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返還金同意書作成支援ツール_操作説明書

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20131101_東北厚生局

返還金同意書等作成支援ツール

操作説明書

平成25年12月

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1. はじめに

平成25年12月 東北厚生局  1-1 初期設定 <EXCEL2003 の場合> ① 「返還金同意書作成支援ツール」(EXCEL形式)を開きます。 ② ※  返還金同意書作成支援ツールは、保険医療機関及び保険薬局において、診療報酬を 誤って請求したこと等により、保険者に診療報酬を返還する場合に必要な各帳票につい て、効率良く作成できるよう支援するものです。  従来、返還の手続きに必要な「返還同意書」、「保険者別返還金額一覧表」、「返還金額 内訳書」等の各種帳票については、手作業により区分ごとに集計しなくてはならないた め、時間がかかる作業となっていました。  返還金同意書作成支援ツールを使用することにより、区分、集計、各帳票の作成までを 自動的に行うことができ、保険医療機関等における返還金関連書類の作成にかかる時間 を短縮し、負担を軽減することができますので、診療報酬の返還が必要となったときに御 活用ください。  当EXCELは、VBA言語を使用したマクロを使用しているため、使用する に当たっては、事前にセキュリティの設定が必要です。 セキュリティ警告のダイアログボックスが表示されますので、「マクロ を有 マクロを無効にした場合は、VBA機能は作動せず、帳票等の作成はで きません。

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※ ③ タイトル画面が数秒間表示されますので注意事項をご確認ください。 ④ 業務画面のフォームが開きます。  上記のセキュリティ警告のダイアログボックスが表示されず、下記の メッセージが表示された場合、ご使用のEXCELのセキュリティレベ ルが高以上に設定されています。メッセージに従いセキュリティレベル を「中」に下げてから、再度「返還金同意書作成支援ツール」を開き直 してください。

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<EXCEL2007・2010 の場合> ① 白紙のExcelを開き、左上のファイルをクリックします。 ②  Excel2070・2010 では事前にマクロを使用できる環境に設定しておく必要があ りますので、その方法を説明します。 「ファイル」画面に遷移しますので、左列のメニューから「オプショ ン」をクリックして下さい。

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④ 最下段右側の「セキュリティセンターの設定」をクリックして下さい。 「Excel のオプション」画面に遷移しますので、左列のメニューから 「セキュリティセンター」をクリックして下さい。

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⑤ ⑥ 「セキュリティセンター」に画面遷移したら、左列のメニューより「マ クロの設定」をクリックして下さい。 「マクロの選択」で「すべてのマクロを有効にする(推奨しません。危 険なコードが実行される可能性があります(E))」を選択して「OK」を クリックして下さい。

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⑦ ⑧ 設定完了です。EXCELを保存せず閉じてください。 上記設定は自動的にPCに記録保存されますので、次回の起動から改め ての設定は不要です。 「Excel のオプション」画面に遷移しますので、「OK」をクリックして 下さい。

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2. システム概要

・ 保険者名データ(4桁・6桁・8桁) ・ 医療機関番号等一覧(保険医療機関コード 7桁) ・ 都道府県番号等一覧 「返還金同意書作成支援ツール」(以下 「当ツール」という。)は、事前に次 のデータを当ツール内に、「データ取込み機能」を使って取り込むことが必要で す。  上記データは、いずれも厚生局のHPにEXCELデータとして掲載 しています。 当ツール 外部 データ データ入力、又は データ貼付 データ検証 帳票出力 返還同意 書 保険者別 返還金一 返還内訳 書 返還集計 表 データ出力 事務処理フロー 各帳票形式データ 入力データ 紙媒体を印字出力 データをEXCEL出 医療情報等の取込 返還金データ入力 返還金データ貼付

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3. 業務メニュー(画面説明)

○ 当ツールは、フォーム画面を使って、各事務処理を行う仕様としています。 業務メニュー画面 医療情報等取込み処理メニュー 保険医療機関等管理業務 データ入力メニュー データ検証メニュー 帳票等出力メニュー システム管理メニュー

スタート

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3-1 各業務メニュー 【3-1-1 業務メニュー画面】 ・「1 医療データ等取込業務」 厚生局HPに掲載してある ・ 保険者名データ(4桁・6桁・8桁) ・ 医療機関番号等一覧(保険医療機関コード 7桁) ・ 都道府県番号等一覧 のEXCELデータを当ツールに取込みます。 ・「2 保険医療機関等管理業務」 当ツールを利用する医療機関等の情報を登録します。 ・「3 データ入力業務」 当ツール内への返還金同意書等の作成データを入力等します。 ・「4 データ検証業務」 入力時、および入力後のデータ内容を検証します。 ・「5 帳票等出力業務」 ・「6 システム管理業務」 当ツールのシステム管理を行っています。 ・業務画面の最下部には「業務メニュー画面」の解説を掲載しています。 ・ 返還同意書、保険者別返還金額一覧表、返還内訳書、診療報酬返還 データ月別集計表の帳票を作成します。 ・業務画面の上部の「お知らせ」欄には、当ツールのバージョンアップ等の情報 を掲載しています。

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【3-1-2 医療情報等取込み処理メニュー画面】 ・「1 保険者番号一覧データ取り込み処理」  保険者名データ(4桁・6桁・8桁)を当ツール内に取込みます。 ・「2 医療機関一覧データ取り込み処理」 ・「3 都道府県番号一覧データ取り込み処理」 都道府県番号一覧データを当ツール内に取込みます。 ・「98 戻る」 業務メニュー画面に戻ります。 ・「99 閉じる」 EXCELのデータシートを表示します。 ・業務画面の上部の「事務処理概要」欄には、処理メニューの概要を掲載してい ます。 医療機関番号等一覧データ(保険医療機関コード)を当ツール内に取込み ます。

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【3-1-3 保険医療機関等管理業務処理メニュー】 ・「1 保険医療機関情報 新規登録処理」 ・「2 保険医療機関情報 変更処理」 登録された保険医療機関情報を修正・変更します。 保険医療機関等再登録・変更処理画面を表示します。 ・「3 指摘年月の登録処理」 厚生局から指摘指示された年月日を登録します。 指摘年月日の登録処理画面を表示します。 ・「4 返還対象期間の登録処理」 診療報酬明細書の返還対象期間(自年月・至年月)を登録します。 返還対象期間の登録処理画面を表示します。 ・「98 戻る」 業務メニュー画面に戻ります。 ・「99 閉じる」 EXCELのデータシートを表示します。 ・当ツールでは、保険医療機関コードを登録することにより、保険医療機関情報 の中から、該当情報を検索し表示する仕様としています。 当ツールを使用する場合、使用する保険医療機関情報を当ツール内に新 規登録します。 保険医療機関等登録処理画面を表示します。

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【3-1-3-1 保険医療機関情報 新規登録処理】 当ツールに、利用する医療機関の情報を登録します。 登録した情報は、各種帳票出力の際に利用します。 ① 入力する箇所は、  の色で塗り潰されている箇所(3箇所)です。 ② ③ 保険医療機関コードを半角数値7桁で入力してください。 ※ ④ 指摘の契機をコンボボックスのプルダウンより選択してください。 ・個別指導 ・施設基準等実施状況調査 ・監査 ・自主点検 ⑤ 登録情報の内容を確認後、「登録」ボタンを押下してください。 ・「キャンセル」を押下した場合は、入力内容を全てクリアします。 医療機関所在地の都道府県をコンボボックスのプルダウンより選択して ください。 入力後、当ツール内の医療機関番号等一覧データと照合し、該当医療機 関情報を「登録情報」に表示します。 保健医療機関コード及び薬局コードは、次のように郡市区番号2桁、医療機関 (薬局)番号4桁、検証番号1桁、計7桁の算用数字を組み合わせたもの。 ・「閉じる」を押下した場合は、画面を「保険医療機関等管理業務処理 メニュー」画面に遷移します。 ② ③ ④ ⑤

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【3-1-3-2 保険医療機関等再登録・変更処理】 ※  登録済の保険医療機関情報に変更等が生じた場合は、再登録・変更処 理を行ってください。  この場合、修正箇所を手作業で変更入力し、入力終了後「登録」ボタ ンを押下してください。 保健医療機関情報に変更が生じた場合は、厚生局への申請手続きを行っ てください。

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【3-1-3-3 指摘年月の登録処理】 厚生局より指示のあった指摘年月日の登録処理を行ってください。 登録された指摘年月日は、返還同意書等の帳票に出力します。 ① 指摘年月日を各コンボボックスよりプルダウンで選択してください。 ② 指摘年月日の選択後、「登録」ボタンを押下してください。 ③ 「閉じる」を押下した場合は、指摘年月日の登録処理画面を閉じます。 【3-1-3-4 返還対象期間の登録処理】 返還対象となるデータの診療年月(自・至)を登録します。 ① 返還対象年月を各コンボボックスよりプルダウンで選択してください。 ② 返還対象月日の選択後、「登録」ボタンを押下してください。 ③ 「閉じる」を押下した場合は、返還対象年月の登録処理画面を閉じます。 ① ② ① ② ③ ③

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【3-1-4 データ入力メニュー】 ・データシートに返還金同意書等作成データを入力する処理を行います。 ・「1 入力データを全てクリアする」  データシート上のデータを全てクリアします。 ・「2 データシート上の入力行を指定行追加する」 データシート上には、「入力規則」が設定され、誤入力を防止しています。 ※  指定行の追加画面を表示します。 ・「3 入力用データシートを表示する」 データシート画面を表示します。 データ入力は、直接データシートへの入力と、他のブック等のデータを データシートにコピー貼付け処理する場合があります。 初期設定では入力規則を20行分設定しセルの結合を行っていますが、 10行から5000行を追加する事ができます。 「入力規則」は、セルを指定した際に、システムで自動設定する仕様 としています。 「データ」シートの入力セルは結合セルのため、結合されていない元データの Excel データのセル内容はそのままコピー貼り付けできません。その場合に は、Excel データを同時に開いた上、「データ」シートのコピー先セル欄に数 式(下記例参照)を作成することで、元データのExcel のセル内容を写すこと ができます。 (例)=[元データエクセル.xls]Sheet1!$A$1 ※データの入力規則が設定されている項目の列への貼付は、貼付後、「データ 検証メニュー」の「1 入力時の各医療情報との再検証処理」による入力規則 との照合処理が必要です。

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【3-1-4-2 データシート上の入力行を指定行追加する】 ① 追加行は、コンボボックスよりプルダウンで選択してください。 10行から最大5000行まで追加することができます。 追加する行が大量になると、追加処理に時間を相当要します。 データシートへの入力は、初期設定として20行分のセル結合と入力規 則を設定しています。入力するデータが、それ以上ある場合は、適宜 データの入力行を追加した上で、データ入力を行ってください。 追加された行には、入力規則は設定していませんが、データ入力でセル をアクティブにした際に、システムで設定します。 行追加プルダウンメ ニュー 10 20 30 40 50 100 200 300 400 500 1000 2000 ①

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【3-1-5 データ検証メニュー】 ・入力されたデータ内容をシステム検証します。 ・「1 入力時の各医療情報との再検証処理」 ・「2 入力データの相関性の検証処理」 入力されたデータ内容や保険者番号等の相関性チェックを行います。 ※ この処理の際、帳票出力用のデータ作成も行っています。 ・「98 戻る」 業務メニュー画面に戻ります。 ・「99 閉じる」 EXCELのデータシートを表示します。 データシートのセルに入力する際、公費負担者名、保険者名等は、シス テムにより該当データ名を自動表示し、数値入力を要する場合は、数値 変換等する仕様としています。 その自動処理を再度実行します。

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【3-1-6 帳票等出力メニュー】 ・「1 帳票出力処理」 入力データを基に、各帳票をシート単位に作成します。 ・「2 入力データのブック出力処理」 データシートに入力された内容を、別ブックとして出力します。 出力先は、当ツールと同パスに作成します。 ・「3 帳票のブック出力処理」 各シートに作成された帳票を、別ブックとして出力します。 出力先は、当ツールと同パスに作成します。

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【3-1-7 システム管理メニュー】 ※ ・「1 ブックに保護を設定する。」 ・「2 ブックの保護設定を解除する」 当ツールのブックの保護設定を解除します。 ・「3 ブック内の全シートを表示する」   当ツール内の全シートを表示します。 ・「4 ブック内のシートを非表示にする」 当ツール内の表示シートを次のシート表示に限定します。 title データ 各帳票出力(返還同意書、返還一覧表、返還内訳書、返還集計表) ・「5 ブック内のデータを全てクリアし初期化する」 ・システム管理メニューを開くためには、システム保護のため管理者パスワード が必要です。 管理者パスワードが必要な場合は、東北厚生局 指導監査課までご連絡くださ い。 当ツールは、基本的にブックの保護をかけています。ブックの保護を解 除した場合、この操作によりブック保護をかけます。 医療情報、保険医療機関情報も含め、入力された全データをクリアし、 初期化します。

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4. データ入力

データシートを開き、診療報酬返還データを入力してください。  当ツールは、高額療養費にかかる自動計算処理は行いません。 データシートの高療(高額療養)の列に「1」を入力した場合、その行デー タは、自動計算しません。 ・入力行が足りない場合には、【3-1-4-2 データシート上の入力行を指 定行追加する】により、追加してください。 ・各行については、必ず受診者氏名を入力してください。受診者氏名が記載され ていない行はデータとして無視されます。 ・帳票作成を実行する際、処理の過程においてデータの並び替えを行いますの で、保険者順や被保険者順で入力する必要はありません。ただし、件数を大量に 入力していきますと処理が重くなっていきますので、社保分(支払基金)と国保 分(連合会)にファイルを分けて作成されることを推奨します。 ・入力票のうち色塗項目(公費負担者名、保険者名、金額)は、コードまたは点 数を正しく入力することで、自動的に表示されますので、手入力の必要はありま せん。  ただし、新しい保険者等の理由で自動表示されない場合は手入力が必要です。

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4-1 入力項目詳細 【都道府県情報】 ・都道府県コード 都道府県番号を半角数字2桁で記載すること。 ・管轄厚生局 入力不要(都道府県コード選択により、自動設定します。) 【保険医療機関等情報】 ・保険医療機関コード ・保険医療機関等名 保険医療機関等の名称を記載すること。 ・開設者氏名 保険医療機関等の開設者の職氏名を記載すること。 ・所在地 保険医療機関等の所在地を記載すること。 ・点数表 1:医科 3:歯科 4:調剤 6:訪問看護 【指導情報等】 ・指摘年月日 返還するよう指摘のあった年月日を記載すること。 ・返還対象期間 返還対象となった診療期間を記載すること。 【返還金情報】 ・公費負担番号 公費負担番号を半角数字8桁で記載すること。 ・公費負担者名 公費負担者名を記載すること。 ・公費負担受給者番号 公費負担受給者番号を半角数字7桁で記載すること。 ・公費負担給付割合 公費負担の給付割合を百分率で記載すること。 ・保険者番号 医療保険被保険者証の保険者番号を半角数字で記載すること。 ・保険者名 医療保険被保険者証の保険者名を記載すること。 ・記号・番号 医療保険被保険者証の記号・番号を記載すること。 各保険医療機関等について定められた医療機関コード(7桁) を記載すること。(保険医療機関等の場合、このコードを入力 することで、以降の医療機関情報を自動的に表示します。) ※公費負担単独や、公費負担併用の場合のみ、入力する項目となります。空欄 でもエラーとなりません。 公 費 情 報

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・給付割合 医療保険の給付割合を百分率で記載すること。 7割・・・70% 8割・・・80% 9割・・・90% 10割・・・100% ・受診者氏名 療養の給付等を受けた者の氏名を記載すること。 ・診療年月 診療等を行なった年月(和暦)を記載すること。 ・入外区分 ■入院外 2 ・・・本人 4 ・・・小学校入学前、3歳未満(~H20.3) 6 ・・・家族 8 ・・・高齢者9割 0 高齢者7割、8割(~H18.9) ■入 院 1 ・・・本人:1 3 ・・・小学校入学前、3歳未満(~H20.3) 5 ・・・家族 7 ・・・高齢者9割 9 ・・・高齢者7割、8割(~H18.9) ・療養の給付 点数 療養の給付に係る返還点数を記載すること。 ・療養の給付 金額(返還額) 計算式:(公費割合+給付割合)×点数×10=返還額(円) ・食事療養費・生活療養費 ・事由 返還事由を記載すること。 ・エラー内容 食事療養費・生活療養費の給付に係る返還額を1円単位まで記 載すること。 該当がない場合は入力不要。 エラーチェックの結果を表示するため、入力は行わないでください。 療養の給付に係る返還額。チェックの結果、エラーがない場 合、下記の計算式に従い金額を自動計算するので入力不要。 ※老人保健の場合は、0%と入力し、全体の給付割合を公費割合欄に入 力する。

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4-2 入力データの内容検証 検証処理が実行されていない場合は、帳票等の作成処理は実行できません。 この場合 の警告メッセージを表示します。 【4-2-1 内容検証の項目】 ・必須項目データの入力漏れ ・返還対象期間の自至年月の相関性 ・「同上」や「〃」の省略した単語入力の有無 ・数値入力すべきセルの文字入力有無 ・当ツール内に取込んだ医療機関等情報、保険者番号情報との照合 【4-2-2 内容検証の結果、エラーがない場合】 検証結果を次のとおり表示します。有効データ数を確認してください。 データ入力が完了したら、必ず【3-1-5 データ検証メニュー】の「2 入 力データの相関性の検証処理」を実行してください。(必須) 「入力データが更新されています。再度エラーチェックを実行してく ださい。」 ・保険者番号、公費負担者番号、並びに医療機関コード及び薬局コード については、検証番号との照合

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【4-2-3 内容検証の結果、エラーがある場合】 下記のとおりエラー件数を表示します。エラー列(最右列)にエラー内 容が表示されていますので、修正入力後、【3-1-5 データ検証メ ニュー】の「2 入力データの相関性の検証処理」再度実行し、エラー がなくなるまで繰り返してください。 最上部のエラー内容は、【3-1-3 保険医療機関等管理業務処理メ ニュー】により登録された内容に関するエラー内容を表示しますので、登録内 容の再確認を行ってください。 各行のエラー内容は、入力された返還データの内容を表示しますので、入力内 容の再確認を行ってください。

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5. 帳票作成

① ※ ② ③ ④ エラーがない場合、【3-1-6 帳票等出力メニュー】の「1 帳票出力処 理」を実行します。 平成20年4月以降の高齢受給者で9割給付の返還データについては、医療保 険(8割)と指定公費(1割、公費負担番号 42136010、公費負担者名 高齢者医療制度円滑導入基金)に分けて作成されますのでご注意ください。 確認終了後、返還同意書(社会保険診療報酬支払基金取扱分と国民健康 保険団体連合会取扱分の2部あります。)の該当箇所に開設者印を押 し、返還書類一式(「データ」シート以外のもの)を所定の提出先へ提 出します。 実行の結果、データシートとは別シートにて「返還同意書」「返還一覧 表」「返還内訳書」「返還集計表」を作成します。 印刷プレビューにて、印刷のはみ出しがないか、文字欠けがないか、確 認の上、「データ」を除くシートの全ページを片面印刷します。 (ご使用のプリンタ仕様により印刷可能領域、可能印字数に差がありま す。) 印刷出力した「返還同意書」等の内容を確認します。追加や訂正がある 場合には「4-2 入力データの内容検証」からやり直してください。 作成された各帳票のシートは、【3-1-6 帳票等出力メニュー】の「1 帳票出力処理」の都度、再作成する仕様となっていますので、データ以外の シートに対しての修正入力は、原則行わないでください。  指定公費や公費併用負担がある被保険者の場合、自動計算された返還額が高 額療養費等から自主的に計算した額と異なる場合があります。  この場合には、「返還同意書」「返還一覧表」「返還内訳書」「返還集計 表」を直接手入力により補正し、修正箇所が判るよう当該セルの背景色に網掛 けをお願いします。  なお、この補正後、【3-1-6 帳票等出力メニュー】の「1 帳票出力 処理」を再実行すると、上記理由により補正箇所が、再び元の値に戻ることに ご留意ください。

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5-1 返還同意書様式

○ 支払基金取扱分は厚生局長あて、国保連合会分は、都道府県知事あての出力 を行う。

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5-2 返還同意書様式

○ 保険者番号、入外区分、給付割合単位に集計出力する。

○ 社保又は協会一般分は、社保・協会分、共済組合分、健康保険組合分、自衛 隊共済分に分別して出力する。

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5-3 返還内訳書様式

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5-4 返還集計表様式

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6. 外部データ出力

※ 出力されるEXCELブック名は、  保健医療機関コード + ブック名 + 処理年月日(西暦8桁) のブック名をシステムにより出力します。  出力されたEXCELブックは、厚生局等の問い合わせ用として 保管願います。 【3-1-6 帳票等出力メニュー】の「2 入力データのブック出力処理」及 び「3 帳票のブック出力処理」により、当ツールのシートを別ブックとして出 力することができます。 出力先は、当ツールと同じパスに「出力情報」フォルダを自動作成し、 そのフォルダの中に「帳票出力データ」、「返還金同意書データ」の EXCELブックをシステムにより出力します。 同じパ

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7. エラーメッセージ

・都道府県コードが空白である。 必須項目のため、追加入 力を行う。 メッセージ―内容 対処 ・管轄厚生局コードが空白である。 ・点数表が空白である。 ・保険医療機関コードが空白である。 公費負担番号が入力され ている場合は、必須項目 であるためも追加入力を 行う。 ・公費割合が空白である。 ・保険医療機関コードが数値でない。 ・公費負担番号が空白かまたは数値でない。 空 白 チェ ッ ク ・公費負担者名が空白である。 ・指摘日が空白である。 ・返還対象期間の開始年が空白である。 ・返還対象期間の開始月が空白である。 ・返還対象期間の終了年が空白である。 ・返還対象期間の終了月が空白である。 ・所在地が空白である。 ・指摘年が空白である。 ・指摘月が空白である。 ・医療機関名が空白である。 ・開設者氏名が空白である。 返還対象年月が歴月順で 入力されているかを確認 訂正する。 ・返還対象期間が正しくない。 数 値 チェ ッ ク ・保険者番号の都道府県番号(上2桁)が正 しくない。 ・保険者番号が正しくない。 ・保険者番号の桁数が正しくない。 ・保険者番号と老人保健の番号が一致してい ない。 公費負担の検証番号 チェックにより、番号設 定規則以外の番号が入力 されているため、訂正を 行う。 入力方法を再確認する。 保険者番号が4桁又は6 桁の場合、確認後再入力 すること。 保険者番号の検証番号 チェックにより、番号設 定規則以外の番号が入力 されているため、訂正を 行う。 保険者番号で、4桁・6 桁・8桁以外の桁数が入 力されている。確認後修 正すること。 老人保健で公費負担番号 と保険者番号の5桁部分が 一致していない。確認の うえ訂正すること。 入力内容が半角数値で入 力されているかを確認訂 正する。 ・公費受給者番号が空白または数値でない。 ・保険者番号が空白かまたは数値でない。 ・公費負担番号が正しくない。 ・老人保健の場合、主となる医療保険を「操 作説明書」の返還データ入力例②に従い入力 してください。 ・老人保健の医療保険の給付割合は0%である。 老人保健の給付割合に 0%以外の割合が入力さ れている。 検 証 チェ ッ ク

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給付割合と入外区分を確 認のうえ訂正すること。 入外区分を確認のうえ訂 正すること。 検 証 チェ ッ ク ・老人保健は平成20年3月を以て廃止であ る。 ・後期高齢者医療制度は平成20年4月から である。 ・診療年月が返還対象期間外である。 ・給付割合と入外区分が矛盾している。 ・後期高齢者(老人保健)の場合、入外区分は 7,8,9,0のいずれかである。 メッセージ―内容 対処 診療年月を確認のうえ訂 正すること。 診療年月を確認のうえ訂 正すること。 診療年月を確認のうえ訂 正すること。

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8. 診療報酬返還データの入力例

※ 別紙1入力例 参照のこと

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9. おわりに

(お問合せ先) 当ツールの使用方法で不明な点や不具合等がございましたら、下記メールアドレ スまで、ご相談ください。また、あわせて、ご意見・ご要望もお待ちしていま す。 ソフトウェア

対応OS MicrosoftR WindowsR XP operating system以上のバー ジョンが必要です。 アプリケーション MicrosoftR WindowsR 2000 以降のバージョンが必要です。 ハードウェア 本体 下記OSが動作するコンピュータ CPU PentumⅢ 700MHz相当以上 メモリー 64MB以上 ディスク容量 システム導入に必要な空き容量 :2MB以上    運用データ蓄積に必要な空き容量 :3MB以上 プリンタ A4指定サイズの帳票が印刷可能なプリンタ お問い合わせ先:ホームページに記載されております東北厚生局の 各県事務所(宮城県にあっては指導監査課)へお願 いいたします。

参照

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