Garoon 機能説明資料 サイボウズ株式会社 Copyright Cybozu 1

Garoon 機能説明資料

サイボウズ株式会社

本資料について

⚫ 本資料は Garoon の主な機能についてご説明するものです。

⚫ クラウド版 Garoon と、パッケージ版 Garoon 両方についての記載がございます。

パッケージ版 Garoon は Garoon 5 を前提としています。

⚫ ご紹介している機能の中には、クラウド版、パッケージ版のいずれか一方にのみ対応している機能もございます。

スライド右上の「クラウド」「パッケージ」の表記、または各スライドの注釈をご確認ください。

⚫ 各機能の詳細については以下をご確認ください。

▼クラウド版 Garoon マニュアルサイト https://jp.cybozu.help/g/ja/

▼パッケージ版 Garoon マニュアルサイト

https://jp.cybozu.help/g5/ja/

本文書の取り扱いと商標について

⚫ 本文書の取り扱いについて

この文書内における掲載情報の二次利用においては、ご自身の判断と責任の下に行ってください。

サイボウズ株式会社は、それらの情報をご利用になることにより発生したあらゆる商業的損害・損失を含め 一切の直接的、間接的、特殊的、付随的または結果的損失、損害について責任を負いません。

本文書を一部引用して作成した文書には、次のような当社の著作権表示文を記載してください。

「この文書は、サイボウズ株式会社による『 Garoon 機能説明資料』を一部引用しています。」

また、本ファイルに編集を加えて二次利用する場合には、次のように修正箇所と修正者を明記してください。

「本ファイルの（修正箇所）は、（修正者）が編集しました。」

⚫ 商標について

記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。

また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。個別の商標･著作物に関する注記については、

弊社のWebサイトを参照してください。

https://cybozu.co.jp/logotypes/other-trademark/

目次

1. ポータル p.6

2. スケジュール p.15

3. メール p.32

4. メッセージ p.38

5. 掲示板 p.46

6. スペース p.53

7. ファイル管理 p.64 8. ワークフロー p.71 9. マルチレポート p.82 10. スマートフォン・モバイル p.87 11. その他の機能

• デザイン p.102

• 電話メモ p.103

• アドレス帳 p.105

• ToDoリスト p.110

• 外国語・タイムゾーン p.111

• 通知一覧 p.113

• お気に入り p.115

• リンク集 p.116

• 在席確認 p.118

• タイムカード p.119

• リマインダー p.121

• 全文検索 p.122

• ネット連携サービス p.125

• 連携API

JavaScript/CSSカスタマイズ p.126

• 画像アセット p.127

• プラグイン p.128

12. オプション機能

• kintone連携 p.133

13. 動作環境

• クラウド版Garoon p.147

多彩なアプリケーションがワンパッケージに

基本アプリケーション

ポータル

用途に応じた多彩 な社内ポータルを 作成できます

スケジュール 個人やチームの の予定を登録・

共有できます

施設予約 会議室や備品の 予約管理ができ ます

メール

サーバーを登録し て利用するWEB メーラーです

メッセージ メールアドレスな しで使える社内 メッセージです

掲示板

全社通達に便利な 掲示板、予約投稿 も可能です

スペース

部門横断で使える 電子会議室です

ファイル管理 社内のファイルの 共有、バージョン 管理ができます

メモ

備忘録や下書き用 などに便利な自分 用のメモ帳です

通知一覧

新着/更新通知を アプリケーション横断 して確認できます

ToDoリスト タスクの締め切り と重要度を設定で きます

アドレス帳 自分用と組織用 のアドレス帳を 作成できます

電話メモ

他のユーザー宛に 伝言メモを残すこ とができます

お気に入り よくアクセスする ファイルやスレッ ドを登録できます

リンク集

よく使うWebサ イトのURL登録 できます

在席確認 ログイン状態 から在席状況 を表示します

タイムカード Garoon への ログイン/ログオフ 時間を記録します

サービスライセンスに含まれるアプリケーション^※1

ワークフロー 申請フォームを 自由に作成。申請業 務が電子化できます

全文検索

Garoon 内の情報を ファイルの中身も含めて 横断的に検索できます

スマートフォン モバイルビューと アプリを利用できます

マルチレポート 議事録や報告書の 作成と共有が簡単 にできます

リマインダー 予定や通知をデ スクトップ上に ポップアップで お知らせします

APIの利用 他システムとの連 携などのカスタマ イズが可能です

プラグイン ^※2 プラグインを追加す ることで様々な機能 拡張ができます

※1 パッケージ版では、サービスライセンスをご契約 のお客様のみ全ての機能をご利用いただけます。

クラウド版Garoon では全てのお客様が全ての機能を ご利用いただけます。

※2 クラウド版Garoonのお客様のみご利用いただけます。

1. ポータル

ポータル

Garoon のトップ画面を「ポータル」といい、自由にカスタマイズができます。

よく使うアプリケーションや機能を1つの画面に集約することで、業務の効率化や情報共有を支援します。

よく見る情報を１つの画面に集約する ことで、業務を効率化できます。

ポータル

ポータル内に配置するパーツを「ポートレット」と呼びます。ポートレットのレイアウトはドラッグ＆ドロップで 行えます。データが入った状態で設計できるので、本番での表示をイメージしながら作成できます。また「お知らせ」

ポートレットでは背景の色を指定できます。

管理機能

ドラッグ＆ドロップで、

ポートレットを配置できます。

管理機能

ポータルのレイアウトを指定できます。

管理機能

「お知らせ」ポートレットでは背 景の設定が行えます。

ポータル

ポータルの管理画面に用意された、豊富な「ポータル テンプレート」

を、自社に合わせてカスタマイズし、

公開できます。各ポータルの詳細や詳しい設定方法は「ポータルギャラリー」で確認できます。

※テンプレート機能はクラウド版Garoonで搭載しています。

管理機能

テンプレートの中から、

用途に応じて選択します。

管理機能

予めレイアウトされたポータルが表示されます

ポータル

自分宛の更新通知と企業内の情報を一画面に集約することができます。またポータル単位でアクセス権を設定 できるので、閲覧範囲を限定した情報発信も可能です。

クラウド型Webデータベースkintoneで作成したグラフや 表を、Garoonのポータルに表示できます。

データをクリックすると、ドリルダウンしたデータ詳細を 確認できます。

自分宛の更新情報だけが通知される

「最新情報」で効率の良い活用を支援。

ポータル

全社連絡ポータル、業務ポータル、売上情報ポータルなど、様々な切り口で社内ポータルを簡単に作成することが できます。

全社連絡ポータル

ログイン後、最初に表示するポータルページを設定でき、重 要なお知らせなど、必ず見せたい情報をユーザーに表示する ことができます。

業務ポータル

HTMLポートレットで、利用者によりわかりやすいポータル を作成できます。

売上情報ポータル

HTML、PHPポートレットを活用し、基幹システムからの データを自動的にグラフ化して、ポータルに表示。全社や部 全体で売上の進捗状況を共有できます。

他システムとの連携ポータル

業務に必要な既存の他システムをポータルに集約することで、

ユーザーの利便性が向上します。

ポータル

ポータル内の各HTMLポートレットに対し、JavaScriptとCSSの適用が可能です。

チェックをつけたファイルを読み 込む順序を変更できます。

ファイルの場所をURLで指定で きるほか、ファイルを直接アッ プロードできます。

ポータル

HTMLポートレットをファイルに書き出す際、JavaScriptやCSSが適用された状態で、XMLファイルとして書き出す こともできます。また、書き出されたHTMLポートレットをファイルから読み込む際、JavaScriptやCSSが適用された 状態で読み込めます。

JS, CSSを含むXMLファイル

各ポートレットに個別に適用したJavaScript, CSSファイルも、すべて一つのXMLファイ ルにまとめるて書き出し&読み込みできます。

ポータル（その他の管理機能）

⚫ HTMLやPHPを使って独自のポートレットを作成

HTMLタグやPHPコードを直接入力し、目的に応じたポートレットを作成することもできます。

⚫ 関係者を選んで公開

ポータルごとに「アクセス権」を設定して、ポータルの公開先を限定できます。

⚫ 運用管理権限の委譲

ポータルごとに「運用管理者」を設定して、組織やプロジェクトなどの管理者に、ポータルの管理を委任できます。

⚫ 「最初に表示するポータル」の個人設定

あらかじめシステム管理者が機能の使用を許可することで、ログイン後に最初に表示するポータルをユーザーが自由に設定すること ができます。

⚫ 画像アセット

HTMLポートレットで利用する画像を画像アセットに登録することができます(P127参照)

※1 PHPポートレットはパッケージ版のみに対応した機能です。

２. スケジュール・施設予約

スケジュール・施設予約

チームでの予定共有を重視したグループスケジューラーです。

組織やユーザーの予定の登録や管理、施設の予約などができます。「日」「週」表示画面

では、

複数のユーザーや施設の予定を重ねて表示できるので予定調整がスムーズです。

日表示 / 週表示 画面で、最大20 までのユーザー/

施設 / 組織の予定を、同時に表示できます。

部署などの組織の他、プロジェクト単位のメン バーや、定例会議でよく使用する会議室などの 施設を、予めMy グループに登録することで、

予定を重ねて表示させることができます。

表示するユーザー/ 施設/ 組織を追加した い場合は、入力途中でも自動的に表示され るインクリメンタルサーチを使用できます。

スケジュール・施設予約

「日」表示画面、「週」表示画面共に「日 / 週送りメニュー」を搭載しています。

週表示画面では上下に「日付欄」があるので上下にスクロールしても見やすくなっています。

「日」表示画面

「週」表示画面

「日/ 週送りメニュー」

「日付欄」

「日付欄」

スケジュール・施設予約

「週」表示では予定を入れたい時間をマウスでドラッグすると、表示しているユーザー / 施設 / 組織と ドラッグした時間が予め指定された状態で、簡易登録画面がポップアップします。

空き時間をマウスでドラッ グすると、簡易登録画面が ポップアップします。

スケジュール・施設予約

個人週 / 個人日予定をドラッグ＆ドロップで変更でき、予定の変更や時間の延長をマウス操作で手軽に行う

ことができます。またタイムゾーン対応により、海外メンバーとの予定調整でも、時差を意識せず空き時間 を探すことができます。

タイムゾーンや拠点が異なるメンバーの予定もひと目 で空き時間と現地時間を確認できるので、予定調整の 手間を省くことができます。

個人週/ 個人日予定をドラッグ＆ドロップで

変更できます。

スケジュール・施設予約

自分のスケジュールから、他のユーザーの予定と施設を一度の登録操作で予約できます。

共有先

を指定することで参加者以外にも予定を共有することができます。

予定の閲覧権限や編集権限は、人 / 組織 / ロール単位でのアクセス権設定が可能です。

参加者/共有先とともに 施設予約も可能です。

予約登録時にメンバーや 会議室の空き時間を確認 した上で、予定を調整で きます。稼働時間以外は グレーアウトされます。

登録画面から、ファイルを 添付できます。

コメント機能を使って、予定に 関するやり取りを行えます。

スケジュール・施設予約

「予定調整機能」により、参加者全員が空いている時間を自動で抽出することができます。

参加者や利用したい施設、候補日 時など検索条件を入力します。

条件に合った候補日時が表示 されます。選択した日時に予 定を登録できます。

スケジュール・施設予約

予定登録時に該当予定の参加者に対して「出欠」アンケートが設置できます。メールによる予定調整が不要になり、

スケジュール上で出欠確認を完結できます。

参加者は予定に対し、「出席」「欠席」を回答します。

出欠状況を簡単に把握することができます。 コメントで欠席理由などを連絡できます。

スケジュール・施設予約

予定に参加するとき、または予定から抜けるときの画面に「この更新を通知する」というチェックボックスが表示され、

予定の参加者に対して通知を出すかどうかを選択できます。

大人数が参加している予定に参加したり抜けたりする 時には、通知をオフにすることで、大勢に通知がとぶ ことを防ぎます

大人数が参加している予定に参加したり抜けたりする ときには、通知をオフにすることで、大勢に通知がと ぶことを防ぎます

スケジュール・施設予約

登録されたスケジュール内に、コメントを記載することができます。打ち合わせの際など事前に特定のコメントを 参照先とした情報を共有

することができます。また、メンション（宛先指定）機能や返信する機能

を使用して、

受付担当者から社内の担当者へ「お客様の到着」をお伝えすることができます。リアクション機能を利用するとク リック1つで反応することが可能です。

リアクション機能

コメントを記載してコミュニケーションをとる ことができます。

固定リンクは各コメントごとに特定の URLが割り当てられます。

※返信する、固定リンクはクラウド版のみ対応しています。

スケジュール・施設予約

「施設の利用申請」により、施設予約に、承認フローを設けることができます。会議室や社用車など数の限られた施設を、

適切に管理できます。

スケジュール登録画面 施設の利用申請画面

処理者はコメントをつけて利用申請の承認/ 却下を決定します。

承認の必要な施設を選択すると、施設の利用目的 の記入欄が表示されます。申請者は、施設の利用 目的を記入して予定を登録します。

スケジュール・施設予約

予定の詳細画面から、「日」「週」表示に遷移できます。予約されているユーザーや施設の予定をまとめて確認 したいときに便利です。

予定の詳細

日表示

週表示

スケジュール・施設予約

「予定メニュー」を使ってスケジュールを色分けすることができます。文言と色はシステム管理から設定できます。

予定の種類や場所などによって色を変えることで、スケジュールが見やすくなります。

予定の種類に応じて

色分けすることができます。

管理機能

予定メニューの色は、8色の中から選択する ことができます。

スケジュール・施設予約

予定の公開範囲は登録時に「公開」「非公開」から選択できます。その初期値をシステム管理画面で設定しておく ことができます。また予定を登録する際に指定する共有先の設定が可能です。

管理機能

初期値であるため、予定登 録時に登録者自身で変更も 可能です。

コメントの書き込みなどで予 定が更新された時、共有先の ユーザーに通知しないように、

設定することができます。

※

スケジュール・施設予約

予定の共有先を設定した場合の初期値を「システム管理画面」「個人設定」から設定することができます。

個人設定

「ユーザー」「組織」「ロール」の 中から選択することができ、システ ム管理で予め設定されている初期値 も、変更することが可能です。

管理機能

※ ユーザーに対して、共有先に組織/ ロールの指定を許可するか否かを、システム管理で予め決めることができます。

クラウド版Garoonで対応しています。

スケジュール・施設予約 (その他のユーザー機能)

⚫ 特定のユーザーだけに予定を公開

非公開のスケジュールを、指定したユーザーだけに公開できます。

⚫ スケジュールの一覧画面で共有予定を表示

参加者として登録された予定とは別のエリアに、共有予定（共有先に設定された予定）を表示できます。

⚫ 予定にファイルを添付

予定にファイルを添付できます。会議で使うファイルや訪問先の資料などを共有できます。

⚫ 予定の更新通知をメールで受信

自分が参加者に設定された予定の登録や更新の通知を、メールで受け取ることができます。

⚫ 予定を印刷

個別の予定の詳細、1週間の予定、または１カ月の予定を印刷できます。

⚫ スケジュールをファイルに出力

予定の詳細をCSVファイルやiCalendarファイルに書き出して、ほかのシステムに読み込めます。

※クラウド版Garoonで対応しています。

スケジュール・施設予約 (その他の管理機能)

⚫ 関係者を選んで公開

組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけに予定を公開できます。

⚫ 組織のスケジュールに対応

組織を指定して予定を登録できます。

⚫ 施設の状況に応じた施設予約の設定

施設の状況に応じて、施設を予約できる期間や、1つの予定で施設を何時間まで予約できるかなどを設定できます。

⚫ 施設を予約する時の入力項目をカスタマイズ

「施設予約情報の項目」を設定すると、施設を予約したユーザーの部署や内線番号など、施設を予約する時の入力項目を追加できます。

⚫ 管理権限の委譲

施設をグループに分類し、グループごとに「運用管理者」を設定して、施設の管理を運用管理者に委任できます。

「施設の利用申請」機能を使用すると、運用管理者は管理する施設の利用申請を承認、または却下できます。

⚫ 施設グループの運用管理権限をCSVファイルに書き出し/読み込み

施設グループごとに設定されている運用管理権限の情報について、CSVファイルでの書き出しと読み込みができます。

３. メール

メール

Garoon に標準搭載されたWebメーラーです

。Web型でクライアントに依存せず、自身のアカウントで ログインし、メールデータが参照できます。

また、3ペインビューやマルチアカウントにも対応しています。

３ペインの

メールビュー メール作成画面

右の画面に、選択したメールの画面が表示されます。また、受信した メールをメッセージに転送し、社外との連絡を、社内にもすばやく共有 できます。

メール作成画面は別画面で立ち上がります。

※1 別途メールサーバーが必要です

メール

メールはドラッグ&ドロップでフォルダー移動できるため、例えば案件別、取引先別に整理することも可能です。

また、未読・既読だけでなく、「未処理」「要送信」「処理済」などのステータスを設定できるため、メールの 処理漏れを防ぐことが出来ます。

ドラッグアンドドロップで

フォルダーにメールを移動できます。

「未処理」「要送信」などのステータスをメールに設定し、

メールの処理漏れを防ぎます。メールの振り分け条件に

メール

宛先のインクリメンタルサーチやドラッグ＆ドロップ操作で宛先を“TO”から“CC”に移動できるなど便利な機能が 備わっています。また自動転送機能により、例えば休暇中に受信したメールを他のアドレスに転送する、などの 運用が可能です。

インクリメンタルサーチにより、宛先 の一部を入力すると候補が自動的に表 示されます。

宛先の“To”から“Cc”への移動や、順番変更はマウスのドラッグ

＆ドロップで実行できます。

メールの自動転送機能を搭載しています。特定のお客様から送 られてきたメールを上長にも転送する、長期休暇中のメールを 別のアドレスに転送する、などの運用が可能です。

メール (その他のユーザー機能)

⚫ HTMLメールの送受信や、書式編集を使ったメールの作成が可能

文字の大きさ、太さ、背景の色などを変更したり、画像を挿入したりできます。

⚫ 重要なメールの開封状況を確認

「開封確認メール」を使えば、相手がメールを開封したかどうかを確認できます。

⚫ 未読のメールの絞り込み表示や、既読のメールを未読に戻すことが可能

未読のメールだけを絞り込んで表示したり、既読のメールを未読に戻したりできます。読み直す必要があるメールを、

すばやく区別できます。

⚫ 送信したメールの転送

メールの標題や本文から転送されたメールであることが分かりやすく、送信したメールを関係者に共有できます。

⚫ メールの宛先に部署名表示

メールの宛先として、同じ環境のGaroonユーザーを選択する際、ユーザー名の後に部署名を表示できます。

⚫ 添付ファイルの一括削除

選択したメールの添付ファイルを一括で削除できます。

⚫ 添付ファイルの一括ダウンロード

※クラウド版Garoonで対応しています。

メール (その他の管理機能)

⚫ メールサイズの上限値を設定可能

ユーザーが保存できるメールの総サイズや、送受信できるメールサイズの上限を設定できます。

⚫ TLS認証対応

TLS認証が必須のMicrosoft Office 365をメールサーバーとして使用できます。

⚫ ユーザーが変更可能な設定を制限

メールアカウントの変更や受信メールサーバーにメールを残すかどうかなど、ユーザーが変更可能な設定を制限できます。

⚫ 多様な言語、文字コードに対応

ユニコード（UTF-8）、日本語（シフトJIS）、日本語(JIS)、日本語(EUC)、ASCII、Latin1（ISO-8859-1)、簡体字中国語

（ GB2312 ）、タイ語（TIS-620）に対応しています。

⚫ 先進認証（OAuth 2.0）に対応

Google WorkspaceとExchange OnlineのOAuthを使用したメールの送受信に対応しています。

※クラウド版Garoonおよびバージョン5.5.1 以降のパッケージ版Garoonで対応しています。

４. メッセージ

メッセージ

特定の社内のメンバーとやり取りが可能な社内コミュニケーションツールです。社内コミュニケーションを メールからメッセージに変更することで、情報共有の促進や、使用容量の削減効果が期待できます。

一覧ではタイトル、差出人などを確認できます。

各メッセージの閲覧状況が確認できます。

返信はコメントで行います。途中から宛 先を追加することもできます。途中から 追加されたメンバーも過去の情報を閲覧 できます。

メッセージ

「メッセージ」には複数の宛先を登録出来ます。また「メッセージ」本文やコメントにファイルを添付することが できるので、「メッセージ」内でファイルを共有しながら議論を進めることが可能です。

ユーザー情報に登録されたログイン名、読みなどで ユーザーを検索し、宛先に設定できます。

本文やコメントに、ファイルを添付できます。メッセージに 添付されたすべてのファイルを一覧で表示することもできます。

メッセージ

フォルダー分け機能により、「メッセージ」を部署ごとやチームごとに整理できます。

また、宛先に登録されたユーザーの閲覧状況を確認することが出来ます。

フォルダーを設定し、メッセージを整理できます。

ドラッグアンドドロップでメッセージを別のフォルダー に移動できます。

宛先のユーザーがメッセージを閲覧したかどうかを確認 できます。

メッセージ

本文やコメントの書き込みに対してクリック1つで反応できる、リアクション機能を搭載しています。

使用の有無は、システム設定で変更することができます。

管理機能

システム管理で、掲示板でのリアクション機 能の利用を許可するかどうかを設定できます。

管理機能

「いいね！」の文言は、システム管理で 変更することができます。

※変更後の文言は、リアクション機能が利用できる、ス

メッセージ

メッセージのコメント欄でメンション機能（宛先指定）が利用できます。

宛先は、組織、ロール、個人の指定が可能です。

組織、ロール、はどのユーザーが 所属しているかをクリックで確認 できます。

モバイルビューでも利 用可能です。

メッセージ (その他の管理機能)

⚫ 未読に戻す機能

一度開いたメッセージを未読に戻すことができます。(通知一覧、ベルのアイコンには反映されません)

⚫ ユーザーが作成したメッセージを閲覧可能

システム管理者は、監査のために、自分が宛先に含まれないメッセージも閲覧できます。

⚫ 閲覧状況確認機能を設定

ユーザーがメッセージを開封した日時を、自動で記録するか、手動で記録するかを設定できます。

⚫ 添付ファイルの一括ダウンロード

選択したメッセージの添付ファイルを一括でダウンロードできます。

⚫ テキストファイルへの書き出し

選択したメッセージの本文とコメントをテキストファイルに出力できます。

メッセージ(活用例・メリット)

個人宛の連絡に使う

• 健康診断の案内

• 年末調整の案内

• 社員同士の連絡

データ容量を節約する

宛先のユーザーが1つの添付ファイルを

参照するため、データ容量の節約に効

果的です。

５. 掲示板

掲示板

ユーザーに社内の連絡事項を伝えるためのアプリケーションです。

部署や組織ごとにカテゴリを作成し、業務連絡を対象者に通達します。アクセス権を設定することにより、

情報を伝える範囲を特定の部署や組織に限定できます。また、掲示期間の設定や閲覧状況の確認もできます。

カテゴリごとにアクセス権を設定し、

掲示を作成することができます。

本文やコメントの文中に表や画像を挿 入できます。

掲示板

閲覧状況の確認機能や、公開の開始・終了日時設定機能が搭載されているため、適切なタイミングで、

ユーザーに確実に情報を届けることができます。

「閲覧状況」を使用して、

だれが、いつ、掲示を閲覧 したのかを確認できます。

「書式編集」を使って、文字の大きさや 色などを設定できます。

コメントを使ってユーザー 同士でやり取りできます。

コメントの書き込みを禁止 することもできます。

掲示期間を事前に設定することができ るので、事前に本文を作成しておき、

指定した日時に自動的に掲示すること ができます。

掲示板

本文やコメントの書き込みに対してクリック1つで反応できる、リアクション機能を搭載しています。

使用の有無は、システム設定で変更することができます。

システム管理で、掲示板でのリアクション機 能の利用を許可するかどうかを設定できます。

「いいね！」の文言は、システム管理で 変更することができます。

※変更後の文言は、リアクション機能が利用できる、スペー ス、掲示板、メッセージ等すべてのアプリに反映されます。

管理機能

管理機能

リアクション機能

リアクション機能

掲示板

掲示の差出人の直接入力 および掲示の作成もしくは変更時に、差出人以外に変更 / 削除権限を持つユーザーを設定 できます。

差出人の直接入力が許可されて いると、ユーザー名ではなく、

組織名やプロジェクト名などの 任意の名称で掲示を作成するこ とができます。

変更/ 削除権限を複数人 設定することで、組織や 単位で掲示を運用するこ とができます。

掲示板

閲覧権限、通知先として設定されている組織やユーザーの一覧を確認することができます。

この掲示は誰が見ることができるのか、誰に通知されるのかをユーザー自身で確認できます。

掲示ごと、またはカテゴリごとに「閲覧権限」「通知先」を確認 することができます。

またカテゴリごとに「運用管理者」を設定すると、掲示の管理を 運用管理者に委任できます。

管理機能

閲覧権限と通知先確認機能の使用有無は、

システム設定で変更することができます。

掲示板(活用例)

全社員で使う

• 社内規則の通達

• 全社連絡

部署やグループ で使う

• 売上速報

• 社内サークルの 活動告知

期間限定で使う

• 訃報

• 災害時連絡

６. スペース

スペース

ユーザー同士でグループを作り、スレッドを立ててコミュニケーションができます。TODO管理機能もあるので、

プロジェクト管理に適しています。

任意のメンバーとスペースを作成。

テーマごとにディスカッションを立てて 議論します。

メンバーの設定は、ユーザーだけでなく

「組織」や「ロール」も選択することが

共有ToDoでは、担当者ごとに、共有ToDoの件数 や進捗状況が一覧で確認できます。

kintoneのデータを表示させることも可能です。

スペース

議題ごとに「ディスカッション」を作成しコミュニケーションできます。「ディスカッション」はフォルダー 機能を使い、日付別 / 案件別 など細かく整理することができます。また、作成した「ディスカッション」は、

別の「スペース」に移動することも可能です。

議題ごとにディスカッションを作成します。

フォルダーはスペースの管理者が作成でき ます。並び順も指定も可能です。

作成したディスカッションは、スペース間の移動や、

同一スペース内でのフォルダーの移動が可能です。

スペース

スペースのディスカッションのコメント欄でメンション機能（宛先指定）が利用できます。

モバイルビューでも利用可能

宛先は、個人だけでなく、

組織、ロールでも指定できます。

組織、ロール、に所属している ユーザーは、宛先を指定した後、

クリックすれば確認できます。

スペース

本文やコメントに対して、クリック一つで反応できるリアクション機能(いいねボタン)があります。

また、自分がメンバーになっていない公開スペースにユーザー自信で参加したり、スレッドをフォローする ことができます。社内の情報共有促進に役立ちます。

リアクションの数やリアクションをくれた人が確認 できます。表示する文言は、「いいね！」「了解で す」「確認しました」など企業ごとに設定すること ができます。

仕事の参考になりそうなスペースをフォローすることで、

効率よく情報収集できます。

参加したスペースへは、ヘッダーの

「Myスペース」からアクセスできます。

スペース

ディスカッションごとに「共有ToDo」を登録できます。共有ToDoは担当となっているToDoと依頼している ToDoを分けてポータルに表示できます。

スペース

スペースに登録された共有ToDoを、ポー タルに表示できます。自分の担当分と、他 のメンバー担当分をポートレットを分けて 表示します。

ポータル

スペース

各スペースに管理者を設定できます。管理者を限定することで、スペースメンバーが間違った操作をしてしまう リスクを防ぐことができます。また、作成した「スペース」の再利用も可能です。過去のプロジェクトと類似し たプロジェクトの「スペース」を作りたいときに、手間を掛けずに「スペース」を作成できます。

「スペースの再利用」画面

管理者は、メンバーの変更、コメントの削除、

ディスカッションの削除、スペースの削除 の 権限を持ちます。

過去に作成したスペースのスペース名 やメンバー、ディスカッションなどを 引き継いで、新しいスペースを作るこ とができます。

スペース

スペース管理者は、スペースの使用期限を設定できます。 使用期限の30日前からは、該当スペースに警告 メッセージを表示します。期限切れのスペースは「使用期限切れ」に分類され、スペース管理者はスペース の削除または使用期限の延長を実行できます。

使用期限の初期値は、システム管理画面で設定が 可能です。

使用期限切れは別に分類されます。また、各 スペースの使用期限は一覧で確認できます。

スペース管理者は「使用期限の変更」または

「削除」を実行できます。「削除」しない限り は、使用期限切れであっても中のデータはその まま残ります。「使用期限の変更」で期限を延 長すると、それまで通り該当のスペースをご利 用頂けます。

スペース (その他の管理機能)

⚫ 限定したメンバーに情報を公開可能

スペースを「非公開」に設定すると、準備段階のプロジェクトや機密情報など、メンバー以外に閲覧 されたくない情報を非公開にできます。

⚫ スペースごとの管理者を設定可能

スペースごとに管理者を設定して、スペースの管理を管理者に委任できます。

⚫ ディスカッションのフォルダ分け・スペース間移動

ディスカッションをフォルダ分けしたり・異なるスペースに移動させることができます。

⚫ ディスカッション、ファイルの一括削除

各スペースの中のディスカッションを複数選択し、一括削除できます。

スペース (活用例)

部署を横断して使う

• 新製品の開発

• 採用計画

拠点を横断して使う

• 海外拠点との連絡

• 全社イベント準備

期間限定で使う

• 新店舗出店準備

• イベント出展準備

掲示板・メッセージ・スペースの使い分け（例）

掲示板

カテゴリごとに広く情報を公 開できます。全社や組織・拠 点単位への一斉連絡に適して います。

活用例

⚫ 全社へのお知らせに

⚫ 部署や拠点ごとの周知事項の共 有に

⚫ 社長のメッセージの全社配信に

メッセージ

宛先を個人単位で指定して送 信できます。個人宛や特定メ ンバー間での継続的なやり取 りに適しています。

活用例

⚫ 個人同士で2人のメッセージを 作り、上司との相談・連絡に

⚫ 単発の案件トラブルに対する相 談や対応策の検討に

スペース

複数部署にまたがるプロジェ クトの管理などに適していま す。メンバーで必要な情報を 集約できます。

活用例

⚫ イベント出展で各部関係者での 情報共有に

⚫ 商品開発において、企画段階か ら開発中の関係者のやりとりに

７. ファイル管理

ファイル管理

社内で共有するファイル（規定集や図面データなど）の共有や、バージョン管理などを行うアプリケーションです。

フォルダーに対し通知を設定すると、フォルダー内のファイルが追加/変更された際、ユーザーに通知されます。

常に最新ファイルを社内で共有できます。

「まとめてダウンロードする」ボタンをク リックすると一括でダウンロードができ、

選択したファイルをzip形式に圧縮した状態 で一括ダウンロードすることもできます。

バージョン管理で指定した世代まで遡って ファイルを閲覧することができます。

また、誤ってファイルを更新した場合に古 いファイルを最新に戻すこともできます。

ファイル管理

編集中のファイルには「ロック」が設定され、ほかのユーザーがファイルを更新できなくなります。

これにより、ファイル更新の衝突を防止します。

ファイルはドラッグアンドドロップで簡単に追加できます。

※バージョン9以前のInternet Explorerではこの機能は使用できません。

ファイル管理 (その他のユーザー機能)

⚫ 複数のファイルの一括追加、一括ダウンロード

1つのフォルダーに複数のファイルを一括追加したり、フォルダー内のすべてのファイルをzip形式で まとめてダウンロードしたりできます。

⚫ 削除したファイルも復旧可能

削除したファイルも、一定期間内であれば、ごみ箱から元に戻せます。この機能を使用するには、

システム管理者が「ファイルの復旧可能期間」を設定する必要があります。

⚫ ファイルの表示順の初期値を指定可能

フォルダーごとに、ファイルの表示順の初期値を、次の項目の昇順または降順で指定できます。

・タイトル

・ファイル名

・更新日時

ファイル管理 (その他の管理機能)

⚫ 関係者を選んで公開

組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけにフォルダーを公開できます。

⚫ アクセス権や更新通知の設定をかんたんに反映

フォルダーに設定したアクセス権や更新通知の設定を、ほかのフォルダーにコピーできます。

⚫ 更新通知の一括設定

複数のフォルダーをツリー表示し、更新通知の設定を一括して行うことができます。また、更新通知を設定してある フォルダーに新しくサブフォルダーを作成したとき、親フォルダーの更新通知設定を自動で引き継ぐことができます。

⚫ 運用管理権限の委譲

フォルダーごとに「運用管理者」を設定すると、フォルダーやファイルの管理を運用管理者に委任できます。

⚫ ファイル管理の運用管理権限をCSVファイルに書き出し/読み込み

フォルダーごとに設定されている運用管理権限の情報について、CSVファイルで書き出しと読み込みができます。

ファイル管理 (その他の管理機能)

⚫ データ使用量をすばやく確認

フォルダーごとに、データ使用量を確認できます。

⚫ 削除したファイルも復旧可能

復旧期間内であれば、削除されたファイルを元に戻せます。「復旧可能期間」は最大で10日です。

⚫ ファイルの更新をユーザーに強制的に通知

ファイルの追加や更新などを、ユーザーに強制的に通知できます。

⚫ ダウンロードファイルのサイズを制限して、サーバーの高負荷を防止

ユーザーがダウンロードするファイルの、サイズの上限値を設定できます。

ファイル管理 (活用例)

文書のひな型を 共有する

• 稟議書のフォーマット

• 見積書のフォーマット

資料を共有する

• プレゼンテーション資料

• 設計図面

規定文書を保管する

• 決算書

• 就業規定

８. ワークフロー

ワークフロー

ワークフローは、日々の業務で頻繁に利用する経費の処理から稟議書の申請、内部統制まで対応します。

Webブラウザー上から申請フォームを簡単に作成でき、業務プロセスに沿った柔軟なフォームを設計できます。

申請の処理状況がPC、モバイルからも確認できるので、ビジネスを滞らせることなく、迅速な意思決定ができます。

①作成・申請 ⓶通知・確認 ③承認

ワークフロー

社内の業務で活躍するワークフローとして必要な機能を揃えています。

代理申請・代理承認機能

出張や長期休暇の時に、承認経路を変更しなくても、申 請が滞らないように代理人が処理することができます。

経路設定・経路の自動分岐

ロール単位で承認経路を設定できるため、人事異動が あっても自動的に所属部署の上長が設定されます。また、

条件による申請経路の自動変更も設定できます。

申請の差し戻し

申請データに修正が必要な場合、申請者や前承認者に申 請データを差し戻すことができます。

ワークフロー

申請者は「優先度」を設定することにより、承認者は優先度に応じて処理することができます。

「承認者」とは別に「回覧経路」を設定することにより、関係者への連携も同時に行うことができます。

申請者は、「優先度」に「至急」を 設定すると優先度の高い申請がひと 目で判別できます。

「回覧経路」を設定すると、申請の情報を特定のユー ザーに共有できます。

却下せず、コメントを付けて差し戻せます。申請者は差 し戻された申請を再利用できます。

承認者は、「承認予定一覧」画面で、自分の承認が必要 な申請の一覧と処理状況を確認できます。

ワークフロー

ワークフローが承認されると、申請者のスケジュールに予定を自動登録するように設定することもできます。

出張や有給休暇など、改めてスケジュールに登録する手間を省くことができ、共有漏れを防ぎます。

ワークフロー

JavaScript APIを提供しているため、ワークフロー申請画面のカスタマイズや、kintone など 他システムとの連携、Garoonの他のアプリケーションとの連携などが可能です。

（詳細は「12.オプション機能」の章を参照）

住所変更ワークフロー 社員名簿アプリ

kintoneのアプリから必要な項目を読み出し、

Garoonのワークフローに転記します。

ワークフロー

承認経路の経路ステップごとに、項目に対するアクセス権を設定できます。

項目ごとに、どの経路ステップで誰に閲覧や編集を許可するかを設定することができます。

管理機能

以下の項目に、アクセス権を設定することができます。

・文字列（1 行）

・文字列（複数行）

・数値

・日付

・ファイル

※ 自動計算項目にはアクセス権を設定できません。

ワークフロー(その他のユーザー機能)

⚫ 代理承認や代理申請が可能

申請者や処理者のユーザーが不在の場合に、代理人が申請を提出したり、承認したりできます。

⚫ 初期値を利用して、処理者の入力を省略

申請を承認するユーザーが固定されている場合、「申請経路の初期値」が設定されていると、申請時に処理者を入力する手間を省略 できます。

⚫ 往訪先までの路線ルートや金額をかんたんに入力

「路線ナビ連携」で、往訪先までの路線ルートや交通費を検索し、かんたんに申請に入力できます。

交通費申請に便利です。

⚫ 携帯電話やスマートフォンでも申請の承認や確認が可能

携帯電話用画面やスマートフォン画面、スマートフォン用アプリ「KUNAI」を使って、外出先でも申請を処理できます。

⚫ 自分が関係する申請の通知をメールで受信

自分が提出した申請が承認されたり、自分の承認が必要になった場合に、メールで通知を受信できます。

ワークフロー(その他のユーザー機能)

⚫ 申請や稟議のフォームをスムーズに作成

「文字列」「日付」など、標準搭載された項目を組み合わせて、申請フォームを作成できます。

⚫ 処理が完了した申請を公開可能

「申請データの公開設定」で、処理が完了した申請を関係者以外に公開するかどうかを設定できます。

⚫ 管理の負担を軽減

「運用管理者」を設定して、申請フォームや申請データなどの管理を運用管理者に委任できます。

⚫ ユーザーを指定して使用可能な申請フォームを制限

申請フォームを分類するカテゴリーごとに「アクセス権」を設定すると、ユーザーが使用できる申請フォームの種類を制限できます。

⚫ 申請ごとの申請番号が設定可能

「申請番号」を設定すると、申請ごとに一意の申請番号が付与され、同じ標題の申請でも区別できます。管理者が申請番号の書式を

指定することもできます。

ワークフロー(その他の管理機能)

⚫ 多様なサンプルフォーム

「仮払申請」や「物品購入申請」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。サンプルフォームをカスタマイズして、

自社の運用に合った申請フォームをかんたんに作成できます。

⚫ 項目の値に応じて、申請の処理経路を自動的に変更

「経路分岐」を設定すると、申請者が項目に入力した値に応じて、申請を承認するユーザーが自動的に変更されます。

⚫ 複数の申請フォームで申請経路を共有

「共有経路」を設定すると、複数の申請フォームで、同じ処理者をかんたんに設定できます。

⚫ CSVファイルで申請を管理

申請者が提出した申請を、CSVファイルに書き出して保存できます。

⚫ カテゴリーごとの運用管理権限をCSVファイルに書き出し/読み込み

カテゴリーごとに設定できる運用管理権限について、CSVファイルでの書き出しと読み込みが可能になります。

⚫ REST APIによる申請データの取得

添付ファイルを含め、申請データをREST APIにより取得可能です。

ワークフロー(活用例)

経費を精算する

• 出張申請

• 交通費精算

稟議を決裁する

• 採用稟議

• 購入稟議

届書を提出する

• 婚姻届

• 住所変更届

９. マルチレポート

マルチレポート

議事録や報告書など、業務に必要なレポートを作成し、提出するためのアプリケーションです。

自分が参加した予定にレポートを関連付けられます。会 議の議事録や出張の報告書などを、予定の詳細画面から 簡単に作成したり、閲覧したりできます。

共有アドレス帳のアドレスにレポートを関連付けら れます。往訪の報告書や問い合わせ対応の記録など を、共有アドレス帳から簡単に閲覧できます。

マルチレポート(その他のユーザー機能)

⚫ 印刷して報告書として提出可能

レポートに入力した内容を印刷して、報告書として提出できます。

⚫ CSVファイルでレポートを管理

マルチレポートに入力された、週報や売り上げ情報などのデータを、CSVファイルに書き出せます。

マルチレポート (その他の管理機能)

⚫ 多様なサンプルフォーム

「報告書」や「議事録」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。

サンプルフォームをカスタマイズして、自社の運用に合ったレポートフォームをかんたんに作成できます。

マルチレポート (活用例)

活動内容を報告する

• 日報

• 会議の議事録

状況を報告する

• 売り上げ情報

• 紛失届

活動のメモを残す

• 往訪記録

• 商談メモ

10. スマートフォン・モバイル

スマートフォン

スマートフォン、タブレット型端末からもGaroonの主要アプリケーションにアクセスすることができます。

移動中や出張先でも業務に取り組めるので、ビジネスのスピードを落としません。

ブラウザーからアクセス可能なスマートフォン画面と、スマートフォン用アプリケーションの「KUNAI」から Garoonを利用することができます。

スマートフォン 画面

スマートフォン用 アプリケーション

KUNAI スマートフォンのブラウザか

らもGaroonにアクセスし、

業務を行うことができます。

また、「モバイル表示」を タップするとスマートフォン 用画面に切り替えることがで きます。

iPhone、Androidに対応した 無料の専用アプリケーション です。「KUNAI」にGaroon の情報をシンクして、閲覧・

編集することができます。

スマートフォン画面

スマートフォンのブラウザからGaroonにアクセスすることができます。

Garoonの下部にある「モバイル表示」をタップするとスマートフォン用画面に切り替えることができます。

「モバイル表示」ボタンでPC用画面から

スマートフォン用画面に切り替えることができます。

スマートフォン画面 活用例

自分宛の情報を見逃さない通知機能

未読・既読の通知を切り替えて表示できます。

また、機能を選択し、通知を絞り込んで表示できるので、

見つけたい情報をスムーズに探すことができます。

1日のスケジュールを通勤前に確認

1日のスケジュールはもちろん、週の予定も素早く確認す ることができます。また、個人の予定だけではなく、グ ループの予定一覧も見ることができます。どこにいても ビジネススピードを落としません。

スマートフォン画面 活用例

外出先からワークフロー決裁

急ぎで承認が必要な稟議案件も、社外から決裁すること ができます。添付ファイルの中身も合わせてチェックす ることができるので、見積書や企画書までしっかり確認 し、スピーディーに判断することができます。

重要な議事録や報告書を素早く把握

会議の議事録や報告書も添付ファイルを含めて確認する ことができます。社外からも大事な会議の議事録や報告 を見落とすことがないだけでなく、確認後にコメントを 書き込み、素早くフィードバックをすることも可能です。