1
－業務改善・効率化例 02－
経営企画部門
予算実績管理
http://www.xoblos.com/
xoBlos 業務改善・効率化例 02 2
目次
「予算実績管理」とは ... 3 「予算実績管理」業務の課題 ～各社の場合～ ... 3 xoBlos 導入後の「予算実績管理」業務 ～各社の場合～ ... 8 登録商標について ... 12xoBlos 業務改善・効率化例 02 「予算実績管理」とは 3
「予算実績管理」とは
「予算実績管理」や「予実管理」と呼ばれる業務が、多くのビジネスシーンに登場することは、皆様ご存知 と思います。予算実績管理とは、予算と実績を比較して達成率や差異を明らかにすることです。 予算実績比較表をもとに、差異を修正するために効果的な方法を検討することが多いのは、経営者や 経営層の管理者、営業責任者などです。 多くの企業には、経営企画部、経営企画室、経営戦略室と いった名前の経営企画部門が存在し、「予算実績管理」業務を遂行しています。そして、経営企画部 門が抱えている典型的で煩雑な業務を、xoBlos を導入することにより効率化し、経営層がタイムリーに 必要とする資料作成時間を大幅に短縮したＦ社、Ｔ社、Ｐ社の事例を以下にご紹介いたします。「予算実績管理」業務の課題 ～各社の場合～
各社の課題を挙げる前に、「予算実績管理」業務の前提となる枠組みを下図に示します。 （この例は、会計年度が 4 月度から翌年 3 月度までの企業の例です）xoBlos 業務改善・効率化例 02 「予算実績管理」業務の課題 ～各社の場合～ 4 あらゆる企業では、会計年度ごとに財務指標を基にした記録、財務諸表作成、統制が行われています （財務会計）。そして、管理会計や経営計画の指標に基づき、予算計画を策定します。 （⇒ 業務改善・効率化例 01 「予算編成業務」） 予算の種類が損益予算なのか、資本予算・資金予算なのか。損益予算の中でも、販売予算（売上 高、販売費など）なのか、製造予算（製造原価、購買費用など）なのか、本部予算（一般管理費な ど）なのか。企業経営のための投資や資金活動を計画するのか、経営目標に基づく行動計画を立てる のか。部門ごとに統制するのか、製品・サービスごとに統制するのか。 このように予算策定には様々な観点が必要ですが、予算（計数計画）の特徴として次の点が挙げられ ます。 会計年度の初め（期初）では、企業活動の具体的な目標値となる。 期中では、実績と比較しての達成度確認、業績評価の基準となる。 企業の問題分析に活用することで、経営層のリスク管理、ビジネスチャンス発見につなげられる。 多くのの企業では、この予算（計画）、実績、達成度評価を、1 年を 12 ヵ月に配分した表で管理する ことが普通であり、それぞれの企業での予算の特徴や粒度をすべて満たすことのできるソフトウェアがないこ とから、Excel による予算実績管理を行っている企業がほとんどです。 それではここで、xoBlos を導入したＦ社、Ｔ社、Ｐ社の導入前の課題を、表にしてまとめてみます。
xoBlos 業務改善・効率化例 02 「予算実績管理」業務の課題 ～各社の場合～ 5 各企業の一般情報と予算（計数計画）の種類 設備工事・IT 企業 Ｆ社 総合商社 Ｔ社 食料品メーカー Ｐ社 従業員数 280 名 1,250 名 2,500 名 拠点 神奈川本社。関東圏 に 7 支店。 大阪本社。日本全国 に 20 拠点。アジアに 3 拠点。欧州に 4 拠点。 東京本社。日本全国 に 16 営業所、6 工 場。 予算（計数計画）の 種類 資金予算、資本予算、 部門別損益予算（売 上、費用） 部門別損益予算（売 上、費用）、商品別損 益予算（売上、費 用） 資金予算、商品別損 益予算（売上、費 用） 予算実績管理の管轄 部門と担当者数 財務部 経営戦略グ ループ。6 名。 経営企画部 予算グ ループ。16 名。 経営企画室、経理部。 10 名。 現場の予算・実績入 力者数 48 名 330 名 56 名 各企業の「予算実績管理」業務の特徴 設備工事・IT 企業 Ｆ社 総合商社 Ｔ社 食料品メーカー Ｐ社 予算編成 当初 1 回。下期 1 回。 当初 3 回。四半期ごと に見直し。 当初 2 回。下期 1 回。 Excel の分析軸（縦 軸）の観点 （横軸は時間軸） 勘定科目。事業部、部 門、チーム、プロジェク ト。 売上科目、経費科目。 部門別構成。エリア別 構成。 資金繰表に連携した科 目。製品・サービス別構 成。営業所別構成。
xoBlos 業務改善・効率化例 02 「予算実績管理」業務の課題 ～各社の場合～ 6 設備工事・IT 企業 Ｆ社 総合商社 Ｔ社 食料品メーカー Ｐ社 予算積上げレベル 2 レベル（2 段階） 2 レベル（2 段階） 1 レベル（1 段階） 予算・実績収集方法 グループウェア、Excel メール添付 Excel、共 有フォルダ メール添付 Excel 記入シートの種類 8 種類 12 種類 11 種類 実績値の記入方法 会計パッケージ 連動 データから転記 現場で集計・記入 原価管理パッケージ連 動データから転記 予算実績分析の経営 層への報告 月に 1 回 月に 1 回 月に 2 回 その他の特徴 達成度分析を、部門・ チーム別の業績評価に 利用。 実績の他に、各月の売 上見込み、経費見込 みも入力して計数管 理。 担当者が数値の他にコ メントも Excel に記入 し、それを定性的分析 に利用。 各企業の「予算実績管理」業務の問題点と課題 設備工事・IT 企業 Ｆ社 総合商社 Ｔ社 食料品メーカー Ｐ社 ファイルが多く、あちこ ちに散らばる ファイル名の付け方が担 当者によりまちまちで、 収集・整理が煩雑 共有フォルダを使用する ため、ファイルの衝突が 起こる すべてをメール添付の Excel ファイルで行うた め、管理が驚くほど煩雑 である 管理が属人的で会社 全体で共有できない 部門別に独特な予算 実績集計方法をとって いて、全社で標準的な 予算実績管理ができな い。 Excel マクロに詳しい現 場の人間が集計の仕 組みを作っていて、その 人しか仕組みを直せな い。 業績評価や部門別按 分などの仕組みを Excel の複雑な数式・関数で 実現していて、他のアプリ への移行が困難。
xoBlos 業務改善・効率化例 02 「予算実績管理」業務の課題 ～各社の場合～ 7 設備工事・IT 企業 Ｆ社 総合商社 Ｔ社 食料品メーカー Ｐ社 経営層への報告が遅 い（鮮度の問題） 分析資料（経営資 料）作成に時間がかか り、1 か月1 回しか報告 できない。 分析資料（経営資 料）作成に時間がかか り、1 か月 1回しか報告 できない。 タイムリーな実績値連 携ができず、精度の良 いデータは1か月2回し か反映できない。 データの加工・集計に 手間がかかる 部門別、事業部別の 2 レベル（2 段階）積上 げ処理が煩雑。 予算・実績・見込みの 3 つの数値を管理する ための仕組みが煩雑。 製品・サービス別構成、 営業所別構成での集 計に手間取る。 精度の問題 作業時間による妥協が あり、ある程度の精度で 経営資料を作らざるを 得ない。 手作業による入力・集 計が多いため、集計ミス を検知する仕組みがな い。 仕組みの精度低下に 伴う、予算（計画）自 体、達成率自体の精 度低下。 将来的な不安 社内の他の業務アプリ がプライベートクラウドに 移行しつつあり、この業 務だけ取り残されるので はないかと思われる。 手作業と Excel マクロ による仕組みで回してい るが、この仕組みを今 後 5 年間続けていく自 信がない。 優秀なスタッフをこの大 変な作業にあてている が、別の業務で活躍で きないという人材配置・ 人材育成の不安。 担当者のストレス 作業負荷による人体 的、心理的ストレス。 作業負荷による人体 的、心理的ストレス。 作業負荷による人体 的、心理的ストレス。 このように、Ｆ社、Ｔ社、Ｐ社ともに、煩雑で手間のかかる「予算実績管理」業務に悩まされていて、手 作業により業務を回しているものの、その精度や鮮度に不満を持っており、業務改善・効率化への要求が 高まっていました。可能ならば週に 1 回は経営資料を作成できるような業務刷新・革新を願う声も上がっ ていました（特に経営層から）。
xoBlos 業務改善・効率化例 02 xoBlos 導入後の「予算実績管理」業務 ～各社の場合～
8
xoBlos 導入後の「予算実績管理」業務 ～各社の場合～
xoBlos corabo を導入し、「予算実績管理」業務を WEB アプリとして運用することにより、
xoBlos 業務改善・効率化例 02 xoBlos 導入後の「予算実績管理」業務 ～各社の場合～ 9 各企業の xoBlos による「予算実績管理」業務の革新点 設備工事・IT 企業 Ｆ社 総合商社 Ｔ社 食料品メーカー Ｐ社 ファイル配布方式、ファ イル収集方式の標準 化と効率化 記入用テンプレートのダ ウンロードによる様式標 準化。 予算積上げレベルによ る利用者の権限設定、 メニュー設定を実現。 メール添付収集・配布 を撤廃し、すべて WEB アップロード、ダウンロー ドの仕組みに変える。 管理が属人的で会社 全体で共有できない問 題の解決 インターフェイスをブラウ ザを使用した WEB アプ リに統一。 全体の仕組み自体をプ ライベートクラウドに移 行。 Excel マクロの撤廃と業 務プロセス手順組み立 ての標準化。 維持管理作業を一般 社員が可能に。 今まで情報システム部 門での管理が難しかっ た Excel 数式・関数を 多用した業務の仕組み が、管理可能な WEB アプリとなった。 経営層への報告がタイ ムリーになる（鮮度の 問題の解決） 分析資料（経営資 料）作成がスピードアッ プし、1 週間に 1 回の 報告となる。 予算実績差異分析の スピードアップに伴い、リ スク発見力、組織調整 力が増大。 分析資料（経営資 料）作成のスピードが 上がり、経営判断への 貢献度が高まる。 データの加工・集計の スピードアップ 会計パッケージからの実 績自動連携。 部門別の集計ルールを xoBlos 設定に記憶さ せ、毎回の処理振り分 け手作業を撤廃。 集約・集計作業を設定 のみで自動化。 xoBlos 高速エンジンで Excel を開かずに実行 し、大量データ処理もス ピードアップ。 原価管理パッケージか ら xoBlos でデータ連携 し、実績入力の手間を なくす。
xoBlos 業務改善・効率化例 02 xoBlos 導入後の「予算実績管理」業務 ～各社の場合～ 10 設備工事・IT 企業 Ｆ社 総合商社 Ｔ社 食料品メーカー Ｐ社 精度の問題の解決 作業時間による妥協が なくなり、精度の良い的 確な経営資料を作るこ とが可能になった。 予算の根拠・妥当性、 実績値の精度、すべて が良くなり、予算達成 率による業績評価がで きる組織体制ができあ がった。 効率や士気の低下を 招いていた予算根拠の 不確かさ、達成度評 価・業績評価の精度の 悪さが解消し、組織の 士気を高める結果とな った。 組織イノベーションの 実現 予算編成業務、予算 実績管理業務がプライ ベートクラウドに WEB ア プリとして移行し、今後 10 年間は継続使用で きるインフラを確立。 環境の変化に応じて予 算（計画）は適宜見 直されることになり、望 まれていたスピード経営 が推進された。 この大変な業務に多大 な作業時間をかけてい たスタッフの負荷・ストレ スをなくし、他の創造的 な業務への転換と士気 の向上を実現。
xoBlos 業務改善・効率化例 02 xoBlos 導入後の「予算実績管理」業務 ～各社の場合～ 11 ここに挙げた各社の革新点は、「xoBlos の効果」として並べている次の 5 つの効果に他なりません。 ① Excel 集約・集計業務を大幅時間短縮 （省人化、時間短縮） ② Excel 業務で残る手作業を全自動化、ヒューマンエラーを 100％撲滅 （品質） ③ Excel 大量データの高速処理 （性能） ④ 統制と円滑なコミュニケーションの実現 （スピード経営） ⑤ ストレス（個人・組織の作業負荷）をストレッチ（個人の熱意高揚と他者への信頼）に変える （組織イノベーション）
xoBlos 業務改善・効率化例 02 登録商標について
12
登録商標について
xoBlos（ゾブロス）は、デジタル・インフォメーション・テクノロジー株式会社の登録商標です。 Microsoft Windows、Microsoft Office、Excel は、米国 Microsoft Corporation の米国
およびその他の国における登録商標です。
