ス 】:「 入 力 作 業 委 託 費 」、「CD/DVD等 作 成 委 託 費 」
○ 該 当 す る 場 合 に 「 見 積 書 」( 様 式 任 意 ) の 添 付 が 必 要 な も の
① 【 デ ー タ ベ ー ス 】:「 入 力 作 業 協 力 に 対 す る 謝 金 等 」 で 労 働 者 派 遣 契 約 を 結 ぶ 場 合
・・・1 件 1 0 0 万 円 を 超 え る 契 約 の 場 合
② 【 デ ー タ ベ ー ス 】:「 消 耗 品 費 」
・・・1 件 1 6 0 万 円 を 超 え る 契 約 の 場 合
③ 【 デ ー タ ベ ー ス 】:「 そ の 他 (複写費、現像・焼付費、通信費、運搬費)」
・・・1 件 1 0 0 万 円 を 超 え る 契 約 の 場 合
【 交 付 申 請 時 に お い て 既 に 「 競 争 入 札 」 を 実 施 済 み で あ る 場 合 の 取 り 扱 い 】
「 デ ー タ ベ ー ス 」 に 係 る 「 入 力 作 業 委 託 費 」 に つ い て 、 交 付 申 請 時 に お い て 、 す で に 競 争 入 札 を 実 施 済 み で あ る 場 合 は 、「 見 積 書 ( 様 式 A-53-4)」 に 代 え て 、 落 札 業 者 が 落 札 価 格 を も と に 作 成 し た「 内 訳 書 」(「 見 積 書 <デ ー タ ベ ー ス >( 様 式 A-53-4)」
を 用 い 、 様 式 名 称 を「 内 訳 書 」に 変 更 す る こ と ) を 提 出 し て く だ さ い 。
※ 課 題 の 管 理 に 当 た っ て は 、 次 に 示 す 資 料 ( 参 考 1 ~ 4 ) の 記 載 事 項 に つ い て も 留 意 し て く だ さ い 。
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補助事業者(代表者)の事務の流れ (参考1)
前年 9月頃 ○ 公募要領の内容の確認 応
募 前年11月頃 ○ 応募書類の作成及び提出
ル
〔日本学術振興会科学研究費委員会が審査〕 評価ルール ー ル 4月頃 ○ 審査結果通知の受領・確認 (不採択だった場合)
(採択された場合)
5月頃 ○ 交付申請書類の作成及び提出
6月頃 ○ 交付決定通知の受領・確認
《「データベース」》 《「学術図書」》
機 6月頃 前期分補助金の受領
10月頃 後期分補助金の受領
(1) 出版契約書の締結 関
○ (1) 補助金の管理・使用 ○ (2) 交付申請書の記載
補 事項の変更
補 (2) 交付申請書の記載事項 助 使
助 の変更 事 (3) 補助事業の廃止
事 業
業 (3) 補助事業の廃止 の (4) その他
の 実 用
実 (4) 代表者の交替等 施 施
(5) その他
ル
実績報告書等の提出が先と
翌年1月 ○ 状況報告書の提出 なる場合には提出の必要は ー ありません。
* 学術図書の場合は、事業完 ○ 実績報告書等の提出 ル
了後30日以内又は3月10日 頃のいずれか早い日
* 研究機関に所属する研究者
が行うデータベース作成事業の ○ 額の確定通知の確認及び関係書類の整理保管等
場合は、5月31日まで
《学術図書の場合のみ》
○ 補助金の受領・支出
必要な証拠書類の例 (参考2)
<学術図書>
①「直接出版費」
(出版社等が作成した、見積書、契約書、納品書、請求書、領収書、費用計算書)
②「翻訳・校閲経費」
(翻訳・校閲者が作成した、見積書、業務完了報告書、請求書、領収書、費用計算書)
③「その他の証拠資料」
((共著図書の)著作権者全員の委任状、出荷先一覧表)
<データベース>
①「物品費(消耗品費)」
(見積書、納品書、請求書、領収書)
②「旅費(国内連絡旅費)」
(出張依頼書、出張報告書、領収書)
③「人件費・謝金(入力作業協力に対する謝金等)」
(出勤表、領収書)
④「その他(入力作業委託費)」
(入力作業委託業者が作成した、見積書、契約書、業務完了報告書、請求書、領収書)
「 〃(CD-ROM又はDVD-ROM等作成経費)」
(CD-ROM又はDVD-ROM等作成業者が作成した、見積書、納品書、請求書、領収書)
「 〃 (著作権使用料)」
(著作権者等が作成した、見積書、請求書、領収書)
⑤「その他の証拠資料」
(収支簿、補助金を受領(管理)した銀行口座の解約済み通帳、CD-ROM 又は DVD-ROM 等配 布先一覧)
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(参考3)
支 出 費 目 別 の 注 意 事 項
「学術図書」
支出費目 品名等(例) 注 意 事 項
直接出版費 組版代、製版代、 ○ 学術図書の刊行に直接必要となる経費のうち、以下 刷版代、印刷代、 の経費に限られ、企画・編集やデザインに係る費用や 用紙代、製本代、 配送費、販売費、一般管理費等については補助金から
CD-ROM又は 支出することはできません。
DVD-ROM等作成経 組版代・・・原稿をレイアウト指定に従って、実際
費(マスター作成代、 に文字や図版を作成する工程に係る経費。
ディスク代、製版代) 電子入稿する場合のデータ変換・整形料 や編集作業料は含まれます。
製版代・・・刷版(印刷版)に焼き付けるためのフ ィルムを作る工程に係る経費。カラー印 刷を行う場合は、色分解代も対象となり ます。また、校正版の焼付料及び校正刷 料も含まれます。なお、ダイレクト版で 印刷する場合は該当しません。
刷版代・・・印刷機に取り付ける刷版を作る工程に 係る経費。
印刷代・・・実際に刷版を印刷機に取り付けて、紙 などの被印刷物にインキを転写する工程 に係る経費。
用紙代・・・印刷機によりインキを転写される用紙 に係る経費。規格、サイズ、紙の目、厚 さ等に関しては、過度に華美なものとな ることのないように、適切なものとして ください。
製本代・・・印刷後、断ち、折り、丁合、製本とじ 工程などを経て印刷物を仕上げる工程に 係る経費。
CD-ROM又はDVD-ROM等作成経費
・・・学術図書の刊行に際して、CD-ROM 又 は DVD-ROM 等を媒体とする場合、又 はCD-ROM 又は DVD-ROM等を媒体と したものを書籍刊行物に付属させる場合 のCD-ROM 又は DVD-ROM等の作成に 係る経費。原盤の作成費用(マスター作 成代)、媒体となるディスク代、製版(プ レス)代のみが対象となり、付帯的に必 要となるジャケット作成費、宣伝費、配 布のための送料、検索プログラムの開発 経費等については、補助金から支出する ことはできません。
支出費目 品名等(例) 注 意 事 項
翻訳・校閲経費 翻訳費、 ○ 補助金の対象となった学術図書について、日本語か 校閲費 ら外国語への翻訳及び外国語の校閲に係る支払いのた
めの経費に限られます。
○ 応募者本人及び研究者グループ等に参加している者
(共著者、編者、共同研究者等)に対して支払う場合 は、補助金から支出することはできません。
○ 個人の研究者等に依頼する場合の単価は、概ね以下 を目安としてください。
翻訳(日本語400字当たり) 6,000円 校閲(外国語200ワード当たり) 2,500円
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支 出 費 目 別 の 注 意 事 項
「データベース」(研究成果データベース)
支 出 支出費目 品名等(例) 注 意 事 項 費目 (内訳)
(消耗品費) 文房具類(筆記用 ○ 入力作業に伴い必要となる物品のうち、原形 具、各種用紙類、 のまま 比較的長期の使用に耐えない物品もし トナー等) くは比較的破損しやすい物品又は反復使用に耐 えるが価格が少額な物品の購入費として使用で 記 録 メ デ ィ ア 類 きます。
物 (CD/DVD 等 ディ ○ 「その他」、「雑」といった不明確な表現はし スク、外付けハードデ ないでください。
ィスク、USBメモリー等) ○ 研究機関に所属する研究者においては、所属
品 研究機関の物品管理規程等にしたがって、適切
入力機器周辺器具 に取り扱ってください。
類(USBハブ、USB ○ 左記例に挙げられていない物品を消耗品とし 費 ケーブル等) て購入しようとする場合は、入力作業に伴い必 要となるかどうかについて対外的に説明可能な 入力用ソフトウェ ように、購入理由に関する「理由書」をあらか ア (補 助 事 業 期 間 じめ作成し、保管しておくなどしてください。
中のデータ作成補助 なお、補助金使用の可否について不明な場合は、
等専用のもので、物 事前にご相談ください。
品として購入される もののうち、取得価 格が10万円未満の もの)
(国内連絡旅費) 連絡・打合せ旅費 ○ 入力作業に伴い作成組織間等(作成代表者、
作成分 担者及び協力者等)で連絡・打ち合わ
旅 せを行う場合の旅費以外には支出できません。
なお、10万円程度までとします。
○ 研究機関に所属する研究者については、所属 機関の支給規程に沿って取り扱ってください。
費 ○ 支払いは、必ず事実確認のできる書類(出張
依頼書、出張報告書等)に基づいて行ってくだ さい。
(入 力 作 業 協 力 データベース作成 ○ 入力作業への協力をする者に係る謝金、報酬、
に 対 す る 謝 金 のための入力作業 賃金、労働者派遣業者への支払いのための経費 人 等) (データ記入、修 に限られます。
正・追加・確認、 なお、雇用契約を行う場合は、研究機関等に 変換・入力、照合 おいて雇用に関する規程を整え、研究機関等が 件 ・修正)への協力 契約の当事者となってください。(雇用に当た をする者に係る謝 って必要となる経費(給与、退職金、ボーナス、
金等 その他各種手当、社会保険料事業主負担金等)
費 については、各研究機関の就業 規則等にした
がって支出することができます。)
・ ○ 謝金の単価については、研究機関に所属する
研究者においては、所属研究機関の支給規程等
謝 にしたがって、適切に取り扱ってください。
○ 支払いは、必ず事実確認のできる書類(出勤 表等)に基づいて行ってください。
金 ○ 作成組織等へ出勤して作業を行う場合の交通
費及び支払いに係る振込手数料は、本経費に含 めて支出してください。
○ 「データ作成」、「データ入力」など不明確な 表現とはせず、具体的な作業工程に基づいた事 項名としてください。
支出 支出費目 品名等(例) 注 意 事 項 費目 (内訳)
(入 力 作 業 委 託 データベース作成 ○ 入力作業に係る委託業者等への支払いのため 費) のための入力作業 の経費に限られます。(左記例に挙げている入
(データ記入、修 力作業以外に係る支出は同一委託業者に委託す 正・追加・確認、 る場合でも使用できません。)
変換・入力、照合 ○ 入力 作業委託に 必要となる記録メディア類
・修正)に係る委 (CD/DVD等)は、本経費から支出してください。
託費 ○ 委託業者等への支払いに係る振込手数料、契 約書作成に係る印紙代は、本経費に含めて支出
そ してください。
○ 「データ作成」、「データ入力」など不明確な 表現とはせず、具体的な作業工程や入力内容等 に基づいた事項名としてください。
の (CD-ROM又はDVD マスター作成代、 ○ 原盤の作成費用(マスター作成代)、複製代、
-ROM等作成委託 複製代、 媒体となるディスク代のみが対象となり、付帯 費) ディスク代 的に必要となるジャケット作成費、宣伝費、配 布のための送料、検索プログラムの開発経費等 については、補助金から支出することはできま
他 せん。
○ 公開・配布のためのCD-ROM等の作成費用の みに使用でき、入力作業に必要となる記録メデ ィア類としてのCD-ROM等の作成費用としては 使用できません。
(著作権使用料) 使用するデータに ○ 使用・公開するデータに著作権が働く場合は、
係る複製権(著作 著作権を侵害しないよう、著作権者から適正に 権法第21条)の対 許諾を得ておいてください。
価、公開するデー タに係る公衆送信 権(著作権法第 23 条)の対価
(その他) 複写費、 ○ 左記例に挙げているもの以外の、図書購入費、
現像・焼付費、 撮影・録音代、システム管理費(サーバー借料 通信費、 等)、ホームページ構築費、交通費等には使用 運搬費等 できません。
○ 複写費、現像・焼付費については、データベ ース作成のための入力作業に係るものに限られ ます。
○ 通信費、運搬費については、データベース作 成(入力作業、連絡・打ち合わせ、資料等の移 動、CD等の頒布)に伴う郵便料、宅配便料、
荷物運搬料、運送保管料、梱包費等又は連絡 のための電話代、郵便代等に使用できます。
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参考4
《「学術図書」における補助事業の実施方法等について》
《交付の内定》
① 「交付申請書」に添付して提出する「見積書」(直
①交付申請書類の作成及び提出 接出版費、翻訳・校閲経費)については、複数の出版 社等から見積もりを取り、最も安価であったものに基 づいて「交付申請書」を作成してください。(「見積 書」については、選定した出版社等の分だけ提出して
「見積書」の徴収 ください。)
《交付の決定》
② 「契約の締結」は、交付の内定後において行うこと
② 契 約 の 締 結 ができます(なお、研究機関に所属する者が行う事業 の場合は、所属する研究機関の事務担当者に相談して ください)。
また、図書の刊行に関しては、必ず「出版契約書」
(※)を取り交わしてください。
(※)「出版契約書」においては、最低限、以下の条項 を定めておいてください。
(1)出版契約額
(2)補助事業者が著作権者であること。
(3)補助事業者は、印税等を受け取らないこと。
(4)原稿の引渡し(原稿組み入れ又は翻訳・校閲の開 始)を6月30日までに行うこと。
(5)刊行又は翻訳・校閲を2月末日までに完了させる こと。
(6)刊行物製作又は翻訳・校閲の諸条件(刊行物の名 称、定価、卸売価格、発行部数、ページ数等)につ いては、補助事業者の承諾なしには一切変更できな いこと。
※ 交付決定額を超える契約額については、補助事業者 が自ら負担する費用となります。なお、契約額が交付 決定額を下回る場合は、補助金は減額して確定されま す。
③ 「原稿の組み入れ」又は「翻訳・校閲開始」の日は、
③原稿の組み入れ又は翻訳・校閲 出版社等へ原稿を渡して組版等の作業(翻訳・校閲作 の開始(6月30日まで) 業等)に取りかかれる状態となった日のことを指し、
補助事業の開始の日に当たります。
④ 「図書の刊行」又は「翻訳・校閲の完了」の日は、
④図書の刊行又は翻訳・校閲の 実際に出版社等が取次会社等に卸売りをし、書店等で 完了(2月末日まで) 入手可能となる条件が整った日又は翻訳・校閲の終了 した原稿が納められた日のことを指し、補助事業の完 了の日に当たります。
《実績の報告》
※補助事業の完了後30日以内又は ⑤ 実績の報告に当たっては、必ず「費用計算書(様式 3月10日のいずれか早い日まで は交付決定時に示します)」を出版社等から徴収し、
実際にかかった費用を再計算してください。
また、「出荷先一覧表」も出版社等から 徴収し、
出版契約書の発行部数との確認を行ってください。
「費用計算書」及 び「出荷先一覧表」
の徴収
※ 「実績報告書」と共に提出された「費用計算書」
をもとに、日本学術振興会において補助限度額の再計
⑤実績報告書の提出 算を行い、刊行補助限度額又は出版契約額及び翻訳・
校閲経費と交付決定額とのいずれか低い額で交付する 補助金の額を確定します。
※ 海外の出版社等又は翻訳者・校閲者より徴した 見積書を補助事業者が円単位に換算した見積書に基づ いて交付申請を行っている場合は、実績報告を行う時 点において再度換算する必要があるため、結果的に為 替レートの関係上、交付決定額が補助限度額を上回る ことがあります。
※ 実績報告書の提出が3月10日までになされた 場合でも、補助事業年度内の補助金の額の確定ができ ない場合があります。
⑥ 提出された「実績報告書」等について、日本学術振
⑥額の確定・補助金の振込 興会が、交付の決定の内容及びこれに付した条件に適 合すると認めたときに、「額の確定通知書」を送付し ます。(この際、必要に応じて調査を行う場合があり ます。)
補助金の振込は、上記の「額の確定通知書」の送付 後、およそ2週間後となります。
⑦ 補助金の受領後は、適切に支出、立替払いの精算等
⑦補助金の受領・支出 を行ってください。(立替払いを行う場合は、そのこ とが明確に把握できるようにしておいてください。)
また、補助金の交付を受けた年度終了後5年間、「契 約書」、「補助金の収支に関する帳簿」、「領収書等関 係書類」を保管する義務があります。