仕 様 書 １ 件名 日本郵政グループ報の版下作成等の委託 ２ 委託期間 契約締結日から２０１６年６月３０日(木)まで。 ただし、委託期間満了の１か月前までに解約を通知しないときは、期間満了の翌日か ら起算して 1 年間継続して委託するものとする。 また、それ以降も２０１９年６月３０日（日）を限度として同様とする。 なお、更新にあたり契約単価の見直しについて、協議できることとする。 ３ 日本郵政グループ報作成の目的 (1) 日本郵政グループの一体感の醸成を図ること。 (2) 事業の業績アップに資すること。 (3) 経営方針などグループの方向性を伝える情報を掲載すること。 (4) グループ社員の業務に役に立つ商品・サービスのキャンペーン情報等を掲載するこ と。 (5) 営業等の好取組事例を横展開し、グループ社員の業務における参考としてもらうこ と。 ４ 実施体制の構築及びスケジュール作成 (1) 実施体制の構築 原稿や校正原稿の授受等を円滑に行い、迅速に制作物に反映できる体制を構築する こと。 なお、原稿の授受は電子メールを基本とし、電子メールでの送受信ができない大容 量のデータファイルについても随時授受が可能な使用制限（ID・PASS）のあるアップ ローダー等を用いること。 (2) スケジュール作成 日本郵政株式会社（以下「当社」という。）経営企画部門広報部（以下「主管部」と いう。）が依頼した際は、取材日程を含めたスケジュールを速やかに作成し、主管部の 了承を得ること。 ５ 委託内容 (1) 版下作成 ア 上記３を踏まえ、日本郵政グループ報（月１回発行（予定））について、誌面の編 集を行うこと。 イ 内容表現、構成等について、社内報のトレンドを踏まえた専門的知見から各号改 善を加え、より良い冊子を作成すること。 また、主管部の求めに対し、適宜レクチャー・アドバイス等を行うこと。
なお、修正・加工を含む原稿のやり取りは、主管部の求めに応じ、複数回行うも のとする。 ウ 版下はフォトショップ、イラストレーター、クウォークエクスプレス等、主管部 と事前に協議の上、了解を得られたソフトを使用して作成する。 エ 規格 (ｱ)はがきあり×２回（予定） 形状：Ａ４判１２頁（表紙及び裏表紙含む。）（予定） はがき２頁 ４色刷り（はがきは両面２色刷り） (ｲ)はがきなし×１０回（予定） 形状：Ａ４判１２頁（表紙及び裏表紙含む。）（予定） ４色刷り (2) 版下データの納品 ア 日本郵政グループ報版下データをＰＤＦファイルで作成し、ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ に格納すること。 また、ファイル１個の容量は、１メガバイト以内とすること。 イ 版下データ納入後に主管部より修正指示があった場合は、その修正を反映した版 下データを主管部の指示する日までに納入すること。 (3) 取材・写真撮影・原稿作成等による誌面作成について ア カメラマンが、主管部が指定する郵便局、支店等の写真撮影を行うこと。（年３回 （予定）） イ ライターが、主管部が指定する郵便局、支店等の取材及び原稿作成を行うこと。 （年３回（予定）） ウ 主管部の交付する音声データ等を基にテープ起こしを行うこと。（年１回（予定）） エ イラストレーターが、主管部の指定するイラスト・漫画等を作成すること。（年１ 回（予定）） オ その他、詳細については、主管部の指示によること。 (4)校正・校閲について 誌面で使用する文言について、校正・校閲（カレンダー校正を含む）を行うこと。 また、差別用語等の不適切な表現がないかについてもチェックをすること。 不適切な表現を発見した際は、速やかに主管部へ報告し、主管部の指示に従い修正 すること。 (5) アンケートはがきの集計・分析（年２回（予定）） ア 主管部より交付するアンケートはがき（１，０００枚（予定））を基に集計を行い （１０項目（予定））、集計結果をとりまとめること。 イ 集計結果を基に分析を行い、分析結果を取りまとめること。 ウ 集計結果、分析結果をとりまとめた分析結果報告書の作成及び報告会を開催する こと。 エ その他、詳細については主管部と協議の上、行うこと。
(6) 実費 上記(3)に係る実費（取材・撮影等における有料施設への入場料、打ち合わせ会場レ ンタル代、取材先への手土産代、宿泊費（上限 10,000 円）、交通費）については、事 前に主管部の承認を得た上、履行報告に併せて記載し、領収書を添付の上、請求する こと。 ６ 色校正 受託者は、校了までのスケジュールを把握し、印刷の品質について、主管部とともに 管理すること。 また、必要に応じて、主管部の指示により、受託者が印刷工程に立会いの上、印刷の 品質を確認すること。 ７ 納入成果物 (1) 版下 ア 完全版下（ＰＤＦファイル） ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ １枚（予定） イ 完全版下（紙で出力したもの） １部（予定） (2) アンケートはがき集計・分析 分析結果報告書 １部（予定） ８ 納入期限 (1) 版下 別途主管部が指示する日（月１回（予定）） (2) アンケートはがき集計・分析 別途主管部が指示する日（年２回（予定）） ９ 納入場所等 (1) 納入成果物は、主管部の指示する場所へ納入すること。 (2) 納入の際は、品名、数量及び納入年月日等を記載した納品書(様式適宜)を主管部あ て提出すること。 なお、詳細については、主管部の指示によること。 10 知的財産等 (1) 受託者は、本契約に関して当社が開示した情報(公知の情報を除く。以下同じ。)及 び契約履行過程で生じた納入成果物に関する情報を本契約以外の目的に使用又は第 三者に開示する必要がある場合は、事前に当社と協議し了承を得ること。 (2) 受託者は、本契約履行過程で生じた著作権を自ら使用し又は第三者をして使用させ る場合、当社と別途協議するものとする。 (3) 受託者は、当社に対し、本契約に基づく受託業務の履行並びに当該履行過程で生じ た成果物の使用、収益及び処分等が、第三者の有する特許権、著作権その他の知的財 産権(不正競争防止法により保護されるあらゆる利益を含む。以下同じ。)を侵害しな
いことを保証する。 (4) 本契約に基づく履行過程で生じた成果物に、第三者が権利を有する知的財産が含ま れているときは、受託者は当該知的財産の使用等に関して必要なすべての費用を負 担し、一切の権利処理手続を行うものとする。 (5) 受託者は、当社と第三者との間で知的財産権の侵害に係る紛争が生じた場合、当該 紛争に関連して生じた一切の損害(弁護士費用を含む。)を賠償するものとする。 (6) 当社は、前項の紛争の事実を知ったときは、速やかに受託者に通知する。 11 個人情報の取扱い (1) 再委託の制限 受託者は、受託業務の遂行にあたり、当該業務を第三者に再委託する場合は、事前 に当社の書面による承諾を得るものとする。当社の事前の書面による承諾に基づき第 三者に当該業務を再委任する場合、受託者は、当該再委託先に本覚書上の受託者の義 務と実質的に同内容の義務を負わせなければならず、再委託先がこれに違反した場合 には、受託者は当社に対して直接、損害賠償責任を負う。 (2) 事故発生時の報告・措置 ア 受託者は、個人情報の不正アクセス、破壊、改ざん、紛失及び漏えい等その他の 事故若しくは本契約に違反する事態が生じ、又は生じる恐れがあることを知った場 合は、直ちに当社に報告するとともに、その対応等を当社と協議し、当社の指示に 従って適切な措置を講じるものとする。 イ 受託者は、前項の事故又は事態について、個人情報の主体その他の者から損害賠 償請求その他の請求を受けたときは、受託者は、当社の事前の承諾に基づき、受託 者の費用と責任負担で対応するものとする。 ウ 受託者は、アの事故又は事態に関する再発防止策について検討し、当社と協議の 上決定した再発防止策を受託者の責任と費用負担で講じるものとする。 (3) 委託作業終了時における個人情報の返還等 受託者は、受託業務の終了後、当社の指示に従い、取得した個人情報が記録された 資料等(電磁的記録を含むすべての媒体)を、当社に返還、又は安全な方法による消去 若しくは廃棄を行うものとする。この場合において、当社が希望する場合には、個人 情報の返還、消去若しくは廃棄に関する証明書を発行するものとする。 (4) 管理状況等の報告・調査 ア 当社は、受託者に対し個人情報の管理状況について、書面による報告を求めるこ とができるものとし、受託者は速やかにこれに応じるものとする。 イ 当社は、受託者に対し事前に書面により通知した上で、個人情報の管理状況を調 査するため、受託者の事業所等に立ち入ることができるものとし、受託者はこれに 協力する義務を負うものとする。 (5) 立会い 廃棄処分に際しては、当社の社員が立会うものとし、受託者は必要な協力をしなけ ればならない。また、受託者は当社に対し、廃棄証明書(様式適宜)の提出をしなけれ ばならない。
(6) 秘密保持義務の遵守 ア 受託者は、本件受託の履行により知り得た情報については、第三者に漏らし、又 は不当に利用してはならない。 なお、このことは、契約期間中又は契約期間満了後においても同様とする。 イ 受託者は、派遣社員が派遣業務遂行に際して知り得た個人情報を第三者に漏らし、 複製し、目的外に利用し、又は持ち出してはならないようにするため、派遣社員に 対して個人情報の秘密保持義務を遵守させるよう必要な措置を講じなければならな い。 なお、派遣期間終了後においても同様とする。 12 その他 (1) 本件委託に関して使用する機器等については、受託者において用意すること。 (2) 交付した資料等は、作業終了後直ちに主管部まで返却すること。 (3) 本件に係る詳細については、本仕様書によるほか、主管部（TEL:03-3504-4153）の 指示によること。 (4) 契約手続については、当社総務・人事部門総務部調達室（TEL:03-3504-9886）まで 照会すること。 (5) 本契約の履行に従事する貴社社員（再委託を除く。）に対し、公益通報者保護法に 係る当社通報窓口について、当社指定の周知文を受領したことを確認の上、該当周知 文を用いて周知に努めること。 （6）検収後、速やかに請求書を主管部あて提出すること。
