(1) (2)

第

4

回

ファイル管理と教育支援システム

   

学習目標

(1) ファイルのしくみ と 操作を理解する (2) USBメモリの利用（参考） (3) 教科書のダウンロードとメモ(PDFファイルへの書き込み) (4) PDF形式のファイルの利用 (5) 教育支援システムRENANDI(レナンディ)の使い方 (6) Wifiの利用（参考） (7) PortableApps（参考,USBメモリにソフトを入れる） (8) OpenOffice.org(参考，自由に利用できるオフィスソフト) (9) Googleドキュメント(参考，オンラインストレージ)

1

ファイルのしくみ

1.1

ファイルとは

ワープロの文書など，作成したものを保存しておくには，ファイルという形で，ディスクなどに保存します．ファイルは， ディスクに保存するときの単位になっています．

1.2

ファイル管理ソフトウェア

ファイルの状況を調べるのには，ファイル管理ソフトウェアを使用します．本書では「エクスプローラ」というソフト ウェアを利用します． (1) スタート → すべてのプログラム → アクセサリ → エクスプローラ (2) 表示されたウインドウの左の コンピュータ をクリック または， • スタート → コンピュータ • デスクトップの コンピュータ のアイコン

クリック ネットワークドライブ （ 自分の領域 ） 図1 エクスプローラ エクスプローラの左側には鳥瞰図のように全体の位置が示され，右側にその詳細が示されています（図1)．接続されてい るドライブの情報が表示されます．ドライブとは，ファイルを保存する場所のことをいい，A:,B:,. . .のように「アルファ ベット:」で示されています．具体的には，コンピュータに内蔵されているハードディスクであったり，ネットワークで接続 されているネットワークドライブ，USBメモリ（リムーバブルディスク）であったりします．

表1 専修大学の学生用コンピュータのドライブ構成 ドライブ名 種類 利用（書き込み）の可否 D: CD-ROM,CD-R/RW CD-ROMとして使用するときは読み込みのみ CD-R,CD-RWとし使用するときは書き込みも可能． E: ハードディスク 作業領域として，一時利用．再起動するとファイルは削除されます． S: ネットワークドライブ 自分の領域を利用可 G:,H: リムーバブルディスク メディア(USBメモリ，MOディスク）を持参した場合利用可能 USBメモリやMOディスク MOディスクは，一部のコンピュータしか利用できません． 専修大学のコンピュータのドライブは，表1のようになっています． Dドライブは，CD-ROMを読む機能だけではなく，CD-Rまたは，CD-RWとして書き込む機能もあります．利用法は各 端末室に配置されている「専修大学情報科学センター利用の手引き」を参照してください． Sドライブは，ネットワークドライブで，サーバーといわれる機器にネットワークを介して接続されます．この領域は， ログオン時のIDによって，各ユーザー専用の領域になっています．多くの人で一緒に使っているドライブですが，自分の ユーザIDの部分だけが表示されます．他のユーザのフォルダもあるのですが，情報科学センターでは，他の人のフォルダ を参照したり，変更できないように設定しています． Eドライブは，そのコンピュータのハードディスクです．しかし，いつも同じ利用環境で使用できるようにするため，コ ンピュータを再起動するときに元の状態に戻します．したがって，Eドライブに保存したファイルは，再起動時に消失しま す(ログアウト時は残っています)．そこで，Eドライブを使ったときは，Eドライブの必要なファイルをSドライブやUSB メモリなどに複写しておきましょう．

1.3

フォルダ

では，ネットワークドライブを見ていきましょう．右側の S: ドライブのアイコンをダブルクリックしてみてください．い くつかアイコンが表示されたと思います．これは，フォルダと呼ばれるファイルなどを入れる入れ物です．Windowsでは， フォルダと呼びますが，一般にはディレクトリと呼ばれています．本書では，「フォルダ」と呼びます．

(1) ドライブS(学籍番号)

(2)マイドキュメント

図2 ドライブSの中

Sドライブの中には，「デスクトップ」とか「マイ ドキュメント」というフォルダが用意されています．「マイ ドキュメ ント」は，Windowsで，ワープロのファイルなど利用者のファイルを保存することを想定したフォルダです．図2の左の マイ ドキュメント をダブルクリックしますと，図2右のようなフォルダ，ファイルが表示されます．前回作成し，保存し た「chisiki.docx」もこのフォルダの中にあるとおいます． 専修大学のシステムでは， ライブラリ → ドキュメント という仮想フォルダが，マイドキュメントに割り当てられてい ます． (1) スタート → ドキュメント とすると，「マイドキュメント」の中とほぼ同じ画面が表示されます（図5）． フォルダーの表示の意味は，次のようになっています． 名前 他のファイルと区別するための名前です．「ファイル名」と呼ばれています．Windowsでは，英字の大文字小文字は 同一視されます． サイズ  ファイルの大きさを示しています．1KBが英字で1000文字程度の大きさです． ファイルの種類 ファイルの種類を表しています．Windowsでは，ファイルの種類は，拡張子を使って区別しています．ほ とんどのファイル名が「ABC.CCC」のように，間がピリオドで区切られて表示されたと思います．ピリオド（複数ピ リオドがある場合は，一番右のピリオド）より左が狭い意味でのファイル名，ピリオドより右を拡張子と言います． Windowsで使われている主な拡張子を表2に挙げます． 更新日時 最後に修正した日時を示しています．

表2 Windowsで使われている主な拡張子

拡張子 内容

txt テキストファイル，文字のみのファイル（画像，文字飾りなし）

pdf ネットワークを通して文書をやりとりするときの標準形式

doc, docx Microsoft社のワープロWordのファイル

odt ODF (OpenDocument Format)形式のワープロソフトのファイル形式 xls, xslx Microsoft社の表計算Excelのファイル

ods ODF (OpenDocument Format)形式の表計算ソフトのファイル形式 htm,html インターネットのWebのページ

bmp ペイントなどで作られる画像ファイル

（１） 右クリック （２） クリック 図3 空き容量の確認 専修大学のネットワークドライブは，1人あたりの容量(ファイルサイズの合計）が100MByte(100,000KByte)に制限され ています．現在どれくらい利用しているかを見るには，次のようにします． (1) Sドライブを右クリック(図3) (2) プロパティ をクリック (3) 図3の右のようなウインドウが表示されますので，空き領域を確認 100MByte付近になったら，不要なファイルを後に述べるような方法で削除しましょう．不足する場合，USBメモリやオン ラインストレージ(Googleドキュメント）を利用します．

2

USB

メモリの利用

(

参考

)

USBメモリは，電源を切ってもデータが消えないフラッシュメモリなどを使って，データを記憶させておく装置です．コ

ンピュータのUSBポートに差し込むことにより，データを記録させたり，読み出したりすることができます．

■USBメモリを接続 USBメモリをUSBポートに差し込むことにより使用できます．どこに差し込むかは，担当教員から

指示があります．専修大学のシステムでは，多くの場合，Gドライブになります． ■USBメモリを抜くとき ログアウトします．ログアウトせずにUSBメモリを取り出すときは次のようにします． (1) すべてのアプリケーションを終了させます（正確には，USBメモリを使っているアプリケーション）． (2) 図4のように，ボタンをクリックしていき，USBメモリを取り出します．， (3)「今，停止できません」というメッセージが表示されたら，アプリケーションの終了が不完全な場合が多いですので， 確認してください．

この作業をしないでUSBメモリを抜くと，USBメモリ内のデータが消失したり，USBメモリが壊れる可能性があります．

(1) ここをクリック

(２) このボタンをクリック

(３) USB Flash Diskの

取り出しをクリック

3

ファイルの操作

3.1

フォルダの作成

ファイルを整理しておくために，フォルダを作成します．では，ネットワークドライブのマイドキュメント（ライブラリ の中のドキュメント）の中に，この授業用のフォルダを作成しましょう． (1) スタート → ドキュメント をクリックし，図5の 新しいフォルダー をクリック (2) 新しいフォルダ というフォルダができます． (3) 新しいフォルダ の名前を変更します(たとえば，「kiso」)．もし，名前の変更がうまくいかないときは， 変えようと するフォルダ(例えば 新しいフォルダ )を右クリック→ 名前の変更 とします． ■練習 USB メモリ（G ドライブ）に，この授業のバックアップ用のフォルダ「ksio」と教科書のファイルを保存する 「ILiteracy」を作成しましょう（USBメモリを忘れた人は，Eドライブを使って練習しましょう）． （１）クリック （２）新しいフォルダーから変更 図5 フォルダの作成

3.2

ワープロでの保存

では，ワープロで文書を作成し，その結果をマイドキュメント(ドキュメント）の中の先ほど作成したフォルダに保存して みましょう． (1) Wordを起動し，適当な文書を作成します． (2) Officeボタン → 名前つけて保存 (3) ライブラリ の中の ドキュメント に移動（デフォルトでこのフォルダになっていると思います）． (4) フォルダが表示されますので，先程作成したフォルダ(例えばKISO)をダブルクリックします．

(5) ファイル名と書かれた欄の左端をクリックし，_Delete_キーまたは_Back space_キーを何回か押し，この欄を空白にし ます． (6) ファイル名を入力します．例えば，「test」とします． ファイル名は，半角で，英数字と記号の「 」を使うことをおすすめします．漢字などの日本語文字，半角カナ，ス ペースや「(」などの記号を使うと思わぬトラブルに巻き込まれることがあります（多くの場合使うことができます）． これは，さまざまなソフトウエアが欧州や米国などアルファベットを使う国々で作られており，英数字以外の文字の ことを考えてソフトウエアが作られていないことがあるからです．また，多くの記号は，特別な意味に使うことがあ り，それと混同されておかしなことが起こる可能性があるからです． (7) 保存 をクリックします． 一度，保存する場所とファイル名を決めてしまえば，保存する場所やファイル名を変更しないのならば，上書き保存で保存 できます． (1) Officeボタン → 上書き保存

3.3

ファイルの読みだし

Wordは，一度終了してください． 3.3.1 アイコンのダブルクリック (1) エクスプローラを起動します． (2) 読み出したいファイルのあるフォルダに移動（例えば，ドキュメントのアイコンをクリックし， KISO のアイコンを ダブルクリック） (3) 読み出したいファイルのアイコンをダブルクリックします． 3.3.2 アプリケーションの「開く」による方法 (1) アプリケーション（Word）を起動 (2) Officeボタン → 開く (3) ライブラリのドキュメントのアイコンをクリックします． (4) フォルダ，ファイルの一覧が表示されます． (5) 開きたいファイルのあるフォルダに移動します． (6) 開くファイルのアイコンをクリック．（ここでは test またはtest.doc ） (7) 開く をクリックします．

3.4

ファイルの複写・移動・削除

■移動 例として，test.docをドライブEに移動してみましょう． (1) エクスプローラで，test.docがあるフォルダに移動します． (2) test.docのアイコンを右クリック (3) 切り取り (4) ウインドウ左側のコンピュータの中の E: をクリック (5) 右クリック→ 貼り付け ■練習 Sドライブのマイドキュメントの中の「chishiki.doc」をフォルダ「KISO」の中に移動してみましょう． ■複写 例として，E:のtest.docをネットワークドライブに複写してみましょう． (1) コンピュータの下の E: をクリック (2) test.docのアイコンを右クリック (3) コピー (4) エクスプローラで，ライブラリの中の ドキュメント をクリック (5) KISO をクリック (6) 右クリック→ 貼り付け

■練習 マイドキュメントの中の「kiso」の中の「Chishiki.doc」と「test.doc」をUSBメモリ(Gドライブ)の中の「kiso」の 中に複写しましょう．

このような形で，バックアップをとったり，自宅等で編集できるようにします． ■ドラッグ&ドロップでファイルを複写する方法 エクスプローラを2つ起動するして，ファイルをドラッグして，複写先 にドロップするとファイルの移動や複写ができます． 複写になるか移動になるかは，同じドライブ同士の場合は移動，違うドライブへ場合は複写になります（例外もあります）． ■ファイルの削除 ファイルを削除するには， (1) エクスプローラで，削除したいファイルをクリック (2)_Delete_キーを押します． ネットワークドライブ（Sドライブ）の容量が一杯になったとき，この方法で不要なファイルを削除します． ■練習 E:ドライブのtest.docを削除してみましょう．

4

教科書のダウンロード・閲覧

4.1

教科書のダウンロード

先ほど作成したUSBメモリのフォルダ「ILiteracy」に教科書をダウンロードしましょう． (1) ブラウザで，テキスト「情報処理入門」のページに移動し， テキストのダウンロード(電子書籍化)専修大学内のPCからのみをクリックします．学外からは，「テキストのダウン ロード(電子書籍化)専修大学内外」をクリックして下さい． (2) 必要な回のリンクを 右クリックして， 対象をファイルに保存 を選びます． (3) 保存する場所をUSBメモリのフォルダ「ILiteracy」を選び， 保存(S) をクリックします． 同様の方法で，ひな形のファイルなどもダウンロードできます． (1) 必要な回を右クリック (2) 対象をファイル に保存を選択 (3) リムーバブル ディスクを選択 (4) 保存するフォル ダを選択 図6 教科書のダウンロード

4.2

PDF

ファイルに注釈（メモ）を記入

本テキストのPDFファイルに，注釈として，鉛筆−ルやテキストボックスツールを使って，PDFに書き込みをすること ができます．ファイルを保存した後，エクスプローラでダブルクリックするなどして，Acrobat ReaderでPDFファイルを表 示します． 図8のように注釈のツールバーを表示します． (1) メニューバーの 表示(V) → ツールバー(T) → 注釈(C) 図7 注釈のツールバーの表示

鉛筆ツール

ハイライトツール

引き出し線ツール

図8 注釈の使い方

5

PDF

PDF(Portable Document Format)は，アドビシステムズ社が策定したドキュメント（文書）を扱うためのファイルフォー マットです．仕様（どのような形式かなど）が公開されており，多くのシステムで採用され，無料の閲覧ソフトが流通して

おり，インターネット上の多くの文書ファイルがこの形式です．印刷物に近い形式で保存されていますので，Webのページ

の印刷，ワープロファイルなどさまざまなファイルがこの形式で保存されています．また，レポートの提出などで，この形 式での提出が求められることが多くあります．

5.1

PDF

ファイルの作成（印刷機能

)

(1)CutePDF Writer を選択 (2)印刷をクリック (1)保存する場所を指定 (2)ファイル名を入力 (3)保存(S)をクリック 図9 PDFの作成

印刷機能を使ってWEBページのPDFファイルの作成します．Word，Excelなどでも同様に作成することができます． (1) IE(インターネットエクスプローラ）で，PDF化するページを表示させます． (2) ツールボタン → 印刷(P) → 印刷(P) (3) 図9のプリンタの選択で， CutePDF Writer をクリックして選択し， 印刷(P) をクリックします． (4) PDFファイルの保存先とファイル名を指定するウインドウが表示されます(図9)． 保存する場所 「ドキュメント」または，マイドキュメントの下のフォルダを選びます． ファイル名 ファイル名は，適当につけます．たとえば，「KADAI1」にしました． (5) ドキュメントの中に「KADAI1.PDF」があり，ダブルクリックすると，作成されたPDFファイルが表示されます.

5.2

PDF

ファイルの作成（

PDF

形式で保存

)

（１）officeボタン （２）ここをクリック （３）これを選択 図10 PDFの作成 ワープロ や表計算ソフトウエアは，cutePDF WriterなどのPDF化ソフトウエアを使わなくても標準でPDF出力する機能 があります（cutePDF Writerを使っても作成できます）． (1) Officeボタン → 名前を付けて保存 → PDFまたはXPS(P) (2) 保存する場所，ファイル名を指定し，ファイル形式が PDF に成っていることを確認し， 発行 をクリック ■練習問題W1-4 練習問題W1-2で作成したchishiki.docをpdfファイルchishiki.pdfに変換しましょう.

6

RENANDI at Senshu Univ. (

専修大学教育支援システム

)

専修大学には，「RENANDI」という教育支援システムが導入されています．授業で利用する場合，以下の機能があります． • プリントや授業に必要なファイルをダウンロードできます． • レポートをこのシステムを使って提出することができます． • その他，掲示板など利用できます．

6.1

RENANDI

の起動

(1) ブックマークを利用して，テキスト情報処理入門ページに戻ります． (2) RENANDI（レナンディ）(専修大学教育支援システムhttps://renandi.ss.senshu-u.ac.jp/renandi/)) をクリックします． (3) 図11のような画面が表示されます．IDとパスワードを入力します．IDとパスワードは，情報科学センターのコン ピュータにログオンにつかうものと同じものです．図12のような画面が表示されます． 図11 ログオンの画面

専修大学全体の教材 授業の教材 図12 初期画面（科目選択）

6.2

教材の取得

皆さんが利用できる教材の場所は，2カ所にあります． 利用者全員が利用できる教材 この教材は，図12の上の 公開教材 の中にある教材です． 各授業の履修者が利用できる教材 この教材は，その授業の履修者が利用できる教材です．図12上の 科目選択 をクリック し，利用する授業をクリックし，その授業のページに移り利用します．

6.2.1 利用者全員が利用できる教材 練習用のファイルをダウンロードしてみます． (1) 図12の画面で， 公開教材 をクリックします． (2) このテキストの教材 テキスト情報処理入門I-1 をクリックします． (3) 本テキストで利用する教材の一覧が表示されます． (4) 今回は，「ダウンロード練習用」をダウンロードします． (5) ダウンロード練習用 を右クリックして， 対象をファイルに保存 を選びます． (6) ファイル保存のウインドウが表示されますので，適当な場所(たとえば， マイドキュメント の中の KISO の中)に保 存します． (7)「ダウンロード完了」のウインドウが表示されたら，必要に応じて， ファイルを開く をクリックします． (8) 左上の ホーム をクリックすれば，図12の画面に戻ります．

この授業の教材 レポートを提出 科目選択の画面へ 図13 授業のページ 6.2.2 各授業の教材 各授業の教材は，授業に入ってからダウンロードできます． (1) 図12の画面で，教材を取得する授業名をクリックします． (2) 図13のようなその授業のページに移ります． (3) 教材 をクリックして，その授業の教材ページに移ります． (4) §6.2.1と同様の方法で，ダウンロードできます．

提出するレポート の課題名をクリック 図14 課題(レポート)の一覧

6.3

レポートの提出

ここでは，第3回で作成した「chishiki.doc」をPDF化した「chishiki.pdf」をレポートとして提出してみましょう． (1) 図12の画面で，教材を取得する授業名をクリックします． (2) 図13のようなその授業のページに移るので， 課題（レポート） をクリック (3) 図14のように課題(レポート)一覧が表示されます．提出する課題をクリックします

課題提出するとき ここをクリック

図15 成果物提出

（１）成果物名を記入 （２）ここをクリックして 提出するファイルを選択 （３）登録をクリック 図16 成果物を登録 (5) 図16のような画面が表示されます． 参照 をクリックして，ファイルを選択します．「chishiki.pdf」は，ドキュメント の中の「KISO」にあると思います． (6) 登録 をクリックしますと，図17のような画面が表示されます．

ここをクリックして確認 （修正は不可） 課題を修正提出するときにクリック 削除するときにチェックを入れる 図17 確認 6.3.1 レポートの提出の確認 レポートが正しく表示されたかどうか確認するには，次の手順で行います． (1) 図17の画面に移ります(課題一覧から，対応する課題名をクリック）． (2) 成果物名の中から，確認する成果物をクリックします． (3) ファイルが表示されます． ここで，修正しても，提出したファイルには反映されません．レポートを修正するには，次の「レポートの修正」で修正し てください．

6.3.2 課題(レポート)の修正 レポートの修正は，提出元のファイルから修正します．もし，提出元のファイルがない場合，§6.3.1のレポートの確認を 使って，ダウンロードします．ただし，(2)で，（左）クリックせず，右クリックして 対象をファイルに保存 で適当な場所に 保存してから修正をします．修正が終わったら，一度，ファイルを保存します． (1) 図17の画面に移ります(課題一覧から，対応する課題名をクリック）． (2) 変更する成果物名の右の 変更 というリンクをクリックします． (3) 課題をアップロードする画面(図17)が表示されますので， 登録 をクリックして，登録します． 6.3.3 課題(レポート)の削除 (1) 図17の画面に移ります(課題一覧から，対応する課題名をクリック）． (2) 削除する成果物にチェックを入れます． (3) 成果物を削除 をクリックして，削除します．

6.4

練習問題

W1-5

作成したPDFファイルをレポートとしてアップロードしましょう．

7

WiFi

（無線

LAN

）の利用

(

参考

)

専修大学内では，教室や食堂などいたるところで，WiFi（無線LAN）が使えます．ノートPC,タブレット,スマートフォ ンなどからアクセスできます．利用するには，学内から次のURLに記載されている方法で，PC等に設定をします．また， 利用するには，毎回，情報科学センターのIDとパスワードで認証をする必要があります． 学内のPCから次のようにして，接続します． (1) ブラウザで，無線ＬＡＮ接続（http://www.senshu-u.ac.jp/isc/sainet/musen.html）に移動します． (2) 無線ＬＡＮ接続用マニュアル（PDF形式）を参照して，設定します． このマニュアルは，学外からは参照できませんので，学内で設定しましょう．

8

USB

メモリの利用

(PortableApps

，

PDF

編集ソフトなど，参考

)

USB メ モ リ か ら 起 動 す る ソ フ ト ウ エ ア を 利 用 す る と ，専 修 大 学 の シ ス テ ム に プ ロ グ ラ ム を イ ン ス ト ー ル す る こ と な し に ，自 分 が 必 要 と す る ソ フ ト ウ エ ア を 利 用 で き ま す ．代 表 的 な シ ス テ ム が ，PortableApps.com （PortableApps.comのプロジェクト日本語）で す ．こ れ を 利 用 す る こ と に よ り ，好 み の ブ ラ ウ ザ を 利 用 し た り ，さ ま ざまソフトウエアを利用できます．また，専修大学にインストールされているソフトウエアは，みんなで使うことを考えて いるので，設定を変更できません．USBメモリから起動するソフトウエアを利用すると，自分の設定などを保存した環境を 利用できるので，どこでも同じように利用することができます．

9

OfenOffice.org(

参考

)

マイクロソフトオフィス以外のオフィスソフトウエアとして，無料で自由に使えるオフィスソフトウエアとして， 「OpenOffice.org」があります．先ほど説明したPortableAppsの中に収録されているので，§??のアプリの管理で利用できる

ようになります．ただし，100%互換ではないので，マイクロソフトOfficeのファイルを編集するとレイアウトなどが崩れ ることがあります．

10

Google

ドキュメント

(

参考

)

専修大学では，Googleドキュメントのサービスを提供します．本稿では，オンライン・ストレージとしての利用法を説明 します． 注意: Googleドキュメントのファイルの有無（アップロードしたファイルがない、変化してしまったなど）は，情報科学 センターでは責任は負えません．また，詳細な質問は情報科学センターでは回答できません．一般に、Googleのサービスの 質問・障害などは、ネットワーク上(ヘルプやフォーラム)で解決します．Googleドキュメントは，教育および学術研究目的 に利用してください．それに反した場合，文書の共有（公開）の停止やサービスの停止をすることがあります． Googleドキュメントはストレージ（ファイルを保存しておく場所）として利用できます．情報科学センターのSドライ ブ，USBメモリとの違いは，表3のようになります．

表3 Googleドキュメント，Sドライブ，USBメモリの違い   Sドライブ Googleドキュメント USBメモリ 容量 100MByte (もしくは200MByte) 1G(約1000M) byte Google ドキュメントのフ ァイルは制限外 購入したUSBメモリの容量 利用できる場所 専修大学情報科学センター 内のPCのみ 自宅などでもOK （インターネットに接続さ れているPC） 自宅などでもOK USBメモリが使えるPC （持ってくるのを忘れたり， 紛失すると利用できない） Upload/Download の作業 必要なし 必要あり Google ドキュメントの形 式に変換すれば必要なし） 必要なし 自宅と大学で並行してレポートを作成する場合，USBメモリで持ち運んだり，自分宛のメールの添付ファイルで送ってい ました．USBメモリは，自宅から持ってくるのを忘れると大学で作業をできませんし，紛失して情報漏洩の危険がありま す．Googleドキュメントを使うことにより，比較的簡単に，自宅などの複数の場所で作業をすることができます．しかし， 次に述べるように，ファイルの編集が終わったら，ドライブに保存し，ファイルをアップロードする必要があります． また，Googleドキュメントの形式にすると，オンライン（ブラウザ上）で編集できます．ワープロ(ワードに対応)，表計 算(Excelに対応)，プレゼンテーション(パワーポイントに対応)をインターネットに接続していれば，ブラウザを使い，ど こでも利用できます．ただし，ネットワーク上で便利が使える機能が充実している反面，ワードなどとは，互換性がなく， Googleドキュメントに変換するとレイアウトなどが崩れることがあります． ここでは，オンライン上で編集することは説明せず，オンラインストレージとしての機能を説明します．

， (1) Gmailの画面で ドキュメントを クリック (2) アップロードの ボタンを押す (3) ファイルを選択 図18 アップロード1

10.1

ファイルのアップロード

大学や自宅で，編集作業が終了したらファイルをドライブに保存してから，アップロードします． (1) ExcelやWordなど編集しているファイルを 保存し，終了します．保存場所は，適当な場所（たとえば ドキュメント） にします． (2) ブラウザで，Gmailにログインし， ドキュメント をクリックしして，ドキュメントの画面に移ります(図18)． (3) 図18の画面で， アップロード を選び， ファイル を選択します． (4) 保存したいファイルを選択します． _{ }ctrlキーを押しながら選択すると複数のファイルをまとめて選択することができ ます．図19の画面が表示されます．

チェックを外す 図19 アップロード2 (5) 図19の画面で，「変換オプション」のチェックを外します． (6) 図19の画面で， アップロードを開始 をクリックします． ※同じファイル名のファイルを２回以上 アップロード しても，前にアップロードしたファイルはGoogleドキュメントから 削除されません（同じファイル名で保存されます）．古いファイルが不要でしたら 更新 ボタンを押して，新しいファイルを 確認してから，古いファイルを削除しましょう． ※「ドキュメントや図形描画を対応するGoogleドキュメントの形式に変換する」のチェックを入れると，Googleドキュ メントのファイル形式に変換されます．オンライン上で編集できるようになりますが，書式などが変化することがあるので， オンラインストレージとして利用するときはチェックを外します．

4–36 （１） ダウンロードした いファイルを 右クリック (2) ダウンロードを選 択 図20 ダウンロード

10.2

ファイルのダウンロード

(1) 図20のようにGoogleドキュメントのページに移動します． (2) ダウンロードするファイルを右クリックし， ダウンロード を選択します． (3) 図21の画面が表示されますので， 保存 の右の ▼ をクリックし， 名前を付けて保存 を選びます． ※(2)で，そのままクリックするとファイルの中身が表示されます． ※(3)で ファイルを開く を選択し，上書き保存すると，編集結果を失うことになります． （１） 保存の右の▼をクリック （ ） 2 名前を付けて保存 図21 保存先

11

電子メールの添付ファイル（参考）

11.1

ファイルの添付

電子メールでは，基本的にはテキストファイルしか送ることができません．PDFファイルや画像ファイルなどの文字形式 ではないファイル（バイナリファイル）を送るには，添付ファイル(Attachment)という形式で送ります．一見，便利なよう ですが次のような欠点を持っています． • 送信相手がその添付ファイルを読むためのソフトウェアを持っていないと，送信相手は添付ファイルの内容を読むこ とはできません． – 例えば，Wordというワープロのファイルで作成したファイルを送るときは，基本的には送信相手もWordを持っ ていないと読むことはできません． – たとえ持っていてもソフトウェアのバージョンやOSが異なっている場合，うまく読めない場合があります． • 受信側は，添付ファイルを介してコンピュータウイルスに感染する危険があります．特に，マクロ機能を持ったアプ リケーションソフトウェアのファイル(WordやExcelのファイル)は，注意が必要です． • 受信者は，添付ファイルを見るためには，いくつかの作業をしなくてはなりません． • 相手が携帯電話や携帯端末で受信している場合，相手は読むことができないことが多いです． • 大きなファイルを添付しますと，メールサーバーから送信できなかったり，受信先のメールサーバーに受信を拒否さ れる場合があります． • 以上のような理由により，受信者は添付ファイルを見ないことが多々あります（私は重要度の低いメールの添付ファ イルは開きません） したがって，添付ファイルについて，次のようにするといいでしょう．

• 添付ファイルを用いず，できるだけ本文に書きましょう．ワープロからメールソフトウェアに複写するには，Cut & Pasteで複写できます． • 画像を送るときは，GIF,JPEG,PNGなど多くの人が読める形式で送りましょう． • 文書を送るときは，できるだけメールの本文に書き，添付するときはできるだけ，多くの人が読める テキストファイ ルもしくはPDFファイルにしましょう． • 送信する前に，送信相手にファイルの形式など相談することを勧めます． • ファイル転送サービスを使うのも一案です．ファイル転送サービスは，送付するファイルを，転送用のサーバーに登 録し，そのファイルをダウンロードするためのパスワードなどを電子メールで送ることにより，ファイルを送付する ものです．Googleなどで，「ファイル転送サービス」という語で検索すれば，無料のサービスを含むサイトが表示さ れます． 11.1.1 ファイルを添付する (1) メールの送信画面で， ファイルを添付 のリンクをクリックします． (2) 添付するファイルを選択し， 開く をクリック