部会の設置と運営要項
平成２８年４月１日
一般財団法人 日本ヘルスケア協会 部会の設置と運営要項 目 次 部会の設置手順・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０１ １．部会の目的とその運営について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０２ １）部会の目的と活動内容について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０２ ２）部会の設置について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０２ ３）部会の開催および運営について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０３ ４）部会メンバーの条件・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０４ ２．部会設置の手続き・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０４ １）部会設置の事前事項の確認・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０４ ２）部会設置の手順の確認・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０５ ３）部会設置時に用意するもの・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０５ ４）その他・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０５ ３．部会の運営方法について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０５ １）部会の事前準備について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０５ ２）部会開催の議事進行・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０６ ３）議事録および資料の保管について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０６ ４）会員連絡および部会の情報共有化について・・・・・・・・・・・・・・・０６ ５）その他・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０６ ４．部会の運営費用について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０６ １）部会年間予算について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０６ ２）部会運営内での予算外費用の捻出と支出について・・・・・・・・・・・・０７ ３）部会の事業内容外での予算外費用の捻出と支出について・・・・・・・・・０７ ４）その他・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０７ ５．部会における意思決定について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０８ １）部会内で解決できる場合・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０８ ２）部会内で解決できない場合・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０８ ３）他部会との調整が必要な場合・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０８ 日本ヘルスケア協会の組織概要・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・０８
・「「会議議事録」および「会議および検討会の記録」報告書」書式・・・・・・・０９ ・日本ヘルスケア学会「建議・提案に関する要望、事業推進に関する調整の要望、 事業推進に関する要望」書式・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１０ ・日本ヘルスケア産業協議会「建議・提案に関する要望、事業推進に関する調整の 要望、事業推進に関する要望」書式・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１１ ・「事業推進および購入費用申請、国内・国外旅費申請、謝金申請」書式・・・・ １２ ・「事業推進計画書」書式・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １３ ・「事業活動報告書」書式・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １３ ・「部会設置申請書」書式・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １４ ・「研究会（委員会）および部会設置概要書」書式・・・・・・・・・・・・・・ １５ ・「予算外の事業に関する申請書」書式・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ １６
1 各々の会長の承認 「部会設置承認通知書」の返信 （「部会設置申請書」の下部） 〇〇部会の設置 ※日本ヘルスケア学会に関しては、既に科学部会と産業部会が設置されており、「部会の設置と運 営要項」における「部会」を「研究会」あるいは「委員会」に読み替える 部会設置案の決定 （ ５構成員以上） 関係者と調整 〇〇部会設置概要書（書式〇）の作成 宛先：日本ヘルスケア協会と所属する日本ヘルス ケア学会または日本ヘルスケア産業協議会 の会長あて 提出先：事務局 部会設置申請書（書式〇）の作成・提出 設置概要書を添付する 関係者および事務局と打合せ
部会の設置手順
部会準備会の立上げ （ 複数の発起人） ①名称 ②目的と課題 ③参加者および組織案 ④達成内容と成果物 ⑤活動内容 ⑥部会開催 と運営方法（案） ⑦部会開催スケジュール ⑧その他 事務局や関係者に依頼したいことなど 部会設置素案の作成2
「部会の設置と運営要項」
１．部会の目的とその運営について １）部会の目的と活動内容について （１）部会の目的 ①ヘルスケア事業の育成、普及推進および各部会の固有の目的を実現する ②各部会の参加者が共通する問題や課題を解決し、参加者の事業推進を図る ③各部会の目的実現のための環境を整備し、各部会の効果的な事業推進を図る ④より効果的かつ効率的に実現できる、事業連携や生活者普及の推進を図る ⑤各部会活動を通じ「国民の健康寿命延伸」と「ヘルスケア産業育成」を実現する （２）部会活動内容について ①部会の目的を実践、実現するための研究、検討、協議を行う ②実践、実現のための計画書策定と環境整備条件、問題提起を行う ③実践、実現の障害や問題、課題の解決のための研究、検討、協議を行う ④実践、実現のための業界連携、生活者啓発、普及推進の検討と活動を行う ⑤部会内で解決しない問題は、学会または産業協議会を通じて、問題提起する ⑥各部会より提起された問題や課題、提言は、日本ヘルスケア協会として解決する （３）部会の活動の制限について ①「ヘルスケア事業の育成と推進、実現」以外の活動は、原則的に制限すること ②参加者が所属する団体または組織独自の検討や方針、活動が当協会と齟齬する場 合、それを制限することはない ③参加者が所属する団体または組織の問題や課題を部会に持ち込むことは在りうる ④各部会の検討において、参加者が所属する団体や組織との調整や協力を得る必要 性があると判断した場合は、速やかに連絡を取り合い、その調整や打ち合わせを 行う ⑤基本的に、部会研究や推進活動を効果的に進めるルールは、各部会で判断し、決 定する ２）部会の設置について （１）ヘルスケアに関する学術及び研究、産業および業界、職能および人材、啓発およ び推進活動、社会システムおよび地域連携等を行う団体や企業、個人で部会を設 置する （２）部会は複数人で発起して、部会準備会を立ち上げ、問題や課題を共有する別の組 織または個人５構成委員以上で部会を設置する（各組織からの同伴者は、構成委 員数に入れない）3 （３）原則的に部会構成委員は、日本ヘルスケア協会または日本ヘルスケア学会の会員 とすること（但し、オブザーバーや招聘者等はこの限りでない） （４）部会の構成組織は、部会長、副部会長（または代理）、構成委員（各会員法人、 会員個人各１名）、委員（構成委員随行者）、オブザーバー、事務局担当等を決定 する （５）部会設置は、「部会設置申請書」（書式４－３）を日本ヘルスケア協会と所属する 日本ヘルスケア学会または日本ヘルスケア産業協議会の会長に提出し、会長の承 認を得て設置となる（調整を要す場合もある）。そのおりは「部会設置申請書」 の下段にある「部会設置承認通知書」をもって通知し、協会のホームページ上で 公表する （６）部会目的から逸脱した活動を継続的に行う部会に対して、日本ヘルスケア学会ま たは日本ヘルスケア産業協議会の会長からの勧告、さらには部会の取り消しがあ りうる ３）部会の開催および運営について （１）各部会の開催方法や運営方法についての部会運営は、基本的に、各部会での話し 合いで決定し、部会長のもとで開催、運営するものとする （２）部会の部会長、副部会長、構成委員、委員、事務局等で、部会運営に関する議事 進行、議事録作成、開催の連絡と調整、その他の担当を決定する（輪番制でもよ い） （３）部会の開催は、日本ヘルスケア協会会議室だけでなく他の場所で開催してもよい が、事前に事務局に開催日時、場所、概要などを事務局に連絡する。 （４）部会構成メンバーは、部会連絡メール網を作成し、部会開催の日時場所および開 催内容の共有化、開催議事録の共有化等を行う（メールの補完で電話、ＦＡＸを 利用） （５）日本ヘルスケア協会の会議室を利用する場合は、あらかじめ予約をしておくこと （人数や時間によっては、協会の談話スペースまたは５階薬業共同事務所を使用） （６）部会開催の議事録は、日本ヘルスケア協会に保管されるが、部会長許可なくし て、部会構成委員および委員以外に開示されない（一方、指定がない限り機密文 書としない） （７）他の部会や業界、企業、組織との連携や調整、日本ヘルスケア協会および学会、 産業協議会での問題や課題の解決を依頼するにあたっては専用の依頼用紙（書式 ２）で行う
4 ４）部会メンバーの条件 （１）日本ヘルスケア協会および日本ヘルスケア学会の目的や活動に賛同し協力する、 日本ヘルスケア協会または日本ヘルスケア学会の会員であること （２）個人および個人事業者からなる組織の法人会員からの部会参加は、その組織側の 指名および申し込みが必要となる （３）この指名および申し込みを受けた部会長が、参加が妥当または必要と認めた場合 に、学会または産業協議会の会長にあてた、部会長から特別推薦が必要となる。 （４）特別会員および登録協力団体学会からの部会への参加は、部会長から学会会長ま たは産業協議会会長にあてた招聘願い（または特別推薦）が必要となる。 （５）部会長が部会メンバーとしてふさわしいと判断した法人、個人、団体、有識者 （６）オブザーバー参加は、部会長の招聘によって会員でなくとも参加できる。但し、 部会に常に出席していただく場合は、学会または協議会会長に招聘願いを提出す ること ５）その他 ２．部会設置の手続き １）部会設置の事前事項の確認 （１）複数の発起人で部会準備会を開催し「部会設置素案」を作成する（簡単なメモ） ①部会の名称 ②部会の目的と課題 ③部会の参加者および組織案 ④部会の達成内容と成果物 ⑤部会活動の内容と方法 ⑥部会の開催と運営方法の案 ⑦部会開催のスケジュール ⑧その他、事務局や関係者に依頼したい事など （２）部会設置素案について、関係者および事務局との打ち合わせを行い調整する （３）部会構成委員５人以上で部会設置案を決定する ①部会設置素案の検討と案の決定 ②構成委員および運営委員の検討と案の決定 ③部会の活動および運営ルールの検討と案の決定 ④その他、イベント、セミナーの開催、コスト負担、広報活動等の部会テーマ検討 （４）「部会設置案」が決定したら、その内容に沿って関係者と調整を図り、「○○部会 の設置概要」にまとめ、日本ヘルスケア協会と所属する日本ヘルスケア学会または 日本ヘルスケア産業協議会の会長あてに「部会設置申請書」で申請する （５）その他
5 ２）部会設置の手順の確認 （１）事前に「部会設置素案」「部会設置案」「○○部会の設置概要」を作成する （２）日本ヘルスケア協会と所属する日本ヘルスケア学会または日本ヘルスケア産業協 議会の会長あてに「部会設置申請書」で申請する （３）（１）の内容、または（１）と（２）を一気に行っても差し支えない （４）（２）の「部会設置申請書」の申請が行われ、会長により承認されれば、原則的 に部会開催は可能となる （５）日本ヘルスケア協会または所属する日本ヘルスケア学会および日本ヘルスケア産 業協議会の会長、理事等からの疑義や質問、要請があった場合には、これに誠意 をもって対応すること （６）その他 ３）部会設置時に用意するもの （１）「部会設置素案」―全体内容の整理、簡単に概要をまとめたもののメモ （２）「部会設置案」―素案に基づいて関係者の意見を取り入れて作成したもの （３）「○○部会の設置概要書」―設置案を構成委員や委員で検討し決定した内容 （４）「部会設置申請書」―「○○部会の設置概要書」を添付して部会設置の申請手続 きを行う （５）各構成委員および委員、オブザーバー等の連絡先（メールアドレスリスト） （６）その他 ４）その他 ３．部会の運営方法について（各部会にお任せしますが、概ね次の通り） １）部会の事前準備について （１）前回のまとめと持ち越し課題の整理、前回までの議事録から次回の議題やテーマ の洗い出しを行い、部会長および関係者との調整を行う （２）次回開催の議題および議事進行プログラムを策定し、部会長および関係者との調 整を行い決定する （３）次回の検討や打ち合わせに必要な資料を用意する。場合によっては、参加する構 成委員、または委員、オブザーバーから、資料提出をお願いする （４）必要に応じて、または部会長の要請で、事前に参加する構成委員、または委員、 オブザーバーに検討資料の送付もある （５）その他
6 ２）部会開催の議事進行 （１）資料の確認および本日のスケジュールの確認（担当が輪番制の場合はその確認） （２）部会長、その他の方（あれば）からのご挨拶をいただく （３）議題について順番に審議（検討）し結論が必要なもの（出たもの）は決定とする （４）重要決定事項と今後の課題および次回の課題を整理して、参加者で確認する （５）今後および次回のスケジュールについての確認 （６）その他の部会運営に関する調整または確認事項 ３）議事録および資料の保管について （１）前もって議事録作成者を決め、部会開催の終了後に議事録（書式１）を作成する （２）議事録は、部会長および必要と思われる関係者に確認したものを、日本ヘルスケ ア協会事務局、部会参加メンバー（各構成委員、委員、他）にメールで送付する （３）日本ヘルスケア協会においては、データと書類で保管する （４）日本ヘルスケア協会に保管する議事録は、部会の部会参加メンバー（各構成委 員、委員、他）の求めに対してだけ開示する （５）ただし、日本ヘルスケア協会のホームページ（会員専用ページも同様）や会報に は、詳細がわからないような内容や書き方で各部会の活動を紹介する （６）各部会の求めに応じて、書類や資料の保管を事務局で行う ４）会員連絡および部会の情報共有化について （１）日本ヘルスケア協会のホームページに会員専用と各部会専用の連絡、情報共有窓 口を設定し、協会や学会、協議会の動きと各部会の大まかな動きが分かるだけで なく、各部会メンバーだけの詳細な連絡と情報の共有化を図る （２）各部会のメンバー同士の全体連絡については、グループメールをつくり事務局か らの全体連絡と、各自から全体への連絡を容易にする （３）また、各部会のメンバー同士の個別の連絡は、個人あてメールや電話、ＦＡＸな どを使用し、連絡や意思疎通を図る （４）その他、事務局に依頼する連絡および手配事項があれば、極力その対応を行う ５）その他 （１）部会設置後、部会活動を行った報告書を年度末に提出するとともに、次年度にお ける計画書を提出する（書式４－１－１および２） ４．部会の運営費用について １）部会年間予算について （１）当面の間、部会設立日より１か年間の部会運営費を、１部会５万円を補助する
7 （次年も可能とする予定であるが、収入に照らし補助金の増減もありうる） （２）日本ヘルスケア協会の事務所（３階）および日本薬業共同事務所（５階）の使用 および日本茶については、部会コストは発生しない （３）ただし、外より購入するコーヒー代、弁当代については部会コストに計上する （４）予算内の支出は、部会長の指示（許可）をもって支出される（事務局で出納管 理） （５）部会に参加するために要する宿泊交通費は、原則的に部会参加メンバー各自また は各組織の負担とする （６）ただし、部会より招聘または依頼し出席していただいた方には、規程により宿泊 交通費および謝礼を支払うことができる（書式３）が、予算を超える場合は予算 外費用申請が必要になる（書式４－４） （７）その他 ２）部会運営内での予算外費用の捻出と支出について （１）部会の活動で、予算以上の費用が発生する場合、参加メンバーでコストの捻出を して活動を実施することができる （２）部会の活動で、予算以上の費用が発生する場合において、参加メンバーでコスト の捻出をしても不足する場合、所属する学会または協議会を通じて日本ヘルスケ ア協会に予算申請を行うことができる（但し、必ず補助されるとは限らない） （３）予算申請を行う場合には、予算外費用が発生する部会事業内容、および見積書を 添付して申請すること（書式４－４） （４）予算以上の費用が発生する場合は、事務局に事前相談があることが望ましい （５）その他 ３）部会の事業内容外での予算外費用の捻出と支出について （１）部会で検討し、日本ヘルスケア協会または学会、協議会として行う事業と判断さ れる場合には、日本ヘルスケア協会または学会、協議会に実施するための補助を 求める（申請する）ことができる（但し、必ず補助されるとは限らない） （２）予算申請を行う場合には、予算外費用が発生する事業内容およびその意義の紹 介、予測されるコスト（見積書など）を添えて申請すること （３）実施すべきと判断される場合は、日本ヘルスケア協会または学会、協議会は、関 係する団体や法人に協賛金の協力を働き掛けるなど費用の捻出を行う （４）こうした費用が発生する場合は、事務局に事前相談があることが望ましい （５）その他 ４）その他
8 ５．部会における意思決定について １）部会内で解決できる場合 各部会内で解決できる課題・活動内容・活動方針に関しては、部会長の決裁に基づ いて積極的に推進する。 ２）部会内で解決できない場合 各部会内で解決できない課題・活動内容に関しては、日本ヘルスケア学会、日本ヘ ルスケア産業協議会あるいは日本ヘルスケア協会に問題を提起し、それぞれの組織 との連携によって、解決を図る。 ３）他部会との調整が必要な場合 各部会間での調整が必要な課題・活動内容に関しては、部会長間の協議により解決 を図る。その場合、学会、産業協議会の会長の協力が必要な場合は、書式を持っ て、申請する。 ※日本ヘルスケア学会に関してはすでに産業部会と科学部会が設置されており、「部会の 設置と運営要項」における「部会」は、「研究会」あるいは「委員会」に読み替え る。
9 報告日： 年 月 日 一般財団法人日本ヘルスケア協会 事務局 御中 □会議議事録 □会議および検討会の記録 ※どちらかをぬりつぶす 会議名 実施日時 実施場所 出席者 欠席者 議題 当日の内容と結論 （骨子を簡潔に） 持ち越し内容 今後の対応について 留意点 資料 □あり □会議配布資料（表題、内容） □会議後の資料（会議議論の内容） □なし ＜書式１－１および２＞ 「会議議事録」および「会議および検討会の記録」報告書 部会名： 作成者： 部会長印：
10 ＜書式―２－１－１、２－２－１、２－３－１・日本ヘルスケア学会用＞ 年 月 日 一般財団法人 日本ヘルスケア協会 日本ヘルスケア学会 会長 様 要望書 □建議・提案に関する要望 □事業推進に関する調整の要望 □事業推進に関する要望 ＜要望フォーマット＞ 要望者名 部会名： 部会長名： 要望内容 【現状】 【要望事項】 要望の目的 期待される成果 【目的】 【期待される成果】
11 ＜書式―２―１－２、２－２－２、２－３－２・日本ヘルスケア産業協議会用＞ 年 月 日 一般財団法人 日本ヘルスケア協会 日本ヘルスケア産業協議会 会長 様 要望書 □建議・提案に関する要望 □事業推進に関する調整の要望 □事業推進に関する要望 ＜要望フォーマット＞ 要望者名 部会名： 部会長名： 要望内容 【現状】 【要望事項】 要望の目的 期待される成果 【目的】 【期待される成果】
12 申 請 日 件 名 申 請 理 由 部会名： １．申請者 部会代表者名： ２．対象 ３．出席者費用 ４．その他
申 請 書
内 容 □ 事業推進および購入費用申請 □ 国内出張旅費申請 □ 謝金申請 （人・物） ＜書式３－１および２および３＞ 学会長 または 協議会長 申請者 理事長 事務総長13 ＜書式４－１－１および２＞ 平成 年 月 日 □日本ヘルスケア学会 部会 平成 年度事業推進計画書 □日本ヘルスケア産業部会 （どちらかに☑してください） １． 事業テーマ ７． 実施スケジュール（会議体 ほか） ２． 目的 ３． 現状 ８． 構成委員(メンバー） 部会長･副部会長 除く 1 2 ４． 目標(最終的 に部会として 誰に対して何 をするか、実 績として誰に 対して何をす るのか） 3 １）対象 ： 4 5 ２）実施内容： 6 7 ５． 手段・手順・方法など 8 9 10 書き足りない場合は、別紙を送付して下さい。 ９． 経費予算 ・ ・ ・ ・ １０．その他、他委員会・部会への依頼事項、問題点など ６． 関連業界、団体との連動（要連絡、協議、意見交換など） ・ 対応： ・ 対応： H． ． H． ． H． ． 計 万 企業名 H． ． H． ． H． ． 内容 進捗C/K 備考 H． ． H． ． 年月 年月 内容 H． ． 部会長名 印 役職 H． ． 氏名 進捗C/K H． ． H． ． １ ２ ３ ４ ５ 目 標 （ 目 的） 達 成 ６ ・ ・ （単位：千円） □日本ヘルスケア学会長 □日本ヘルスケア産業部会長 殿 平成 年度予算 実績（概算） 差額 消化率 （どちらかに☑してください） 部会 部会長 印 経 費 事務局にて 項 目 記入します 計 テーマ 活動報告 （進捗状況） 開催日程と出席者数 出席者数 会場 および会場 第1回目 名 第2回目 名 第3回目 名 第4回目 名 第5回目 名 第6回目 名 第7回目 名 第8回目 名 第9回目 名 第10回目 名 部会メンバー 氏 名 会社名 1.部会長 2.副部会長 3.委員 4.委員 5.委員 委員長所見欄 6.委員 7.委員 8.委員 9.委員 その他 今年度の活動の中で、成果物がある場合は添付してください。 10.委員 ＜書式４－２－１および２＞ 月 日（ ） ： ～ ： 平成 年度の活動状況につきまして、次のとおり報告致します。 日程 月 日（ ） ： ～ ： 月 日（ ） ： ～ ： 月 日（ ） ： ～ ： 月 日（ ） ： ～ ： 月 日（ ） ： ～ ： 月 日（ ） ： ～ ： 項 目 平成 年度における 事業活動報告書 月 日（ ） ： ～ ： 役職名 内 容 月 日（ ） ： ～ ： 月 日（ ） ： ～ ： 内 容
14 申請日 一般財団法人 日本ヘルスケア協会 会長 様 日本ヘルスケア協会の主旨にのっとり 部会を設置して、 ヘルスケア産業の発展に尽くしたいと思います。 設置の許可をお願いします。 法人名 役職・氏名 印 承認日 様 上記部会の設置の意義を認め、承認します。 ヘルスケア産業発展のため積極的な活動を期待します。 一般財団法人 日本ヘルスケア協会 以下の欄には記入しないでください
部会設置承認通知書
住所 ・ 連絡先 〒 - TEL FAX Eﾒｰﾙｱﾄﾞﾚｽ 申請者 ＜書式４－３－１および２＞ □日本ヘルスケア学会会長様 □日本ヘルスケア産業協議会会長様 （該当するものに☑してください）部会設置申請書
15 （該当するほうに☑してください） 氏名 作成日 ＜書式４－３－１－１および２＞ □研究会（委員会） □部会 の設置概要書 名称 目的 課題 参加者と 組織（案） ※5構成員 以上 構成組織名 会長 副会長 構成員 ※上記のほか 3構成員以上 成果物 達成内容 活動内容 方法 部会開催と ｽｹｼﾞｭｰﾙ 運営方法と ルール 議事録作成者や連絡担当者 法人名・役職
16 申 請 日 件 名 申 請 理 由 組織名： １．申請者 代表者名： ２．必要経費 ※見積書添付 ３．成果 ４．その他
