第 3 部 のテーマ アナログな 伝 票 帳 票 のやり 取 りの 安 定 化 効 率 化 がテーマです 貴 社 2

Copyright © NEXWAY Co.,ltd. All right reserved.

株式会社ネクスウェイ

コミュニケーションデザイン部 金城 了平

緊急時でも止められない！郵送業務

帳票の印刷・発送業務 安定化と効率化の実現

第3部のテーマ

貴社

アナログな伝票・帳票のやり取りの安定化・効率化がテーマです

商号 本社

代表電話番号 代表者

資本金 決算期 株主 設立 就業人員 事業内容

主たる商品・サービス

利用契約数 売上

株式会社ネクスウェイ

東京都港区虎ノ門４−３−１３ 神谷町セントラルプレイス ０３−６３８８−１１１１

代表取締役社長 富加見 順 ３億円

３月

株式会社インテック（１００％）

２００４年１０月１日 ※株式会社リクルートより分社独立

２１０名 うち従業員数 １１７名（男：７２名、女：４５名） ※２０１１年４月１日現在 情報通信提供サービス事業

ＦＮＸサービス、店舗ｍａｔｉｃ、ｅ−オンデマンド便サービス、ＷｅｂＬｉｎｋ、

販促Ｎａｖｉｇａｔｏｒ ｆｏｒ Ｓａｌｅｓｆｏｒｃｅ、販促Ｎａｖｉｇａｔｏｒ ｆｏｒ Ｓｅｍｉｎａｒなど

取引社数：約８，０００法人 契約数：約２７，０００契約 ※２０１１年３月３１日現在 ７７億円（平成２３年３月期）

ネクスウェイについて

NEXWAYの提供価値 価値を実現するサービス

一斉同報サービス

(コストダウン・生産性アップ) (売上アップ)

顧客 の 販売促進支援

顧客 の 業務効率化

提供サービスについて

業務効率化・コスト削減 だけでなく

安定的に業務を行う

手段を考えたい

どのように効率化・安定化するか？

アジェンダ

お客様の実情・課題

ネクスウェイが考える効率化・安定化

改善事例

印刷・発送業務における

「お客様の課題例」

をまとめてみました 印刷・発送業務における

「お客様の課題例」

をまとめてみました

× ×

×

弊社が実際に話を聞いた

８６社

からお客様の声を一部ご紹介します

不明 100〜500 0〜100 1000〜3000 500〜1000 3000〜5000

従業員数 _卸

製造 建設 金融 小売 IT サービス リース 運送 通信 旅行

業種

印刷発送業務には３種類のケースがあります

①社内で手作業による対応をしているケース

②社内で紙折機・封入機を導入しているケース

③社外へ業務を委託しているケース

請求書の発送に、20日・25日・月末後は経理・システムの スタッフ総出で作業に追われているよ。特に月末〆の翌日 は量が多くて大変だね。

化学機器商社 システム部課長

以前請求書の明細を、入れ違えてしまって、卸価格が流出 してしまったことがあるんです。トラブルになり大変でした。

それから2重チェックの運用を行ってます。

オフィス機器商社 経理部課長

手間

リスク

①社内で手作業による対応をしているケース

納品書を毎日500通程度、東西の物流センターから発送し ています。スタッフ削減のあおりで、ぎりぎりの人数での対応。

スタッフはどうしても残業しがちで、課題に感じてます。

機械メーカ 物流部課長

月初は請求書の発送でスタッフ４名が午前中はずっと作業 している状態だね。また顧客から先にＦＡＸで欲しいといっ た要望も毎月あるので、そのあたりも対応もパワーは使って いる。

金属加工業 経理部部長

手間・残業・誤封入のリスクが課題 人件費

イレギュラー

対応

紙折機と封入機を所有しています。ある程度効率化はでき ているんですが、紙を補充したり、紙詰まりの面倒をみたりと 結局つきっきりで社員が面倒を見てますね。

工業機器商社 経理部課長

以前自動封入機の購入を検討しましたが断念しました。弊 社の請求書は明細が多く、対応オプションをつけると、5百 万円以上となり、非常に高価だったためです。保守費用も 馬鹿になりませんしね。

美容用品商社 システム部課長

②社内で紙折機・封入機を導入しているケース

手間

コスト

手間が残る・コストがかかる

社内スタッフは減少傾向にあり、以前から業務を委託して います。委託時は、業務設計費用がかなりかかりました。現 在では社内作業はイレギュラー対応のみで、かなり楽になり ました。

オフィス機器商社 経理部課長

請求書の発送は外部委託しています。ただ、請求データを 確定させて、委託先へ渡してから、発送まで3〜4営業日必 要で、顧客からもう少し早く発送してほしいと頼まれること があります。

リース会社部長

③社外へ業務を委託しているケース

コスト

タイムラグ

価格が高い・発送までのタイムラグ

計画停電の影響で、従来の業務時間にプリンタ等の機器が 使えるかわからず、業務時間の変更、残業で対応などせざ るを得ませんでしたね。

建設工事業

経理部マネージャー

震災後の物流が正常に機能せず、電話対応でスタッフは手 一杯。納品書の発送を毎日になっていますが、夜中までの 残業対応で乗り切りました。

医療機器メーカー 受注センター長

④今回の震災を受けて

安定性

安定性

安定的な業務遂行に課題

①社内で手作業による対応をし ているケース

８６社中 ７４社

②社内で紙折機・封入機を 導入しているケース

７４社中 ８社

③社外へ業務を委託している ケース

８６社中 １２社

導入コスト 運用コスト

導入コスト

発送の遅さ

郵送に課題を持つ企業は多い 主な課題は手間 次いでコスト

＜86社の担当者から、弊社の営業が実際に聞いてみた結果＞

郵送業務に何らかの課題を持っている：86社中

51社

郵送業務で課題に思うこと：

手間・・・33社 コスト・・・26社

＜ヒアリング結果の一例＞

業種 現状手段 課題

建築業 手作業 捺印・印紙貼り付けの手間

金融 手作業 繁閑差（月1回発送）、発送遅れ

家具製造 手作業 指定様式対応、同封物などイレギュラー処理

業務用食品卸 手作業 封入ミス・マンパワー

電機メーカー 手作業 仕分け・封入の手間

建築業 手作業 捺印・印紙貼り付けの手間

自動車部品メーカー 手作業 仕分け・封入の手間・人員の確保

商社 手作業 仕分け・封入の手間・人員の確保・切手を買いに行く手間

ネクスウェイが考える 郵送業務効率化 ネクスウェイが考える

郵送業務効率化

帳票作成帳票作成 印刷印刷 封入・封緘封入・封緘 発送発送

郵送には、様々な作業・コストが発生する

直接コスト 直接コスト

間接コスト 間接コスト

仕分人件費

封入・封緘 人件費

郵券代 封筒代

仕分け仕分け

トナー代 用紙代

機器償却費（リース費）

文書管理

送った後も…

郵送業務の手間とコスト

郵送業務効率化のポイント

》 郵送⇒メール・web閲覧など電子的な手段へ移行する

弊社帳票

FAX

FAX

100

ネクスウェイの考える郵送業務効率化

有効なサービスを利用することで、ムダなく安定化 / 効率化 フルアウトソースは費用対効果に難

》 有効なサービスを活用し、効率化を図る

ネクスウェイのe-オンデマンド便サービスは、お手元のパソコンから帳票データをWEB へアップロードするだけで、印刷・封入・発送業務を代行いたします。

貴社 ネクスウェイ 貴社取引先

宛先・印字 データ作成 宛先・印字

データ作成 発送指示発送指示 帳票作成帳票作成 発送結果発送結果

印刷印刷 封入封入 発送発送

③指示された内容で 印刷・封入・発送

「e-オンデマンド便サービス」のご紹介

②宛先と印字データを WEB上にアップロード

①あらかじめネクスウェイに 帳票フォーマットを登録

法人向けの帳票発送に特化

１００社以上の帳票発送業務を調査し形にしたサービスです

できる限りのコスト縮小

封筒や紙といった資材、データの受け渡しなど、

可能な限り汎用化することで低コストでの提供を実現

→必須機能は残して、かゆいところに手が届くサービスに

※必須機能：セキュリティ対策、大量封入対応、誤封入防止など

サービスコンセプト

メリット１ 業務効率化

『印刷』『折り込み』『封入』『封緘』『ラベル貼り』

…

今まで当たり前のように手作業をしていた分の手間・作業時間が不要になります。

メリット２ コスト削減

小ロットでの割高な『印刷代』『郵券代』に加え、『人件費』

…

小ロットでも安心の価格帯と人件費削減でトータルコストの削減を実現します。

メリット３ ミス削減

封入封緘には機器を利用。バーコード管理を行うことで限りなくミスを削減し トラブル防止に役立ちます。

「e-オンデマンド便サービス」のメリット

メリット４ 業務安定

自家発電設備、機器の冗長化により、安定的に印刷・封入業務を実施しております。

災害などの際もより安定的に業務を行っていただけます。

郵送の仕様自 由度

郵送の仕様自

由度 他メディア連 携

他メディア連

携 業務課題の解 決

業務課題の解

決 コストコスト こんな お客様に こんな お客様に

フルアウト ソーシング フルアウト ソーシング

○

カスタマイズ可能

○

カスタマイズ可能

△

別途準備が必要

△

別途準備が必要

○

印刷業務のみ

○

印刷業務のみ

×

コスト高。数が少な いほど不利

×

コスト高。数が少な

いほど不利 印刷量が非常

に多い 印刷量が非常

に多い

自社作業自社作業

◎

自在に業務可能

◎

自在に業務可能

×

データ連携などの準 備必要

×

データ連携などの準 備必要

×

自社内での解決には 限界

×

自社内での解決には 限界

△

人件費+実コスト

△

人件費+実コスト

eオンデマンド便 eオンデマンド便

△

いくつかのパターン からの選択

△

いくつかのパターン からの選択

△

多メディア配信の提 案が可能

別途準備必要

△

多メディア配信の提 案が可能

別途準備必要

○

業務課題に合わせ最 適なメディア選択が 可能

○

業務課題に合わせ最 適なメディア選択が 可能

◎

パッケージ化されて いる分安い

◎

パッケージ化されて いる分安い

コスト削減と 効率化を両立 したい

コスト削減と 効率化を両立 したい

適切な手段の選択

お客様の課題解決事例

お客様の課題解決事例

事例① IT機器卸業 A社様

送付通数

1,000通/月

発送タイミング

課題

検討期間

15ヶ月

ポイント

誤封入事故が過去数回あり、

リスクマネジメントが課題

3回/月 （10日〆、20日〆、末〆）

複写式伝票を普通紙に変更 明細行数の増加で、紙の削減 ドットプリンタの削減 ・ リスク低減

リスクの低減・紙の削減

事例② 製造業 B社様

送付通数

5,000通/月

発送タイミング

課題

検討期間

３ヶ月

ポイント

ベテラン社員の退職等による業務品質の低下懸念 震災時の対応等で受注センター業務負荷急増

毎日の業務不可、日により発送数が大幅変動 月曜日〜土曜日 毎日

受注センター業務の安定化

まとめ

帳票発送業務の安定化・効率化のポイントは

「電子化」と「サービス活用」

それでも必ず郵送物は残る

残った郵送物はパッケージサービスなどを

活用して業務フローの再設計

ＮＸＷの提供する帳票配信ソリューションとは

ＦＡＸ

ファイル配信

郵送

＜お客様＞

ネクスウェイ

＜即時性が求められる＞

・注文書

・納期回答

・支払い通知・・・

＜機密性が求められる＞

・請求書

・見積書

・・・・

＜証跡

/

・請求書

・納品書

・・・

＜配信先＞

お客様の業務で発生する帳票を、

お客様のお客様が求められるメディアを利用し、配信いたします

本資料の一切の著作権はネクスウェイに帰属しています。この文書の一部または全部をネクスウェイの 事前の許可なしに、複写、複製、配布、転送、第三者への開示を行うことを禁じます。

に関する御問合せ先

株式会社ネクスウェイ

コミュニケーションデザイン部 e‑帳票推進グループ

電話：0120‑341‑890

Mail：[email protected]