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(1)

自治会ハンドブックについて

他自治体のハンドブック等の項目を参考に以下のように案を作成

他に、自治会の会計マニュアル、よくあるＱ＆Ａを掲載している自治体もある

構成を分野別（防災、環境、健康福祉など）に掲載している自治体もある

•自治会とは

•自治会の役割

•自治会の主な活動

自治会について

•自治会の組織

•役員

•運営

•自治会の法人化

自治会の組織・運営

•会員の確保

•加入促進対策

自治会への加入促進・勧誘

•補助金

•委員の推薦

•募金等

•町内要望

•その他

行政とのかかわり

•個人情報の取り扱い

•自治会役員情報の取り扱い

•防災、災害時の対応

その他

•規約例、年間スケジュール、勧誘文書例

参考資料

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令和２年度

自治会ハンドブック

（案）

(3)

１自治会について

（１）自治会とは

自治会とは、同じ地域に住む人々が、地域のことを考え、お互いに支え合いながら、住み良い地域社会を目指して、さまざまな活動を行う住民の自主的な自治組織です。

自治会は任意の団体であり、その設立や加入は自由で、強制されるものではありませんが、地域で住み良い生活環境を維持するため、地域すべての世帯が加入することが望ましいといえます。

（２）自治会の役割

自治会は、地域に住む人々が支え合いの精神に基づき、地域を共同で利用するため、生活環境の整備など日常生活を支える各種の機能を担うとともに、地域を代表しつつ、その区域内に生ずる様々な課題に対処するなど、より良い地域を形成・維持していくものです。また、地域の交流を深め、信頼関係を構築するために親睦的な要素も必要となります。地震などの災害時にも日頃の親睦が大きな力を発揮します。

※検討会の意見集約結果に差し替えます。

（３）自治会の主な活動

自治会の主な活動を具体的にあげると次のようなものがあります。

①親睦活動

親睦を深めるための、夏祭りや懇親会などのイベントや、地域のサークル活動への支援などを行います。

②防災、交通安全、防犯活動

災害時には市や消防、警察が全てを対応できるわけではなく、地域の力が必要となります。防災資器材の購入や非常食の備蓄、防災訓練の実施、防犯パトロール、防犯灯の管理などにより、安全安心なまちづくりを進めます。

(5)

③環境整備

ごみ集積場所の管理や地域清掃、資源回収により、良好な住環境の整備やごみの減量化・リサイクル活動などを行います。

④地域福祉活動

核家族化や少子化・高齢化が進展する中、独居高齢者の方の見守りや児童生徒の登下校の見守り、青少年の健全育成を家庭だけでなく、学校、ＰＴＡ、子ども会、自治会を含めた地域の協力で進めていくことが求められます。

⑤広報活動

市からの広報紙などの配布のほか、地域のできごとや自治会の活動についても情報を提供することで相互のコミュニケーションを深めます。

⑥文化・スポーツ活動

文化・スポーツ活動を通じた交流により、自治会活動への意識の高まりや積極的参加を促すことにもなります。また、地域の伝統文化の伝承、保存などに関わる活動を行う自治会もみられます。

⑦集会所の整備と管理

自治会の規模や地理条件によって、形態は様々ですが、地域のコミュニケーション施設・自治会活動の拠点として、集会所（地区公民館）を整備・管理しています。

上記にあげた活動は主なもので、自治会によって活動内容は異なります。自治会の活動はボランティアで行うことになりますが、地域全体に係わることですので、

会長や役員だけでなく、興味のある分野をきっかけに、できるだけ多くの人に参加協力してもらう体制づくりに心掛けましょう。

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２自治会の組織・運営

（１）自治会の組織構成

（令和○年○月現在）

８町の連合町内会・区長会で構成

各町の地区の連合町内会長・区長会で構成

単位町内会のとりまとめなどを行います。地区によってはないところもあります

土岐市には 250 の単位町内会があります。

町内会を構成する最小の地域コミュニティ単位で、土岐市には 1,536 の班があります。

①連合自治会の役割

土岐市連合自治会は、各地区の連合町内会・区長会長や副会長で構成されています。主に各地区の連合町内会・区長会間の連絡調整や行政との連絡調整を行っています。また、自主事業として、各連合町内会・区長会への助成や研修会などを実施しています。

②地区連合町内会・区長会の役割

地区連合町内会・区長会は、地区運動会や文化祭、防災訓練など広域的な、単独の自治会で実施することが難しい事業などを行っています。

（２）自治会における役員

自治会は一部の役員だけの活動ではありません。地域全体のためにそれぞれの役割に応じ、活動に参加するようにしましょう。

土岐市連合自治会

町内会連合会・区長会

区

町内会

班

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①役員の区分

会長自治会の代表者で、責任者となります。

副会長会長を補佐し、不在の時には職務を代行します。複数設置する場合はその職務代理の順位を決めておきましょう。

書記会議の記録や文書作成などの事務を受け持ちます。

会計自治会のお金の出し入れに関する事務、書類の管理を行います。

監事会計状況のチェックや予算及び事業計画の確認などを行います。

②役員の選出方法について

町内会長等アンケートの結果では、土岐市内の自治会長の選出方法は次のとおりとなっています。

区分割合

輪番制 43.6%

合議制（互選・推薦） 17.6%

指名制 16.5%

投票制 9.6%

年齢順 3.2%

くじ引き 1.6%

各世帯持ち回りの輪番制で自治会長を選出している自治会が最も多くなっています。多様な選出方法がありますが、不公平感のないように工夫することが最も重要です。また、高齢者のみの世帯や障がいをお持ちの方の世帯などは配慮したりすることも必要となります。

（３）自治会の運営について

①会議

自治会を民主的に運営し、住民の関心と信頼を高めるため、少なくとも年に一度は、全員に参加を呼び掛ける「総会」を開きましょう。

総会では、予算・決算や前年度の事業報告、翌年度の事業計画などについて、

話し合いを行い、自治会の運営方法を決定します。一般的には、定期総会と臨時総会があり、定期総会は通常年度末か年度初めに開催されます。会議は、民主的に開催される必要がありますので、気軽な話し合いができるよう工夫しましょう。

臨時総会は、会員からの開催要請や緊急に解決すべき課題が発生した場合に開催します。

(8)

役員会は役員を中心に開催をし、総会で決まった年間活動内容に沿って運営をしていきます。役員会で決定した内容は、会員の皆さんに報告を行うようにしましょう。

②規約

自治会の決まりやルールを定め、会員が納得して自治会に加入できるようにするため、また、自治会の運営を円滑にするため、組織や会計など必要な事項を規約として定めておきましょう。

規約が未整備の自治会は、資料の規約例（○ページを参照）を参考に整備しましょう。また、世帯数の増減や構成員の変化に伴い、定期的に規約の見直しを行いましょう。

③会計処理

自治会の運営や活動を活発に行っていくためには、適正に予算の執行を行うことが大切です。予算・決算は、総会の議決を経て、決定される事項ですが、収入や支出に関する手続きなどの具体的な手順、備えるべき帳簿や保存すべき書類などをあらかじめ定めておきましょう。

○主な収入

会費、地域の企業などからの協力金、市などからの補助金、地域集会場使用料、通帳の預金利息など

○主な支出

事務費：会議費（お茶代、用紙代、コピー代）、交通費、電話代、防犯灯や地域集会場の光熱水費など

事業費：環境・美化活動、レクリエーション活動、福利厚生事業など ※年度末には、監事による会計監査を行い、適正に収入支出が行われているか

の確認を受け、総会で報告をします。多くの目で管理監督することで、不要な支出を防ぐことができます。

（４）自治会運営のポイント

①仕事はみんなで役割分担を

自治会には様々な仕事があります。これを少人数でこなすことは大変です。役員全員で分担すると共に、会員同士で積極的に声を掛け合って活動に参加してもらうようにしましょう。自治会の円滑な運営のため、役員の負担を軽減する工夫などを考えることも必要となります。

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②会計は会員にわかりやすく

自治会の会計は会員からの会費が主となります。会員にわかりやすい項目で正確な記帳をするようにしましょう。

③情報公開で民主的運営を

自治会の活動費は、会費を基に賄われます。会の事業計画や臨時の活動を行う場合などは話し合いの場を持ち、情報を広く公開し、民主的な運営に努めましょう。

④ニュース・広報の発行

会費を払っていても、自治会がどんな事をしているのか知らない人もいます。

会員に会の活動を知ってもらうため、ニュースや広報を発行し、回覧板で回覧してみてはいかがでしょうか。

（５）自治会の法人化（地縁による団体の認可）

【担当：まちづくり推進課 ☎内線 311】

以前は自治会として地域集会場などの不動産を所有することができなかったため、会長個人や複数の共有名義で不動産の登記を行ってきました。しかし、個人名義の登記は、個人の財産と混同したり、転居や死亡の際に問題が生じたりすること、

共有名義では相続登記が困難であることなどの問題が生じていました。こうした問題に対し、地方自治法の改正により、自治会が地縁団体として市長の認可を受けることで、不動産を登記することができるようになりました。

①地縁団体の認可要件

以下の４点を満たすことが要件となります。

・良好な地域社会の維持及び形成に資する地域的な共同活動を行うことを目的とし、現にその活動を行っていると認められること。

・区域が、住民にとって客観的に明らかなものとして定められていること。

・区域に住所を有する全ての個人は、構成員となることができるものとし、その相当数の者（概住民の過半数）が現に構成員になっていること。

・規約（目的、名称、区域、事務所の所在地、構成員の資格、代表者に関すること、会議に関すること、資産に関すること）を定めていること。

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②認可の手続き

㋐認可を求める自治会は、総会を開き、認可の申請をする旨の議決を行ってください。

㋑以下の書類を揃え、まちづくり推進課に提出してください。

・認可申請書・規約

・認可の申請を決定した総会の議事録の写し・構成員の名簿

・保有資産目録・前年度の事業報告書

・申請者が代表者に選出された総会の議事録の写し及び承諾書等の写し・区域を示した図面

㋒市長は、申請書の提出を受け、地縁による団体の認可をしたときには告示を行います。この告示をもって自治会が法人となったこと及び告示事項を第三者に対し対抗できることとなります。

㋓認可を受けた後、地縁団体名で不動産の登記をすることができます。登記に際しては、認可を受けたことの証明が必要となります。

③認可を受けた後の手続き

・認可地縁団体の代表者や規約など告示事項に変更があったときは、変更が決定した総会の議事録の写しを添えて、変更届出書をまちづくり推進課に提出してください（代表者≒自治会長が変更になったときなど）。

・認可地縁団体の証明が必要な場合はまちづくり推進課にお問い合わせください。印鑑証明に関しては市民課（内線○○）が窓口となります。

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３自治会への加入促進について

（１）会員の確保

①加入しない理由

土岐市の令和２年度の自治会加入率は、68.3％となっており、10 年前の平成 22 年度と比較すると 7.3 ポイント低下しています。加入率の低下は、世帯分離などの要因もありますが、単身世帯の増加により自治会に加入しない世帯は増えています。

自治会に加入しない理由としては次のような理由が考えられます。

・自治会の活動を知らない。

・住まいには寝に帰るだけなので、地域と係わる必要性を感じない。

・会費を払ってもメリットがない。

・自治会活動に係わりたくない。面倒くさい。

・プライバシーを知られたくない。

②加入のメリット

自治会加入のメリットとしては次のようなものがあります。

・行政からの情報が確実にわかる

⇒ 行政からの回覧物や広報が確実に配付されます。

・親睦のための各行事やサークル活動への参加

⇒ 地域で行う楽しいイベントに参加することができます。

普段、自治会ということを意識することなく、誰もがごみ集積場所を利用したり、防犯灯のある道路で安心して家に帰ることができたり、近くの公園で子どもが遊んだりできます。これらの管理も自治会が担っています。日常生活の基本的な部分で自治会の活動が大きくかかわっています。他にも、災害が起こった場合など、住民同士の助け合いも自治会が大きな力を発揮します。

（２）加入促進対策

加入率の低下は、自治会の担い手不足にもつながり、自治会活動の停滞を招くと考えられます。以下は他の自治会等で実施されている自治会加入のきっかけづくりのポイントと具体例です。参考にしてください。

①未加入世帯に向けた働きかけを！

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・連絡先を明記した加入案内チラシの配付（参考：○ページ）

・新築マンションや分譲住宅などへの転入世帯向けの自治会説明会の実施・自治会イベント（夏祭り、防災訓練など）で加入を呼び掛け

②活動を活発にし、加入の魅力・利点をアップ！

・健康増進や介護予防といった会員の役に立つ事業や参加者の満足度の高い事業を展開

・アンケートなどにより、地域住民のニーズを把握し、防災や防犯、子育て支援などニーズに合った事業を展開

③活動のＰＲを！

・ニュースや広報「自治会だより」で活動をアピール

・自治会の行事の予定などを回覧板で回覧するとともにホームページにも掲載

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４行政とのかかわり

（１）補助金関係

①ごみ減量化事業奨励金

【担当：環境センター ☎55-3325】

ごみの減量化・資源化事業の促進を図るため、連合自治会との協定に基づき実施する減量化事業に対するごみの資源回収に奨励金を交付します。

【対象】

【奨励金額】予算額×（基本割２割＋人口割４割＋回収量割４割）

【交付時期】 12 月

②防災資機材等整備事業補助金

【担当：危機管理室 ☎内線 511】

地域防災活動の振興を図るため、自主防災組織が防災資機材及び防災倉庫の整備に要する経費に対する補助を行っています。

【対象】発電機、ビニールシート、ハンドマイク、スコップ、救急医療セットなど

【補助金額】整備に要する経費の２分の１（上限 25 万円）

【申請時期】随時（予算の範囲内）

③街路灯設置補助金

【担当：生活環境課 ☎内線 171】

不特定多数の歩行者の安全を図るために、自治会が行うＬＥＤ街路灯（防犯灯）

の設置に要する経費に対する補助を行っています。

【対象】ＬＥＤ証明の設置費（工事請負費）

【補助金額】１灯あたり 26,000 円【申請時期】５月～予算の範囲内

④地域集会場整備補助金

活動の拠点である地域集会場の新築・改築、増築及び改修に要する経費の一部を補助する制度があります。新築・改築の補助金を受けた場合は、交付日の翌年度から 10 年間（増築及び改修の場合は５年間）は、補助金の申請ができませんのでご注意ください。

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【対象及び補助金額】

区分自治会の区分限度額補助対象経費

新築・改築及び取得

自治会構成世帯数 100世帯以下 750万円 2,250万円自治会構成世帯数 101世帯～150世帯 800万円 2,400万円自治会構成世帯数 151世帯～200世帯 850万円 2,550万円自治会構成世帯数 201世帯～250世帯 900万円 2,700万円自治会構成世帯数 251世帯～300世帯 950万円 2,850万円自自治会構成世帯数 301世帯以上 1,000万円 3,000万円増築及び改修全ての自治会 200万円 600万円【申請時期】随時（予算の範囲内）

※新築など多額の補助金が必要となる場合は、事前（前年度 10 月頃まで）にまちづくり推進課にご相談ください。

⑤コミュニティ助成事業

宝くじの普及啓発活動の一環として、コミュニティ活動備品などの整備に（一財）自治総合センターの助成制度があります。

対象：お祭りのやぐら・みこし・太鼓等、テント、机・椅子など

補助金額：整備に要する経費の 10 分の 10（下限 100 万円、上限 250 万円）

（２）各種委員の推薦

地域の人材は地域の方が熟知しているため、市の各種委員に地域（自治会）からの推薦をいただくものがあります。

①民生委員・児童委員の推薦

【担当：福祉課 ☎内線 223】

民生委員・児童委員は、厚生労働大臣から委嘱される特別職の公務員で、担当の地区を持って活動しており、住民の相談・援助や行政との連絡・協力など、地域福祉の推進役を務め、その活動は多方面にわたります。

◎任期：３年

◎依頼時期（一斉改選）：５月 ※令和４年度が次の改選年となります。

②不法投棄監視員の推薦

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不法投棄監視員は、不法投棄を防止することにより、生活環境の保存並びに公衆衛生の向上を図るため設置するものです。毎月２回以上不法投棄の監視及び市への通報などの業務を行います。

◎任期：２年 ◎依頼時期：１月

◎人数：地区ごとに３～７人

③社会教育委員の推薦

【担当：生涯学習課 ☎内線 361】

社会教育委員は、社会教育に関する諸計画の立案、青少年教育に関する事項についての助言や指導などの業務を行います。

◎任期：１年 ◎依頼時期：12 月

◎人数：各町１人（泉町は２人）

④公民館長の推薦

【担当：生涯学習課 ☎内線 363】

公民館長は、公民館における各種の事業の企画・実施、社会教育委員や地域各種団体との連携、その他必要な事務、公民館長会や地域の会議等への出席、所属職員（公民館主事）の監督などの業務を行います。

◎任期：２年 ※令和５年度が次の改選年となります。

◎依頼時期：12 月 ◎人数：各公民館１人

⑤選挙管理委員及び補充員の推薦

【担当：総務課 ☎内線 527】

（３）募金・加入募集等

※金額等については令和○年○月現在のもので、変更となる場合があります。

①社会福祉協議会会費

【担当：土岐市社会福祉協議会 ☎57-6661】

土岐市社会福祉協議会は、地域福祉の推進を目的にボランティア活動の推進、

福祉団体への支援、生活福祉資金貸付、高齢者や障がい者の外出支援などさまざ

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まな事業を展開しています。また、各地区に地区社会福祉協議会があり、地域の実情に応じた活動を展開しています。このような活動の財源として、各自治会単位で世帯賛助会費のご協力をお願いしています。

◎依頼時期：５月上旬

◎目安額：１世帯あたり 250 円

※各地区の集金額の○％は地区社会福祉協議会へ還元

②共同募金・年末たすけあい募金

【担当：土岐市社会福祉協議会 ☎57-6661】

共同募金運動は、民間の社会福祉活動を支援するため、毎年 10 月から 12 月まで全国で展開されます。寄せられた募金は、市内の民間社会福祉施設・団体や在宅福祉サービス団体への分配など広く社会福祉活動のために活用されます。この募金は強制ではありませんが、事前に使途計画を立てて募集を行うことから、１世帯あたりの目安額を設けています。

◎依頼時期：10 月上旬

③日本赤十字社社資募金

【担当：福祉課 ☎内線 223】

日本赤十字社は「いのちと健康を守る」ため、献血、災害支援など幅広く全国的に活動しています。「赤十字運動月間」である５月を中心に、自治会に協力をいただき、赤十字の活動資金を募集します。この運動は強制ではありませんが、

例年目標額を設け、地区ごとに目安となる金額を設定し、広く協力をお願いしています。

◎依頼時期：４月上旬

◎目安額：希望額を各町の世帯数で案分した額（１世帯あたり 450 円程度）

※実績額の８％を手数料として自治会に支払い

④緑の募金

【担当：産業振興課 ☎内線 326】

森林整備及び緑化の推進に係る自発的な活動の円滑化を図るため、地域、学校及び職場などから善意の寄付を募り、森林ボランティアやＮＰＯなどを通じて国内外の森林づくりや人づくりをはじめとした様々な取り組みを行っています。寄せられた募金の一部は、自治会や学校が公共性の高い場所で植樹を行う際の県産の苗木の無償配布なども活用されています。

◎依頼時期：４月上旬

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（４）各戸配布・回覧

①広報紙の配布

【担当：秘書広報課 ☎内線 613】

市政情報を提供するため、広報紙の配布を自治会にお願いしています。情報の停滞を避けるため、速やかに各世帯にお配りくださいますようお願いします。毎月 12～14 日に指定された場所に配送業者が広報紙及び回覧物をお届けします。

世帯数に応じ、配布謝礼金を自治会に交付します。

※配送場所や部数の変更については上記担当までご連絡ください。

②回覧板の配布

回覧板制作業者が広告を募り作成した回覧板を配布します。原則１年ごとに作成します。古い回覧板の回収もあわせて行いますので、支所または公民館へ持参してください。

◎時期：12 月頃

（５）町内要望

道路や河川の補修、施設の整備など行政への要望事項について、一括して要望を受け入れ回答を行います。

照会：５月上旬

要望書の提出：６月下旬回答：10 月上旬頃

（６）その他

①河川清掃

毎年６月第１日曜に市内一斉で河川・河原（土岐川・妻木川・肥田川・その他の支流）の清掃を行います。少雨決行、中止の際は防災無線でお知らせします。

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当日市が回収するのは河川のごみだけとなりますので、町内清掃分は、各自治会において環境センターへ搬入してください。

②公共奉仕活動傷害見舞金

公共施設等の環境整備や交通安全指導といった公共奉仕活動中に傷害等を受けた場合に見舞金を支給します。受傷者に故意または重大な過失があったとき、

持病が原因のとき、地震等自然災害が原因のときなどは支給できません。

傷害の区分見舞金の額

死亡 100 万円

傷害入院１日につき 3,000 円（180 日まで）

通院１日につき 2,000 円（90 日まで）

後遺障害後遺障害の程度に応じた額（上限 100 万円）

見舞金の対象となる事故が発生した場合、まちづくり推進課に連絡し、傷害等を受けた日から 180 日以内に傷害等事故届出書を提出してください。

③避難行動要支援者事業

【担当：高齢介護課 ☎内線 232】

災害時等避難をする際に支援が必要な方の名簿を作成し、自治会長に配付します。地域内での要支援者の把握や日頃からの声掛け・見守りなどのご協力をお願いします。あわせて、登録のない方で支援が必要を思われる方への登録の呼び掛けをお願いします。災害時には安否確認や避難の支援にご協力をお願いします。

情報については隣保班長まで開示することができます。増刷が必要な場合は担当まで連絡してください。

④敬老記念品贈呈事業

【担当：高齢介護課 ☎内線 232】

毎年９月に 90 歳到達者を招待し、長寿をお祝いする敬老会を開催します。敬老会欠席者に対し、記念品を贈呈していますが、地域での高齢者の把握やコミュニティ増進のため、その記念品配布を自治会に依頼しています。

対象者のリストを配布させていただきますので、記念品贈呈後はリストの返却をお願いします。

⑤タウンミーティング

市長が各地域を訪問し、地域での課題や困りごとなど参加者との意見交換を行

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います。皆さんからいただいた意見は今後の市政の参考とさせていただきます。

実施については広報や回覧でお知らせします。多数の参加をお待ちしています。

⑥町内清掃におけるごみの休日受入れ

町内清掃等で自治会が行う各種事業に係るごみの処分について、４月～10 月までの月１回の日曜日午前８時 30 分から午前 11 時まで、休日受入れを行います。

搬入希望日の 10 日前までに生活環境課、各支所、環境センターで申請書の提出をお願いします。

搬入の際は、燃えるごみ・燃えないごみの分別をお願いします。

⑦ボランティアごみ袋支給制度について

ポイ捨て、夏場の急速な草の繁茂など公共施設の管理者が機敏に対応出来ないため、個人や団体でそのごみなどを処分いただける場合に、指定ごみ袋の現物支給を行います。

目的外での使用を避けるため、自治会や所属する団体の第三者により確認をいただいたうえで環境課または環境センターに申請をお願いします。なお、目的外使用が判明した場合には、申請者にごみ袋の買取りを請求します。

⑧公園の維持管理について

【担当：都市計画課 ☎内線 544】

都市公園 21 箇所のトイレ等の清掃を自治会にお願いしています。

⑨児童遊園の管理

【担当：子育て支援課 ☎内線 180】

市内に 44 箇所ある遊具のみの小さな公園は「児童遊園」と呼び、地元の自治会に管理をお願いしています。遊具の破損や異常が見られましたら子育て支援課へ連絡をお願いします。

⑩市有地草刈支援事業

【担当：管財課 ☎内線 253】

自治会などで市有地の草刈を行っていただく場合に、草刈機の替刃・燃料を支給します。対象は、市が普通財産として所有する山林、宅地、雑種地となりますが、対象となるかどうか、事前に確認をお願いします。

支援物品支給申請書に必要事項を記入して、作業実施予定日の２週間前までに

(20)

管財課に申請をお願いします。

⑪空き家等の対策について

平成 30 年に市内の空き家現状調査を自治会の協力のもと実施しました。今後も調査のお願いや管理不全の空き家に関する情報提供をお願いします。

⑫融雪剤の配布について

【担当：建設総務課 ☎内線 553】

自治会からの申込みに基づき、市の管理する道路へ散布する融雪剤を配布します。配布は１回２袋（１袋 25 キロ）程度となります。

配布を希望される自治会は、市役所の建設総務課または各支所で手続きを行ってください。閉庁時は、融雪剤管理表に必要事項を記入し、融雪剤を受け取ってください。

※散布にあたっては、交通事故などに遭わないよう十分気を付けてください。また、融雪剤は積雪があるときに薄く均等に散布してください。

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５その他

（１）自治会における個人情報の取り扱いについて

平成 29 年５月より個人情報保護法が改正され、自治会なども個人情報保護法のルールに沿った取り扱いいが求められるようになりました。自治会の運営の際にも、

個人情報を把握することが必要となります。個人情報の取り扱いについて、以下を参考とし、適正に運営しましょう。

①個人情報を取得するときのポイント

個人情報とは、特定の個人を識別できる情報を指します。氏名、住所、電話番号、生年月日のほか、自治会の役職なども氏名と紐づけで管理している場合は、

個人情報になります。

利用目的や必要な個人情報について、できる限り具体的に明らかにしましょう。

必要以外の個人情報は極力取得しないようにしましょう。

【自治会で想定される一般的な利用目的の例】

会議や活動にかかる連絡、会費の徴収など運営に必要な場合の利用のほか、

災害時の避難・救助活動のため名簿作成など【収集する個人情報の例】

連絡する際に必要な基本的な事項：氏名、住所、電話番号

必要に応じて収集する情報：生年月日、性別、ＦＡＸ番号、メールアドレス要援護者の把握：災害時の支援に必要な情報（障がいや健康状況など）

個人情報を取得する際には、利用目的や管理方法などを説明し、同意を得ましょう。特に要支援者の情報などは必ず本人同意が必要です。同意が得られない場合は、第三者への情報提供はできません。

②個人情報を管理するときのポイント

個人情報の管理・運用方法のルールを決め、利用目的の範囲内で活用するようにします。他の地域団体など第三者へ個人情報を提供するときは、原則としてあらかじめ本人の同意が必要なほか、提供したことを記録して３年間保管する必要があります。また、第三者から個人情報の提供を受けるときも原則として提供を受けたことを記録して３年間保管する必要があります。

本人から個人情報の訂正や開示の請求があったときは応じる必要があります。

ただし、本人や第三者の生命・身体財産や権利利益を害する恐れがある場合は、

全部または一部を開示しないことができます。

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本人からの申出などで個人情報を削除する必要が出た場合は、速やかに削除しましょう。廃棄の際は、シュレッダーするなど復元不可能な状態にすることにも留意しましょう。

③災害発生時などの例外の取り扱いについて

災害発生時など緊急の場合は、本人同意や提供の記録を行わなくてもよいこととされています。

【例外的な取り扱いの例（㋑㋒は本人の同意を得ることが困難な場合）】㋐捜査に必要な取り調べや捜査関係事項の照会があった場合

㋑大規模災害等の緊急時に負傷者の情報を親族に提供する場合や、急病人の血液型や家族の連絡先を医師や看護師に伝える場合

㋒児童虐待のおそれのある家庭情報を、児童相談所、警察等に提供する場合㋓地方公共団体が行う統計調査に回答する場合

（２）自治会長名の取り扱いについて

自治会役員名簿の提出による自治会長等の個人情報について、市の業務及び公益上必要と認められる場合に、次の範囲で情報開示します。情報開示は、目的、依頼者の氏名及び連絡先を確認した上で行っています。

※認可を受けた地縁団体については、代表者の氏名住所が公表されます。

請求者利用目的

転入者

新規事業所・店舗不動産業者

・自治会の加入についての問い合わせ

・自治会の行事や自治会費などの問い合わせ

・集会所などの利用についての問い合わせ

・自治会活動の支援提案電気・ガス・道路・通信

などの工事関係者開発・建設業者

・住民への注意喚起

・地元説明会の開催の周知

・自治会長の承諾や現場立会のお願い

・工事施工の際の協力依頼住民団体・その他ボラン

ティア団体など

・住民へ文書配布するための問い合わせ

市、国、県の機関・公共事業の周知

・自治会に対する意見・要望の聴取

・その他公益目的の行政関連事項

(23)

（３）災害時には

災害発生時には自治会長は行政と地域のパイプ役を担うこととなります。地域の防災力を高め、日頃から何が必要か、災害時にはどのように行動するのかを確認しておきましょう。いざというときに困らないために地域で防災訓練を行うことが望ましいです。

①自主防災組織の活動

市内ほぼ全域の地域で自主防災組織が組織されています（一つの自治会が一つの自主防災組織である地域、町内会連合会や区が自主防災組織を構成するなど地域ごとに組織形態が異なります）。

毎年４月に自主防災組織の代表者名簿の提出をお願いしています。

②避難所・避難場所

市から避難情報が発表されたときや、危険を感じたときは早めの避難をお願いします。そのために、あらかじめ地域の公民館などの避難場所やその開錠について、確認し、自治会内での情報共有をしておきましょう。

③防災出前講座・災害図上訓練（ＤＩＧ）の実施

防災出前講座は、防災に関する理解と関心を深め、地域の防災について考えていただくため、自治会などを対象に出張出前講座を開催しています。

災害図上訓練（ＤＩＧ）とは、地域で起こり得る災害を具体的にイメージし、

対策を検討するため、地域の地図を使用し、災害危険個所や避難場所、支援を必要とする方々の情報を記入し、地域の防災マップを作成する訓練です。

いずれも危機管理室で講座の開催や訓練の支援を行いますので、事前にご連絡ください。

④土岐市情報提供サービス

土岐市情報提供サービスは、登録していただいた方に電子メールで下記の情報をお知らせするサービスです。

項目内容

広報とき

（防災無線）

防災無線で放送した情報です。

火災発生情報など一部の放送を配信できない場合があります。

(24)

乳幼児向け情報乳幼児を対象とした検診・予防接種などのお知らせです。

燃えるごみ燃えないごみ資源物

燃えるごみ：前日にお知らせします。

燃えないごみ：前々日にお知らせします。

資源物：前々日にお知らせします。

このサービスは無料で利用できますが、通信料は利用者の負担となります。携帯電話アドレスを登録する場合は、tcs@city.toki.lg.jp からのメールを受信できるよう設定してください。

登録方法：次の３つの方法からお選びください登録方法１ t-toki@sg-m.jp へ空メールを送る

本登録サイトの URL が記載された「仮登録完了のお知らせ」メールが届きますので、表示に従い登録してください。

登録方法２二次元バーコードを読み取る

携帯電話・スマートフォン等で以下の二次元バーコードを読み取り、表示された URL より、表示された画面で「メールを送信する」を選択します。「仮登録完了のお知らせ」メールが届きますので、表示に従い登録してください。

登録方法３直接登録サイトを表示する

次の土岐市情報提供サービス登録サイトから直接サイトを表示し、表示に従って登録します。

登録サイト https://service.sugumail.com/toki/member/

(25)

避難警戒レベル

(26)

６参考資料

・自治会規約（例）

※この規約（例）は地縁団体（○ページ）の認可を受けるために必要となる事項を網羅しています。地縁団体の申請をしない場合は、部分を削除、部分を修正するなど、簡略化し、

自治会の状況に応じて作成してください。

ＯＯ自治会規約第１章総則（目的）

第１条本会は、以下に掲げるような地域的な共同活動を行うことにより、良好な地域社会の維持及び形成に資することを目的とする。

(１) 回覧板の回付等区域内の住民相互の連絡 (２) 美化・清掃等区域内の環境の整備 (３) 集会施設の維持管理

(４) 地域の防犯および防災活動 (５) その他会の目的達成に必要な活動（名称）

第２条本会は、○○自治会と称する。

（区域）

第３条本会の区域は、土岐市○○町○○番地の○から××番地の×までの区域とする。

（事務所）

第４条本会の事務所は、土岐市○○町○○○番地、○○集会所に置く。

第２章会員（会員）

第５条会員は、第３条に定める区域〔本会の区域内〕に住所を有する個人とする。

（会費）

第６条会員は、総会において別に定める会費を納入しなければならない。

（入会）

第７条第３条に定める区域に住所を有する個人で本会に入会しようとする者は、所定の入会申込書を会長に提出しなければならない。

２本会は、前項の入会申込みがあった場合には、正当な理由なくこれを拒んではならない。

（退会等）

第８条会員が次の各号の一に該当する場合には退会したものとする。

(27)

(１) 第３条に定める区域内に住所を有しなくなった場合 (２) 本人より別に定める退会届が会長に提出された場合

２会員が死亡し、又は失踪宣告を受けたときは、その資格を喪失する。

第３章役員（役員の種別）

第９条本会に次の役員を置く。

(１) 会長１人 (２) 副会長○人 (３) 書記○人 (４) 会計○人 (５) 監事○人（役員の選任）

第１０条役員は、総会において、会員の中から選任する。

２監事と会長、副会長及びその他の役員は、相互に兼ねることはできない。

（役員の職務）

第１１条会長は、本会を代表し、会務を総括する。

２副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、（会長があらかじめ指名した順序によって、）その職務を代行する。

３書記は、本会に関する一切の記録業務を遂行する。

４会計は、本会の会計事務を行う。

５監事は、次に掲げる業務を行う。

(１) 本会の会計及び資産の状況を監査すること。

(２) 会長、副会長及びその他の役員の業務執行の状況を監査すること。

(３) 会計及び資産の状況または業務執行について不正の事実を発見したときは、これを総会に報告すること。

(４) 前号の報告をするため必要があると認めるときは、総会の招集を請求すること。

（役員の任期）

第１２条役員の任期は、○年とする。ただし再任を妨げない。

２補欠により選任された役員の任期は、前任者の残任期間とする。

３役員は、辞任または任期満了の後においても、後任者が就任するまでは、その職務を行わなければならない。

第４章総会（総会の種別）

第１３条本会の総会は、通常総会および臨時総会の２種とする。

（総会の構成）

第１４条総会は、会員をもって構成する。

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（総会の権能）

第１５条総会は、この規約に定めるもののほか、本会の運営に関する重要な事項を議決する。

（総会の開催）

第１６条通常総会は、毎年度決算終了後○ヶ月以内に開催する。

２臨時総会は、次の各号の一に該当する場合に開催する。

(１) 会長が必要と認めたとき。

(２) 全会員の５分の１以上から会議の目的たる事項を示して請求があったとき。

(３) 第１１条第５項第４号の規定により監事から開催の請求があったとき。

（総会の招集）

第１７条総会は、会長が招集する。

２会長は、前条第２項第２号及び第３号の規定による請求があったときは、その請求のあった日から○日以内に臨時総会を開催しなければならない。

３総会を招集するときは、会議の目的たる事項及びその内容並びに日時及び場所を示して、開会の日の○日前までに文書をもって通知しなければならない。

（総会の議長）

第１８条総会の議長は、その総会において、出席した会員の中から選出する。

（総会の定足数）

第１９条総会は、会員の２分の１以上の出席がなければ、開会することができない。

（総会の議決）

第２０条総会の議事は、この規約に定めるもののほか、出席した会員の過半数をもって決し、

可否同数のときは、議長の決するところによる。

（会員の表決権）

第２１条会員は、総会において、各々１個の表決権を有する。

（総会の書面表決等）

第２２条止むを得ない理由のため総会に出席できない会員は、あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、又は他の会員を代理人として表決を委任することができる。

２前項の場合における第１９条及び第２０条の規定の適用については、その会員は出席したものとみなす。

（総会の議事録）

第２３条総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。

(１) 日時及び場所

(２) 会員の現在数及び出席者数（書面表決者及び表決委任者を含む）

(３) 開催目的、審議事項及び議決事項 (４) 議事の経過の概要及びその結果 (５) 議事録署名人の選任に関する事項

２議事録には、議長及びその会議において選任された議事録署名人２人以上が署名押印をしな

(29)

ければならない。

第５章役員会（役員会の構成）

第２４条役員会は、監事を除く役員をもって構成する。

（役員会の権能）

第２５条役員会は、この規約で別に定めるもののほか、次の事項を議決する。

(１) 総会に付議すべき事項

(２) 総会の議決した事項の執行に関する事項

(３) その他総会の議決を要しない会務の執行に関する事項（役員会の招集等）

第２６条役員会は、会長が必要と認めるとき招集する。

２会長は、役員の２分の１以上から会議の目的である事項を記載した書面をもって招集の請求があったときは、その請求のあった日から○日以内に役員会を招集しなければならない。

３役員会を招集するときは、会議の日時、場所、目的及び審議事項を記載した書面をもって、

少なくとも○日前までに通知しなければならない。

（役員会の議長）

第２７条役員会の議長は、会長がこれに当たる。

（役員会の定足数等）

第２８条役員会には、第１９条、第２０条、第２２条及び第２３条の規定を準用する。この場合において、これらの規定中「総会」とあるのは「役員会」と、「会員」とあるのは「役員」と読み替えるものとする。

第６章資産及び会計（資産の構成）〔収入〕

第２９条本会の資産〔収入〕は、次の各号に掲げるものをもって構成する。

(１) 別に定める財産目録記載の資産 (２) 会費

(３) 活動に伴う収入 (４) 資産から生ずる果実 (５) その他の収入（資産の管理）

第３０条本会の資産は、会長が管理し、その方法は役員会の議決によりこれを定める。

（資産の処分）

第３１条本会の資産で第２９条第１号に掲げるもののうち別に総会において定めるものを処分し、又は担保に供する場合には、総会において３分の２以上の議決を要する。

（経費の支弁）

第３２条本会の経費は、資産をもって支弁する。〔前条の収入は、第１条の事業を行うため及び

(30)

本会を運営するための費用に充てる。〕（事業計画及び予算）

第３３条本会の事業計画及び予算は、会長が作成し、毎会計年度開始前に、総会の議決を経て定めなければならない。これを変更する場合も、同様とする。

２前項の規定にかかわらず、年度開始後に予算が総会において議決されていない場合には、会長は、総会において予算が議決される日までの間は、前年度の予算を基準として収入支出をすることができる。

（事業報告及び決算）

第３４条本会の事業報告及び決算は、会長が事業報告書、収支計算書、財産目録等として作成し、監事の監査を受け、毎会計年度終了後３ヶ月以内に総会の承認を受けなければならない。

（会計年度）

第３５条本会の会計年度は、毎年４月１日に始まり、３月３１日に終わる。

第７章規約の変更及び解散（規約の変更）

第３６条この規約は、総会において総会員の４分の３以上の議決を得、かつ、土岐市長の認可を受けなければ変更することはできない。

（解散）

第３７条本会は、地方自治法第２６０条の２０の規定により解散する。

２総会の議決に基づいて解散する場合は、総会員の４分の３以上の承諾を得なければならない。

（残余財産の処分）

第３８条本会の解散のときに有する残余財産は、総会において総会員の４分の３以上の議決を得て、本会と類似の目的を有する団体に寄付するものとする。

第８章雑則（備付け帳簿及び書類）

第３９条本会の事務所には、規約、会員名簿、認可及び登記等に関する書類、総会及び役員会の議事録、収支に関する帳簿、財産目録等資産の状況を示す書類その他必要な帳簿及び書類を備えておかなければならない。

（委任）

第４０条この規約の施行に関し必要な事項は、総会の議決を経て、会長が別に定める。

附則

１この規約は○年○月○日から施行する。

２本会の設立初年度の事業計画及び予算は、第３３条の規定にかかわらず、設立総会の定めるところによる。

３本会の設立初年度の会計年度は、第３５条の規定にかかわらず、設立認可のあった日から△

年△月△日までとする。

(31)

・年間スケジュール

月主な活動内容関連関係機関

４役員会総会

緑の募金依頼日赤社資依頼５

６河川一斉清掃７

８９敬老会

10 赤い羽根共同募金依頼町民運動会

お祭り 11

12 消防団年末夜警１

２３

(32)

・加入促進チラシ（例）

地域のお住まいの皆さんへ

○○自治会

○○自治会加入のご案内

○○自治会では、「みんなが住みたい住み続けたいまちづくり」となるように、地域の絆づくりとして、交流事業や、安全・安心活動に取り組んでいます。また、皆さんで出し合っている自治会費は、地域での活動資金としてだけではなく、日常利用されている防犯灯の電気料金やごみステーションの維持管理などにも利用させていただいております。

自治会への加入は、決して強制ではありませんが、○○自治会地区にお住まいになられたのも、何かの縁だと思います。

日常の交流を通じて、何か困ったことやわからないことを気軽に話し合える、そんな関係がつくれるよう、自治会への加入をお願いします。

【○○自治会の概要】

①主な行事４月総会５月公園清掃

６月親睦グラウンドゴルフ大会８月夏まつり

１０月防災訓練

１２月親睦もちつき大会３月親睦お花見会 ②会費、集金方法

月○○円、半年ごとに班長が集金に伺います。

※加入や自治会活動についてのお問い合わせは、自治会長または班長までお願いします。

自治会長 ○○ ○○ ○○町○○ ☎ 班長 □□ □□ ○○町○○ ☎