農林水産課における水田転作業務 は、水田を所有する人に対して国費 補助金を交付しており、業務の進行 につき申請書の回収から交付通知の 送付まで、行政から市民へ多くの文 書の発送が必要となる。
そうした中で、一連の送付業務で の通知漏れや配布資料漏れは、申請 漏れ等につながり市民と行政との
間で補助金交付をめぐるトラブルにも発展する可能性がある。
「気をつける」等の精神論だけではなく、ミス防止のための仕組みを構築する必 要がある。
① 問題･課題
マネージャー、リーダー始め１３人 農業経営品質士会
通知文書等発送時におけるミスをなくす
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー
・帳票類の袋詰め業務、通知業務の手順を精査しマニュアル化する。
・帳票は団体ごとに異なる枚数を印刷する必要があった。帳票は全枚数を一斉に 打ち出さず、地区ごとに必要枚数を打ち出していく方式とする。
・誤封入防止の確認機会を増やすため、各帳票に配布先を印字した付箋を張り、 作業途中に配布先を確認できるよう工夫をする。
・印刷機の故障等による印刷物の欠損を把握するため、封筒を送付予定枚数と同 数用意し、残数を比較して通知漏れ等を防ぐ工夫をする。
② 改善案
・ マニュアル化により作業の分散と複数人に よる作業が可能になり、結果的に短時間で作 業を実施できた。
・ 付箋により帳票配布先を確認できたため、 作業中に間違いの指摘がなされ、別配布先帳 票の混入は完全に防止できた。
・ 封筒数と送付予定帳票枚数を照合し、枚数
が一致したことにより、帳票の欠損がないことを確信できた。 ③ 改善効果
ミスをなくすことは当たり前であるが、作業手順の見直し・工夫によりミスが起きな いようにする。また、誰でもミスなくできるようマニュアル化することは大切である。
通常業務においても、今までのやり方を踏襲するのみではなく、作業の時間が短縮で きるなど、コスト意識を持って事務改善に努めていきたいと思います。
