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新版

商売繁盛！

アクセスで

名簿管理

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＊Microsoft、Windowsは米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標です。 ＊Windowsの正式名称は、Microsoft Windows Operating Systemです。

＊画面の使用に際して米国Microsoft Corporationの許諾を得ています。

＊Adobe、Adobeロゴ、Adobe AcrobatはAdobe Systems Incorporated（アドビシステムズ社）の登録商標です。 ＊その他、本書に記載されている会社名、製品名などは各社の登録商標または商標です。

はじめに

本書の目的

物を売る、サービスを売る、情報を売る、たとえどんな商売であっても、必ず人とのつながりがあるも のです。顧客との関係、仕入先の会社やその担当者との関係、団体であれば会員や登録企業、学 校であれば生徒や保護者との関係といったものもあるでしょう。また、会社やお店の中でも、社員や パート・アルバイトといった従業員との関係があります。それらの情報を、パソコンを使って管理したい と思ったとき、それぞれ、顧客管理システム、仕入管理システム、会員管理システム、人事管理システ ムといった個別のソフトがありますが、すべてに共通していえるのは、「名簿データ」を扱うという点で す。そこで本書は、特定の業種あるいは特定の業務に的を絞ったデータ管理ではなく、より汎用的な 名簿データの管理・活用を目的として作られています。会社やお店の大切な財産ともいえる顧客や 仕入先、会員、生徒、従業員、といったさまざまな人の情報管理を、データベースを使うことによって、 より簡単にかつ効率的に始められることを目的に作られています。 また、データベースの中に蓄えられた名簿データは、ただ貯めておくだけでは宝の持ち腐れです。そ こから必要な情報を探したり、抽出したりすることによって、より高度な活用を図ることができます。あ る条件を満たした特定のお客様に対するDM（ダイレクトメール）の発送や電子メールの配信、年賀 状によるあいさつなどは、顧客サービスやマーケッティングなどに大いに活躍してくれることでしょう。ま た、商品発送時の宅配便伝票の作成や請求書等の各種伝票の送付など、既に入力されているデ ータを再利用することによって、その作業を大幅に省力化できることもまちがいありません。このように、 蓄積されたデータを再利用することによって、販売促進や業務効率化に役立ててもらうのも本書の 大きな目的のひとつです。 本書は市販の名簿管理ソフトの解説書ではありません。また、名簿管理データベースの作り方を教 えるための入門書でもありません。パソコンの代表的なデータベースソフト、Microsoft® Access 2003 （以下Accessと記述します）で作成した名簿管理データベースが既にCD-ROMに用意されていま す。そして、名簿データの蓄積から再利用までの機能が広く組み込まれています。CD-ROMに収録 されたデータベースによって、すぐにパソコンによる名簿管理を始めることができます。

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ii 本書と付属の名簿管理データベースによって、仕事を省力化・効率化し、みなさんの会社やお店 の“商売繁盛”に少しでもお役に立てれば幸いです。

本書の対象者

本書では、「お手持ちのパソコンを顧客管理や会員管理、従業員管理にも使いたい」、「パソコン の名簿データを活用して仕事を効率的にしたい」「名簿データを売上や利益の向上に活かしたい」、 というニーズを持った方を対象としています。名簿データは汎用的なものですので、特定の業種や 業務にかかわらず、営業用、人事用、購買用と、ありとあらゆる「人の情報」を扱っている方に広く ご利用いただけます。また、「商売繁盛シリーズ」の1刊ではありますが、会社やお店の業務用だけ でなく、個人の住所録や交際などにも使うことができます。 本データベースを作成したAccessは、データベースソフトを作るためのツールです。しかし、データ ベースの作り方を知る必要はまったくありません。ワープロや表計算など、一般的なWindowsのソ フトをお使いになれれば、この名簿管理データベースも簡単に操作することができます。 一方、Accessを使ったデータベースの作成方法を学習すれば、収録された名簿管理データベー スをまったく違ったものに変更することができます。自分に合うようにソフトを変更することを「カスタ マイズする」といいますが、本書の付属CD-ROMには、カスタマイズ方法に関する情報も収録され ています。したがって、直接の利用者だけでなく、データベース開発者にとっても利用価値のある一 冊となるはずです。

本書の使い方

本書は次のような構成になっています。 ◆第1章 名簿管理データベースの概要 本書に収録された名簿管理データベースではどんなことができるのか、その機能や画面の流れ A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページii

iii などについて説明します。また、このデータベースを運用する上での基本的な操作の流れについ ても説明していますので、実務へ導入する前の検討にお使いいただくこともできます。ここでデータ ベースの全体像を知っておくことで、第2章以降の操作説明も理解しやすくなると思います。 また、付属CD-ROMからのセットアップ手順についても説明していますので、データベースを試用 する場合、あるいは実際に導入される場合には、これをお読みください。 ◆第2章 基本情報の設定 名簿データはひとりひとりの個人情報から構成されています。ここでは、それら実際の名簿デー タを入力し始める前に必要となる、データベースの全体的な基本情報の設定手順について説明し ます。名簿データの入力内容に影響する項目もありますので、ひとりひとりの名簿データを入力し 始める前に、これをお読みください。 ◆第3章 名簿データの入力と編集 実際のひとりひとりの名簿データの入力方法について説明します。また、入力済みの既存デー タの編集方法や、蓄積されたデータの中から特定の人を見つけ出す検索機能や、印刷/プレビュ ー、ファイル出力といった、既存データの活用方法についても説明します。名簿データ管理のメイン となる操作方法について説明していますので、これらを十分に確認してから、本格的にデータを入 れ始めるとよいでしょう。 なお、データの入力にあたっては、本書と同じ「商売繁盛シリーズ（販売顧客管理・販売管理・顧 客管理）」のデータベースやMicrosoft®Excel（以下Excelと記述します）のファイルから既存デー タを取り込むこともできます。それらのデータを再利用することによって、データ入力の手間を省きた いという方は、まず本章を参考にしてください。 ◆第4章 名簿データの抽出 データベースは、日常業務の中でデータをただ蓄積していくだけではその利用価値も半減してし まいます。そこで、蓄積されたデータをさまざまな角度・条件で絞り込み、条件に見合う名簿データだ けに対して何らかのアクションをとるというのも業務上、大変重要なことです。ここでは、蓄積された 名簿データの中から、条件を指定して特定のデータを抽出する手順や、抽出結果の印刷やファイ ル出力などによるその活用方法等について説明します。 ◆第5章 データベースの保守 名簿管理データベースは、日頃ただその機能を利用するだけでなく、ある程度は面倒を見てやら

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なければなりません。本章では、その管理方法を説明します。それらは、実際に導入されたあとの 重要な作業のひとつとなりますので、導入される前に必ずお読みください。 本書に収録された名簿管理データベースは、完成されたデータベースです。したがって、関連す るファイルをCD-ROMからパソコンにコピーするだけで、すぐに使い始めることができます。 しかし、名簿管理データベースにはさまざまな入力項目や操作方法があるため、どこから手をつけ たらよいかわからないこともあるでしょう。そのため、本書の多くは、「名簿管理データベースの操作 方法」の説明にページを割いています。実際にパソコンを操作しながら本書を読み進めることによ って、ほとんどの機能や操作手順は理解いただけると思います。もちろん、このデータベースではど んなことができるのか、ひと通り本書の内容を読んだ上で、セットアップを始めても構いません。特に、 実際の業務に使い始める前には、操作方法はもちろんのこと、業務に対する適用度や運用方法 などを本書で十分検討しておいてください。 この名簿管理データベースをある程度使いこなすようになったら、忘れてしまった操作を調べる ためにページを開くこともあるでしょうが、より上手な操作方法、あるいは名簿データの活用のために、 はじめから再度読み返してみるのも効果的です。 一方、データベースの外観や機能面で不満を感じるようになってきたら、カスタマイズにチャレンジ してみるのもよいでしょう。その場合には、CD-ROMに収録されているカスタマイズに関する文書を 開いてみてください。ただし、そこで触れているのは、基本的なデザインの変更方法が中心です。 本データベースの処理の多くは、Visual Basic for Applicationsというプログラミング言語を使って います。希望するカスタマイズの内容によっては、Accessの入門書や専門書での学習が必須とな る場合もあります。

本文中の記号について

は必要な操作を示します。 は操作や入力するデータなどについての注意事項を示します。 は操作やデータについてのヒント、あるいはこのデータベースを商売に活かすためのヒントを示 します。 iv A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページi v

動作に必要なパソコン環境

CD-ROMに収録された「名簿管理データベース」を実際にお使いになるには、お手持ちのパソ コンが、次のような要件を満たしている必要があります。

◆ソフトウェアの条件

1. Microsoft® Access 2003/2002/2000のいずれかがインストールされていること

※ Microsoft® Access97 for Windows® 以前のバージョンでは、動作しません。

2. Microsoft® Access 2003/2002/2000のいずれかが動作可能なオペレーティングシ ステムがインストールされていること

※ Microsoft® Access 2003が動作可能なオペレーティングシステムには、次のようなものがあります。 ・Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3) 以上

・Microsoft Windows XP

☆Access 2003はWindows 95/98/ME/NTでは動作しません。

※ Microsoft® Access 2002が動作可能なオペレーティングシステムには、次のようなものがあります。 ・Microsoft Windows 98

・Microsoft Windows ME

・Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 Service Pack 6a 以上（Internet Explorer 4.01 Service Pack 1 以上が必要） ・Microsoft Windows 2000 Professional

・Microsoft Windows XP

※ Microsoft® Access 2000が動作可能なオペレーティングシステムには、次のようなものがあります。 ・Microsoft Windows® 95（Internet Explorer 4.01 Service Pack 1 以上が必要）

・Microsoft Windows 98 ・Microsoft Windows ME

・Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 Service Pack 3 以上（Internet Explorer 4.01 Service Pack 1 以上が必要） ・Microsoft Windows 2000 Professional

・Microsoft Windows XP ◆ハードウェアの条件 1. 上記ソフトウェアが正常に動作すること 2. CD-ROMが利用できること ※ データベース自体の動作にはCD-ROMは必要ではありませんが、最初に付属CD-ROMからデータベースをコピーするのに必須 のハードウェアです。 3. データ容量の増加にも対応可能な、空き容量の十分なハードディスクを持っていること 4. 1024×768ピクセル以上の解像度でディスプレイ表示できること ※ これ以下の解像度では、一部の画面がはみ出してしまう場合があります。 5. 上記環境で動作するマウス これらはあくまでも必要最低限の条件です。より快適にご利用いただくためには、より十分なス ペックのパソコンを用意されることを推奨します。

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vi また、名簿管理データベースに蓄積された情報は、非常に大切なものです。そのため、万一の ハードディスクの故障に備え、何らかのバックアップ環境を整えておくことをお勧めします。名簿 管理のデータベースは、ご利用状況にもよりますが、数十MBのファイルサイズになる可能性も大 いにあります。CD-RWやMOなどに代表される、大容量のバックアップデバイスを用意された方 がよいでしょう。 ◆ネットワークでのご利用について 本書の名簿管理データベースは、スタンドアロン環境での利用を前提に作成されています。した がって、基本的にネットワークでのご利用はできません。Accessのデータベース自体は、小規模なネ ットワークでの共有は可能ですが、名簿管理データベースをネットワーク上の複数のパソコンで同時 に開くような運用は、データを破損させたり、データの整合性を損なったりする可能性があります。ネ ットワーク上で利用したい場合には、Accessのデータ共有に関する知識や、名簿管理データベース 全般に渡るカスタマイズが必要となるケースもあります。

本書を利用する際の注意

◆本書および付属のCD-ROMに収録されている内容について誤りが発見された場合は、株式会 社SCCのWebページ（http://www.scc-kk.co.jp）上において、訂正内容を掲示するとともに、必要 があれば修正したファイルを配布いたします。 ◆本書および付属のCD-ROMに収録されている内容（データベースファイルなどすべてのものを 含みます）の使用または使用不能により生じた損害については、いかなる場合においても、出版社、 著作権者はいっさい責任を負いません。すべてお客様の責任においてご使用ください。 ◆付属CD-ROMに収録された名簿管理データベースを実際の業務に利用される場合は、本書の 内容をひと通り読んで、自社の業務形態や、それに対する運用方法等を十分検討の上、ご利用く ださい。 ◆本書では、付属CD-ROMに収録された名簿管理データベースの操作方法や活用方法の説明 が中心となっています。Accessそのものの使い方については特に説明していません。CD-ROM A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページv i

vii にはカスタマイズに関する情報も収録されていますが、これについてもAccess単体の操作がある程 度できる方を対象に説明しています。Accessそのものの使い方については、株式会社SCCから発 売中の『これでわかるアクセス2003』などをご覧ください。 ◆名簿管理データベースのカスタマイズは本データベースを理解した上で、ご自身の責任において 行ってください。カスタマイズにはAccessによるデータベース構築に関する知識が不可欠です。具 体的には、付属CD-ROM収録のPDF文書を読んで内容が理解できる必要があります。カスタマイ ズに関しては、サポート対象外とさせていただきます。

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はじめに

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本書の目的 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・i 本書の対象者 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ii 本書の使い方 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ii 本文中の記号について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・iv 動作に必要なパソコン環境 ・・・・・・・・・・・・・・・・・v 本書を利用する際の注意・・・・・・・・・・・・・・・・・・vi

第1章 名簿管理データベースの概要 ・・1

第1節

名簿管理データベースの仕組み ・・・・・・・・・・・・・2

（1）名簿管理データベースの特徴 ・・・・・・・・・・・・・・2 （2）機能一覧 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・3 （3）画面と帳票の流れ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・4 （4）一般的な操作の流れ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・6

第2節

データベースのセットアップ ・・・・・・・・・・・・・・7

（1）付属CD-ROMの内容 ・・・・・・・・・・・・・・・・・7 （2）データベースを使うための準備 ・・・・・・・・・・・・・8 （3）データベースの起動と終了 ・・・・・・・・・・・・・・11

第2章 基本情報の設定 ・・・・・・・15

（1）ユーザー情報の登録 ・・・・・・・・・・・・・・・・・16 （2）マスタデータの登録 ・・・・・・・・・・・・・・・・・19 （3）項目名の設定 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・24

第3章 名簿データの入力と編集 ・・・29

第1節

名簿データの新規入力 ・・・・・・・・・・・・・・・・30

（1）名簿登録編集画面の概要 ・・・・・・・・・・・・・・・30 （2）名簿データの新規入力 ・・・・・・・・・・・・・・・・34

CONTENTS

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第2節

既存データを活用した新規入力 ・・・・・・・・・・・・47

（1）販売顧客管理データベースのインポート ・・・・・・・・49 （2）販売管理データベースのインポート ・・・・・・・・・・52 （3）顧客管理データベースのインポート ・・・・・・・・・・55 （4）Excelテンプレートファイルのインポート ・・・・・・・・57

第3節

名簿データの編集と検索 ・・・・・・・・・・・・・・・62

（1）既存データの表示とレコード移動 ・・・・・・・・・・・62 （2）名簿データの編集入力 ・・・・・・・・・・・・・・・・64 （3）名簿データの削除 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・66 （4）名簿データのさまざまな検索 ・・・・・・・・・・・・・67 （5）一覧画面の表示と編集 ・・・・・・・・・・・・・・・・71 （6）一覧画面のさまざまな操作 ・・・・・・・・・・・・・・73

第4節

名簿データの印刷/プレビュー ・・・・・・・・・・・・・81

（1）出力帳票の種類と概要 ・・・・・・・・・・・・・・・・81 （2）名簿データの印刷/プレビュー操作 ・・・・・・・・・・・86 （3）プレビュー時の画面操作 ・・・・・・・・・・・・・・・88 （4）帳票のページ設定について ・・・・・・・・・・・・・・90 （5）宛名ラベルフォーマットの作成 ・・・・・・・・・・・・93

第5節

名簿データのファイル出力 ・・・・・・・・・・・・・・99

（1）出力ファイルの種類と概要 ・・・・・・・・・・・・・・99 （2）名簿データのファイル出力操作 ・・・・・・・・・・・102 （3）出力したファイルの活用法 ・・・・・・・・・・・・・104

第4章 名簿データの抽出・・・・・・113

第1節

名簿抽出画面の操作 ・・・・・・・・・・・・・・・・114

（1）抽出機能の利用法 ・・・・・・・・・・・・・・・・・114 （2）抽出条件の入力と実行 ・・・・・・・・・・・・・・・116

第2節

名簿抽出結果画面の操作 ・・・・・・・・・・・・・・120

（1）名簿抽出結果画面の概要 ・・・・・・・・・・・・・・120 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページi x

（2）名簿抽出結果画面のさまざまな操作 ・・・・・・・・・122 （3）単票表示の実行 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・122 （4）抽出結果の印刷/プレビュー/ファイル出力 ・・・・・・・124

第5章 データベースの保守・・・・・125

（1）最適化/修復の必要性・・・・・・・・・・・・・・・・126 （2）ファイル単位のバックアップ ・・・・・・・・・・・・・129 （3）メインメニューからのバックアップ ・・・・・・・・・・131 （4）リストア ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・132 （5）さまざまな名簿データの扱い ・・・・・・・・・・・・134

付録 PDFファイルの読み方・・・・138

索引

・・・・・・・・・・・・・・140

付録（PDFファイル）

第1節

データベースファイルの概要

（1）テーブルの概要 （2）クエリーの概要 （3）フォームの概要 （4）レポートの概要 （5）モジュールの概要 （6）オブジェクト関連図

第2節

カスタマイズの基本

（1）カスタマイズの基本手順 （2）MDEファイルの作り方

CONTENTS

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名簿管理データベースの概要

パソコンの操作に慣れた方であれば、すぐにでもCD-ROMに収録されたデータベースを開い て、どんなデータベースか見てみたいところですが、その前に、この章で名簿管理データベー スの概要を知っておきましょう。 この名簿管理データベースには、名簿データを管理・活用する上でのいろいろな機能が組み込 まれています。その全体像を理解しておくことは、各画面の操作方法やどのようなデータを入 力するべきかを知る上で大変重要です。 第1節では、「名簿管理データベースの仕組み」として、本書に収録された名簿管理データベー スの特徴や機能、画面の流れなどについて説明します。また、全体的な操作の流れについても 説明します。 第2節では、付属のCD-ROMからデータベースファイルをコピーし、起動するまでのセットアッ プ手順について説明します。 第 1 章 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ1

1 名簿管理データベースの仕組み

（1）名簿管理データベースの特徴 CD-ROMに収録された名簿管理データベースは、次のような特徴を持っています。 ■ 個人に関するさまざまな情報をデータベースとして蓄積することができます。 ■ 個人の固定的な情報だけでなく、時系列的な履歴情報も保存できます。 ■ 文字情報だけでなく、顔写真などの画像情報も保存できます。 ■ さまざまな検索機能によって、膨大な名簿データの中から、条件に一致するデータを瞬時に見つけ 出すことができます。 ■ 抽出機能によって、膨大な名簿データの中から、多彩な指定条件に一致するデータだけを簡単に 一覧として取り出すことができます。 ■ すべての名簿データや抽出した特定のデータを、一覧表やハガキ、封筒、宛名ラベル、宅配便伝票 など、さまざまな帳票に出力することができます。 ■ 宛名ラベルは、Accessの操作を行うことによって、さまざまなメーカー・様式のフォーマットを作 成、出力することができます。 ■ すべての名簿データや抽出した特定のデータを、Excelなどのさまざまな外部ファイルに出力する ことができます。さらに、Word用に出力したデータは、すぐにハガキの差し込み印刷用に利用する ことができます。 ■ 項目名の一部を、ユーザーが任意に設定することができます。たとえば、「名簿番号」を「会員番号」 として表示、管理することができます。 ■ いくつかの予備項目欄が用意されていますので、氏名や住所などの固定項目とは別に、自由にユ ーザーが新たなデータ項目としてそれらを扱うことができます。 ■ すべての印刷帳票はプレビュー表示可能ですので、印刷する前にその内容やイメージを確認する ことができます ■ Accessで作成してあるため、比較的容易にカスタマイズが可能。ハガキや封筒などをオリジナル デザインに変更することもできます 2

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1 名簿管理データベースの仕組み 名簿管理データベースの概要 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ2

第1節 （2）機能一覧 この名簿管理データベースの持っている機能、およびそれぞれの機能に関連した画面と出力帳票・ ファイルを一覧に整理したのが次の表です。 機 能 画 面 出力帳票・ファイル 名簿登録編集 名簿登録編集 単票形式 一覧形式（基本） 一覧形式（詳細） ハガキ（年賀状） 封筒 宛名ラベル 宅配便伝票（佐川急便） 宅配便伝票（ヤマト運輸） Excelファイル カンマ区切りテキストファイル Word差し込み用データファイル FAXリストファイル メールリストファイル 顔写真拡大表示 名簿一覧 名簿抽出 名簿抽出（抽出条件指定画面） 名簿抽出結果 単票形式 一覧形式（基本） 一覧形式（詳細） ハガキ（年賀状） 封筒 宛名ラベル 宅配便伝票（佐川急便） 宅配便伝票（ヤマト運輸） Excelファイル カンマ区切りテキストファイル Word差し込み用データファイル FAXリストファイル メールリストファイル 名簿抽出結果 単票表示 マスタ管理 マスタ管理 ユーザー情報 ユーザー情報 項目名設定 項目名設定 バックアップ バックアップ＆リストア インポート インポート その他 最適化/修復 3

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第 1 章 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ3

（3）画面と帳票の流れ この名簿管理データベースを起動すると、まず「メインメニュー」画面が表示されます。このデータベー スでは、そこから各画面を表示させて、データの入力や編集・抽出を行ったり、その他の各処理を行っ たりするようになっています。 「メインメニュー」画面からの各画面の表示、および帳票やファイル出力の全体的な流れは次の図の とおりです。各画面を実際に表示させたり、帳票やファイルを出力したりするための細かい操作方法 や、各画面の具体的な内容については、第2章以降で説明します。ここでは、どのような流れで各画 面が表示されるか、その大筋を知っておいてください。 4

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1 名簿管理データベースの仕組み 名簿管理データベースの概要 ②名簿登録編集 ③名簿抽出 ④マスタ管理 ⑤ユーザー情報 ⑥項目名設定 ⑦バックアップ ⑧インポート 終 了 ⑩印刷選択 ⑪プレビュー選択 ⑫ファイル出力選択 ⑨名簿一覧表示 ⑬抽出結果表示 ⑭抽出結果単票表示 ①メインメニュー A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ4

第1節 ①メインメニュー 各画面や機能を呼び出すためのメイン画面。 ②名簿登録編集 新規の名簿データを登録したり、既存の名簿データを編集したりするための画面。 ③名簿抽出 すべての名簿データの中から、さまざまな複合条件によって特定のデータを抽出するための、“抽出 条件を入力する”画面。 ④マスタ管理 分類区分、敬称区分などのマスタデータを登録・編集するための画面。 ⑤ユーザー情報 このデータベースを使うユーザーの情報を入力するための画面。 ⑥項目名設定 名簿データ項目のうち、名簿番号やメモ、備考といった任意項目の名称を設定するための画面。 ⑦バックアップ 本データベースのテーブルのみを別のデータベースファイルにバックアップ、またはバックアップしたデー タをリストアする画面。 ⑧インポート データベース外部からの名簿データ取り込み処理を行う画面。どのファイルからインポートを行うかを選 択します。 ⑨名簿一覧表示 単票形式の「②名簿登録編集」画面上のボタンのクリックによって表示される、「表形式」の名簿デー タ一覧画面。 ⑩印刷選択 印刷する帳票や印刷範囲を選択するための画面。 ⑪プレビュー選択 プレビューする帳票や印刷範囲を選択するための画面。 ⑫ファイル出力選択 外部ファイルとして出力するファイル形式やそのパス、出力範囲などを選択するための画面。 ⑬抽出結果表示 「③名簿抽出」画面によって条件指定され、抽出された結果の名簿データを、「表形式」で一覧表示 する画面。 ⑭抽出結果単票表示 「⑬抽出結果表示」画面でカーソルのある名簿データの内容を単票表示する画面。 5

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第 1 章 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ5

（4）一般的な操作の流れ この名簿管理データベースは、ひとりひとりの名簿データを次々と登録、蓄積していき、必要に応じて それらを検索したり抽出したりすることによって再利用するという、機能的には比較的シンプルなもの です。複雑な操作の流れがあるわけではありません。いきなり1人目の名簿データを登録しても問題 が発生するわけでもありません。しかし、あらかじめ用意されている機能を十分に活用する上でも、一 般的な操作の流れはある程度知っておく必要があります。 そこでここでは、操作を「導入時」と「日常の運用」、「随時」の3つに分けて、一般的なその流れと各 画面との関連を示します。 6

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1 名簿管理データベースの仕組み／2 データベースのセットアップ 名簿管理データベースの概要 ※これらは運用開始後に 変 更 することもできま す。 ●必要に応じてほかの商売繁盛シリーズの データベースからデータを取り込みます。 ※これらは必要な操作を 必要な都度行います。 「 名簿登録編集 」・「 名簿抽出 」・ 「抽出結果表示」画面 ※これらは随時でかまい ませんが、できれば期間 を決めて、定期的に行う ようにしてください。 ●ユーザー情報を登録します。 「ユーザー情報」画面 【第2章参照】 ●マスタデータを登録します。 「マスタ管理」画面 ●必要に応じて項目名を設定します。 「項目名設定」画面 「インポート」画面 ●新規名簿データを入力します。 「名簿登録編集」画面 【第3・4章参照】 ●既存名簿データを編集します。 ●既存名簿データを検索したり抽出したりします。 ●各種帳票出力を行います。 「印刷選択」・「プレビュー選択」画面 ●各種ファイル出力を行います。 「ファイル出力選択」画面 ●最適化/修復を実行します。 【第5章参照】 ●データベースのバックアップを実行します。 「バックアップ＆リストア」画面 日 常 の 運 用 随   時 導 入 時 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ6

2 データベースのセットアップ

（1）付属CD-ROMの内容 本書の付属CD-ROMには、名簿管理データベース本体2つと、それに付随した関連ファイル2つ、全 部で4つのファイルが収録されています。 まず、名簿管理データベース本体については、サンプルデータの有無を除けば、基本的に同じもので す。下記の用途を参考に、必要と思われるファイルをお使いください。 ●AcMeibo.mdb 実務で実際にお使いになるファイルです。データは一切入っていません。みなさんの使い方に合わせ て、すべてのデータを入力・設定します。また、データベースのデザインやプログラムの内容を見ること ができ、カスタマイズすることもできます。 ●AcMeiLsn.mdb 機能などはAcMeibo.mdbファイルとまったく同じですが、既にサンプルデータが入力されています。実 際に導入される前の機能確認や操作練習などに使うとよいでしょう。 ※ 本書の操作説明で使っている画面例は、このファイルを元に作成しています。本書に沿って学習する場合は、このファイルをお使 いください。 付随した2つの関連ファイルは次のような用途に使います。 ●MeiboTpl.xls 既にExcel等を使って名簿管理を行っている方が、そのデータをこの名簿管理データベースに取り込 むためのExcelのテンプレートファイルです。このファイルに既存のデータを貼り付けて整形することによ って、名簿管理データベースへの取り込みが簡単に行えます。使い方の詳細については、第3章2節で 説明します。 ●年賀状.doc 名簿管理データベースにおいては、すべての名簿データ、あるいは指定条件に一致した名簿データだ けを外部ファイルに出力することができます。そして、Microsoft®Word（以下 Wordと略します）差し 込み印刷用に出力したファイルとこのWordファイルを組み合わせて使うことによって、すぐにWordで 年賀状の差し込み印刷を行うことができます。使い方の詳細については、第3章5節で説明します。 7

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第 1 章 第2節 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ7

（2）データベースを使うための準備 付属のCD-ROMに入っている名簿管理データベースを使うためには、CD-ROMに収録されたファイ ルを、お使いになるパソコンのハードディスクにコピーしておく必要があります。 ファイルのコピーは次のような手順で行います。 1.デスクトップに新しいフォルダを作成する ※ フォルダを作る場所は、デスクトップでなくてもかまいませんが、以降の説明はデスクトップに作成したという前提で話を進めます。 デスクトップ上でマウスの右ボタンをク リックします。 表示されたメニューの中から、［新規 作成］-［フォルダ］を順番に選択して いきます。 デスクトップにフォルダが作成される と、「新しいフォルダ」という文字が反 転した状態になっています。そのまま の状態で、キーボードから「名簿管理」 という文字を入力してvキーを押 します。これでフォルダ名が「名簿管 理」に設定されました。 ※ フォルダ名は、必ずしも「名簿管理」にする必 要はなく、自由に名前を付けることができま す。 ※ 既に「名簿管理」というフォルダがデスクトップ にある場合は、同じ名前にすることができませ んので、別の名前で作成してください。 ※ 以降の説明では、「名簿管理」というフォルダ 名にしたという前提で話を進めます。もしこれ 以外の名前を付けた場合には、適宜読み替え てください。 8

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2 データベースのセットアップ 名簿管理データベースの概要 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ8

2.ファイルをコピーする CD-ROMをパソコンにセットします。 Windowsの［スタート］メニューから ［マイコンピュータ］を選択し、続いて 「マイ コンピュータ」のウィンドウから CD-ROMを開きます。 ※ WindowsXP以外のOSの場合には、デスクト ップの「マイ コンピュータ」を選択します。 ※ 以降の説明画面では、WindowsXP以外の OSをお使いの場合には、アドレス（フォルダ名） 等が若干異なります。 ※ 以降の説明画面では、［表示］メニューで［一覧］ や［詳細］などが選択されている場合、若干異 なる表示内容となります。 CD-ROMのウィンドウが開いたら、『（1） 付属CD-ROMの内容』で説明した4 つのファイルを選択します。cキー を押しながらファイルをひとつずつクリ ックすると、4つのファイルをまとめて選 択することができます。 4つのファイルが反転表示された状態 で、マウスの右ボタンをクリックし、表示 されたメニューから［コピー］を実行し ます。 デスクトップに戻って、新しく作成した 「名簿管理」フォルダのアイコンを右ボ タンでクリックし、表示されたメニュー から［貼り付け］を実行します。 9

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第 1 章 第2節 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ9

デスクトップの「名簿管理」フォルダを 開いて、4つのファイルがコピーされて いることを確認します。 ※ データベースファイルのアイコンの絵が図と異 なる場合は、Accessがインストールされてい ない可能性があります。Accessは、名簿管理 データベースの動作に必須のソフトですので、 その場合にはインストールを行ってください。 ※ メニューの［ツール］-［フォルダ オプション］の ［表示］タブにある［登録されている拡張子は 表示しない］の設定によっては、図の拡張子の 部分（.mdbや.xls）が表示されない場合もあ ります。 3.「読み取り専用」属性を解除する（WindowsXP以外のOSをお使いの場合） 「名簿管理」フォルダにコピーされた4 つのファイルを選択します。cキ ーを押しながらファイルをひとつずつ クリックすると、4つのファイルをまとめ て選択することができます。 4つのファイルが反転表示された状態 で、マウスの右ボタンをクリックし、表示 されたメニューから［プロパティ］を選 択します。 次に表示された画面で、［読み取り専 用］をクリックし、チェックが付いていな い状態にします。 ※ WindowsXPの場合には、ファイルをコピーし た際に「読み取り専用」属性は設定されません が、念のため、確認をしておいてください。 最後に［OK］ボタンをクリックします。 10

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2 データベースのセットアップ 名簿管理データベースの概要 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ1 0

（3）データベースの起動と終了 それでは、「名簿管理」フォルダから名簿管理データベースを起動してみましょう。 これ以降はすべて、サンプルデータの含まれたAcMeiLsn.mdbを使って説明を進めます。それ以外 のデータベースを使う場合も、起動の手順は同じです。「AcMeiLsn.mdb」という部分をほかのファイ ル名に読み替えてください。 AcMeiLsn.mdbのアイコンを右ボタン でクリックして、表示されたメニューか ら［開く］を実行します。 ※ 右ボタンのクリックではなく、左ボタンの“ダブ ルクリック”でも同様に開くことができます。 ※ Windowsの［スタート］メニューなどからまず Accessを起動し、Accessのメニューの［開 く］からこのファイルを開くこともできます。 データベースをカスタマイズするために AcMeiLsn.mdbを開く場合には、必 ずこの、Accessをまず起動する方法 で開いてください。その際には、必ず sキーを押しながらファイルを開き ます。sキーを押さないと、名簿 管理データベースが自動実行され、変 更作業ができません。 Access2003では、データベースフ ァイルを開く際に、セキュリティに 関する警告メッセージが表示されま す。データベースを開くためには、 ここで［開く］ボタンをクリックして ください。 なお、このメッセージは、次のような方法で表示されないように設定することができます。ただ し、ウィルスなどに対して無防備となりますので、その点を考慮の上、設定変更を行ってくださ い。 11

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第 1 章 第2節 sキーを押しながら A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ1 1

1. Accessのメニューより［ツール］［マクロ］- ［セキュリティ］- を選択 2. セキュリティレベルを「低」に設定 ※ 2004年1月1日現在、Microsoft社よりセキュリティ機能に伴うAccess2003の不具合が報告されています。本データベースで は、その影響で、セキュリティレベルが「中」または「高」に設定されている場合、「名簿抽出結果」画面の右上の「該当者数」 欄が正しく表示されず、「#Name?」と表示されます。Microsoft社のホームページを確認の上、もし修正モジュールやサービス パックなどが提供されている場合には、すぐに最新のAccessに更新してください。 名簿管理データベースが開かれると、 データベースで設定された初期画面 が自動的に表示されたあと、次のよう な画面になります。 このあとは、「メインメニュー」画面から、実行したい処理を選択していきます。これからの操作につい ては、第2章以降で具体的に説明していきます。 ここでは、名簿管理データベースの終了方法だけ覚えておきましょう。 「メインメニュー」画面にある［終了］ボ タンをクリックします。 12

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2 データベースのセットアップ 名簿管理データベースの概要 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ1 2

右のような終了確認のメッセージが表 示されますので、終了方法に応じて、 それぞれのボタンをクリックします。 ●［はい］・・・・名簿管理データベースとともにAccessも終了します ●［いいえ］・・・・名簿管理データベースだけを終了します（Accessは終了しません） ●［キャンセル］・・終了せずに、引き続き名簿管理データベースを使えるようにします 13

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第 1 章 第2節 A c c e s s 名簿管理1 04.2.18 8:37 PM ページ1 3

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2 データベースのセットアップ

名簿管理データベースの概要

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基本情報の設定

本章からは、CD-ROMに収録されたサンプルデータ付きのデータベース、「AcMeiLsn.mdb」 を使って、名簿管理データベースの具体的な操作手順を説明します。まず本章では、導入時に 必要な基本情報の設定について説明します。 一般的な手順としては、ひとりひとりの名簿データを入力し始める前にこれらの設定を行いま すが、名簿データを入力したあとに設定変更することもできますので、その際には再度本章を 読み返してみてください。 第 2 章 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 5

（1）ユーザー情報の登録 ユーザー情報として、みなさんの会社やお店の情報、あるいは個人の情報を登録します。ここで登録 された内容は、ハガキ、封筒、宅配便伝票の差出人のデータとして使われます。また、封筒に印刷す る会社などのロゴマークもここで設定することができます。もし、これらの機能を使わない場合には、必 ずしも登録する必要はありません。 ユーザー情報の登録は、下記要領で行ってください。 「メインメニュー」画面から、［ユーザー 情報］ボタンをクリックします。 ※aキーを押しながらUキーを押すという 操作もあります。 「ユーザー情報」画面が表示されま す。 それぞれのデータを入力します。入力する内容や入力方法については、あとの入力項目ごとの説明 を参考にしてください。 途中で入力をキャンセルしたい場合には、eキーを押してください。すべてのデータが、この画面 を開いた直後の状態に戻ります。 入力が完了したら、［閉じる］ボタンをクリックしてください。閉じると同時に、データは自動的に保存されます。 16

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基本情報の設定 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 6

■氏名 このデータベースをお使いになっている方の氏名を入力してください。 ここに入力されたデータはハガキ等の差出人として印刷されますので、場合によっては、担当者など の氏名ではなく、社長や店長などの氏名の方がよい場合もあります。適宜考えて入力してください。 ■会社名/学校名 みなさんの会社やお店の名前、あるいは学校名を入力します。 ■部署名/学部学年 会社内の部署名や、学校内の学部・学年等を入力します。 ■郵便番号 7桁の郵便番号を入力します。入力すると、それに対応した住所が自動的に「住所1」の欄に入力さ れます。 ■住所1、住所2 住所を入力します。既に郵便番号が入力されている場合は、途中までの住所が入力されていますの で、残りの部分だけを入力してください。 ※「住所1」と「住所2」は特に分け方があるわけではありませんが、長い住所を「住所1」の欄だけに入力すると、ハガキ等でうし ろの部分が印刷されない場合があります。適当な場所で分けて入力するようにしてください。 ■電話番号 電話番号を入力します。 ■ロゴマーク 封筒に印刷する、みなさんの会社やお店のロゴマークを登録します。 このロゴマークは直接データを入力するものではありません。ロゴマークを登録するには、下記手順に したがってください。 まず、Windows付属のペイントや各種グラフィックソフトなどを使って、別途、ロゴマークの画像ファイル を作成します。ファイルは、Windowsビットマップファイル（.BMP）、GIFファイル（.GIF）、JPEGファイル （.JPG、.JPEG）のいずれかの形式で作成し、任意のフォルダに保存しておきます。 「ユーザー情報」画面の［取り込み］ ボタンをクリックします。 「画像ファイルの選択」ダイアログが表 示されますので、別途作成しておい たロゴマークの画像ファイルを選択し、 ［開く］ボタンをクリックします。 17

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第 2 章 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 7

以上の操作によって、指定した画像 ファイルが「ユーザー情報」画面に取 り込まれて表示されるとともに、封筒 の帳票デザイン変更が自動的に行わ れます。 ※ 封筒のデザイン変更が行われる際、一瞬その デザイン画面が表示されます。これは内部的 にデザイン変更を行うためのもので、異常では ありません。 取り込みが完了すると、ロゴマークの画像データはこの名簿管理データベースの中に保存されます。 したがって、任意のフォルダに保存されているロゴマークの画像ファイルは削除してしまってかまいま せん。 一度登録したロゴマークは、再度［取り込み］ボタンを実行することによって、いつでも別の画像ファイ ルに切り替えることができます。 ロゴマークを削除したい場合には、 「ユーザー情報」画面の［クリア］ボタ ンをクリックしてください。右のようなメ ッセージが表示されますので、確認後、 ［はい］ボタンをクリックします。 ※［クリア］を実行すると、封筒のデザインから もロゴマークが削除されます。 既存のデータを編集中にeキーを押すことで、それまでの編集内容を元に戻すことができますが、 ロゴマークの取り込みを実行したあと、eキーで編集をキャンセルした場合、「ユーザー情報」画面 上のロゴマークは元に戻っても、封筒のデザインまでは元に戻りません。その場合には、元の画像ファ イルで再度取り込みを実行し、封筒のデザインも編集前の内容に戻す必要があります。 ■グラフィックフィルタについて Accessの画面や帳票にGIFファイル（.GIF）やJPEGファイル（.JPG、.JPEG）の画像を表示する には、「グラフィックフィルタ」と呼ばれるソフトをパソコンに組み込んでおく必要があります。も し、それらの形式の画像ファイルが画面にイメージ表示されない場合には、［コントロールパネル］ の［プログラムの追加と削除］（WindowsXP以外のOSでは［アプリケーションの追加と削除］）より Office2003やOfficeXPなどの“追加”セットアップを実行し、必要なグラフィックフィルタを追 加インストールしてください。 ※正しく画面表示されていれば、既にグラフィックフィルタは組み込まれています。追加作業は何も必要ありません。 18

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基本情報の設定 封筒下部のデザイン A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 8

なお、Officeの、アプリケーション及 びツールの更新オプション選択画面 にお い て 、グラフィックフィル タ は 「Office共有機能」の下位にあります。 Accessの下位ではありませんので、 注意してください。 （2）マスタデータの登録 個々の名簿データは、さまざまな区分で分類することができます。たとえば、「個人/法人」という分け 方もありますし、「顧客/仕入先」や「正社員/臨時社員/パート/アルバイト」、あるいは「正会員/準会 員/非会員」といった分け方もあるでしょう。この名簿管理データベースでは、そのような名簿データを 分類するためのいくつかのデータ項目が用意されています。そして、そのデータ項目の選択肢となる、 「個人/法人」といった分類項目のマスタデータを登録するのが「マスタ管理」画面です。ここではそ の登録方法について説明します。 19

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第 2 章 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 9

なお、それらの分類項目を使わない場合にはマスタデータを登録する必要はありません。また、分類項 目を入力せずに名簿データを入力していき、必要となった時点で追加入力することもできます。その ような場合には、まずここでマスタデータの登録を行い、そのあと、個々の名簿データについて分類項 目を追加入力するようにします。 マスタデータの登録は、下記要領で行ってください。 「メインメニュー」画面から、［マスタ管 理］ボタンをクリックします。 ※aキーを押しながらMキーを押すという 操作もあります。 「マスタ管理」画面が表示されます。 「マスタ管理」画面は7つに分類され ています。これらの画面は、画面上部 にあるそれぞれの文字の部分をクリッ クすることによって、切り替えることが できます。 それぞれのデータを入力します。新た にデータを追加する場合には、一番 下の空の行に入力を行います。 20

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基本情報の設定 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 0

入力する内容や入力方法については、あとの入力項目ごとの説明を参考にしてください。 入力されたデータは、カーソルを別の行に移動させたとき、左端の灰色のボックス部分をクリックしたと き、あるいは別の分類の画面に切り替えたときに、自動的に保存されます。 途中で入力をキャンセルしたい場合には、eキーを押してください。現在編集中の行についての み、データが編集前の状態に戻ります。 すべての入力が完了したら、［閉じる］ボタンをクリックしてください。 1.分類区分 「名簿登録編集」画面において、「名 簿番号」の隣にある、名簿データの主 たる分類項目です。ここでは、名簿デ ータを分類する上での“大分類”とい えるような項目を登録します。 ■分類区分 分類区分を表す任意の整数値を入力します。 ■分類名 分類の内容を表す任意の名称を入力します。 21

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第 2 章 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 1

「分類区分」には、ゼロ以上の整数値 しか入力できません。それ以外の文 字（アルファベットなど）を入力すると、 右のような警告メッセージが表示され ます。［OK］ボタンをクリックして、正し い数値を入力し直してください。 ※この制約はほかの分類項目の画面でも同じです。 「分類区分」には、必ず一意の値を入力します。ほかの行に設定されている値と重複した値を入力 することはできません。そのような値を入力すると、次のような警告メッセージが表示されます。［OK］ ボタンをクリックして、ほかと重複しない値を入力し直してください。 ※この制約はほかの分類項目の画面でも同じです。 2.敬称区分 「名簿登録編集」画面における、氏名 に対する「敬称」欄の分類項目を設 定します。 ■敬称区分 敬称区分を表す任意の整数値を入 力します。 ■敬称 敬称を入力します。 22

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基本情報の設定 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 2

3.区分1∼区分5 「名簿登録編集」画面の「その他」の 情報における、5つの「区分」欄の分 類項目を設定します。 この区分1∼区分5は、「分類区分」 や「敬称区分」とは異なり、名簿管理 データベースをお使いになっている方 が、それぞれの必要性に応じて、自由 に項目を設定し扱うことができるデー タ項目です。たとえば、顧客のランク 付けに使ったり、仕入先への支払条 件の分類に使ったり、会員からの会 費の集金方法の分類に使ったりと、 個々の名簿データに対して、任意に 分類項目を追加設定することができ ます。いわば、名簿データを分類する 上での“小分類”といえるような項目 です。 ■区分1∼区分5 区分を表す任意の整数値を入力します。 ■区分名 それぞれの区分に応じた任意の名称を入力します。 これらのマスタデータは、名簿データを入力したあとでも、いつでも変更することができます。しかし、た とえば「敬称区分＝1」が“御中”であったものを“様”に書き換えた場合、それまで“御中”であった すべての名簿データが“様”に置き換わりますので、変更する際にはこの点に十分留意してくださ い。 23

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第 2 章 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 3

（3）項目名の設定 「名簿管理」とひと口にいっても、さまざまな用途があります。顧客管理や会員管理、あるいは社員管 理や学生管理など、お使いになる方の目的によってさまざまです。たとえば、この名簿管理データベー スでは、ひとつひとつの名簿データを「名簿番号」という名称で管理しています。これは個々のデータ のID番号のようなものです。しかし、氏名や住所のようなデータならどんな使い方でも共通的に使え るかもしれませんが、「名簿番号」という名称は必ずしも適切でない場合もあるかもしれません。顧客 管理にこの名簿管理データベースを使うなら、「名簿番号」より「顧客番号」の方がよいでしょう。会員 管理なら「会員番号」、社員管理なら「社員コード」といったように、それぞれの利用目的に応じて、わ かりやすい名称を使いたいものです。 それらは、データベースをカスタマイズすることによってどのようにも変えることが可能ですが、この名簿 管理データベースでは、通常の使い方において（カスタマイズなしに）、一部のデータ項目名を自由に 設定変更することができます。ここでは、その設定項目および方法について説明します。なお、既定 のデータ項目名のままでよい場合は、ここでの操作は一切必要ありません。ただし、あとで必要となる 可能性もありますので、本データベースにこのような機能があることはぜひ知っておいてください。 項目名の設定は、下記要領で行って ください。 「メインメニュー」画面から、［項目名 設定］ボタンをクリックします。 ※aキーを押しながらKキーを押すという 操作もあります。 「項目名設定」画面が表示されます。 24

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基本情報の設定 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 4

「項目名設定」画面では、「基本項目名」と「表示項目名」の2つのデータ項目があります。 ●基本項目名 ･･････あらかじめこのデータベースで設定されている項目名です。データベースを使い 始めたときは、これらの名称が初期値として画面や帳票に表示されます。たとえ ば「名簿番号」というデータ項目はそのまま“名簿番号”と表示されます。 この項目名設定は、名簿管理データベースで扱っているすべてのデータ項目 の表示内容を変えるものではありません。あくまでもこの「基本項目名」欄に表 示されているデータ項目のみです。 ●表示項目名･････基本項目名に対して、それを画面や帳票上でどのような名称で表示するかを 設定するデータ項目です。たとえば、基本項目名が「名簿番号」となっているデ ータの表示項目名を「会員番号」と入力・設定します。すると、初期値では“名 簿番号”と表示されていたすべての画面・帳票上の表示が、“会員番号”に変 わります。 ここでは、「表示項目名」の欄のみ、 必要に応じた任意の名称に書き換え ます。「基本項目名」の欄は編集で きません。 入力されたデータは、カーソルを別の行に移動させたとき、左端の灰色のボックス部分をクリックしたと き、あるいは［閉じる］ボタンをクリックしたときに、自動的に保存されます。 途中で入力をキャンセルしたい場合には、eキーを押してください。現在編集中の行についての み、データが編集前の状態に戻ります。 すべての設定が完了したら、［閉じる］ ボタンをクリックしてください。 この際、もし表示項目名が設定変更 された場合には、次のようなメッセー ジが表示されます。 メッセージのとおり、この画面で変更した内容は、それぞれの画面を次回開いたときにはじめて反映 されます。もし既に「名簿登録編集」画面などが開いている場合には、一旦閉じてから、開き直してく ださい。その時点で画面の表示内容が変わります。 25

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第 2 章 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 5

それぞれの設定が、どのように画面に反映されるか、変更前と変更後を例示します。 「項目名設定」画面での変更設定例 各画面への反映結果（「名簿登録編集」画面の例） 26

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基本情報の設定 A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 6

設定変更した項目名を、一番はじめ の初期状態（基本項目名＝表示項 目名の状態）に戻したい場合には、 画面上の［規定値に戻す］ボタンをク リックしてください。すると、次のような メッセージが表示されますので、再確 認の上、［OK］ボタンをクリックします。 これによって、すべての項目が、基本項目名＝表示項目名の状態に戻ります。 なお、部分的に元に戻したい場合には、個々に入力を行ってください。 27

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