北ガスアリーナ札幌 46 開館記念事業 企画運営業務委託に係る提案説明書
1 企画提案募集の趣旨
本プロポーザルの募集は、北ガスアリーナ札幌 46 開館記念事業実行委員会事務局(以下「事務 局」という。)が北ガスアリーナ札幌 46 開館記念事業 企画運営業務の委託業者を決めるために行 うものである。 業務の内容及び手続きの流れは以下に示すとおり。2 事業概要
(1) 日 程 平成 31 年4月 27 日(土)~ 平成 31 年4月 29 日(月) (2) 会 場 北ガスアリーナ札幌 46(札幌市中央体育館) 札幌市中央区北4条東6丁目3 履行期間
契約書に示す日から平成 31 年6月 28 日(金)まで4 予算規模
6,000 千円(消費税及び地方消費税を含む) ※上記金額は、委託者招聘ゲストの謝金は含まないものとすること。5 業務内容
(1)開館記念式典
日時:平成 31 年4月 27 日(土) 午前 10 時~ 場所:北ガスアリーナ札幌 46 アリーナ ①企画・演出・運営 ・式典企画検討 ・進行台本作成 ・司会者の手配、調整 ・式典登壇者との調整 登壇者については、8名程度を予定 式典登壇者の手配については委託者が行う ・式典全体の進行管理 ・音響、照明、映像に関わる操作 ②式典会場の設営 ・会場レイアウト図の作成 ・音響設備、映像設備、舞台施工・美術関係等の製作、設営及び撤去、設営管理 (式典記念撮影用バックパネル、タイトル看板、案内・誘導サイン等表示板含む) ・式典必要備品の手配(体育館の備品については利用可) ・諸室の設営管理(式典登壇者の控室、運営控室 等) ③式典会場の運営・運営、警備マニュアルの作成 ・来場者の受付、誘導 来場者の募集については、委託者で行うので、業務に含めないこと。 受付時にはプログラム、各種チラシ等の配布を行うこと。 ・報道対応 ・来賓の駐車場誘導 ④式典後に続くイベントの設営、運営及び撤去 ⑤特定来賓者の招待等に係る業務 ・案内文及び封筒の作成、市への納品(筆耕費用含む) 来賓者名簿は委託者で準備するものとする。人数は 100 名程度を予定。
(2)オープニングイベント
日時:開館記念式典終了後 場所:北ガスアリーナ札幌 46 アリーナ 招聘ゲスト:小椋久美子氏 ①オープニングイベントの企画・演出・運営 ・イベント企画検討 委託者招聘ゲスト(小椋氏)を活用した企画とすること。 2つ以上のアトラクションを企画すること。 企画のうち、1つは来場者の体験・参加型の企画とすること。 ・進行台本作成 ・司会者の手配、調整 ・委託者招聘ゲストを除く舞台出演者の手配、調整 ・イベント全体の進行管理 ・音響、照明、映像に関わる操作 イベント中の様子を館内の大型映像装置を活用し放映すること ②イベント会場の設営 ・会場レイアウト図の作成 ・音響設備、映像設備、舞台施工・美術関係等の制作、設営及び撤去、設営管理 ・イベント必要備品の手配(体育館の備品については利用可) ・諸室の設営管理(式典登壇者の控室、運営控室 等)(3)バドミントン教室
日時:オープニングイベント終了から1時間半程度後 場所:北ガスアリーナ札幌 46 アリーナ 講師:小椋久美子氏、他 ①オープニングイベント会場(アリーナ部分)撤去 ・アリーナ部分について、バドミントン教室を実施できる状態までの撤収を行うこと。 ②バドミントン教室運営者との調整 ・本業務とは別途にバドミントン教室の運営を行うことから、開始時間までの撤収や準備 等について、教室運営者と各種調整を行うこと。(4)施設無料開放・無料体験
日時:平成 31 年4月 28 日(日)・平成 31 年4月 29 日(月) 場所:北ガスアリーナ札幌 46 全室 ①無料開放・体験の企画・運営 ・全体企画の検討 ・各室毎の実施企画、タイムスケジュール作成 ②体験講師などの手配・調整 ③体験に必要となる備品の手配 ④看板等表示物制作、設置、撤去(5)その他の提案事項
その他、提案する企画がある場合は、その実施に関わる全ての事項。 なお、屋外の外周部分は工事中のため、原則使用不可とする。 [例]体育館内空き空間を活用したPRブース、健康関係の取組、飲食の提供(6)共通事項
①告知チラシ・ポスター・当日プログラム等のデザイン案作成(印刷除く。) ②事業実施状況の写真撮影 ③警備計画の作成及び警備業務(警備マニュアルの作成等含む。) ④事故防止等の安全対策 ⑤傷病者等の対応 ⑥保険加入 ※バドミントン教室の参加者を含む。 ⑦必要なスタッフの手配 ※委託者より、ボランティア 15 名程度を従事者として派遣する。 ※施設無料開放・無料体験について、単純に施設を無料開放する場合には、施設管理者の通常 運営で対応可能。 ⑧その他当該イベントの円滑かつ安全な開催のために必要な業務(7)業務報告書の提出
業務終了後、平成 31 年6月 28 日(金)までに、業務実績をまとめた報告書を提出すること とし、報告書には下記の資料を添付すること。 ①各種印刷物(デザイン原本の電子データ含む) ②記念事業の実施状況写真 ③案内看板等設置状況写真(デザイン原本の電子データ含む)6 企画提案を求める事項
(1)初日の各催し企画演出案
①テーマ・コンセプト等について ②全体のタイムスケジュール ③開館記念式典 ・式典内容、演出、運営案・会場レイアウト、装飾デザインの方向性 ④オープニングイベント ・イベント内容、演出、運営案 ・イベントの出演者案 ・会場レイアウト、装飾デザインの方向性
(2)施設無料開放・無料体験企画イメージ
①各室毎の企画イメージ ※実施内容については施設管理者、各競技団体等との詳細の調整が必要な場合があるため、 提案内容はあくまでイメージとし、実際の実施内容については、選定後に委託者などと協 議の上、確定させる。 ※1種類以上パラスポーツに関わる企画を盛り込むこと。 ※多目的室、トレーニング室、ウエイトリフティング室については、委託者自らが運営を行う ことから、提案を求めない。 ※施設の開館時間は 9:00~21:00 となっており、そのうち 9:00~17:00 の企画イメージを提 案すること。なお、17:30 以降は全室無料開放を前提とするが、特に企画がある場合は、夜 間の提案も認める。なお、17:30 以降を無料開放とする場合は、17:30 までに使用可能な状 態まで撤収を行うこと(使用が可能であれば、全ての撤収までは求めない)。 ※委託者にて無料で貸出し可能な物品は「参考資料(貸出備品リスト)」のとおり。(3)その他の提案事項
①企画案 ②レイアウト案(4)成果指標
本事業における効果を図る指標及びその計測手法を提案すること。(5)見積り
※施設無料開放・無料体験企画部分に関しては、企画イメージで必要となる額を見積ることと し、選定後の協議にあたっては当見積額を上限に実際の実施内容を確定させる。
(6)業務実施体制、類似業務実績
7 留意事項
(1)北ガスアリーナ札幌 46(札幌市中央体育館)開館記念の意義を踏まえた内容とすること。 (2)招聘ゲストは来札時間の都合上、オープニングイベントからの出演とすること。 (3)オープニングイベントは、招聘ゲストを中心に、司会者、提案出演者等を活用の上、スポー ツの楽しさを表現するものとすること。 (4)招聘ゲストの出演は合計で 120 分程度までとすること。 (5)オープニングイベント実施前に、実施準備や会場レイアウト変更など出の時間が一定程度 かかる場合は、来場者を飽きさせることの無いよう工夫をすること。 (6)事前設営は平成 31 年4月 26 日(金)10 時から実施可能。撤去については翌日以降の施設 無料開放に支障がないよう行うこと。(7)契約締結後に協賛者のブースが設置される可能性があるため、その場合には会場レイアウ トについて別途協議を行う。 (8)招聘ゲスト、ボランティアの謝金については、委託者にて支払うことから見積もりに含め ないこととする。 (9)施設利用料、備品利用料は免除となるため、見積りには含めないこととする。