資 料 ２
山 口 県 総 務 事 務 処 理 業 務
仕 様 書
平 成 ２ ４ 年 ８ 月
１ 業 務 の 概 要 （ １ ） 本 仕 様 書 の 位 置 づ け 本 仕 様 書 は 、 山 口 県 総 務 事 務 処 理 業 務 の 内 容 を 記 載 し た も の で あ る 。 提 案 者 は 本 仕 様 書 の 内 容 を 満 た し た う え で 、 自 由 に 提 案 す る こ と が で き る 。 （ ２ ） 背 景 及 び 目 的 厳 し い 財 政 事 情 等 を 踏 ま え 、 各 所 属 に 共 通 す る 、 給 与 、 旅 費 、 事 務 的 経 費 に 係 る 支 出 等 の 内 部 管 理 業 務 を 集 中 化 し 、 業 務 の 一 層 の 効 率 化 を 進 め て い る と こ ろ で あ る 。 内 部 管 理 事 務 の 処 理 に つ い て は 、 時 期 に よ り 繁 閑 の 差 が あ り 、 定 型 業 務 が 多 く 、 大 量 処 理 が 必 要 と い う 特 徴 が あ る こ と か ら 、 平 成 ２ １ 年 １ ０ 月 か ら 給 与 厚 生 課 職 員 （ 以 下 「 課 職 員 」 と い う 。） と 労 働 者 派 遣 事 業 に よ り 派 遣 さ れ た 職 員 （ 以 下 「 派 遣 職 員 」 と い う 。） が 相 互 連 携 し な が ら 対 応 し て き た が 、 ３ 年 を 経 過 し 、 よ り 効 率 的 な 処 理 を 図 る 観 点 で 「 業 務 委 託 」 に よ り 実 施 し 、 県 職 員 の 配 置 に つ い て も 内 部 管 理 事 務 か ら 事 業 部 門 へ の シ フ ト を 進 め 、 県 民 サ ー ビ ス の 一 層 の 向 上 を 図 る こ と を 目 的 と す る も の で あ る 。 （ ３ ） 業 務 受 託 に 際 し て の 基 本 事 項 本 委 託 業 務 の 受 託 者 （ 以 下 、「 受 託 者 」 と い う 。） は 、 上 記 背 景 を 踏 ま え 、 総 務 事 務 の 一 層 の 効 率 処 理 を 図 る た め に 、 以 下 の 観 点 で 業 務 を 履 行 す る こ と 。 ア 委 託 業 務 の 品 質 向 上 に 努 め る と と も に 、 内 部 統 制 を 徹 底 さ せ る こ と 。 イ リ ス ク マ ネ ジ メ ン ト を 充 実 さ せ 、 受 託 業 務 を 安 定 し て 遂 行 す る こ と 。 ウ 業 務 を 履 行 す る 過 程 で 対 象 業 務 の 分 析 を 行 い 、改 善 提 案 を 提 示 で き る よ う に す る こ と 。 エ 業 務 に 従 事 す る 者 （ 従 業 員 ） に 適 切 な 研 修 を 行 い 、 配 置 す る こ と 。 オ 関 係 法 令 及 び 本 県 の 運 用 方 針 、 取 扱 要 領 等 を 遵 守 す る こ と 。 カ 各 シ ス テ ム の 仕 様 変 更 等 に よ り 、 業 務 処 理 方 法 が 変 更 と な る 場 合 が あ る が 、 こ れ に 対 応 す る こ と 。 キ 業 務 処 理 状 況 に つ い て は 、 課 職 員 が セ キ ュ リ テ ィ ー 対 策 の 観 点 で 具 体 的 な 状 況 確 認 を す る 場 合 が あ る 。 ク フ ァ イ リ ン グ に 関 し て は 、 課 職 員 が 文 書 管 理 ・ 監 査 の 観 点 か ら 確 認 す る 場 合 が あ る 。 ケ 業 務 に よ っ て は 繁 忙 期 が あ る た め 、 適 切 に 対 応 で き る 体 制 と す る こ と 。 ２ 委 託 業 務 の 内 容 等 （ １ ） 業 務 名 山 口 県 総 務 事 務 処 理 業 務 （ ２ ） 履 行 期 間 平 成 ２ ４ 年 １ ０ 月 １ 日 （ 月 ） か ら 平 成 ２ ６ 年 ９ 月 ３ ０ 日 （ 金 ） ま で （ ３ ） 業 務 内 容 ア 業 務 移 行 期 間 平 成 ２ ４ 年 １ ０ 月 １ 日 か ら 平 成 ２ ４ 年 １ ２ 月 ３ １ 日 ま で は 、業 務 移 行 期 間 と 位 置 付 け 、 平 成 ２ ５ 年 １ 月 １ 日 か ら 委 託 さ れ た 業 務 を 円 滑 に 処 理 す る た め 、 課 職 員 か ら の 引 継 、 業 務 フ ロ ー 等 の 確 認 ・ 修 正 、 関 係 法 令 等 の 確 認 、 業 務 従 事 者 の 確 保 、 育 成 ・ 研 修 及 び 業 務 マ ニ ュ ア ル の 作 成 を 行 う こ と 。
お り 、 派 遣 職 員 の 業 務 が そ の ま ま 受 託 業 務 に 移 行 す る わ け で は な い た め 、 業 務 の 処 理 体 制 の 整 備 を 的 確 に 行 う こ と 。 現 在 就 業 中 の 派 遣 職 員 は 各 シ ス テ ム の 操 作 に 精 通 し て い る こ と か ら 、 就 業 継 続 に 向 け た 配 慮 を 行 う こ と が 望 ま し い 。 な お 、 資 料 ４ に 示 し て い る 業 務 フ ロ ー は 本 県 側 の 案 と し て 作 成 し て お り 、 受 託 者 が 正 確 性 や 効 率 化 の 向 上 を 図 る た め に 変 更 す る 場 合 に は 、 県 と 協 議 の 上 変 更 す る こ と が で き る 。 変 更 し た 場 合 は 、 変 更 後 の 業 務 フ ロ ー を 提 出 す る こ と 。 ま た 、 こ れ ら の 業 務 遂 行 状 況 の 把 握 、 管 理 、 必 要 な 情 報 の 管 理 に つ い て も 本 業 務 に 含 む も の と す る 。 執 務 室 の レ イ ア ウ ト 、 机 の 配 置 等 に つ い て も 本 業 務 に 含 み 、 県 と 協 議 の 上 決 定 す る 。 【 参 考 】 現 在 の 人 員 状 況 ・ 給 与 支 払 班 県 職 員 １ ３ 名 派 遣 職 員 ６ 名 ・ 旅 費 支 払 班 県 職 員 １ ２ 名 派 遣 職 員 ７ 名 ・ 賃 金 報 酬 班 県 職 員 １ ２ 名 派 遣 職 員 ７ 名 イ 業 務 処 理 期 間 平 成 ２ ５ 年 １ 月 １ 日 か ら は 、 資 料 ３ ～ 資 料 ４ に 示 す 、 給 与 、 諸 手 当 、 旅 費 等 の 申 請 の 受 付 、 審 査 、 デ ー タ 入 力 、 各 種 相 談 対 応 （ ヘ ル プ デ ス ク ） を 次 に よ り 行 う こ と 。 ( ｱ ) 業 務 処 理 に つ い て 疑 義 が 生 じ た 場 合 は 、 速 や か に 報 告 し 、 指 示 を 仰 ぐ こ と 。 ( ｲ ) 本 業 務 に 付 随 す る 電 話 応 対 及 び 通 知 文 作 成 は 、 受 託 者 が 行 う こ と 。 ( ｳ ) 各 種 相 談 対 応（ ヘ ル プ デ ス ク ）に つ い て は 、サ ー ビ ス の 低 下 を 招 く こ と の な い よ う 、 疑 義 が 生 じ た 場 合 は 課 職 員 と の 連 携 を 図 り な が ら 対 応 す る こ と 。 ( ｴ ) 業 務 処 理 を 通 じ て 蓄 積 さ れ る 経 験 を 元 に 、問 題 点 の 把 握 、更 な る 業 務 処 理 の 効 率 化 、 サ ー ビ ス レ ベ ル の 維 持 向 上 等 を 進 め る た め 、 積 極 的 な 事 務 改 善 の 提 案 を 行 う こ と 。 ( ｵ ) 業 務 に 関 し た 次 の 内 容 等 に つ い て は 、 す べ て 文 書 化 し て 県 と 共 有 す る こ と 。 ① 県 と の 協 議 録 ② 業 務 マ ニ ュ ア ル ③ 通 知 文 書 及 び 通 知 先 リ ス ト ④ 各 種 相 談 状 況 （ ヘ ル プ デ ス ク ） ⑤ 受 託 者 が 作 成 し た デ ー タ ベ ー ス 等 （ ４ ） 対 象 部 局 、 対 象 人 員 等 業 務 の 対 象 範 囲 は 下 記 の と お り で あ る 。（ 平 成 ２ ４ 年 ４ 月 現 在 ） ① 知 事 部 局 〔 正 規 職 員 約 ３ ７ ０ ０ 名 、 臨 時 職 員 約 ７ ５ ０ 名 〕 ② 企 業 局 〔 正 規 職 員 約 １ ２ ０ 名 、 臨 時 職 員 約 １ ５ 名 〕 ③ 各 種 委 員 会 〔 正 規 職 員 約 ７ ０ 名 、 臨 時 職 員 約 ２ ０ 名 〕 ④ 教 育 庁 〔 正 規 職 員 約 ４ ０ ０ 名 、 臨 時 職 員 約 ７ ０ 名 〕 ※ 正 規 職 員 は 再 任 用 職 員 を 含 む
３ 業 務 実 施 要 件 等 （ １ ） 業 務 実 施 場 所 山 口 市 滝 町 １ 番 １ 号 山 口 県 庁 ６ 階 給 与 厚 生 課 内 （ ２ ） 業 務 実 施 時 間 庁 舎 管 理 上 、 課 職 員 の 勤 務 時 間 に 準 拠 し 次 の と お り と す る 。 な お 、 業 務 時 間 外 に 実 施 す る 場 合 は 、 県 と 協 議 す る こ と 。 ア ８ 時 ３ ０ 分 か ら １ ７ 時 １ ５ 分 た だ し 、 休 日 （ 土 曜 、 日 曜 、 祝 日 、 １ ２ 月 ２ ９ 日 か ら １ 月 ３ 日 ） を 除 く （ ３ ） 利 用 可 能 施 設 等 品 名 数 量 等 事 務 ス ペ ー ス （ 光 熱 水 費 含 む ） － 事 務 用 机 ２ ０ 台 程 度 事 務 用 椅 子 ２ ５ 脚 程 度 端 末 機 （ 業 務 処 理 用 ） ２ ０ 台 程 度 コ ピ ー 機 、 プ リ ン タ 、 Ｆ Ａ Ｘ 、 書 架 共 用 品 電 話 機 業 務 処 理 用 の み と し 、 台 数 は 別 途 協 議 ※ 上 記 以 外 に 業 務 遂 行 上 必 要 な 物 品 を 独 自 に 持 ち 込 む 場 合 は 、 協 議 の 上 決 定 す る 。 ※ 筆 記 用 具 等 の 消 耗 品 に つ い て は 受 託 者 が 準 備 す る こ と 。 ※ 山 口 県 庁 舎 管 理 規 則 及 び 庁 舎 管 理 に 関 す る 通 知 等 を 遵 守 す る こ と 。 ※ 鍵 の 管 理 等 の 詳 細 に つ い て は 、 契 約 時 に 別 途 定 め る 。
（ ４ ） シ ス テ ム の 利 用 環 境 等 提 供 す る 環 境 等 利 用 条 件 等 ユ ー ザ ー Ｉ Ｄ １ 人 に つ き １ つ の Ｉ Ｄ を 付 与 す る 。 た だ し 、 繁 忙 期 等 に 一 時 的 に 業 務 に 従 事 す る 者 は 除 く 。 グ ル ー プ ウ ェ ア 一 部 の 機 能 を 除 き 、 使 用 を 認 め る 。 メ ー ル ア ド レ ス １ つ の Ｉ Ｄ に つ き １ つ の メ ー ル ア ド レ ス を 付 与 す る 。 た だ し 庁 内 専 用 と し 、 県 庁 外 と の 送 受 信 は で き な い 。 共 有 ア ド レ ス の 使 用 は で き な い 。 イ ン タ ー ネ ッ ト 業 務 以 外 の 目 的 で ウ エ ブ を 閲 覧 し て は な ら な い 。 ※ 上 記 環 境 の ほ か 、 業 務 遂 行 上 必 要 な 場 合 は 、 次 の 条 件 に よ り シ ス テ ム を 持 ち 込 む こ と が で き る こ と と す る が 、 詳 細 に つ い て は 県 と 受 託 者 で 協 議 の 上 、 決 定 す る 。 ・ 県 庁 Ｌ Ａ Ｎ に 接 続 し な い こ と 。 ・ 独 自 の Ｌ Ａ Ｎ 敷 設 関 係 の 費 用 は 、 受 託 者 が 負 担 す る こ と 。 ・ サ ー バ ー が 必 要 な 場 合 は 、 受 託 者 が 用 意 す る こ と 。 ・ 委 託 期 間 終 了 時 に は 、 受 託 者 の 費 用 に よ り 、 原 型 復 旧 す る こ と 。 （ ５ ） 使 用 す る シ ス テ ム シ ス テ ム 名 説 明 人 事 給 与 福 利 厚 生 シ ス テ ム 給 与 費 の 支 払 い 、 諸 控 除 金 の 登 録 等 総 務 事 務 シ ス テ ム 諸 手 当 届 出 等 旅 費 シ ス テ ム 旅 費 支 払 、 通 勤 及 び 出 張 経 路 確 認 賃 金 報 酬 シ ス テ ム 各 種 委 員 ・ 臨 時 職 員 に 対 す る 賃 金 ・ 報 酬 の 支 払 い グ ル ー プ ウ ェ ア 職 員 へ の 通 知 等 財 務 会 計 シ ス テ ム 旅 費 ・ 賃 金 ・ 報 酬 等 の 支 払 、 給 与 費 の 追 給 戻 入 源 泉 徴 収 事 務 支 援 シ ス テ ム 各 種 委 員 等 へ の 報 酬 等 か ら の 源 泉 徴 収 デ ー タ 等 管 理
（ ６ ） 業 務 執 行 体 制 業 務 を 円 滑 に 継 続 し て 履 行 す る た め に 、 適 切 な 人 材 を 配 置 し 、 繁 忙 期 や ト ラ ブ ル 処 理 に は 柔 軟 な 対 応 が で き る 体 制 と す る こ と 。 業 務 従 事 者 に つ い て は 、 継 続 し て 従 事 で き る 者 を 配 置 す る 努 力 を す る こ と と し 、 交 代 す る 場 合 に は 、 十 分 な 引 継 を 行 い 業 務 に 支 障 を き た さ な い よ う に す る こ と 。 業 務 従 事 者 に つ い て 、 次 に 示 す と お り 配 置 す る こ と 。 名 称 主 な 役 割 等 統 括 責 任 者 ・ 本 業 務 の 責 任 者 と し て 、 工 程 管 理 、 品 質 管 理 、 労 務 管 理 、 安 全 管 理 な ど 、 業 務 全 体 の 進 行 管 理 を 行 う 。 ※ 業 務 実 施 場 所 に 常 駐 し 、 原 則 と し て 交 替 し な い こ と 。 作 業 責 任 者 ・ 個 々 の 作 業 の 責 任 者 と し て 、 オ ペ レ ー タ ー の 配 置 、 指 導 ・ 教 育 を 行 う 。 ・ 統 括 責 任 者 が 一 時 不 在 の 場 合 の 代 理 者 と し て 対 応 。 作 業 従 事 者 ・ 統 括 責 任 者 、 作 業 責 任 者 の 指 示 の も と 業 務 処 理 を 行 う 。 （ ７ ） 連 絡 調 整 会 議 等 の 開 催 業 務 の 進 捗 状 況 の 報 告 、 疑 義 確 認 、 各 種 連 絡 、 そ の 他 円 滑 に 業 務 を 遂 行 す る た め 、 責 任 者 等 で 構 成 す る 連 絡 調 整 会 議 を 定 期 的 に 開 催 す る 。 ま た 、 業 務 実 施 に 必 要 な 連 絡 調 整 ・ 打 合 せ 等 を 必 要 に 応 じ て 随 時 、 課 職 員 と 統 括 責 任 者 等 と の 間 で 行 い 、 円 滑 な 業 務 遂 行 に 努 め る こ と 。 （ ８ ） 情 報 セ キ ュ リ テ ィ 業 務 履 行 に 際 し 、 個 人 情 報 の 接 触 機 会 が 多 い こ と か ら 、 情 報 の 漏 え い 等 個 人 情 報 の 管 理 に つ い て 体 制 の 整 備 及 び 措 置 を 十 分 に 講 じ 、 関 係 法 令 等 を 遵 守 す る こ と 。 ま た 、 本 業 務 に 携 わ っ た 者 は 、 個 人 情 報 は も ち ろ ん の こ と 、 業 務 の 遂 行 を 通 じ て 知 り 得 た 情 報 を 漏 ら し て は な ら な い こ と 。 ま た 、本 県 の 定 め る「 山 口 県 個 人 情 報 保 護 条 例 」、「 山 口 県 情 報 セ キ ュ リ テ ィ ポ リ シ ー 」、 「 山 口 県 情 報 セ キ ュ リ テ ィ 利 用 者 実 施 手 順 」 そ の 他 情 報 の 保 護 に 関 す る 各 種 規 程 等 に つ い て 同 様 に 遵 守 す る と と も に 、 個 人 情 報 の 保 護 や 業 務 上 の 機 密 の 保 持 に 留 意 す る こ と 。 県 庁 舎 内 で は 、 所 属 、 業 務 従 事 者 名 称 、 氏 名 、 顔 写 真 を 掲 載 し た 名 札 を 着 用 す る こ と 。 ４ 業 務 マ ニ ュ ア ル の 作 成 作 業 従 事 者 が 個 別 業 務 に 対 応 で き る た め の マ ニ ュ ア ル を 業 務 移 行 期 間 内 を 目 標 に 作 成 す る こ と 。 当 該 マ ニ ュ ア ル に つ い て は 、 必 要 な 都 度 見 直 し を 行 い 、 作 業 従 事 者 へ の 研 修 を 徹 底 す る こ
５ 契 約 期 間 終 了 に 伴 う 引 継 契 約 期 間 終 了 に 伴 う 委 託 業 務 の 引 継 は 、 業 者 間 で 行 う こ と と し 、 次 の 点 に つ い て 留 意 す る こ と 。 （ １ ） 引 継 方 法 、 引 継 期 間 に つ い て 、 事 前 に 県 に 協 議 す る こ と 。 （ ２ ） 引 継 に お い て 発 生 す る 費 用 は 、 受 託 者 が 負 担 す る こ と 。 ６ 委 託 料 の 支 払 い と 成 果 物 （ １ ） 委 託 契 約 書 に お け る 契 約 金 額 は 月 額 を 記 載 す る 。 （ ２ ） 受 託 者 は １ ヶ 月 ご と に 業 務 完 了 報 告 書 及 び 各 種 成 果 物 を 提 出 し 、 検 査 を 受 け る も の と す る 。 成 果 物 は 以 下 の と お り と す る が 、 協 議 の 上 で 、 内 容 を 追 加 す る 場 合 が あ る 。 区 分 品 目 内 容 業 務 移 行 期 間 ① 構 築 状 況 報 告 書 処 理 体 制 構 築 計 画 及 び 当 月 の 状 況 ② 業 務 報 告 書 当 月 の 業 務 実 施 内 容 作 業 従 事 者 数 研 修 実 施 状 況 等 ③ 協 議 議 事 録 協 議 相 手 別 議 事 録 業 務 処 理 期 間 ① 業 務 報 告 書 翌 月 の 実 施 計 画 当 月 の 各 個 別 業 務 の 処 理 日 程 及 び 件 数 作 業 従 事 者 一 覧 等 ② 業 務 マ ニ ュ ア ル 初 版 及 び 改 定 分 ③ 業 務 フ ロ ー 図 変 更 分 ④ 引 継 完 了 報 告 書 受 託 終 了 時
