仕事で電話対応するとき印象がよくなる、決まり文句・言い回し
電話相手に好印象を与える言い回し集です。電話をかけるとき、受けるとき、どんな言葉を かければ相手が満足するのか紹介します。スマートな電話応対を身につければ、ビジネスパ ーソンとしての評価は今よりもっとアップします。 1. 電話対応で使える決まり文句・定番フレーズ・言い回し 一覧 2. 仕事で電話をかけるときに使う礼儀正しい話し方・定番フレーズ 3. 電話を受けたときの正しい言い回し・定番フレーズいろいろ 1、 電話は相手の顔が見えません。体面で話すとき以上に言葉遣いが重要になってきます。電話 対応で使える決まり文句・定番フレーズを覚えると電話に受け答えがとても楽になります。 あらゆる場面に最適な言い回しを身に付けましょう。 相手の声が聞きづらいとき 「お電話が遠いようで」 電話の声が聞きづらいときに使う定番フレーズです。「聞き取りにくいのですが」という言 い方では、相手のせいにしていると受け取られかねません。誤解を避けるためにも、電話が 原因の言い方にします。携帯電話なら「電話状況が悪いようで」も使えます。 ・何度も同じ人が電話に出たとき 「たびたび恐れ入りますが」 同じ日に同じ相手に電話する場合に使う決まり文句です。同じ電話先でも担当者が違えば 使いませんが、取次ぎの人が同じだった場合には用います。「たびたび恐れ入りますが、○○ さんはお戻りでしょうか？」という話し方になります。 電話をかけ直す約束をする 「折り返しお電話させていただきます」 「戻りましたら、お電話するように申し伝えます」 担当者が不在だったり、電話に出れない状況にある場合に使います。また、「折り返しお電 話させていただきます」はすぐに返答ができないときに「納期日を確認して、折り返しお電 話させていただきます」のように自分自身でかけ直す場合も用います。ビジネスマナーでは、先方に何度も電話をかけさせるのは失礼に当たります。電話に出られ ない場合は、こちらからかけ直すのが基本です。「ただいま他の電話に出ておりますので、 終わり次第、お電話するように申し伝えます」という言い回しになります。もし担当者が出 張や連休中で数日にわたって不在のときは、「あいにく○○は、○○日までお休みを頂いており ます」と具体的に日付を伝えると親切です。 急ぎの用件で、担当者が外出中の場合は、「携帯で連絡を取りまして、お電話させるように いたします」でもいいでしょう。「お急ぎでしたら、○○の携帯番号をお伝えしましょうか」 という言い方もありますが、個人の携帯番号なら取り扱いは、慎重に行う必要があります。 ・答えられる人に電話を代わる１ 「私ではわかりかねますので、担当に変わります」 自分では答えられないことを質問されたときの決まり文句です。このあと「おつなぎします で、少々お待ちください」と続ければ、より親切になります。 ・答えられる人に電話を代わる２ 「後日、担当部からお電話させていただきます」 問い合わせの内容によってはどこが担当なのか、わからない場合もあります。そんなときは このフレーズを使い、一旦電話を切り、担当部を確認することになります。担当部署がわか っている場合は、部署名を伝えたほうが親切です。 ・話を中断して電話をかける 「恐縮ですが、電話を一本かけてもよろしいでしょうか？」 目上の人や他社の人と打ち合わせ中に、電話をかける必要があるときに用いる決まり文句 です。たとえば、打ち合わせが長引き、次の約束に遅れる場合に用います。 ・関連記事 社会人が電話で使う敬語の言葉遣い
2、 電話を礼儀正しくかけるときの定番フレーズ集です。電話をかけるとき、こちらから相手の 都合はわかりません。こちらの都合で突然割り込むことになります。ですから、対面以上に 相手を気遣った話し方を意識するのが、電話を正しくかけるための心構えになります。 ・相手の都合を気遣う 「今、お話してよろしいでしょうか？」 電話を受けた相手がどんな状態かは、かけた側はわかりません。取り込み中で、ゆっくり電 話をしていられる状態でないかもしれません。「今、お話してよろしいでしょうか？」と断 ってから本題に入るのがビジネスマナーです。 ・直接会えず、電話で済ますとき 「電話で大変申し訳ございませんが」 謝罪したり、無理な依頼を引き受けてもらったときは、出向いて気持ちを伝えるのがいい方 法です。しかし、様々な理由ですぐに出向けないときは電話をして、このフレーズを使いま す。電話を終えるときは「後日、改めてお伺いいたしますが、取り急ぎお詫び（お礼）をと 思いまして」と言えば「無礼な奴」とは思われません。 ・電話ばかりでなかなか会えない相手に 「いつも電話ばかりで失礼しております」 直接会う機会がつくれず、電話ばかりの相手にいう定番フレーズです。「あって話すのが礼 儀なのですが」という謙虚な気持ちを暗に伝えることができます。言うベストタイミングは、 互いが名乗った後です。 ・バタバタして要件だけで電話を切りたいとき 「あわただしくて申し訳ございません」 こちらから電話をかけておきながら、ゆっくり話せないときに使う定番フレーズです。用件 のみの落ち着かない電話になったら、電話を終えるときに「あわただしくて申し訳ございま せん。とりあえずご連絡だけでもと思いまして」と告げます。申し訳ない気持ちを伝えるこ とで、相手の機嫌を損なわずに済みます。
・夜かける電話 「夜分恐れ入ります」 夜、相手がくつろいでいるような時間は、仕事の電話をかけること自体、失礼に当たります。 できれば、翌日以降に連絡するのが礼儀ですが、どうしても連絡を取りたい場合は「夜分恐 れ入ります」と申し訳ない気持ちを伝えてから、用件を伝えます。目安として、夜９時以降 に使う人が多いようです。 ・相手が休みの日にかける電話 「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」 相手の携帯や自宅の電話番号を知っていても、休日なら仕事の連絡は避けるべきです。しか し、どうしても電話をする必要がある場合、このフレーズを使います。「お休みのところ、 誠に恐れ入りますが」と断って、申し訳ない気持ちを伝えることで、悪い印象を抑えること ができます。 3、 電話を礼儀正しくかけるときの定番フレーズ集です。電話をかけるとき、こちらから相手の 都合はわかりません。こちらの都合で突然割り込むことになります。ですから、対面以上に 相手を気遣った話し方を意識するのが、電話を正しくかけるための心構えになります。 ・相手の都合を気遣う 「今、お話してよろしいでしょうか？」 電話を受けた相手がどんな状態かは、かけた側はわかりません。取り込み中で、ゆっくり電 話をしていられる状態でないかもしれません。「今、お話してよろしいでしょうか？」と断 ってから本題に入るのがビジネスマナーです。 ・直接会えず、電話で済ますとき 「電話で大変申し訳ございませんが」 謝罪したり、無理な依頼を引き受けてもらったときは、出向いて気持ちを伝えるのがいい方 法です。しかし、様々な理由ですぐに出向けないときは電話をして、このフレーズを使いま す。電話を終えるときは「後日、改めてお伺いいたしますが、取り急ぎお詫び（お礼）をと 思いまして」と言えば「無礼な奴」とは思われません。
・電話ばかりでなかなか会えない相手に 「いつも電話ばかりで失礼しております」 直接会う機会がつくれず、電話ばかりの相手にいう定番フレーズです。「あって話すのが礼 儀なのですが」という謙虚な気持ちを暗に伝えることができます。言うベストタイミングは、 互いが名乗った後です。 ・バタバタして要件だけで電話を切りたいとき 「あわただしくて申し訳ございません」 こちらから電話をかけておきながら、ゆっくり話せないときに使う定番フレーズです。用件 のみの落ち着かない電話になったら、電話を終えるときに「あわただしくて申し訳ございま せん。とりあえずご連絡だけでもと思いまして」と告げます。申し訳ない気持ちを伝えるこ とで、相手の機嫌を損なわずに済みます。 ・夜かける電話 「夜分恐れ入ります」 夜、相手がくつろいでいるような時間は、仕事の電話をかけること自体、失礼に当たります。 できれば、翌日以降に連絡するのが礼儀ですが、どうしても連絡を取りたい場合は「夜分恐 れ入ります」と申し訳ない気持ちを伝えてから、用件を伝えます。目安として、夜９時以降 に使う人が多いようです。 ・相手が休みの日にかける電話 「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」 相手の携帯や自宅の電話番号を知っていても、休日なら仕事の連絡は避けるべきです。しか し、どうしても電話をする必要がある場合、このフレーズを使います。「お休みのところ、 誠に恐れ入りますが」と断って、申し訳ない気持ちを伝えることで、悪い印象を抑えること ができます。 あなたの電話の受け方が会社の印象を大きく左右します。電話を受けた際に使える、一目置 かれる言い回しを紹介します。最初はぎこちなくても、慣れるまで続けてください。心のこ もった対応は自然とできるようになります。 ・かかってきた電話で自分の用件を伝えるとき 「いただいたお電話で恐縮ですが」
かかってきた電話のついでに、自分の用件を話したい場合の定番の言い回しです。本来電話 は「かける手間」「通話料金がはかかる」などの理由から、用件がある方から連絡するのが マナーです。しかし、かかってきた電話を切って、かけ直すのも相手に手間を取らせます。 そこで、相手の用件が終わったら、申し訳ない気持ちを伝えた後、用件を切り出します。 ・用件を繰り返し安心感を与える 「念のため復唱させていただきます」 相手から、名前や電話番号、伝言などを聞き出したときに使う定番の言い回しです。このフ レーズで、相手の言ったことを繰り返すと、きちんと伝わっているという安心感を与えるこ とができます。また、聞き間違いも防げます。 ・長電話を切るとき 「長くなってしまい申し訳ございません」 ビジネスの電話は、用件を伝えたら迷惑がかからないようにさっと切り上げるのマナーで す。しかし、話が入り組んでいたりすると、電話が長引くこともあります。そんなときに使 う定番フレーズです。また、相手のペースで仕事に不必要な話がダラダラ続くようなら「長 くなってしまい申し訳ございません」と言うことで、相手に気付いてもらうことができます。 ・伝言を受けたとき 「かしこまりました。申し伝えます」 電話で伝言とお願いされたときに使う言い回しです。伝言を受けるときは、聞いたことをき ちんとメモし、復唱します。そして「かしこまりました。申し伝えます」と告げます。電話 を切る際は、「○○（自分の名前）が承りました」いうことで、責任の所在がハッキリして、 より相手に安心感を与えられます。 ・間違い電話に対して 「失礼ですが、何番にお掛けですか」 間違い電話の相手に問いかける定番の言い回しです。忙しいときに間違い電話が入るとイ ライラしますが、社会人である以上冷静に対応しましょう。相手がかけた番号を確認すれば、 間違いの原因を突き止めることができます。もちろん、自分の会社の電話番号は知っておく 必要があります。
