佐倉市市民課窓口業務等委託事業に係る
公募型プロポーザル実施要領
佐倉市
1 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 １ 事業の説明 （１）事業名称 佐倉市市民課窓口業務等委託 （２）事業の目的 住民基本台帳法（昭和４２年法律第８１号）及び戸籍法（昭和２２年 法律第２２４号）に基づく記録事務の一部や、各種証明書等の受付・作 成、窓口案内等を民間委託することにより、コストの削減と、安定的な 公共サ－ビスを実施し、市民課業務及び志津出張所業務の円滑な処理を 図ることを目的としています。 （３）業務内容 別紙「佐倉市市民課窓口業務等委託事業 仕様書」（以下「仕様書」と いう。）のとおりとします。 （４）業務委託期間 平成３１年１月４日～平成３３年１２月２８日（３６箇月） （５）事業場所 佐倉市役所市民課 佐倉市海隣寺町９７番地 佐倉市役所志津出張所 佐倉市上志津１６７２番地７ （６）契約方法 公募型プロポーザル方式による随意契約とします。 （７）予算限度額 ８３，４１９，０００円（消費税及び地方消費税相当額を含む） ※契約時の予定価格を示すものではなく、事業の最大規模を示すための ものであることに留意すること （８）支払方法 月払い（平成３１年１月分～平成３３年１２月分までの３６回） （９）事務局 ① 担当部署 佐倉市市民部市民課 ② 担当者 山本、鵜澤、池田 ③ 所在地 〒285-8501 千葉県佐倉市海隣寺町９７番地 ④ 連絡先 （電話）043-484-6122 （FAX）043-486-2507 ⑤ 電子メール [email protected] （10）企画提案書及びプロポーザル時における言語、通貨及び単位 ① 言語 日本語 ② 通貨 日本国通貨 ③ 単位 計量法（平成４年法律第５１号）に基づく単位
2 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 ２ 参加申込み （１）参加資格 本業務のプロポーザルに参加する提案者は、公告日から受託候補者決 定の日までの間において、次の要件の全てを満たすものとします。なお、 複数の事業者による共同提案は認めないものとします。 ① 佐倉市建設工事請負業者等指名停止措置要領（平成４年５月１日制定） に基づく指名停止又は佐倉市建設工事等暴力団対策措置要綱（平成１ １年１１月２５日制定）に基づく指名除外を受けていないこと。 ② 地方自治法施行令（昭和２２年政令第１６号）第１６７条の４の規定 に該当しない者であること。 ③ 次のいずれにも該当しないものであること。 ア 手形交換所による取引停止処分を受けてから２年間を経過しない者 又は６か月以内に手形若しくは小切手を不渡りした者 イ 会社更生法（平成１４年法律第１５４号）に基づく更生手続開始の 申立てが行われ、同法に基づく裁判所の更生手続開始決定が行われ ていない者又は民事再生法（平成１１年法律第２２５号）に基づく 再生手続開始の申立てが行われ、同法に基づく裁判所の再生手続開 始決定が行われていない者 ウ 警察当局から、暴力団員が実質的に経営を支配する建設業者又はこ れに準ずるものとして、国土交通省発注工事等から排除要請があり、 当該状態が継続している者 ④ 同一の法人、団体又は代表者が、重複して参加表明をしていないこと。 ⑤ 佐倉市一般（指名）競争入札参加者名簿に登録されている者であるこ と。登録されていない場合は、以下の書類を提出すること。 ア 登記事項証明書（法人の場合）の写し イ 印鑑証明書の写し ウ 財務諸表 エ 国税（法人税並びに消費税及び地方消費税）の納税証明 書の写し ⑥ プライバシーマーク使用許諾若しくはこれと同等の個人情報保護に関 する認証、又はＩＳＭＳ若しくはこれと同等のセキュリティマネジメ ントシステムの認証を受けている者 ⑦ 過去に地方公共団体において、市民課窓口業務等（住民基本台帳法及 び戸籍法に基づく記録事務、各種証明書等の受付・作成、窓口案内、 郵送で申請された各種証明書の受付・作成・送付等）の同種業務の受 託実績（以下「関連業務実績」という。）があること。
3 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 （２）参加申込み 本業務への参加希望者は、下記①に掲げる書類を提出し、参加申込み を行うものとします。 ① 提出書類及び提出部数 次に掲げる書類のうち、ア、イ及びカは各１部、ウ～オ、キ及びク は各１１部提出してください。 ア 様式１「参加申込書」 イ 様式２「使用印鑑届兼委任状」 ※ 代理人が提出する場合又は代表者以外の印を使用する場合のみ提 出が必要です。 ウ 様式３「会社概要」 エ 様式４「関連業務実績」 ※ 関連業務実績が証明できるもの（契約書の写し等）を添付してく ださい。 関連業務実績の証明として契約書の写しを提出する場合、契約書 の表面（契約者が証明できる部分）及び仕様書等のみとし、約款 等が記載されている部分の提出は不要とします。 関連業務実績とは、過去５年以内（平成２５年度から平成２９年 度の期間とし、受託中のものも含みます。）における窓口業務等の 同種業務実績について記載してください。 なお、同種業務とは、「佐倉市市民課窓口業務等委託事業仕様書 ６．委託業務の内容」を確認し、これと一致する又は概ね同等の 業務実績があるものとします。 ・届出等受付 主に、住民異動届の受付、印鑑登録証の交付に関する申請、住 民票の写し等の交付請求書の受付、戸籍に関する証明書等の交 付請求書の受付、印鑑登録証明書の交付請求書の受付業務とし ます。 ・総合窓口業務 主に、母子健康手帳の出生届出済証明の受付及び引渡し、児童 生徒の転入学届等の受付、児童手当の認定請求等の届出の受付、 住居番号付番申請の受付、子ども医療費助成の申請等の受付、 各種交付請求書等の記入案内、庁舎内フロアの案内業務としま す。 ・届出等に基づく入力 主に、住民異動届及び職権による住民異動に基づく入力票の作
4 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 成及び端末入力、住民基本台帳法に基づく入力票の作成及び端 末入力、印鑑登録に関する端末入力業務とします。 ・証明書等出力 主に、印鑑登録証明書の作成、住民票の写し等の作成、戸籍に 関する証明書等の作成、死体埋火葬許可証の作成業務とします。 ・戸籍システム入力支援 主に、住民基本台帳法の規定による「戸籍の附票記載事項通知」 に基づく端末入力、戸籍法の規定による届出に基づく戸籍編製 に関する端末入力業務や通知書発送に関する補助的業務、相続 法第５８条の通知に関する端末入力、人口動態調査令に関する 端末入力とします。 ・郵送業務 ・受付 郵便物の受け取り、仕分け、手数料の確認、管理台帳の作成 業務とします。 ・作成 各証明書等の作成業務とします。 ・送付 精算書の作成、発送手続き業務とします。 オ 企画提案書（参照：４ 企画提案書作成上の留意事項） カ 見積書及び見積内訳書 キ プライバシーマーク使用許諾若しくはこれと同等の個人情報保護に 関する認証、又はＩＳＭＳ若しくはこれと同等のセキュリティマネ ジメントシステムの認証の写し ク 賠償責任保険証及び補償内容が分かる書類の写し ② 提出期限 平成３０年１０月１日（月）午後５時１５分まで ③ 提出方法 事前に電話連絡の上、事務局に持参してください。郵送・電子メー ルでの提出は不可とします。なお、受付けは、開庁日の午前８時３０ 分から午後５時１５分までとします。（ただし、日曜開庁日は、除きま す。） （３）参加辞退 参加申込書の提出後、参加を辞退する場合には、平成３０年１０月１ 日（月）午後５時１５分までに、様式５「参加辞退届」を提出するもの とします。この場合、提出済みの書類は返却します。
5 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 なお、参加辞退により、以後、事業者が不利益な扱いを受けることは ありません。 ３ 質問及び回答 （１）質問書の提出 質問は、様式６「質問書」により提出してください。 ① 提出期限 平成３０年９月２１日（金）午後５時１５分まで（必着） ② 提出方法 事務局メールアドレス宛に電子メールに添付して提出してください。 メール件名は【佐倉市市民課窓口業務等委託事業 質問書】としてく ださい。 なお、やむを得ない事情により、電子メールによる提出ができない 場合には、ＦＡＸでの提出を可とします。 電子メール又はＦＡＸ送信後は、事務局に電話による確認連絡を行 ってください。 （２）質問書に対する回答 質問書に対する回答は、平成３０年９月２５日（火）午後５時１５分 までに電子メール又はＦＡＸにて質問者に対し行うとともに、佐倉市市 民部市民課ホームページに掲載します。 なお、質問に対する回答は、本要領及び仕様書の追加又は修正として 取り扱います。 質問が無い場合、質問書の提出は必要ありません。 ４ 企画提案書作成上の留意事項 （１）企画提案書の書式 ① Ａ４横書き表示とし、ページ番号を付番してください。 ② 用紙方向は原則として縦長としますが、一部分で横長のページを使用 する場合には、用紙上部を左にして、用紙の左辺で綴じて下さい。 （２）企画提案書の制限 ① 企画提案書に盛り込む提案は、一案に限ることとします。 ② 企画提案書は、表紙及び別に添付するカタログ・パンフレット等を除 き、３０ページ以内の構成とすることとします。 ③ 用紙方向が縦長の場合は用紙左側に、用紙方向が横長の場合は用紙上 側（それぞれ綴る側）に２５mm 以上の余白を設けることとし、原則と して文字サイズは１１ポイント以上を使用することとします。
6 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 （３）企画提案書の構成 企画提案書には、以下に示す項目ごとに提案等を記載するものとし、 各項目に見出しを付けてください。 また、別添資料として、カタログ・パンフレット等の資料を併せて提 出することも可とします。 大項目 小項目 記載内容 1 目次 目次 各項目の表示及びページ番号を付すこと。 2 基本事項 業務方針等 提案者の業務方針、当該業務方針を実現するための 方策、提案者の特長について、記載すること。 3 関連業務実績 様式４「関連業務実績」の概要を記載すること。 様式４「関連業務実績」の記載内容では、業務実績 を示すには、不十分と判断する場合には、本項目で 代表的な事例を示す等により本業務委託事業と同等 の実績がある旨を記載すること。 4 業務体制 業務体制について以下のポイントについて記載する こと。 ①業務従事者の配置予定について ＜業務別配置人数、シフトローテーション、 繁忙期の体制等＞ ②安定した窓口サービス提供のための方策について ＜住民基本台帳法、戸籍法等の関連法令を十分 理解し、かつ実務に精通している者（概ね６ 箇月以上の実務経験がある者）の配置割合等 その他、サービス安定化のために有している 方策（人材確保のための方策等）＞ ③業務従事者の採用方針及び雇用保障について ＜佐倉市内在住者割合等＞ ④管理責任者等の選定方針ついて ⑤指揮命令系統の確立及び業務の品質と納期を保証 するための組織体制について ＜住民基本台帳法、戸籍法等の関連法令の遵守、 偽装請負の防止等、適法性の確保及び業務の 水準確保についての考え方や取組み＞ ⑥業務従事者の事前研修及び事務引渡しについて ＜住民基本台帳法、戸籍法等の関連法令及び システム操作に関する知識技能の向上策等
7 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 4 業務体制 接遇に関する知識技能の向上策等 委託業務外の事務対応等＞ ⑦受託後の業務従事者の研修体制について ＜住民基本台帳法、戸籍法等の関連法令及び システム操作に関する知識技能の向上策等 接遇に関する知識技能の向上策等＞ ⑧研修のほか人材育成のための取組みについて 5 危機管理等 ⑨危機管理体制について ＜トラブル対応、賠償責任能力、退職による欠 員対応、急な病欠等による欠員対応等＞ ⑩市との連絡調整や現場のバックアップ体制につい て 6 業務執行計画 業務委託開始に向けて、業務引継等準備をどのよう に進めるか、また業務委託終了時に次期委託業者に 対し業務引継を円滑に行うための対応について記載 すること。 7 個人情報等管理 プライバシーポリシーの制定等のセキュリティ対策 や個人情報保護に係る業務従事者に対する指導等に ついて記載すること。 8 その他 業務提案等 その他、佐倉市にとってより有意義であり、かつ事 業者が提供可能な業務提案があれば、具体的にその 内容を記載すること。 （４）提案のための費用負担 本業務の企画提案に要する費用は、全て提案者の負担とします。 （５）佐倉市からの疑義照会 提出のあった企画提案書等の内容について、審査の過程で疑義が生じ た場合は、後日、必要に応じて佐倉市から疑義事項の照会を行うことが あります。 （６）企画提案書の取扱い ① 提出された企画提案書等の著作権は、提案者に帰属するものとします。 ② 企画提案書等の提出後における当該企画提案書等の内容の追加又は変 更は原則として認めません。 ③ 提出された企画提案書等は、返却しません。 ④ 提出された企画提案書等は、審査等の過程において複製することがあ ります。
8 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 ⑤ 提出された企画提案書等は、提案者の営業上の秘密に該当する部分が 含まれている可能性があることから、原則として公開しないものとし ますが、佐倉市情報公開条例の規定に基づき、開示請求者に開示する ことが考えられます。このため、企業秘密等、公開されることにより 事業者が不利益を被るおそれのある情報は、極力含まないよう留意し、 当該情報が含まれている場合には、マル秘マークを付加する等の適切 な措置を講じてください。 ５ 審査方法 （１）書類審査（１次審査） 提案者が５者以上のときは、提出書類による１次審査を行い、上位４ 者を選定します。（平成３０年１０月上旬審査予定） 提案者が４者以下のときは、１次審査は実施せずに２次審査を行いま す。 ① 審査方法 市長が庁内に設置する検討会（以下「検討会」といいます。）におい て、別に定める提案評価基準に基づき審査します。 ② 結果通知 審査結果については、平成３０年１０月１５日（月）付けにて、結 果の如何にかかわらず、参加申込書に記載された担当者宛に書面にて 通知します。 ③ その他 審査の経緯及び審査内容に関しての問い合わせには応じません。ま た、審査結果に対する異議申し立ては受付けないこととします。 なお、選定されなかった者は、選定されなかった理由の説明を求め ることができます。説明を求めるときは、通知を受けた日の翌日から 起算して７日以内に書面（様式自由）により請求してください。 （２）提案プレゼンテーション（２次審査） １次審査にて選定された者は、２次審査として提案プレゼンテーショ ンを実施していただきます。２次審査は、下記の日程及び場所を予定し ていますが、詳細については、１次審査の結果通知の際にお知らせしま す。 なお、２次審査において、１次審査における提案内容と著しく異なる 事実が判明した場合は、失格又は減点することがあります。
9 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 ① 提案プレゼンテーション実施概要（予定） ア 実施日 平成３０年１１月２日（金） イ 場 所 佐倉市役所（当市指定場所） ウ 人 数 ５名以内 エ プレゼンテーション時間 ・提案者からの説明時間として２０分程度 ・佐倉市からの質問時間として１０分程度 オ 提案内容の説明 基本的に提出した企画提案書に基づき説明してください。また説 明者は実際に事業を担当する者を含むものとします。 カ 機器類の準備 プロジェクター及びスクリーンが必要な場合は、佐倉市が準備し ます。 その他、必要な機器は、提案者が準備してください。 ② 審査方法 別に定める提案評価基準に基づき審査します。 なお、提案者が１者のみの場合であってもプロポーザルは実施しま すが、検討会の定める最低基準に満たないときは選定しないものとし ます。 ③ 結果通知 審査結果については、平成３０年１１月８日（木）付けにて、結果 の如何にかかわらず書面にて通知します。 ④ その他 審査の経緯及び審査内容に関しての問い合わせには応じません。ま た、審査結果に対する異議申し立ては受付けないこととします。 なお、選定されなかった者は、選定されなかった理由の説明を求め ることができます。説明を求めるときは、通知を受けた日の翌日から 起算して７日以内に書面（様式自由）により請求してください。 ６ ２次審査選定後における辞退 ２次審査において受託候補者に選定された者が正当な理由なく協議又は 契約を辞退する場合は、佐倉市建設工事請負業者等指名停止措置要領に基 づく指名停止等の処分を行う場合があります。
10 佐倉市市民課窓口業務等委託事業 公募型プロポーザル実施要領 ７ 契約方法 提出された企画提案書、提案プレゼンテーションの内容に基づき、佐倉 市と受託候補者にて契約内容の協議を経て、随意契約により契約を締結し ます。なお、受託候補者との協議において双方が合意に至らなかった場合 には、次点候補者との協議を行うものとします。 契約手続は、佐倉市財務規則に定めるところにより行い、佐倉市の標準 契約書（書式２５－０２）を使用するものとします。 契約締結後において、受託者に本提案における失格事由（「２参加申込み （１）参加資格」に掲げる要件を一つでも満たさないこととなる事由をい います。）、不正又は虚偽記載と認められる行為が判明した場合、佐倉市は、 契約を解除できるものとします。 ８ 別添様式等 （１）様式１：参加申込書 （２）様式２：使用印鑑届兼委任状 （３）様式３：会社概要 （４）様式４：関連業務実績 （５）様式５：参加辞退届 （６）様式６：質問書 （７）別紙 ：佐倉市市民課窓口業務等委託事業 仕様書 （８）別紙 ：提案評価基準
