名刺管理
こ の章では、 名刺管理の機能についてご案内 し ています。
ア ク セス履歴の確認 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 188 付箋の設定 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 191 新着の設定 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 193 名刺デー タ の フ ァ イル出力 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 194 名刺デー タ の管理 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 198 エ ク スポー ト 権限の設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 202 共有範囲の設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 203188
名刺管理 ア ク セス履歴の確認ア ク セ ス履歴の確認
名刺デー タ へのア ク セス履歴を、 日単位で確認または月単位で フ ァ イ ル出力で き ます。日単位の履歴を確認す る
名刺デー タ への過去 1 ヵ 月のア ク セス履歴を、 日単位で確認でき ます。1
名刺管理画面を表示 し 、 「名刺管理」 → 「ア
ク セス履歴」 の順に ク リ ッ ク し ます。
※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」 (P.22) ア ク セス履歴画面が表示 さ れます。2
下の表のボ タ ン を ク リ ッ ク し 、履歴を確認す
る日付を選択 し ます。
選択 し た日付の履歴が表示 さ れます。 前の日を表示 し ます。 次の日を表示 し ます。 日付 該当の日付を表示 し ます。 一覧を並び替え るには 日時 (降順) に表示 さ れた一覧を、 他の表示項目 を ク リ ッ ク し て並び替え る こ と がで き ます。 操作者、 名刺 No.、 氏名、 会社名、 名刺所有者 昇順に並び替え ます。 操作 操 作 の 種 類 順 に 並 び 替 え ま す。 も う 一度 ク リ ッ ク する と 、 逆順にな り ます。名刺管理 ア ク セス履歴の確認
月単位の履歴を フ ァ イ ル出力す る
名刺デー タ への過去 1 年間のア ク セス履歴を、 月単位で CSV フ ァ イ ル形式で出力 し ます。1
ア ク セス履歴画面を表示 し 、「フ ァ イ ル出力」
ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
※アクセス履歴画面の表示方法→「日単位の履歴を確認す る」(P.188)2
「対象月」 を選択 し 、 「ダウン ロー ド 」 ボ タ ン
を ク リ ッ ク し ます。
3
フ ァ イ ルのダウ ン ロ ー ド 画面が表示 さ れる
ので、 任意の場所に保存 し ます。
4
保存 し た フ ァ イ ルを開 く と 、その内容が画面
に表示 さ れます。
日時 ア ク セスが行われた日時が表示 さ れます。 操作 行われた操作の内容が表示 さ れ ます。 操作者 ア ク セス を行 っ たユーザーの名 前が表示 さ れます。 名刺 No. 名刺デー タ の管理番号が表示 さ れます。 氏名 ア ク セスが行われた名刺デー タ の氏名が表示 さ れます。190
名刺管理 ア ク セス履歴の確認
MFP か ら 登録 さ れた名刺デー タ の場合、 操作者は 「MFP」 と 表示 さ れます。
名刺管理 付箋の設定
付箋の設定
スマー ト デバ イ ス画面で、 名刺デー タ をグルーピ ングする ための付箋を設定で き ます。付箋設定画面を表示す る
付箋を設定する ための画面は、 以下の方法で表示 し ます。1
名刺管理画面を表示 し 、 「名刺管理」 → 「付
箋設定」 の順に ク リ ッ ク し ます。
※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」 (P.22)2
付箋設定画面が表示 さ れます。
付箋を設定す る
付箋の名称 と 表示設定を設定 し ます。1
付箋設定画面で、 設定す る 付箋を選択 し て
「変更」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
※付箋設定画面の表示方法→「付箋設定画面を表示する」 (P.191)192
名刺管理 付箋の設定2
必要事項を入力 し 、 「変更」 ボ タ ン を ク リ ッ
ク し ます。
※入力制限について→「付箋の設定」(P.209) 正常に設定 さ れる と 、 完了画面が表示 さ れます。3
「OK」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
設定が有効にな り ます。4
さ ら に設定する場合は、1 ~ 3 の手順を繰 り
返 し ます。
名称 付箋の名称を入力 し ます。 表示設定 ス マー ト デバ イ ス画面に表示す るかど う か選択 し ます。名刺管理 新着の設定
新着の設定
登録 さ れた名刺デー タ を、 新着デー タ と し て表示 さ せる日数を設定 し ます。1
名刺管理画面を表示 し 、 「名刺管理」 → 「新
着設定」 の順に ク リ ッ ク し ます。
※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」 (P.22) 新着設定画面が表示 さ れます。2
新着デー タ と し て表示 さ せる日数を選択 し 、
「設定」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
正常に設定 さ れる と 、 完了画面が表示 さ れます。3
「OK」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
設定が有効にな り ます。194
名刺管理 名刺デー タ の フ ァ イル出力名刺デ ー タ の フ ァ イ ル出力
名刺デー タ のフ ァ イ ル出力が行えます。名刺デ ー タ フ ァ イ ル出力画面を表示す る
名刺デー タ を フ ァ イ ル出力する ための画面は、 以下の方法で表示 し ます。1
名刺管理画面を表示 し 、 「名刺管理」 → 「名
刺デー タ フ ァ イ ル出力」 の順に ク リ ッ ク し ま
す。
※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」 (P.22)2
名刺デー タ フ ァ イ ル出力画面が表示 さ れま
す。
名刺情報を フ ァ イ ル出力す る
条件を指定 し た名刺デー タ を CSV 形式で出力 し ます。1
名刺デー タ フ ァ イ ル出力画面を表示 し 、 「名
刺情報のデー タ」 を ク リ ッ ク し ます。
※名刺データファイル出力画面の表示方法→「名刺データ ファイル出力画面を表示する」(P.194) 名刺デー タ フ ァ イル出力 (名刺情報のデー タ ) 画面が 表示 さ れます。名刺管理 名刺デー タ の フ ァ イル出力
2
検索条件を指定 し 、 「フ ァ イ ル出力」 ボ タ ン
を ク リ ッ ク し ます。
※入力制限について→「名刺データのファイル出力」(P.209) ※付箋設定画面について→「付箋の設定」(P.191)3
フ ァ イ ルのダウ ン ロ ー ド 画面が表示 さ れる
ので、 任意の場所に保存 し ます。
4
保存 し た フ ァ イ ルを開 く と 、その内容が画面
に表示 さ れます。
名刺所有者 名刺所有者を入力 し ます。 名刺 No. (範囲指 定) 検索対象 と する名刺 No. の範囲 を入力 し ます。 会社名 会社名を入力 し ます。 氏名 氏名を入力 し ます。 付箋 検索対象 と する付箋を選択 し ま す。 ※初期状態は、付箋設定画面で「表 示する」と設定された付箋のみが 表示され、選択されています。 登録日 検索対象 と する登録日の範囲を 設定 し ます。 チ ェ ッ ク状態 未チ ェ ッ ク の名刺デー タ を含む かど う か選択 し ます。 削除状態 利用者機能 で 削除 さ れ た 名刺 デー タ を含むかど う か選択 し ま す。 非表示の付箋を検索する には 「すべて表示する」 を ク リ ッ ク する と 、 付箋設定画面 で 「表示 し ない」 と 設定 さ れた付箋が、 未選択の状 態で表示 さ れます。 名刺 No. 名刺 No. が表示 さ れます。 氏名 (姓) 氏名 (姓) が表示 さ れます。 氏名 (名) 氏名 (名) が表示 さ れます。 氏名読み (姓) 氏名読み (姓) が表示 さ れます。 氏名読み (名) 氏名読み (名) が表示 さ れます。 社名 社名が表示 さ れます。 社名読み 社名読みが表示 さ れます。 所属 所属が表示 さ れます。196
名刺管理 名刺デー タ の フ ァ イル出力 登録者 登録者が表示 さ れます。 更新日 更新日が表示 さ れます。 更新者 更新者が表示 さ れます。 チ ェ ッ ク済み チ ェ ッ ク 済みの場合は 「○」 が 表示 さ れます。 共有 共有 さ れてい る場合は 「○」 が 表示 さ れます。 利用者機能での 削除 利用者機能で削除 さ れた場合は 「削除」 が表示 さ れます。 事業所名 (1) 事業所名 (1) が表示 さ れます。 〒 (1) 郵便番号 (1) が表示 さ れます。 住所 (1) ( 都道府県 ) 住所 (1) の都道府県が表示 さ れ ます。 住所 (1) ( 市区町村 ) 住所 (1) の市区町村が表示 さ れ ます。 住所 (1) ( 番地 ) 住所 (1) の番地が表示 さ れます。 住所 2(1) ( ビル名等 ) 住所 2(1) のビル名等が表示 さ れ ます。 TEL(1) 電話番号 (1) が表示 さ れます。 FAX(1) FAX(1) が表示 さ れます。 経度 (1) 経度 (1) が表示 さ れます。 緯度 (1) 緯度 (1) が表示 さ れます。 事業所名 (2) 事業所名 (2) が表示 さ れます。 〒 (2) 郵便番号 (2) が表示 さ れます。 住所 (2) ( 都道府県 ) 住所 (2) の都道府県が表示 さ れ ます。 住所 (2) ( 市区町村 ) 住所 (2) の市区町村が表示 さ れ ます。 住所 (2) ( 番地 ) 住所 (2) の番地が表示 さ れます。 住所 2(2) ( ビル名等 ) 住所 2(2) のビル名等が表示 さ れ ます。 TEL(2) 電話番号 (2) が表示 さ れます。 FAX(2) FAX(2) が表示 さ れます。 経度 (2) 経度 (2) が表示 さ れます。 緯度 (2) 緯度 (2) が表示 さ れます。 事業所名 (3) 事業所名 (3) が表示 さ れます。 〒 (3) 郵便番号 (3) が表示 さ れます。 住所 (3) ( 都道府県 ) 住所 (3) の都道府県が表示 さ れ ます。 住所 (3) ( 市区町村 ) 住所 (3) の市区町村が表示 さ れ ます。 住所 (3) ( 番地 ) 住所 (3) の番地が表示 さ れます。 住所 2(3) ( ビル名等 ) 住所 2(3) のビル名等が表示 さ れ ます。 TEL(3) 電話番号 (3) が表示 さ れます。 FAX(3) FAX(3) が表示 さ れます。 経度 (3) 経度 (3) が表示 さ れます。名刺管理 名刺デー タ の フ ァ イル出力 緯度 (3) 緯度 (3) が表示 さ れます。 付箋 1 ~ 50 設定 さ れてい る場合は 「○」 が 表示 さ れます。 「付箋 1 ~ 50」 の タ イ ト ル と し て、 付箋設定で登録 し た付箋の名称が表示 さ れます。
198
名刺管理 名刺デー タ の管理名刺デ ー タ の管理
名刺デー タ の参照、 名刺所有者の変更、 削除が行えます。名刺デ ー タ管理画面を表示す る
名刺デー タ を管理するための画面は、 以下の方法で表示 し ます。1
名刺管理画面を表示 し 、 「名刺管理」 → 「名
刺デー タ管理」 の順に ク リ ッ ク し ます。
※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」 (P.22)2
名刺デー タ管理画面が表示 さ れます。
名刺管理 名刺デー タ の管理
名刺デ ー タ を参照す る
1
名刺デー タ管理画面を表示 し 、検索条件を指
定 し て 「検索」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
※名刺データ管理画面の表示方法→「名刺データ管理画面を 表示する」(P.198) ※入力制限について→「名刺データの管理」(P.210) ※付箋設定画面について→「付箋の設定」(P.191) 名刺デー タ 一覧画面が表示 さ れます。2
参照する名刺デー タ の名刺 No. を ク リ ッ ク し
ます。
名刺所有者 名刺所有者を入力 し ます。 名刺 No. (範囲指 定) 検索対象 と する名刺 No. の範囲 を入力 し ます。 会社名 会社名を入力 し ます。 氏名 氏名を入力 し ます。 付箋 検索対象 と する付箋を選択 し ま す。 ※初期状態は、付箋設定画面で「表 示する」と設定された付箋のみが 表示され、選択されています。 登録日 検索対象 と する登録日の範囲を 設定 し ます。 チ ェ ッ ク状態 未チ ェ ッ ク の名刺デー タ を含む かど う か選択 し ます。 削除状態 利用者機能 で 削除 さ れ た 名刺 デー タ を含むかど う か選択 し ま す。 非表示の付箋を検索する には 「すべて表示する」 を ク リ ッ ク する と 、 付箋設定画面 で 「表示 し ない」 と 設定 さ れた付箋が、 未選択の状 態で表示 さ れます。 前のページ を表示 し ます。 次のページ を表示 し ます。 数字 該当のページ を表示 し ます。 削除 さ れた名刺デー タ の場合 氏名の右に ア イ コ ンが表示 さ れます。200
名刺管理 名刺デー タ の管理3
名刺デー タ が表示 さ れます。
名刺の所有者を変更す る
1
名刺デー タ一覧画面を表示 し 、所有者を変更
する名刺デー タ を選択 し て 「所有者変更」 ボ
タ ン を ク リ ッ ク し ます。
※名刺データ一覧画面の表示方法→「名刺データを参照す る」(P.199)2
新 し い名刺所有者を選択 し 、 「変更」 ボ タ ン
を ク リ ッ ク し ます。
確認画面が表示 さ れます。 全選択 表示 さ れてい る項目をすべて選 択 し ます。 解除 選択をすべて解除 し ます。 前のページ を表示 し ます。 次のページ を表示 し ます。 数字 該当のページ を表示 し ます。 ユーザーをグループで絞 り 込む 「グループ選択」 でグループ名を選択する と 、 選択 し た グルー プ に所属す る ユーザーのみが表示 さ れ ま す。 所有者変更の履歴は、 「名刺管理」 のア ク セス履歴で 確認で き ます。 元所有者の変更履歴は、 月単位の履 歴 フ ァ イルで確認 し て く だ さ い。 ア ク セス履歴につ いては、 「ア ク セス履歴の確認」 (P.188) を ご覧 く だ さ い。名刺管理 名刺デー タ の管理
3
「OK」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
4
「OK」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
設定が有効にな り ます。名刺デ ー タ を削除す る
不要にな っ た名刺デー タ は、 管理者が削除する こ と がで き ます。1
名刺デー タ一覧画面を表示 し 、削除する名刺
デー タ を選択 し て 「削除」 ボ タ ン を ク リ ッ ク
し ます。
※名刺データ一覧画面の表示方法→「名刺データを参照す る」(P.199)2
削除 し て よ ければ 「OK」 ボ タ ン を ク リ ッ ク
し ます。
一覧が表示 さ れます。3
さ ら に削除する場合は、1 ~ 2 の手順を繰 り
返 し ます。
全選択 表示 さ れてい る項目をすべて選 択 し ます。 解除 選択をすべて解除 し ます。 前のページ を表示 し ます。 次のページ を表示 し ます。 数字 該当のページ を表示 し ます。202
名刺管理 エ ク スポー ト 権限の設定エ ク ス ポ ー ト 権限の設定
名刺デー タ のエ ク スポー ト をユーザーに許可するかど う かを設定 し ます。エ ク ス ポ ー ト 権限を設定す る
1
名刺管理画面を表示 し 、 「名刺管理」 → 「エ
ク スポー ト 権限設定」 の順に ク リ ッ ク し ま
す。
※名刺管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」 (P.22) エ ク スポー ト 権限設定画面が表示 さ れます。2
必要事項を選択 し 、 「設定」 ボ タ ン を ク リ ッ
ク し ます。
3
「OK」 ボ タ ン を ク リ ッ ク し ます。
設定が有効にな り ます。 エ ク スポー ト を 許可する 名刺 デ ー タ の エ ク ス ポ ー ト を ユーザーに許可 し ます。 エ ク スポー ト を 許可 し ない 名刺 デ ー タ の エ ク ス ポ ー ト を ユーザーに許可 し ません。 「エ ク スポー ト を許可す る」 を設定 し た 場合 利用者の ツ ール画面に 「名刺デー タ エ ク ス ポー ト 」 が表示 さ れます。 ツール機能の利用を許可 し ていない場合、 ツール画 面が表示 さ れません。 ツール機能の利用 も 許可する よ う に設定 し て く だ さ い。 ※ツール機能の利用を許可する→「利用機能の設定」(P.60)名刺管理 共有範囲の設定