岡山県公共工事施工管理支援（情報共有）システム
Ver.5.0における改善 代表事例
代表改善項目 解説 頁 ①受注者ID、PASSの多機能化 １IDで複数の工事、役職兼務可。 3 ②発注者ID、PASSの多機能化 役職兼務可。 3 ③職位設定機能強化 工事毎に閲覧者設定可。(検査員設定) 4 ④工事選択機能強化 担当工事と他工事の分別 4 ⑤決裁者設定の自由度の向上 他課協議が容易に可能 5 ⑥職務引き継ぎ機能の新設 現任者が過年度決済可 6 ⑦差戻し先指定の機能の新設 差し戻しの効率化 6 ⑧定型外文書登録機能の新設 独自書式の創設可能 6 ⑨現場感覚の反映 段階・立会・材料確認書の決裁手順簡略化 7 ⑩修正時の支援機能の強化 修正前の決済文表示で対比可 7 ⑪システムメール機能の向上 添付ファイル数を５に増加 8 ⑫掲示板機能の向上 添付ファイル数を５に増加、複数年利用可 8 ⑬スケジュール機能の向上 事務所内職員で共有可 9 ⑭共有スペース機能の向上 発注者登録、携帯利用を可とした。 9 ⑮ 同上 (PHOTOフォルダ代替機能) 共有スペースのPDF,圧縮ファイルの利用 10 ⑯検査支援機能の新設 日本語のホルダ、ファイル名表示 10
画面名：受注者工事一覧画面 今までのシステムでの問題点 ①受注者ID、PASSの多機能化 ・現場代理人は一つの工事しか担当するこ とができないため、複数工事を担当する場 合、複数のID・PASSを使い分けてシステム 利用する。・職位の兼任ができないため、 現場代理人と管理技術者を兼務する場 合、受注者の利用者は異なるのID・PASS を使いわけてシステム利用する。 新しいシステムでの改善点 ・職位の兼務ができるため、一つのID・ PASSで複数工事及び複数の役職としてシ ステム利用を可能とした。 画面名：発注者工事一覧画面 今までのシステムでの問題点 ②発注者ID、PASSの多機能化 ・職位の兼任ができないため、工事によっ て異なる役職としてシステムを利用する場 合、職位に割り当てられたのID・PASSを 使ってシステム利用する。 新しいシステムでの改善点 ・職位の兼務ができるため、一つのID・ PASSで複数工事及び複数の役職としてシ ステム利用を可能とした。（ある工事では監 督員、別の工事では総括監督員の場合、こ れまでのようにID、PASSを変えて再ログイ ンは不要とした。)
画面名：職位設定画面 今までのシステムでの問題点 ③職位設定機能強化 ・工事ごとでの職位の設定ができないた め、職位の兼任ができない。・特定工事を 閲覧する場合、全工事から抽出する必要 がある。 新しいシステムでの改善点 ・工事ごとに職位の設定ができるため、複 数職位の兼任ができる。（例_受注者では現 場代理人と監理技術者、発注者では監督 員と班長の兼任登録）・閲覧する人物を必 要な時に登録可能とした。・検査職員をあ らかじめ工事の閲覧者として登録すること ができる。登録された検査職員は多くの工 事の中から検査担当工事を探す必要がな くなった。(次項④で示す「担当工事一覧」へ 分類。検査員として登録されない工事は、 「他工事一覧」を開くとこれまでどおり閲覧 可) 画面名：工事一覧画面 今までのシステムでの問題点 ④工事選択機能強化 ・工事一覧が画面上部に一括して表示され ているため、特定工事を閲覧する場合、閲 覧権限を持つ全ての工事から抽出する必 要がある。 ・工事一覧表示を「担当工事一覧」と「他工 事一覧」に分類した。 ・ある工事で検査員として登録があった場 合、「担当工事一覧」画面に表示されるた め、工事抽出が容易になる。
画面名：文書作成画面 今までのシステムでの問題点 ・文書発議する際ワークフローはあらかじ め設定されているものから選択して発議す ることしかできず、異なったワークフローを 設定したいときは管理事務局に依頼し、追 加設定するしかなく、時間を要する。 新しいシステムでの改善点 ・文書を発議する際、あらかじめ設定されて いるワークフローから選択し発議するだけ でなく、自由にワークフローを追加すること ができるため、設定に時間を要しない。・事 務所マタギのような複雑なワークフローも 容易に設定できる。・押印の有無も選択し てワークフローを作成することができるた め、他課合議や供覧等のワークフローが容 易に作成できる。・また、発注者間のみで 共有する文書、受注者間のみで共有する 文書に対応する決裁ルート設定を可能とし た。 画面名：職位設定（履歴）画面 今までのシステムでの問題点 ⑥職務引き継ぎ機能の新設 ・年度繰越等で担当者が変わった場合で以 前の担当者が発議する文書があった場 合、新担当者はさかのぼり日付で発議する ことができない。 新しいシステムでの改善点 ・職位を引き継ぐことができるため、以前の 担当者名で新しい担当者が文書を発議す ることを可能とした。 ・システム内に決裁者の履歴を持つため、 さかのぼり文書決裁を行う場合、決裁日に 応じた決裁者印影を自動的に押印する。
画面名：決裁画面 今までのシステムでの問題点 ⑦差戻し先指定の機能の新設 ・文書の決裁時差し戻しを行いたい場合 は、自己の直前の決裁者にしか、差し戻し ができない。このため、決裁が数段階進ん だ後に誤りに気付いた場合、差し戻しを順 次繰り返さなければならず、時間を要した。 新しいシステムでの改善点 差し戻し先を選択して差し戻すことができる ため、決裁が進んだ後も一気に発議者まで 差し戻すことを可能とした。 画面名：文書その他 今までのシステムでの問題点 ⑧定型外文書登録機能の新設 ・システムに用意されている様式以外の文 書の登録はできない。 新しいシステムでの改善点 ・文書その他という機能を使ってシステムに 登録されていない様式（週間行程表など） の文書登録を可能とした。 ・登録したものは電子納品の対象となり OTHRSフォルダに格納され電子納品の対 象になる。
画面名：文書作成画面 今までのシステムでの問題点 ⑨現場感覚の反映 ・段階確認、立会確認、材料確認は２段階 の決裁が必須だが、２段階めは改めて発 議をする手順となっている。 新しいシステムでの改善点 ・１段階めの決裁が完了すると、２段階め の決裁に自動的に回るようになり、１文書と して認識しやすくした。 画面名：文書修正 今までのシステムでの問題点 ⑩修正時の支援機能の強化 ・決裁後文書修正をした場合、修正前の文 書を確認できないため、修正箇所が不明確 で、不安感がある。 新しいシステムでの改善点 ・決裁後文書修正をした場合、修正前の文 書を表示し、前後の対比を容易とした。
画面名：システムメール 今までのシステムでの問題点 ⑪システムメール機能の向上 ・メールに添付できるファイル数は１個に限 定されていたため、複数ファイルを添付した い場合、圧縮結合の手間を要する。 新しいシステムでの改善点 ・メールに添付できるファイル数を5個に増 加した。 （1ファイルの上限容量=600メガ） 画面名：掲示板 今までのシステムでの問題点 ⑫掲示板機能の向上 ・掲示板に添付できるファイル数は１個に 限定されていたため複数ファイルを添付し たい場合は、圧縮結合の手間を要する。 ・他工事の受注者では閲覧不能である。 新しいシステムでの改善点 ・掲示板に添付できるファイル数を5個に増 加した。 （1ファイルの上限容量=600メガ） ・複数工事またぎで掲示板の利用ができ る。 ・年度替り等で担当者が変わったときでも 掲示板を引き継ぐことができるため、新しい 担当者も前年度にやり取りを行った情報を 確認することができる。
画面名：スケジュール 今までのシステムでの問題点 ⑬スケジュール機能の向上 ・スケージュール閲覧は自己の所属する組 織内に限定されていた。 (例：現場代理人は監督員のスケジュール を閲覧できないため、立ち会い日時設定に 電話等による事前確認の必要があった。) 新しいシステムでの改善点 ・登録済みの工事関係者は、所属に制限さ れること無く全員のスケージュール閲覧を 可能とした。 (例：現場代理人は監督員のスケジュール を閲覧できるため、日時設定が容易とな る。） ・工事関係者スケジュールの共有だけでな く、事務所内職員とのスケジュールも共有 可能とした。 画面名：共有スペース 今までのシステムでの問題点 ⑭共有スペース機能の向上 ・ファイル、コメントの登録は、受注者だけ が可能で、発注者は登録(提供)ができな い。 新しいシステムでの改善点 ・ファイル、コメントは受発注者ともに登録で きる。 ・携帯電話からメールを使って直接写真を 登録可能としたことで、現場での利便性が 向上した。
画面名：共有スペース 今までのシステムでの問題点 ⑮PHOTOフォルダ代替機能 ・工事写真はPHOTOフォルダの登録が前 提となるため、大量となるデータの送受信 に時間がかかり効率的ではない。 ・写真閲覧には写真管理ソフトを必要とした 又、写真データが有する順位番号を未整理 のままで登録された場合、アルバムの編集 順序が変化した。 新しいシステムでの改善点 共有スペースを使いPDFデータ等で工事写 真の共有化ができるため登録、閲覧が効 率化される。 ・また、写真管理ソフトでの閲覧希望の場 合には、圧縮登録することで、写真管理ソ フトから閲覧できる。 （ホルダー全体の一括圧縮は不要なため、 ホルダーの内部ファイルを選択し圧縮して 下さい） （ともに、1ファイルの上限容量=600メガ） 画面名：検査出力 今までのシステムでの問題点 ⑯検査支援機能の新設 ・登録データは、電子納品要領に則った英 数字のみのファイル名をシステムが自動的 に命名するため、ファイル名から登録デー タの内容を推しはかることはできない。 新しいシステムでの改善点 ・国の最新の機能要件にシステムを適合さ せ、日本語のフォルダ・ファイル名で出力が 可能としたことから、システム画面でも書類 選択を容易とした。
