佐倉市市民課窓口業務等委託事業 仕様書 １．目 的 住民基本台帳法（昭和４２年法律第８１号）及び戸籍法（昭和２２年法 律第２２４号）に基づく事務の記録の一部事務や、各種証明書等の受付及 び作成、窓口案内等を民間委託することにより、コストの削減と、安定的 な公共サ－ビスを実施し、市民課業務及び志津出張所業務の円滑な処理を 図ることを目的とする。 ２．事業場所 佐倉市役所市民課 佐倉市海隣寺町９７番地 佐倉市役所志津出張所 佐倉市上志津１６７２番地７ ３．業務委託期間 平成３１年１月４日～平成３３年１２月２８日（３６箇月） ４．窓口業務の開庁する日 委託期間のうち土曜日、日曜日、国民の祝日に関する法律に定められた 休日及び１２月２９日から翌年の１月３日までの日を除く日（ただし、第 ２第４日曜日は、これに係らず開庁日とする。） ５．窓口業務の開庁する時間 午前８時３０分から午後５時１５分 ※繁忙期など通常の窓口開設時間では業務を処理できないときは、都度、 委託者と協議するものとする。 ６．委託業務の内容 （１）市民課業務 ① 窓口業務等 ア．窓口業務 ・住民異動届（転入・転居・世帯変更・転出等）の受付 ・印鑑登録証（さくら市民カードを含む）の交付に関する申請、暗証 番号登録（変更・廃止を含む）申請の受付 ・個人番号カード、通知カード、住民基本台帳カード、在留カード及 び特別永住者証明書に係る諸届等の受付
・死体埋火葬許可証の引渡し ・転出証明書の引渡し ・住民票の写し、その他の住所に関する証明書等の交付請求書の受付 ・戸籍の全部事項証明、除籍謄本、その他の戸籍に関する証明書等の 交付請求書の受付 ・印鑑登録証明書の交付請求書の受付 ・その他、行政証明（不在住証明、不在籍証明、町名地番変更証明、 住居表示実施証明、身分証明書、労働基準法第１１１条の証明書等） に関する交付請求書の受付 ※上記受付には代理人及び第三者からの請求によるものを含む。 また、請求の受付にあっては、代理権限の確認、本人の確認を実施 し、第三者からの請求にあっては、添付すべき資料の確認を実施す る。 イ．総合窓口業務 ・母子健康手帳の出生届出済証明の受付及び引渡し ・児童生徒の転入学届等の受付及び作成、引渡し ・児童手当の認定請求等の届出の受付 ・住居番号付番申請の受付及び作成、引渡し ・子ども医療費助成の申請等の受付 ・その他の総合窓口業務に関する事項及びその他、事実上の行為又は 補助的業務 ・各種交付請求書等の記入案内及び庁舎内フロアの案内業務 ② 各システムの入出力等に関する業務 ア．住民情報システム入力等に関する業務 ・住民異動届（転入・転居・世帯変更・転出等）及び職権による住民 異動に基づく端末入力 ・職権記載（婚姻・出生・離婚等）に基づく入力票の作成及び端末入 力 ・個人番号カード、通知カード、住民基本台帳カード、在留カード及 び特別永住者証明書の追記領域等への記載 ・住民基本台帳法第９条第１項による「転入通知」に基づく端末入力 ・住民基本台帳法第９条第２項による「住民票記載事項通知」に基づ く入力票の作成及び端末入力 ・住民基本台帳法第１９条第２項による「戸籍照合通知」に基づく入 力票の作成及び端末入力 ・郵送による転出届に関する入力票の作成及び端末入力
・印鑑登録（廃止を含む）に関する端末入力 ・印鑑登録証（さくら市民カードを含む）の暗証番号登録（変更・廃 止を含む）の端末入力 ・住民票の写し、その他の住所に関する証明書等の交付請求書に基づ く証明書の作成 ・印鑑登録証明書の交付請求書に基づく証明書の作成 ・その他、行政証明（不在住証明、町名地番変更証明、住居表示実施 証明等）に関する証明書の作成 ・その他の住民基本台帳業務に関する事項及び印鑑登録に関する業務 並びにその他、事実上の行為又は補助的業務 イ．戸籍システム入力等に関する業務 ・住民基本台帳法第１９条第１項から第４項の規定による「戸籍の附 票記載事項通知」に基づく端末入力 ・戸籍法の規定による届出（婚姻、出生、死亡等）に基づく、戸籍編 製に関する端末入力及び通知書発送に関する補助的業務 ・相続法第５８条の通知に関する端末入力 ・人口動態調査令に関する端末入力 ・死体埋火葬許可証の作成 ・戸籍の全部事項証明、除籍謄本、その他の戸籍に関する証明書等の 交付請求書に基づく証明書の作成 ・その他の行政証明（不在籍証明、身分証明書等）に関する証明書の 作成 ・その他の戸籍システムへの入力支援に関する事項及びその他、事実 上の行為又は補助的業務 ③ 市民課業務で取り扱う証明書等の郵送による請求に関する業務 ・郵便物の受け取り及び仕分けに関する業務 ・送付書類の確認 ・管理台帳の作成に関する業務 ・交付請求書に基づく各証明書等の作成 ・手数料の確認 ・精算書の作成及び発送手続きに関する業務 ※上記受付には代理人及び第三者からの請求によるものを含む。 また、請求の受付にあっては、代理権限の確認、本人の確認を実施 し、第三者からの請求にあっては、添付すべき資料の確認を実施す る。
（２）志津出張所業務 ① 窓口業務等 ア．窓口業務 ・住民異動届（転入・転居・世帯変更・転出等）の受付 ・印鑑登録証（さくら市民カードを含む）の交付に関する申請、暗証 番号登録（変更・廃止を含む）申請の受付 ・個人番号カード、通知カード、住民基本台帳カード、在留カード及 び特別永住者証明書に係る諸届等の受付 ・住民票の写し、その他の住所に関する証明書等に関する交付請求書 の受付 ・戸籍の全部事項証明、除籍謄本、その他の戸籍に関する証明書等の 交付請求書の受付 ・印鑑登録証明書の交付請求書の受付 ・その他の行政証明（不在住証明、不在籍証明、町名地番変更証明、 住居表示実施証明、身分証明書、労働基準法第１１１条の証明書等） に関する交付請求書の受付 ※上記受付には代理人及び第三者からの請求によるものを含む。 また、請求の受付にあっては、代理権限の確認、本人の確認を実施 し、第三者からの請求にあっては、添付すべき資料の確認を実施す る。 イ．出張所業務に関する業務 ・国民健康保険被保険者の資格届出の受付 ・国民健康保険被保険者の出産育児一時金、葬祭費、その他の国民健 康保険被保険者に関する申請の受付 ・国民年金の諸届の受付 ・母子健康手帳の出生届出済証明の受付 ・児童生徒の転入学届の受付及び作成、引渡し ・児童手当の認定請求及び届出の受付 ・住居番号付番申請の受付及び作成、引渡し ・子ども医療費助成の申請等の受付 ・市税の証明の受付 ・自動車臨時運行許可の受付及び作成 ・後期高齢者医療被保険者の療養費、葬祭費、その他の後期高齢者医 療被保険者に関する申請の受付 ・はり、きゆう、マッサージ等施術費助成及び高齢者安心カードの申 請等の受付
・介護保険住所移転後（要介護・要支援）認定、介護保険負担限度額 認定、その他の介護保険に関する申請の受付 ・農業者年金受給現況届の受領 ・その他の出張所業務に関する事項及びその他、事実上の行為又は補 助的業務 ② 各システムの入出力等に関する業務 ア．住民情報システム入力等に関する業務 ・住民異動届（転入・転居・世帯変更・転出等）及び職権による住民 異動に基づく端末入力 ・職権記載（婚姻・出生・離婚等）に基づく端末入力 ・個人番号カード、通知カード、住民基本台帳カード、在留カード及 び特別永住者証明書の追記領域等への記載 ・印鑑登録（廃止を含む）に関する端末入力 ・印鑑登録証（さくら市民カードを含む）の暗証番号登録（変更・廃 止を含む）の端末入力 ・住民票の写し、その他の住所に関する証明書等の交付請求書に基づ く証明書の作成 ・印鑑登録証明書の交付請求書に基づく証明書の作成 ・その他、行政証明（不在住証明、町名地番変更証明、住居表示実施 証明等）に関する証明書の作成 ・その他の住民基本台帳業務に関する事項及び印鑑登録に関する業務 並びにその他、事実上の行為又は補助的業務 ・市税の証明の発行 イ．戸籍システム入力等に関する業務 ・死体埋火葬許可証の作成 ・戸籍の全部事項証明、除籍謄本、その他の戸籍に関する証明書等の 交付請求書に基づく証明書の作成 ・その他の行政証明（不在籍証明、身分証明書等）に関する証明書の 作成 ７．備品等 （１）備品等の提供 （２）に掲げる物品を除き、業務に必要な備品等については、委託者 が提供する。 （２）受託者にて用意する物品 ① 名札用のケース及び吊り紐等
② 執務室内において、業務従事者が手回り品を持ち運ぶためのバック（情 報セキュリティを確保する観点から透明な素材のものに限る。） ③ 業務従事者が用いる印鑑（個人）、文房具、事務用品類 ８．端末機の適正運用 委託者は、受託者が端末機を使用する際、その者を識別できるID 等を与 えるものとし、使用する端末機については、次のとおりとする。 ・住民情報システム ：日立システムズADWORLD ・戸籍総合システム ：富士ゼロックスシステム ・事務用端末 ※ただし、システム改修等があった場合は、改修後の端末機を使用するも のとする。 ９．業務の処理及び管理等 （１）業務の処理 委託者の定めた委託業務は、即日処理することを原則とする。 委託者は、日々の業務に必要な入力帳簿等を受託者に渡し、受託者は、 業務完了後、委託者にすみやかに引き渡さなければならない。 （２）業務の管理等 業務従事者に対する業務の遂行方法に関する指示、その他の管理につ いては、受託者が自ら行うものとする。 受託者は、受託する業務について、業務内容や作業手順、業務にあた っての連絡体制等について、マニュアル等を作成し、従事者が委託者に 指示を求めることがないようにしなければならない。 ただし、次の場合において、委託者は、業務従事者に直接、技術指導 等を行うことができるものとする。 ① システム改修が行われ、改修後の端末機を業務従事者が初めて使用す る場合等において、当該端末機の操作方法等について、受託者の監督 の下、委託者が業務従事者に操作方法等の説明を行うこと ② 安全上緊急に対処する必要がある場合において、委託者が直接、業務 従事者に指示を行うこと １０．業務従事者の人数の確保等 各配置場所における業務従事者の人数は、次を基準とし、当該基準人数 で業務を遂行できる人数を確保するものとし、業務従事者の中より、業務 従事者の管理監督等を実施する管理責任者（実務経験者であること）を１
名以上、確保するものとする。 ただし、日曜開庁時において、配置する業務従事者数を１名とする場合 は、業務従事者とは別に管理責任者を選任し、請負業務の遂行に関する指 示、業務従事者の管理等を実施し得る体制をとるものとする。 なお、業務従事者の配置等の決定、就業時間の延長、休暇等に関する指 示、その他の就業に関する管理については、受託者が自ら行うものとする。 （１）市民課 ① 住民票・戸籍の入力業務等に携わる者 ２人工以上 ② 窓口受付に携わる者 １人工以上 ③ 各種証明書郵送業務に携わる者 ２人工以上 ④ １階フロアの案内、窓口申請の受付 １人工以上 休日明けについては、１名増員し、計７人工以上の体制とする。 このほか、12:00～13:00 の職員休憩時間においても、２人工以上の人員 を配置し、業務執行可能な体制をとること。なお、職員休憩時間に配置さ れた業務従事者の休憩時間については、必要に応じ取得時間を調整する等 により、業務の遂行に支障を生じさせることのないよう留意するものとす る。 また、繁忙期など通常の窓口開設時間では業務を処理できないときは、都 度、委託者と協議を行い、必要に応じ、人工数を増やすこととする。 （２）志津出張所 ① 窓口受付全般業務に携わる者 １人工以上 ② 住民票・戸籍の入力業務等に携わる者 １人工以上 12:00～13:00 の職員休憩時間においても、１人工以上の人員を配置し、 業務執行可能な体制をとること。 （３）市民課（日曜開庁時） ① 受付、住民票・戸籍の入力業務等に携わる者 １人工以上 （４）志津出張所（日曜開庁時） ① 受付、住民票・戸籍の入力業務等に携わる者 １人工以上 １１．業務従事者の条件等 （１）受託者は、次の全ての条件を満たす者を業務従事者として選任するもの とする。 ① 業務従事者は、年間を通し雇用された社員であること ② 業務従事者は、個人情報に関する秘密保持等の義務を誓約した者であ ること
③ 業務従事者は、当該業務に係る住民基本台帳法、戸籍法等の関連法令 について十分理解し、実務に精通している者であること ④ 業務従事者は、事業場所が公的機関であることに留意した接遇ができ、 かつ風紀・業務規律を乱さない者であること ⑤ 業務従事者は、業務に適した華美でない服装をするとともに、執務ス ペースにおいては、その身分を明らかにするために受託者の社員証等 の身分証明書を携帯すること なお、身分証明書の携帯に加え、共通の事務服・腕章等の着用といっ た方策を採ることも可とする。 （２）受託者は、請け負った業務について、第三者に委任し、又は請け負わせ てはならないものとする。 （３）受託者は、佐倉市個人情報保護条例及び佐倉市情報セキュリティポリシ ーを遵守しなければならない。 （４）受託者は、契約期間当初より、市民課業務及び志津出張所業務を停滞さ せることなく、当該業務を履行しなければならない。 １２．賠償責任 受託者は、業務の処理に関し、受託者の責に帰すべき事由により、委 託者又は第三者に損害を与えたときは、受託者の責任においてその損害 を賠償しなければならない。なお、本契約終了後に損害が発生し、又は 損害の発生を知った場合も同様とする。 １３．危機管理等 （１）事故対策 受託者は、自らの責務において、業務に関する安全対策に万全を期し、 事故防止に関する必要な措置を講じなければならない。 受託者は、様々な障害、事故、災害等の緊急事態が発生した場合にお いても、業務遂行に支障をきたすことがないよう委託者と連携して十分 な対応を図るものとする。 また、受託者は、事前に緊急時の体制を整備するものとする。 （２）非常時における対応 受託者は、大規模災害等の発生により本業務の遂行が困難な状況とな った場合は、別途委託者と十分に協議の上、その解決に努めるものとし、 受託者は、協議結果について業務従事者に周知を図るとともに、必要な 指示を行うものとする。 なお、市民の生命及び健康に著しく重大な被害を与えるおそれがある
新型インフルエンザ等の流行への対策として、千葉県が不要不急の外出 自粛等の要請や施設の使用制限等の要請を実施した場合には、原則とし て、業務の遂行方法を変更するものとし、委託者及び受託者は、十分に 協議の上、業務の遂行方法を決定し、受託者は、決定内容について業務 従事者に周知を図るとともに、必要な指示を行うものとする。 １４．研修計画等 （１）事前研修の実施 受託者は、契約後すみやかに前事業者との引継ぎを行うとともに、業 務研修を行うものとする。 なお、研修期間及び内容については委託者及び受託者双方の協議によ り決定するものとする。 （２）委託者が実施する研修への参加 委託者は、下記に例示する研修を実施する場合、技術指導として、す でに業務に従事している者及び管理責任者に対しても参加を求めること ができる。 ① 制度改正等による業務内容の変更対応 ② システム改修等による操作変更対応 ③ その他業務の履行に必要とされる研修 （３）受託者による定期研修の実施 受託者は、業務能率向上のため、定期的にフォローアップ研修を行い 書面にて報告するものとする。（年２回以上） １５．業務従事者名簿の提出 受託者は、「１１．業務従事者の条件等」に掲げる条件を満たした業務従 事者の名簿及び職歴票を「１４．研修計画等」に掲げる事前研修の開始前 までに提出しなければならない。 なお、当該名簿及び職歴票については、委託者指定の様式を使用するも のとする。 １６．委託者への報告及び協議 受託者は、業務上課題が発生した場合、又は応対手順の整理及び業務見 直しの必要がある場合は、委託者と協議を行うものとし、受託者は、協議 に至る経緯及び協議結果等について記録し、報告書として、委託者に提出 するものとする。
１７．契約期間満了に伴う引継ぎ 契約期間満了にあっては、受託者は、業務遂行にかかる手順書の作成を 行い、後の受託者への業務引継ぎを行うものとする。 １８．補則 この仕様に定めのない事項又はこの仕様に疑義が生じた事項については、 必要に応じ委託者及び受託者が協議してこれを定めるものとする。 １９．参考基礎数値 （１）市民課 平成26 年度 平成 27 年度 平成 28 年度 平均 住民記録・異動処理件数 9,761 件 9,770 件 9,395 件 9,642 件 印鑑関係・異動処理件数 4,888 件 4,902 件 4,905 件 4,898 件 戸籍・異動処理件数 5,972 件 5,961 件 5,935 件 5,956 件 計 20,621 件 20,633 件 20,235 件 20,496 件 平成26 年度 平成 27 年度 平成 28 年度 平均 戸籍関係証明書交付件数 26,633 件 27,849 件 26,276 件 26,919 件 住民票関係証明書交付件数 49,811 件 52,759 件 51,619 件 51,396 件 諸証明交付件数 3,648 件 3,559 件 3,992 件 3,733 件 印鑑関係交付件数 22,193 件 22,399 件 21,923 件 22,172 件 計 102,285 件 106,566 件 103,810 件 104,220 件 （参考：郵送による証明書等の取扱件数） 平成26 年度 平成 27 年度 平成 28 年度 平均 郵送取扱件数 29,788 件 29,035 件 29,735 件 29,519 件 （２）志津出張所 平成26 年度 平成 27 年度 平成 28 年度 平均 住民記録・異動処理件数 2,495 件 2,565 件 2,756 件 2,605 件 国保単独・異動処理件数 6,451 件 6,720 件 7,219 件 6,797 件 印鑑関係・異動処理件数 2,001 件 2,111 件 2,260 件 2,124 件 計 10,947 件 11,396 件 12,235 件 11,526 件 平成26 年度 平成 27 年度 平成 28 年度 平均 戸籍関係証明書交付件数 3,317 件 3,610 件 3,785 件 3,571 件 住民票関係証明書交付件数 10,936 件 11,321 件 13,169 件 11,809 件 諸証明交付件数 1,279 件 1,149 件 1,756 件 1,395 件 印鑑関係交付件数 9,140 件 9,624 件 10,971 件 9,912 件 計 24,672 件 25,704 件 29,681 件 26,686 件
